Optimiser le dossier d'équipe au sein de WorkDrive - 2e partie

Optimiser le dossier d'équipe au sein de WorkDrive - 2e partie



La tâche de l'administrateur est de fournir l'accès juste aux bonnes personnes sans entraver l'accès aux documents quotidiens. Découvrons comment WorkDrive vous offre la possibilité d'optimiser les différentes tâches exécutées dans le dossier de l'équipe.

Éliminer les copies multiples d'un même document

L'une des façons d'éliminer les copies multiples d'un même document est la fonction de versions de la suite Zoho Office. Cela vous permet de
  • Accéder à l'ancienne version du document, sans créer plusieurs documents.
  • Connaître les modifications apportées au document.
  • Créer un document individuel à partir de n'importe quelle version. 

Contrôler l'accès aux fichiers

Pour empêcher d'autres utilisateurs de modifier un fichier, il suffit de le verrouiller. Une fois prêt à collaborer à nouveau, reprenez le fichier.

Bon à savoir

  • Un utilisateur doit au moins avoir un accès d'édition au fichier pour pouvoir l'extraire (le verrouiller). 
  • Lorsqu'un fichier est verrouillé dans un dossier d'équipe, les membres ayant un rôle d'organisateur ou d'administrateur peuvent le déverrouiller.

Extraire un fichier

  • Sélectionnez un fichier dans "Mes dossiers" ou "Dossier d'équipe".
  • Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'actions en haut, sélectionnez "Extraire" dans la liste déroulante ou encore, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Extraire".
  • L'onglet Versions du fichier s'ouvre dans un nouvel écran, cliquez sur "Extraire". Lorsque vous avez extrait un fichier, vos collaborateurs ne peuvent pas le modifier ni voir les modifications que vous avez apportées.

Pour récupérer un fichier

  • Sélectionnez un document extrait, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Archiver"
  • L'onglet Versions du fichier s'ouvre, ajoutez des notes de version pour référence ultérieure.
  • Vérifier pour permettre à vos collaborateurs de voir les modifications que vous avez apportées.

Organiser le dossier d'équipe

Vous avez créé un fichier dans le mauvais dossier d'équipe ? Vous souhaitez partager un document de votre dossier personnel à un dossier d'équipe ? Ou vous voulez simplement organiser vos fichiers ? Ne vous inquiétez pas, la fonction "Déplacer et copier" de WorkDrive vous aide à le faire sans perdre les données et sans les inconvénients du téléchargement.

Bon à savoir

  • Seuls les Organisateurs et Administrateurs d'un dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers dans le dossier d'équipe.
  • Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des documents de leur dossier d'équipe vers leurs "Mes Dossiers".
  • Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de l'un vers un autre. Il doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier d'équipe de destination.
  • Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de ce dossier d'équipe vers un dossier partagé. Ils doivent avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de destination. 
  • Pour copier des fichiers et des dossiers au sein d'un dossier d'équipe, vous devez être membre du dossier d'équipe et avoir au moins le rôle d'éditeur.
  • Pour copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe vers Mes Dossiers, vous devez être un membre du dossier d'équipe et disposer de n'importe quel rôle.
  • Un membre avec n'importe quel rôle dans un dossier d'équipe peut copier des fichiers vers un autre. Le membre doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de l'équipe de destination.
  • Vous pouvez copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe auquel vous avez un rôle quelconque vers un dossier partagé auquel vous avez au moins le rôle d'éditeur.

Afficher les propriétés du fichier

Sachez tout sur un fichier dans Zoho WorkDrive en visualisant ses propriétés. Découvrez comment visualiser les informations générales, les versions, l'activité et les statistiques d'accès d'un fichier.
  • Sélectionnez un fichier dans le dossier de l'équipe.
  • Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'action en haut. 
L'onglet Informations générales affiche les informations suivantes du fichier ;
  • Format du fichier
  • Utilisateur qui a créé le fichier et la date de création
  • Utilisateur qui a modifié le fichier et la date de modification
  • Taille (taille de la dernière version du fichier)
  • Stockage utilisé (stockage total utilisé par les différentes versions du fichier)
  • Lien permanent (lien d'accès au fichier)
  • Nombre de commentaires
  • Nombre de vues
  • Nombre de téléchargements

Sous l'onglet Versions, vous pouvez consulter la liste des versions du fichier. La taille et les notes de la version du fichier sont également indiquées.
Cliquez sur l'icône des trois points verticaux sur une version de fichier. Vous pouvez faire les actions suivantes à partir de là :
  • Restaurer la version comme version principale
  • Télécharger la version
  • Afficher un aperçu de la version
  • Enregistrer la version comme un nouveau fichier
  • Supprimer la version

Bon à savoir

  • Pour les dossiers d'équipe privés, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour voir les versions d'un fichier.
  • Pour les dossiers d'équipe publics, tout membre du dossier d'équipe peut visualiser les versions d'un fichier.
  • Pour les fichiers partagés, tout membre de l'équipe peut visualiser les versions de ces fichiers.
L'onglet Activité vous permet de voir toutes les activités sur le dossier par vous et vos collaborateurs, en fonction de la date et de l'heure.

Bon à savoir

  • Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour afficher l'activité d'un dossier.
  • Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour visualiser les activités sur ces fichiers.
Les statistiques d'accès avancées d'un fichier vous permettent de voir qui a accédé à votre fichier (membres de l'équipe et utilisateurs externes) et quelles actions ils ont effectuées (nombre de consultations et de téléchargements).
  • Sous accès global, vous pouvez voir le nombre de membres de l'équipe et d'utilisateurs externes qui ont accédé au fichier, ainsi que leur nombre total de consultations et de téléchargements.
  • Le lien permanent ou lien de partage externe vous affiche le nombre total correspondant de consultations et de téléchargements pour le fichier.
  • Cliquez sur Permalink pour afficher la liste des membres de l'équipe qui ont accédé au fichier, ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
  • Cliquez sur un lien de partage externe pour afficher la liste des utilisateurs externes qui ont accédé au fichier ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.

Bon à savoir

  • Dans le cas d'un lien de partage externe, si les données de l'utilisateur telles que le nom, le numéro de téléphone et l'e-mail sont demandées, ces données seront également indiquées.
  • Si le nom n'est pas demandé, les utilisateurs seront appelés en tant que Guest# (dans l'ordre Guest#1, Guest#2, etc.).
  • Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle plus élevé pour voir les statistiques d'accès d'un fichier.
  • Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour voir leurs statistiques d'accès.

N'hésitez pas à nous faire part de vos questions dans la partie commentaires ci-dessous.
 
L'équipe Zoho France

    • Sticky Posts

    • Collaboration sans faille avec Zoho One

      Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

    • Recent Topics

    • Bulk update account type when adding a bill

      Hi I've only been using Zoho Books for a short while but I'm impressed so far, keep up the great work. One minor issue I'm coming up against is when creating a new bill from a scanned document (supplier invoice). In some cases, the supplier invoice could

    • How to start fresh after many years of using Zoho Books without deleting everything and creating a new organisation?

      Hi, I have used Books since 2016, but never reconciled with my bank account. I was thinking of trying to go back and fix that, but I don't just don't have the time it would take. Instead, I'd like back up my old records and start anew. What is the best

    • How do I modify the the incoming/current call popup? I can modify other call pages but not that one.

      I want to modify the incoming and active call popup on the crm to include customer relevant information, such as purchase history or length of relationship. Under modules and fields, I don't seem to see active call as a choice to modify, only the main

    • Canvas: Add Sections to Detail View

      Currently it is only possible to add fields to a canvas detail view. This makes Canvas hard to maintain, because everytime we add a field to our system, someone needs to go into the canvas view and add it there as well. This leads to additional work and

    • Automation#32:Auto Add New Portal Users to the Help Center User Groups

      Hello Everyone, Introducing a custom function that automates the process of adding new portal users to Help Center user groups, making user management effortless! By default, Zoho Desk allows you to assign new portal users to groups manually. But with

    • Cannot delete old accounts

      Hello, I try to delete old accounts from CRM, but it won't permit, saying documents are still linked to them. I searched in CRM and BOOKS, found some documents and deleted them, but still CRM won't delete them. Any idea how to do that ? I have a lot of

    • Offline mode on Android TV app?

      Hello! Is there a way to use Zoho Show offline in the Android TV app? I have an Android TV based projector, and I travel with it, and don't want to have to rely on a steady internet connection when giving a presentation.

    • Choice-based Field Rules on Global Lists

      Hi, The new Choice-based Field Rules should also be able to work with Global Lists not just local lists. Thanks Dan

    • Tip #36- How to use Survey in Zoho Assist to capture valuable feedback from remote sessions- 'Insider Insights'

      How to use Survey in Zoho Assist to capture valuable feedback from remote sessions The survey feature allows technicians and customers to share their valuable feedback, contributing to the improvement of remote service quality. After the completion of

    • Narrative 3 - Comprehending User Management

      Behind the scenes of a successful ticketing system - BTS Series Narrative 3 - Comprehending User Management User management in a ticketing system includes important aspects of how administrators oversee user access, roles, and permissions. This process

    • Product Details's Description is lost

      Hi CRM lost its description in Product details subform. Can you make some test before deploy any update?

    • Sent items with shared folders

      Hello, this is in some way in between a problem and an idea.  When sharing folders (which is actually not any close to a shared mailbox...) the person which the folder has been shared with can access that folder and can send emails when delegation is

    • Zoho Bookings Issues We are facing

      Hi team, Here are list of issues we are facing with Zoho Bookings when migrating from other platforms. Sorry there is a lot but the bookings app need to be functional and practical for people to actually use it and not-cause MORE problems by being so basic and not customisable to each business.  1: SMS reminders for staff  There should be time limits on these reminders to make them useful. EG. if a new booking comes in more than 4 hours from now we don't really need to get a reminder, however if

    • Booking outside of scheduled availability

      Is there a way for staff (such as the secretary) to book appointments outside of the scheduled availability? Right now to do this special hours must be set each time. There should be a quicker way. Am I missing something?

    • Run workflow on data import in Creator 6

      How to run a workflow on data import in Creator 6?

    • Multi Day booking for resources

      I have following business-case: Rental for Tablets. Customer should be able to select how many device for how many days he'd like to rent. Same as a car rental for multiple days. Is this possible with Bookings on the current version?

    • Add Usage & Voting Analytics for Knowledge Base Articles in Zoho SalesIQ

      Dear Zoho SalesIQ Team, We appreciate the current integration between Zoho Desk and Zoho SalesIQ that allows knowledge base articles to be synced and displayed to users directly within the SalesIQ chat interface. One valuable feature already available

    • Real-Time Alert or Status Indicator for WhatsApp Connection Issues in SalesIQ

      Hi Zoho Team, We’d like to request a feature enhancement in Zoho SalesIQ related to WhatsApp integration stability and visibility. Recently, we encountered a critical issue where our WhatsApp bot stopped responding to messages without any warning or alert

    • Customization of Chat Transcript Emails in Zoho SalesIQ

      Hi Zoho SalesIQ Team, I hope you're doing well. We would like to request the ability to customize the email template that is sent to clients when they request a chat transcript from SalesIQ. Currently, when a client clicks the button to receive their

    • Import from Linkedin

      Please provide a way to enable importing contact information for Contacts and Companies from Linkedin? Thanks

    • The ability to format text fields, ie when data is number or currency

      Hello, I have spent some time trying to determine how to accomplish this but it appears to be impossible. I want to merge a currency field from CRM into a PDF document. The CRM data shows $1,234, but when zSign gets the data it shows 1234 in the text

    • Tip of the Week #64– Customize your sidebar for a more focused workflow.

      When your shared spaces start filling up with too many views, it gets a little harder to zoom in on what really matters. You find yourself scrolling more than working, and the things that need your attention? They’re often buried down below. Custom sidebar

    • Zoho Social - Queries about GST invoices and subscription

      Hi, I am going to purchase the Zoho Social tool with a yearly subscription. So, can you please help me with my below queries: 1. How I get the monthly GST Invoices? 2. What is the process of subscription? 2. How to cancel a subscription?

    • Add a Way to Duplicate Cards in the Same Canvas (Retain All Settings)

      Dear Zoho SalesIQ Team, We would like to request a new feature in Zoho SalesIQ: the ability to duplicate an existing card within the same canvas while retaining all of its information and settings, including conditions, configurations, and display preferences.

    • Sales IQ needs to capture both first and last names

      Sales IQ chat only has one field for name. When this then syncs with Campaigns, the field populates the "last name" field in Campaigns. However most people fill in the "name" field of Sales IQ with either their full name or their Christian name. This

    • Multi-Card Selection and Cross-Zobot Copy-Paste Functionality

      Dear Zoho SalesIQ Team, We’d like to suggest a productivity-enhancing feature for the Zobot builder in Zoho SalesIQ: the ability to select multiple cards (modules) at once using a selection area, and then copy-paste them either within the same canvas

    • Personal Link / Meeting ID

      with zoho meetings do I have my own personal link to my 'meeting space' ? I have an email template in Zoho CRM which confirms people's appointment with me, I would like to include the link to my Zoho Meetings so that they have it in advance. How do I

    • Ability to Initiate WhatsApp Template Messages in Zoho SalesIQ Without Preexisting Chat

      Hi Zoho SalesIQ Team, I hope you're doing well. I understand that with the WhatsApp integration in SalesIQ, clients can contact us via WhatsApp, and we can use WhatsApp templates to send messages outside of the 24-hour window by reopening an existing

    • Related Lists filter

      I have Contacts showing in our Accounts module. I customized the Contacts module with an Employment Status field, with the following picklist options: "Primary Contact", "Secondary Contact", "Active Staff(not a main contact)", and "No longer employed".

    • Making money out of Zoho Sheets - How?

      Hello, Suppose I come up with a brilliant Zoho Sheet that I want to sell to other people, can I do this? How? Thanks.

    • How Do I Refund a Customer Directly to Their Credit Card?

      Hi, I use books to auto-charge my customers credit card. But when I create a credit note there doesn't seem to be a way to directly refund the amount back to their credit card. Is the only way to refund a credit note by doing it "offline" - or manually-

    • Mobile Display Issues on Zoho Sites After Recent Update

      Hello! I’m currently facing an issue with my Zoho website that I created for my small business. After the recent updates, I’ve noticed that my site is not displaying correctly on mobile devices. Specifically, the layout appears distorted, and some elements

    • Can i set per-client hourly rate in Zoho Desk and not to correct the calculation on invoice?

      We use Zoho Desk to run one ticket per client per month. All time entries go to the ticket, we have to enter hourly rate manually and then correct it when we do the invoicing at the end of the month. So, our workflow is as following: I worked for 30 minutes,

    • Unable to add Agents

      I am trying to add agents to my account. While filling the details and sending invitation, the system mentions that invitation is sent. But no email is received on the user side. I have tried this multiple times and have also checked Spam and other

    • How to add new widgets?

      Searched and searched and cannot find anywhere. Why is everything so hidden in zoho! Why is there not a button right here that allows me to create a new one, why is it buried somewhere else! Zoho's UI is so infuriating

    • Submit Ticket from Custom Form on Website

      Hi I would like to create new tickets from our custom form on our website including some custom fields like serial number. I would prefer PHP to create the ticket. I know there is the Zoho webform but we would like to create our own. I have now read into the API and with AuthToken this would work with PHP but it is deprecated  and will not be supported any more in the future, so this not an option. OauthToken on the other hand needs an interaction from the ticket creator (customer) which we would

    • Customising Sign Up Page in Zoho Help Centre Sandbox

      Hi, I would like to customise the Sign Up page in my Help Centre Sandbox Environment but when I try to access it I get this message: What setting or permission do I need to achieve this? Many thanks, Kunal

    • Sort data in Pivot Table

      Is it possible to sort by a data field. I can gruop and filter, but I culdn't find how to sort the results. Tank You.

    • How to interact webhooks with Creator?

      How can I interact webhooks from external websites with Zoho Creator?  I'd like to get notifications from external websites (Stripe, Zoho Subscription, etc.) These notifications are coming as HTTP POST request from those servers, on maybe daily, monthly or based on any events.  How should I prepare my app in creator to receive these requests? Where and how to should I program in Deluge if I'd like to add some part of the JSON/XML data to my form?  Thank you BR, Balazs

    • No Experiment Visitors

      I have an experiment running for five days. PageSense web analytics data shows the page is getting visitors, but the experiment data itself says zero visitors. I am in trial mode, not sure if that's related. A week ago, I contacted support through chat

    • Next Page