Optimiser le dossier d'équipe au sein de WorkDrive - 2e partie

La tâche de l'administrateur est de fournir l'accès juste aux bonnes personnes sans entraver l'accès aux documents quotidiens. Découvrons comment WorkDrive vous offre la possibilité d'optimiser les différentes tâches exécutées dans le dossier de l'équipe.

Éliminer les copies multiples d'un même document

L'une des façons d'éliminer les copies multiples d'un même document est la fonction de versions de la suite Zoho Office. Cela vous permet de

• Accéder à l'ancienne version du document, sans créer plusieurs documents.
  
• Connaître les modifications apportées au document.
  
• Créer un document individuel à partir de n'importe quelle version. 

Contrôler l'accès aux fichiers

Pour empêcher d'autres utilisateurs de modifier un fichier, il suffit de le verrouiller. Une fois prêt à collaborer à nouveau, reprenez le fichier.

Bon à savoir

• Un utilisateur doit au moins avoir un accès d'édition au fichier pour pouvoir l'extraire (le verrouiller). 
  
• Lorsqu'un fichier est verrouillé dans un dossier d'équipe, les membres ayant un rôle d'organisateur ou d'administrateur peuvent le déverrouiller.
  

Extraire un fichier

• Sélectionnez un fichier dans "Mes dossiers" ou "Dossier d'équipe".
  
• Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'actions en haut, sélectionnez "Extraire" dans la liste déroulante ou encore, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Extraire".
  
• L'onglet Versions du fichier s'ouvre dans un nouvel écran, cliquez sur "Extraire". Lorsque vous avez extrait un fichier, vos collaborateurs ne peuvent pas le modifier ni voir les modifications que vous avez apportées.

Pour récupérer un fichier

• Sélectionnez un document extrait, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Archiver"
  
• L'onglet Versions du fichier s'ouvre, ajoutez des notes de version pour référence ultérieure.
  
• Vérifier pour permettre à vos collaborateurs de voir les modifications que vous avez apportées.
  

Organiser le dossier d'équipe

Vous avez créé un fichier dans le mauvais dossier d'équipe ? Vous souhaitez partager un document de votre dossier personnel à un dossier d'équipe ? Ou vous voulez simplement organiser vos fichiers ? Ne vous inquiétez pas, la fonction "Déplacer et copier" de WorkDrive vous aide à le faire sans perdre les données et sans les inconvénients du téléchargement.

Bon à savoir

• Seuls les Organisateurs et Administrateurs d'un dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers dans le dossier d'équipe.
  
• Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des documents de leur dossier d'équipe vers leurs "Mes Dossiers".
  
• Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de l'un vers un autre. Il doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier d'équipe de destination.
  
• Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de ce dossier d'équipe vers un dossier partagé. Ils doivent avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de destination. 
  
• Pour copier des fichiers et des dossiers au sein d'un dossier d'équipe, vous devez être membre du dossier d'équipe et avoir au moins le rôle d'éditeur.
  
• Pour copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe vers Mes Dossiers, vous devez être un membre du dossier d'équipe et disposer de n'importe quel rôle.
  
• Un membre avec n'importe quel rôle dans un dossier d'équipe peut copier des fichiers vers un autre. Le membre doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de l'équipe de destination.
  
• Vous pouvez copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe auquel vous avez un rôle quelconque vers un dossier partagé auquel vous avez au moins le rôle d'éditeur.

Afficher les propriétés du fichier

Sachez tout sur un fichier dans Zoho WorkDrive en visualisant ses propriétés. Découvrez comment visualiser les informations générales, les versions, l'activité et les statistiques d'accès d'un fichier.

• Sélectionnez un fichier dans le dossier de l'équipe.
  
• Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'action en haut. 

L'onglet Informations générales affiche les informations suivantes du fichier ;

• Format du fichier
  
• Utilisateur qui a créé le fichier et la date de création
  
• Utilisateur qui a modifié le fichier et la date de modification
  
• Taille (taille de la dernière version du fichier)
  
• Stockage utilisé (stockage total utilisé par les différentes versions du fichier)
  
• Lien permanent (lien d'accès au fichier)
  
• Nombre de commentaires
  
• Nombre de vues
  
• Nombre de téléchargements

Sous l'onglet Versions, vous pouvez consulter la liste des versions du fichier. La taille et les notes de la version du fichier sont également indiquées.

Cliquez sur l'icône des trois points verticaux sur une version de fichier. Vous pouvez faire les actions suivantes à partir de là :

• Restaurer la version comme version principale
  
• Télécharger la version
  
• Afficher un aperçu de la version
  
• Enregistrer la version comme un nouveau fichier
  
• Supprimer la version
  

Bon à savoir

• Pour les dossiers d'équipe privés, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour voir les versions d'un fichier.
  
• Pour les dossiers d'équipe publics, tout membre du dossier d'équipe peut visualiser les versions d'un fichier.
  
• Pour les fichiers partagés, tout membre de l'équipe peut visualiser les versions de ces fichiers.

L'onglet Activité vous permet de voir toutes les activités sur le dossier par vous et vos collaborateurs, en fonction de la date et de l'heure.

Bon à savoir

• Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour afficher l'activité d'un dossier.
  
• Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour visualiser les activités sur ces fichiers.

Les statistiques d'accès avancées d'un fichier vous permettent de voir qui a accédé à votre fichier (membres de l'équipe et utilisateurs externes) et quelles actions ils ont effectuées (nombre de consultations et de téléchargements).

• Sous accès global, vous pouvez voir le nombre de membres de l'équipe et d'utilisateurs externes qui ont accédé au fichier, ainsi que leur nombre total de consultations et de téléchargements.
  
• Le lien permanent ou lien de partage externe vous affiche le nombre total correspondant de consultations et de téléchargements pour le fichier.
  
• Cliquez sur Permalink pour afficher la liste des membres de l'équipe qui ont accédé au fichier, ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
  
• Cliquez sur un lien de partage externe pour afficher la liste des utilisateurs externes qui ont accédé au fichier ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
  

Bon à savoir

• Dans le cas d'un lien de partage externe, si les données de l'utilisateur telles que le nom, le numéro de téléphone et l'e-mail sont demandées, ces données seront également indiquées.
  
• Si le nom n'est pas demandé, les utilisateurs seront appelés en tant que Guest# (dans l'ordre Guest#1, Guest#2, etc.).
  
• Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle plus élevé pour voir les statistiques d'accès d'un fichier.
  
• Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour voir leurs statistiques d'accès.

N'hésitez pas à nous faire part de vos questions dans la partie commentaires ci-dessous.

 

L'équipe Zoho France

• Topic Participants

• Kinjal Lodaya

  

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  Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

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  1. I would like to create a document from a template and send the document to the customer for signing. Is this possible using the Zoho Sign API? If so, please share the api reference link. 2. Is there sand box for Zoho Sign to test the APIs without using

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  Hello, we are looking for any of these options: a) some iframe that we can paste into our website for every signer, for onpage signing document. b) or get direct link for signers from Zoho sign API which we can redirect manually. Is any of these options

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  When creating a purchase order in Zoho Books, how can I properly reflect the inventory as "Goods in Transit" until it reaches its final destination?

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  Hi! I was wandering if was possible to create a website with the simple sign of "Under construction or coming soon" while i work on the site. if possible, how? Cheers

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  We are delighted to roll out the new agentic AI capabilities in Ask Zia, where every stage of the BI workflow is assisted by AI. With a human-in-the-loop approach, Ask Zia ensures that you’re in command of the decision, while AI handles the complexity.

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  in the past I came accross Zoho WIKI but did not like the platform because it could use a lot of upgrade. Over the time I have noticed Zoho People come out with a LMS module which allows us to created a shared knowledge for our internal team I also came across Zoho Connect which as a knowledge-based for internal team referred to as Manual Now I am seeing Zoho Learn which is a new and fine-tuned version of Zoho Wiki. All of these platforms are very similar but I am wondering what are the differences

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  Hello, I've connected Zoho CRM and Marketing Automation, sent a campaign, but no data are displayed in CRM, neither in "campaigns" section inside contact profile. It is possible to display Marketing Automation activities in CRM? Also in CRM Timelines?

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  Hi, How do we get a followup and answers to the questions we have asked during 'Experts 22: Scale up your customer support with integrations & extensibility'. I have repsonded to the answers but have no way of following up. Thanks Brett

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  Hi Zoho team, Can someone please help clarify what’s going on here? Here’s what’s happening: I initiate an email to a lead using Zoho Mail. The lead is created in Zoho CRM via the integration, and the email is correctly associated with that lead. Sometimes,

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  Hi, I'm new to Bigin and looking for a "best" strategy. I had and have the following idea for an use case: 1. Search for websites which I want to contact 2. Create a contact in Bigin with all the required information based on this website (via API if

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  Is there a way to set "Reply To" email address when using the Email an invoice API endpoint? It doesn't seem to be in documentation, but sometimes there are undocumented parameters. If it doesn't exist, please consider adding it as parameter since all

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  Hello! I was looking into setting up Email Aliases for my domain that I purchased a while ago through Zoho Mail. I set up a singular alias already and have it linked with Gmail, and it seems to be working out well. However, I set up another alias today,

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  Hello everyone! Welcome back to another post in the Kaizen series! We are incredibly grateful for all the feedback we received, and as promised, we will answer all the queries in this Kaizen series. Last week, in our 200th post, we addressed one of the

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  Hi Zoho Projects team, I would love to see a feature to allow Strict Dates for Tasks. Sometimes in projects you have dates which must not move, even if predecessor Task dates change. For example, perhaps you need to book access to a facility to perform

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  We are filing our GST in GST portal -and want to mark GST in Zoho books as filed. It is possible to mark GSTR 1 as filed through Mark as filed button. But there is no such button in GSTR-3B.  How to mark corrosponding GSTR-3B as filed?

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  is the option of draging the choice is available instead of selecting the ranking number for each choice?

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  The Unified Tasks View is useless without the other main zoho apps (Desk, Books & even FSM now) We need to see all our tasks under on pane of glass. The Zoho developers are out of touch with real business workflows. So how it was designed they want us

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  In Zoho Books, the Profit & Loss report provides valuable insights into the overall profitability of your business, indicating whether you have made a profit or incurred a loss. However, there may be occasions when you wish to assess whether a specific

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  I need information about integration CRM with Sap BO, thank.

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  A bill (purchase) is more often than not used across multiple projects and this functionality is missing and very urgently needed for accurate reporting of purchases across projects

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  I have just made my first few sales on Amazon India. Amazon Seller account generates invoices for the sales made on Amazon. These invoices are sent to customers also. Now when I was only making offline sales, I used to create Invoices in Zoho Book. Now

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  It seems like at night the two light daytime settings themes (white with blue on top or just white) are not available and I am forced to choose among a few other colours that I really don’t want, I.e., black, blue or orange. Is there a way for me to always

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  In the days before the internet boom, conversations happened face-to-face or over the phone. Phone calls were precious; every minute counted, and every word mattered. We looked forward to those moments of real connection. Even today, nothing quite matches

• Message Content is missing/invalid fault

  We cannot create a complete template over zoho. Some features - like button adding - is missing. The templates are created on Zoho and edited on Meta to solve the problem. But still then, some features cannot be used and the message returns this failure

• Können bereits gesendete Kampagnen im Nachhinein einer Mailing-Liste zugeordnet werden, ohne dass die Kampagne erneut versendet wird?

  Wir haben unsere älteren Kampagnen in Campaigns über Kontaktkategorien versendet. Dann haben wir umgestellt auf Mailing-Listen, damit alte Kampagnen auch in einem Archiv aufgerufen werden können. Jetzt ist die Frage, ob die Kampagnen, die über die Kategorieauswahl

• Newsletter Templates Are Not Mobile Responsive

  Hi, I've already submitted this request to ZOHO once this morning, but for some reason your system logged me out, wouldn't accept my username/password login, and isn't showing any evidence that I've submitted this issue. So here we go again... I am under the impression that your newsletter templates are supposed to be mobile optimised: https://www.zoho.com/campaigns/blog/responsive-email-marketing.html This is clearly not the case, as the last 2 newsletters I've created in Campaigns look perfect

• Digest Juillet - Un résumé de ce qui s'est passé le mois dernier sur Community

  Bonjour à toutes et à tous, Zoom sur les nouveautés de juillet dernier au sein de Zoho Community France. Zoho Commerce vous propose une expérience améliorée grâce à sa nouvelle interface ergonomique et à ses fonctionnalités avancées, conçues pour faciliter

• 100 Rows in a Subform is too limited

  We have a custom Module in CRM called Price Sheets, when we get a PO from a client we add the items from the PO to it and then check with our vendors for pricing and add our margin etc And after it is complete we have setup custom scripts to create a

• Uninstall unattended agent

  Hello, I'm testing many use case before we purchase assist for our remote support. While we are testing what is the proper way to uninstall agent?  I did uninstall from systray, from windows control panel but still ZohoURservice is running. How can I uninstall client side?

• Zoho Commerce Down?

  Is anyone else's storefront down at the moment? Ours has been down for at lease an hour.

• Zoho Projects iOS app update: Dashboard widget on the home screen

  Hello everyone! We are excited to introduce the 'Dashboard' widget in the latest version(v3.10.8) of the Zoho Projects iOS app. Dashboard widgets allow you to view the project progress visually without having to open the app. The widget enables you to

• Idea: Workflow Rule Trigger Only When Subform Row Is Updated (Thanks to New Inline Row Feature)

  Hi Zoho team and community, With the recent update to Zoho CRM, we can now add or delete rows inside subforms without entering edit mode, using the inline Add row button. This is a fantastic improvement for user experience — seamless, fast, and efficient.

• Auto add new section based on document choices

  Hi team, I'm wondering if the below is a possilibity within Zoho sign. We have an application process to become a customer of ours, we currently use Zoho Sign to manage this application and this works quite well. However, if the customer indicates 'YES'

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