Collecter les fichiers

Collecter les fichiers



Toute tâche implique, à un moment ou à un autre, la collecte de données ou de documents. Qu'il s'agisse de rapports de projet d'employés, de rapports médicaux de clients ou de devoirs d'étudiants, WorkDrive vous permet de collecter et de gérer des fichiers en toute sécurité grâce à cette fonctionnalité. Une fois que les utilisateurs ont téléchargé leurs fichiers, vous serez en mesure de voir leurs soumissions et de gérer les dits fichiers en toute simplicité.
 
Choisissez un dossier pour stocker tous les fichiers téléchargés, fixez des délais pour les soumissions et définissez des limites de téléchargement pour la taille et le nombre de fichiers. Cette fonctionnalité vous permet de créer des liens de collecte séparés pour les utilisateurs internes et externes avec des paramètres de lien personnalisés, tels que la date d'expiration, la limite du nombre de fichiers et la limite de la taille des fichiers.

Activer "Collecter les fichiers"

Cette fonctionnalité doit d'abord être activée au niveau de l'équipe à partir de la console d'administration, et en fonction des autorisations, soit les administrateurs uniquement, soit tout le monde dans l'équipe pourront créer et gérer des collections.
  • La console d'administration >> Paramètres >> Partage
  • Activez l'option "Activer les collections" pour permettre à vos coéquipiers de créer des collections.
  • Choisissez qui a le droit de créer des collections dans WorkDrive :
    • Toute personne de l'équipe
    • Uniquement les administrateurs de l'équipe

D'un autre côté, il est parfois préférable de désactiver la collecte de fichiers pour des raisons diverses.

Bon à savoir

Une fois que les collections ont été désactivées pour une équipe :
  • Les liens de collections existants cesseront de fonctionner. Les utilisateurs externes ne seront pas en mesure d'accéder aux liens de collecte pour télécharger des fichiers.
  • Les nouveaux liens de collection ne peuvent pas être créés.
  • Les propriétaires de collections pourront toujours accéder aux collections qu'ils ont créées et aux fichiers collectés. Cependant, ils ne pourront plus modifier les paramètres de la collection.

Sélectionnez un nom d'affichage dans la vue des liens

Pour faciliter l'identification, il est possible de basculer entre le nom du créateur de la collection et le nom de l'équipe. Cette option est utile par exemple dans les cas où vous souhaitez qu'une partie externe reconnaisse l'organisation que vous représentez. De même, il serait plus facile d'utiliser votre nom pour la communication interne.

Choisir un nom d'affichage

  • La console d'administration >> Paramètres >> Partage
  • Sous la section "Activer les collections", choisissez le nom que vous voulez afficher pour les utilisateurs externes dans la vue du lien de la collection.
  • Sélectionnez le nom à afficher lorsque vous liez la collection à des utilisateurs externes :
    • Nom du créateur de la collection : affiche le nom de la collection et de son créateur.
    • Nom de l'équipe : affiche le nom de la collection et de l'équipe à laquelle elle appartient.


Créer la collection

  • Sélectionnez l'onglet "Collecter des fichiers" dans le panneau de gauche. 
  • Sélectionnez " Créer la collection".
  • Saisissez les informations demandées.
  • Sélectionnez un emplacement de dossier pour stocker tous les fichiers téléchargés par les utilisateurs. Vous pouvez choisir un dossier soit dans "Mes dossiers", soit dans un dossier d'équipe où vous avez au moins un rôle d'organisateur.
  • Pour créer un dossier distinct pour chaque utilisateur, cochez la case correspondante.
  • Le nom de l'expéditeur sera le nom de dossier par défaut.
  • Pour fixer une limite à la taille des fichiers téléchargés, sélectionnez la case correspondante et sélectionnez la limite requise.
  • Les limites de taille de téléchargement disponibles sont : 1 Mo, 10 Mo, 100 Mo, 1 Go, 5 Go, 10 Go, 25 Go et 50 Go.
  • Définissez une date d'expiration, si nécessaire.
  • Les notifications vous aident à avoir la main lorsqu'un utilisateur ajoute des fichiers. 
  • Pour partager le lien, copiez-le et ajoutez-le au canal de communication de votre équipe ou, pour l'envoyer par e-mail, ajoutez des adresses e-mail et un message sous "Lien de collecte par e-mail" et envoyez.

  • Cliquez sur "Paramètres du lien" pour modifier les paramètres du lien de collecte. 

Bon à savoir

  • En fonction des paramètres de collecte de l'équipe, le nom de l'équipe ou le nom du créateur de la collection s'affiche dans la vue du lien de collecte pour faciliter l'identification.
  • Avant de partager le lien de la collection avec les utilisateurs prévus, copiez et collez le lien de la collection dans un nouvel onglet, testez et vérifiez.

Consulter et gérer vos collections

  • Accéder à l'onglet "Collecte de fichiers" dans votre WorkDrive pour gérer tous les fichiers partagés.
  • Vous avez l'accès aux liens actifs et inactifs.
  • Pour modifier les paramètres d'un lien particulier ou pour des actions ultérieures, allez sur l'icône des paramètres et les options suivantes seront disponibles :
    • Copier le lien
    • Afficher les soumissions
    • Envoyer le lien par e-mail
    • Modifier les paramètres
    • Désactiver la collection

 

Télécharger des fichiers via un lien de collecte

  • Lorsque vous partagez un lien de collecte avec des utilisateurs, cliquez sur le lien partagé et téléchargez un document existant. Dans l'écran de téléchargement, vous pouvez voir les limitations, y compris la taille du fichier à télécharger et le nombre maximum de fichiers à télécharger.
  • Pour les collections externes, les utilisateurs doivent saisir les données utilisateur requises, telles que le nom, le numéro de téléphone et l'adresse électronique, afin de pouvoir télécharger des fichiers.

 
N'hésitez pas à partager vos questions en commentaire
 
L'équipe Zoho France

    • Sticky Posts

    • Collaboration sans faille avec Zoho One

      Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

    • Recent Topics

    • Saving reading position + Keep screen on

      While Zoho Notebook is excellent for saving and annotating articles, its utility is severely limited by the lack of reading progress synchronization. On the Android app, if a user exits a long note after reading 50%, the app fails to save the position.

    • Multiple Vendor SKUs

      One of the big concerns we have with ZOHO Inventory is lack of Vendor Skus like many other inventory software packages offer. Being able to have multiple vendor skus for the same product would be HUGE! It would populate the appropriate vendor Sku for

    • Zoho LandingPage is integrated with Zoho One!

      Greetings to the Zoho One users out there! We're delighted to let you know that Zoho LandingPage is available in Zoho One too! With Zoho LandingPage, you can host custom-made landing pages, and persuade the visitors to dive deeper by making further clicks,

    • Android app sync problem - multiple devices have same problem

      Hello, I am having a problem with synchronization in the Android app. When I create a drawing, the data does not sync correctly—only a blank note is created without the drawing. I tested this on multiple devices, including phones and tablets, and the

    • How can i resend a campaign to only one of the recipients on the original campaign

      How can i resend a campaign to only one of the recipients on the original campaign ? Sincererly, Mike

    • How to show branch instead of org name on invoice template?

      Not sure why invoices are showing the org name not the branch name? I can insert the branch name using the ${ORGANIZATION.BRANCHNAME} placeholder, but then it isn't bold text anymore. Any other ideas?

    • Marketing Automation Requirements Questions

      I would like to set up a multi-email drip campaign- please see the structure below and confirm if I can achieve this set up in Zoho marketing automation. Where applicable, highlight gaps and workarounds. Thanks Drip email campaign- Can I create one drip

    • how to change the page signers see after signing a document in zoho sign

      Hello, How can I please change the page a signer sees after signing a document in Zoho Sign? I cannot seem to find it. As it is now, it shows a default landing page "return to Zoho Sign Home". Thanks!

    • Question about using custom_fields in Storefront Add-to-Cart API (error 2003 – required details)

      Hi everyone, I’m working with the Zoho Commerce Storefront API, specifically the Add to Cart endpoint: POST /storefront/api/v1/cart According to the documentation, this endpoint supports a custom_fields parameter for adding line-item custom data. I’m

    • Can a project be cloned?

      Good afternoon, greetings. I would like to ask if it's possible to clone a project in Microsoft Project. I found a way to do it using templates, but I'm not sure if there's a direct way to clone a project. Thank you in advance for your attention, and

    • Timesheet Tasks in Zoho Books: associate to service item

      How do we associate a service item to timesheet tasks in Zoho Books? For example: Joe spent 5 hours on project:task1 which is Service Item#1 (Income:Service1). When the invoice is issued thru the Project Invoice section, this is not available. When the

    • Task/Activity indicator in SalesPipeline overview has disappeared

      I Just logged in my ZOHO CRM first 2026 checking my salespipeline overview , Every record card used to show an indication that there was an open task (Yellow if the expiry date was close, red if the expiry date was today and grey when it had expired).

    • Tip #56- Accessibility Controls in Zoho Assist: Hearing- 'Insider Insights'

      As we begin the new year, it’s a great time to focus on making our tools more inclusive and accessible for everyone. Remote support often involves long hours in front of screens, varying lighting conditions, and users with diverse accessibility needs.

    • Zoho Desk Android app update: Table view for All Departments view, custom button

      Hello everyone! In the latest version(v2.9.25) of the Zoho Desk Android app update, we have introduced Table view for the 'All Departments' view in the ticket module. We also have supported an option that allows tickets in the Table view to be sorted

    • What's New - December 2025 | Zoho Backstage

      In December, Backstage introduced a focused set of updates that improve how you manage registrations, communicate with attendees, and track participation. These enhancements are designed to give organizers greater flexibility and clearer control across

    • Add multiple users to a task

      When I´m assigning a task it is almost always related to more than one person. Practical situation: When a client request some improvement the related department opens the task with the situation and people related to it as the client itself, the salesman

    • A Roundup of Zoho Sprints 2025

    • Sorting Custom Date in API isn't working w pagination limit

      How can we sort a custom field with DATE using pagination? Starting at page=1 then moving to page=2 with a limit of 10 each, its all messed up and even shows some of the same records as page 1? https://www.zohoapis.com/crm/v2/INVOICE_MODULE/search?criteria=(FM_Contact_ID:equals:1234)&sort_by=Invoice_Date&sort_order=desc&per_page=10&page='

    • SAP Business One(B1) integration is now live in Zoho Flow

      We’re excited to share that SAP Business One (B1) is now available in Zoho Flow! This means you can now build workflows that connect SAP B1 with other apps and automate routine processes without relying on custom code. Note: SAP Business One integration

    • Enhancement in Role and Profile mapping of agents in Sandbox

      Hello everyone! We have brought in a modification in the way users are mapped to a particular role and profile in Sandbox. What has changed? When agents are copied from production to Sandbox: If a user's current role and profile is available in Sandbox,

    • The reason I switched away from Zoho Notebook

      My main reason for switching to Zoho was driven by three core principles: moving away from US-based products, keeping my data within India as much as possible, and supporting Indian companies. With that intent, I’ve been actively de-Googling my digital

    • Decimal places settings for exchange rates

      Hello, We are facing issues while matching vendor payments with banking feeds. As we often import products/services exchange rate comes into play. Currently, ZOHO allows only six digits for decimal places. We feel that conversions like JPY to INR require

    • Zoho removed ability to see all Scheduled Reports!

      If you are not the owner of a scheduled report, Zoho recently removed the capability to see each scheduled report. As an admin who relies on seeing all scheduled reports being sent, this is a terrible update. Now I cannot see ANY scheduled reports...even the ones I am being sent!!  This should be a setting for admins to control.  This is a bad update.

    • Automate Backups

      This is a feature request. Consider adding an auto backup feature. Where when you turn it on, it will auto backup on the 15-day schedule. For additional consideration, allow for the export of module data via API calls. Thank you for your consideration.

    • GCLID and Zoho Bookings

      Is there anyway to embed a Zoho Bookings signup on a landing page and pass the GCLID information? More specifically, can this be done using auto-tagging and not manual tagging the GCLID? I know Zappier has an integration to do this but is there a better

    • Merge Items

      Is there a work around for merging items? We currently have three names for one item, all have had a transaction associated so there is no deleting (just deactivating, which doesn't really help. It still appears so people are continuing to use it). I also can't assign inventory tracking to items used in past transactions, which I don't understand, this is an important feature moving forward.. It would be nice to merge into one item and be able to track inventory. Let me know if this is possible.

    • Create PO from an invoice

      We are a hardware and software sales company which receives orders over the internet. We drop ship most of our products from a warehouse outside of our company. Our orders get sync'd into Zoho from our store via onesaas as invoices. It would be great

    • Blueprint or Validation Rules for Invoices in Zoho Books

      Can I implement Blueprint or Validation Rules for Invoices in Zoho Books? Example, use case could be, Agent confirms from client that payment is done, but bank only syncs transactions tomorrow. in this case, Agent can update invoice status to done, and

    • Resetting auto-number on new year

      Hi everyone! We have an auto-number with prefix "D{YYYY}-", it generates numbers like D2025-1, D2025-2, etc... How can we have it auto-reset at the beginning of the next year, so that it goes to D2026-1? Thanks!

    • The Social Wall: December 2025

      Hello everyone! As we wrap up the final edition of the Social Wall for 2025, it’s the perfect time to look at what went live during December. QR code generator From paying for coffee to scanning metro tickets, QR codes are everywhere and have made everyday

    • Custom AI solutions with QuickML for Zoho CRM

      Hello everyone, Earlier, we introduced Custom AI Solutions in CRM that let you access QuickML for your custom AI needs. Building on that foundation, we’ve now enabled a deeper integration: QuickML models can be seamlessly integrated into CRM, and surface

    • Helper Functions and DRY principle

      Hello everyone, I believe Deluge should be able to use 'Helper functions' inside the main function. I know I can create different standalones, but this is not helpful and confusing. I don't want 10000 different standalones, and I dont want to have to

    • Introducing workflow automation for the Products module

      Greetings, I hope all of you are doing well. We're happy to announce a few recent enhancements we've made to Bigin's Products module. The Products module in Bigin now supports Workflows, enabling you to automate routine actions. Along with this update,

    • Power up your Kiosk Studio with Real-Time Data Capture, Client Scripts & More!

      Hello Everyone, We’re thrilled to announce a powerful set of enhancements to Kiosk Studio in Zoho CRM. These new updates give you more flexibility, faster record handling, and real-time data capture, making your Kiosk flows smarter and more efficient

    • Zia Formula Expression Generator for Formula fields

      Hello everyone! Formula fields are super useful when you want your CRM to calculate things for you but writing the expression is where most people slow down. You know what you want, but you’re not fully sure which function to use, how the syntax should

    • Issue with Zoho Creator Form Full-Screen View in CRM Related List Integration

      Hi Team, We have created a custom application in Zoho Creator and integrated it into Zoho CRM as a related list under the Vendor module, which we have renamed as Consignors. Within the Creator application, there is a form named “Pickup Request.” Inside

    • Wrapping up 2025 on a high note: CRM Release Highlights of the year

      Dear Customers, 2025 was an eventful year for us at Zoho CRM. We’ve had releases of all sizes and impact, and we are excited to look back, break it down, and rediscover them with you! Before we rewind—we’d like to take a minute and sincerely thank you

    • Customer Parent Account or Sub-Customer Account

      Some of clients as they have 50 to 300 branches, they required separate account statement with outlet name and number; which means we have to open new account for each branch individually. However, the main issue is that, when they make a payment, they

    • Restrict Users access to login into CRM?

      I’m wanting my employees to be able to utilize the Zoho CRM Lookup field within Zoho Forms. For them to use lookup field in Zoho Forms it is my understanding that they need to be licensed for Forms and the CRM. However, I don’t want them to be able to

    • Unknown table or alias 'A1'

      I would like to create a subquery but i am getting the following error: Unknown table or alias 'A1' used in select query. This is the sql statement:  SELECT A1.active_paying_customers, A1.active_trial_customers, A1.new_paying_signup, date(A1.date_active_customers), 

    • Next Page