Autoresponders beheren

Autoresponders beheren

Autoresponders zijn de oplossing voor het verzenden van geautomatiseerde antwoorden en follow-upmails aan (potentiële) klanten. Als u een antwoord van de lead of contactpersoon hebt ontvangen, moet u de contactpersonen handmatig uit de mailinglijst verwijderen. Zie ook Scenario voor autoresponder


Belangrijk:

  • Deze functie is beschikbaar voor de modules Leads, Contactpersonen en maatwerk modules.
  • U kunt maximaal 3 autoresponders en maximaal 5 follow-ups instellen per autoresponder.
  • U kunt ook autoresponder-e-mails verzenden als onderdeel van bulk-e-mails. Het aantal bulk-e-mails dat per dag per organisatie kan worden verzonden, is afhankelijk van uw abonnement. 
  • De aangepaste weergave die voor de autoresponder is geselecteerd, moet nieuwe gegevens bevatten. Als u een aangepaste weergave selecteert met oude gegevens, stuurt de autoresponder de eerste e-mail naar dezelfde oude gegevens tijdens volgende herhalingen. U kunt bijvoorbeeld de aangepaste weergaven "Leads van vandaag" en "Nieuwe contactpersonen van deze week" selecteren in plaats van "Alle openstaande leads" en "Onlangs aangemaakte leads". In de weergave Leads van vandaag worden gegevens altijd bijgewerkt met de gegevens van vandaag, terwijl de gegevens in de weergave Alle open leads mogelijk minder vaak veranderen.
  • Selecteer bij het instellen van dynamische autoresponders altijd de aangepaste weergave volgens de opties in het gedeelte terugkeerpatroon. Als u het terugkeerpatroon instelt op Per dag, zorg er dan voor dat uw gegevens in de geselecteerde maatwerk weergave elke dag nieuw zijn. Als u Per week selecteert, moeten uw gegevens voor die week nieuw zijn voordat de autoresponder wordt gestart. Als de gegevens oud zijn, stuurt de autoresponder de eerste e-mail naar dezelfde contactpersonen.
  • Tijdens het uitvoeren van de autoresponder kan het systeem de dubbele records niet identificeren. Daarom wordt u aangeraden te controleren of er dubbele contactpersonen zijn en deze samen te voegen met de primaire record voordat u de autoresponder instelt.
  • Op het moment kunt u het antwoord niet zien als de klant op uw e-mail reageert. Daarom moet u de contactpersonen handmatig in de verzendlijst selecteren om ze uit te sluiten van de volgende follow-up.
  • Gebruik het afmeldformulier in de e-mailsjablonen voor de autoresponder. Door het afmeldformulier te gebruiken, kunnen ontvangers zich afmelden voor uw volgende follow-up. Hiermee voorkomt u klachten over spam. Zie ook Afmeldformulier instellen

Autoresponders instellen

  1. Klik op het tabblad Leads/Contactpersonen .
  2. Klik op de  startpagina van Leads of Contactpersonen op Meer acties > Autoresponders.
  3. Klik op de pagina Autoresponders op Autoresponder maken.
  4. Ga als volgt te werk op de pagina Nieuwe autoresponder :
    • Voer de naam van de autoresponder in.
  5. Selecteer de eigenaar van de records in de keuzelijst Toegewezen aan. 
    Standaard wordt in het veld de naam weergegeven van de gebruiker die de autoresponder maakt.
  6. Selecteer Maatwerk weergave om de lijst met ontvangers voor de autoresponder in te stellen.
  7. Selecteer een map voor de autoresponder.
  8. Selecteer Statisch of Dynamisch en geef de bijbehorende details op. (Raadpleeg de tabel voor de lijst met standaardvelden)
    • Statisch - Automatisch antwoord waarbij de follow-up op een vaste datum plaatsvindt.
    • Dynamisch : autoresponder waarbij de opvolging wordt uitgevoerd volgens vooraf gedefinieerde intervallen die door u zijn ingesteld.
  9. U kunt, indien nodig, follow-ups toevoegen. Nadat u de e-mailsjabloon in de follow-up hebt geselecteerd, wordt u gevraagd om de e-mailadressen Van en Beantwoorden in te voeren.
    Hier kunt u het e-mailadres van uw account, het e-mailadres van de eigenaar van de record en het e-mailadres van de organisatie kiezen in de vervolgkeuzelijst.
  10. Klik op Save (Opslaan).
Notes
Opmerking
  1. De e-mail van de autoresponder wordt niet naar records verzonden waarvoor Afmelden voor e-mail is ingeschakeld.
  2. E-mails van de autoresponder worden alleen naar records verzonden waarvan u het selectievakje Afmelden voor e-mail op de pagina Recordgegevens hebt uitgeschakeld.
  3. Als u een afzonderlijk e-mailadres kiest in het veld Van moet het adres in het veld Antwoorden aan een e-mailadres van de organisatie zijn.
    Als u het e-mailadres van de organisatie kiest in het veld Van moet het adres in het veld Antwoorden aan een individueel e-mailadres zijn.

In de volgende tabel vindt u een lijst met velden en hun beschrijving als de optie Statisch is geselecteerd.

Velden
Beschrijving
Follow-updatum
Geef de follow-updatum op. De follow-updatum wordt berekend aan de hand van de dag waarop het automatisch beantwoorden wordt gestart.
E-mailsjabloon
Kies het sjabloon in de vervolgkeuzelijst.

In de volgende tabel vindt u een lijst met velden en hun beschrijving als de optie Dynamisch is geselecteerd.

Per dag: velden
Beschrijving
Elke ___ dag(en) herhalen
Geef op hoe vaak de autoresponder moet worden herhaald.
Elke dag herhalen
Selecteer deze optie als de autoresponder elke dag moet worden herhaald.
Selecteer de startdatum (indeling dd-MM-jjjj) en de tijd voor de autoresponder.
Eindigen op
Selecteer de einddatum voor de autoresponder in de indeling MM/dd/jjjj.
Geen einddatum
Selecteer deze optie als de autoresponder moet worden herhaald tot u een einddatum opgeeft.
E-mailsjabloon kiezen
Kies het sjabloon in de vervolgkeuzelijst.
Follow-up toevoegen
Klik op de koppeling om opvolgingen voor de autoresponder toe te voegen.
Voorbeeld: de autoresponder wordt gestart op 01-01-2010 en de opgegeven opvolgingsdatums zijn Na 3 dagenen Na 10 dagen. In dat geval wordt de eerste follow-upmail op 04-01-2010 verzonden en de tweede follow-upmail op 11-01-2010.
Per week: velden
Beschrijving
Herhaal elke ___ we(e)k(en) op
Z-M-D-W-D-V-Z		Geef op hoe vaak de autoresponder in weken moet worden herhaald. Schakel vervolgens de selectievakjes in die overeenkomen met de dag(en) van de week waarop de herhaling moet plaatsvinden.
Beginnen op
Selecteer de begindatum (indeling MM/dd/jjjj) en de tijd voor de autoresponder.
Eindigen op
Selecteer de einddatum voor de autoresponder in de indeling MM/dd/jjjj.
Geen einddatum
Selecteer deze optie als de autoresponder moet worden herhaald tot u een einddatum opgeeft.
E-mailsjabloon kiezen
Kies in de vervolgkeuzelijst een e-mailsjabloon voor de autoresponder.
Follow-up toevoegen
Klik op de koppeling om opvolgingen voor de autoresponder toe te voegen.
Voorbeeld: de autoresponder wordt gestart op 01-01-2010 en de opgegeven opvolgingsdatums zijn Na 3 dagen en Na 10 dagen. In dat geval wordt de eerste follow-upmail op 04-01-2010 verzonden en de tweede follow-upmail op 11-01-2010.
Per maand: velden
Beschrijving
Dag __ van elke __ maand(en)
Voer in hoe vaak in maanden en op welke datum de autoresponder moet worden herhaald.
____ ____ van elke maand
Selecteer een bepaalde dag waarop de automatische beantwoording elke maand moet worden herhaald.
Beginnen op
Selecteer de begindatum (indeling MM/dd/jjjj) en de tijd voor de autoresponder.
Eindigen op
Selecteer de einddatum voor de autoresponder in de indeling MM/dd/jjjj.
E-mailsjabloon kiezen
Kies in de vervolgkeuzelijst een e-mailsjabloon voor de autoresponder.
Follow-up toevoegen
Klik op de koppeling om opvolgingen voor de autoresponder toe te voegen.
Voorbeeld: de autoresponder wordt gestart op 01-01-2010 en de opgegeven opvolgingsdatums zijn Na 3 dagen en Na 10 dagen. In dat geval wordt de eerste follow-upmail op 04-01-2010 verzonden en de tweede follow-upmail op 11-01-2010.

Mappen creëren

In Zoho CRM kunt u verschillende mappen creëren om uw autoresponders beter te organiseren. Zo kunt u ze onder verschillende categorieën indelen, zodat u ze snel kunt openen.

Mappen creëren

  1. Klik op het tabbladLeads/Contactpersonen. 
  2. Klik op de startpagina van Leads of Contactpersonen op Meer acties  > Autoresponders.
  3. Klik op de pagina Autoresponders op Map maken.
  4. Ga als volgt te werk op de pagina Map maken :
    • Voer de mapnaam in.
    • Voer de beschrijving in.
    • Geef de toegankelijkheid voor de autoresponder op.
  5. Klik op Save (Opslaan).

Contactpersonen uitsluiten van follow-upmails

Nadat u een antwoord hebt ontvangen van de ontvangers, kunt u de leads of contactpersonen uitsluiten van follow-upmails en de volgende follow-up alleen plannen voor de leads/contactpersonen die niet hebben gereageerd.

Records uitsluiten van de volgende follow-up

  1. Klik op het tabblad Leads/Contactpersonen .
  2. Klik op de startpagina van Leads/Contactpersonen op Meer acties  > Autoresponders.
  3. Klik op de pagina Autoresponders op de koppeling Antwoord bijwerken bij de juiste autoresponder.
  4. Selecteer in de overlay Verzendlijst de leads/contactpersonen die u wilt uitsluiten van de volgende opvolging.
  5. Klik op Antwoord bijwerken.
    De optie Antwoord bijwerken is alleen beschikbaar voor dynamische autoresponders.

Records uitsluiten voordat de autoresponder wordt gestart

De mailinglijst is alleen beschikbaar nadat de autoresponder is gestart. Als u bepaalde contactpersonen van de verzendlijst wilt uitsluiten, zelfs voordat de autoresponder is begonnen, volgt u de onderstaande stappen:

  1. Klik op het tabbladLeads of Contactpersonen. 
  2. Schakel op de startpagina Leads/Contactpersonen de selectievakjes in die overeenkomen met de records die u wilt uitsluiten.
  3. Klik op Meer acties  > Antwoord bijwerken.
  4. Selecteer in het pop-upvenster Autoresponder selecteren de autoresponder in de vervolgkeuzelijst.
  5. Klik op Save (Opslaan).

Alle contactpersonen aanmelden voor de follow-up

Met deze optie kunt u alle contactpersonen die u hebt uitgesloten van de mailinglijst weer aanmelden voor de follow-up.

Alle records meenemen in de volgende follow-up

  1. Klik op het tabblad Leads/Contactpersonen .
  2. Klik op de startpagina van Leads/Contactpersonen op Meer acties  > Autoresponders.
  3. Klik op de pagina Autoresponders op de koppeling Opnieuw instellen bij de juiste autoresponder.

    • Related Articles

    • Bedrijfsinstellingen beheren

      Er zijn bepaalde bedrijfsspecifieke details die helpen om organisaties van elkaar te onderscheiden. Zoho CRM raadt gebruikers met beheerdersrechten aan om deze bedrijfsspecifieke gegevens aan te passen, zodat alle gebruikers met een bedrijfsspecifiek ...

    • Lijstweergaven beheren

      Een lijstweergave is een groep records gebaseerd op een gedefinieerde set criteria. Lijstweergaven zijn nuttig voor het weergeven van klantspecifieke gegevens op basis van uw bedrijfsvereisten. U bent bijvoorbeeld geïnteresseerd in het opvolgen van ...

    • CRM-accountinstellingen beheren

      Nadat u zich hebt aangemeld voor Zoho CRM en uw eigen account hebt aangemaakt, kunt u uw CRM-account personaliseren. De verplichte gegevens die u tijdens de registratie hebt opgegeven, worden standaard automatisch bijgewerkt. Nadat u zich hebt ...

    • Webtabbladen beheren

      Met webtabbladen kunt u webpagina's, zoals aankondigingen voor het hele bedrijf, webtoepassingen, etc. in Zoho CRM openen. Alle Zoho CRM-gebruikers in de organisatie kunnen deze webtabbladen bekijken. U kunt ook uw eigen toepassingen creëren met Zoho ...

    • Wettelijke grondslagen voor gegevensverwerking beheren

      Opties voor naleving van de AVG inschakelen Bij de nalevingsinstellingen moet u eerst de AVG-nalevingsinstellingen inschakelen als deze van toepassing zijn op uw bedrijf. Gebruikers met de profielmachtiging Manage Compliance Settings voor het beheer ...