Optimiser le dossier d'équipe au sein de WorkDrive - 2e partie

Optimiser le dossier d'équipe au sein de WorkDrive - 2e partie



La tâche de l'administrateur est de fournir l'accès juste aux bonnes personnes sans entraver l'accès aux documents quotidiens. Découvrons comment WorkDrive vous offre la possibilité d'optimiser les différentes tâches exécutées dans le dossier de l'équipe.

Éliminer les copies multiples d'un même document

L'une des façons d'éliminer les copies multiples d'un même document est la fonction de versions de la suite Zoho Office. Cela vous permet de
  • Accéder à l'ancienne version du document, sans créer plusieurs documents.
  • Connaître les modifications apportées au document.
  • Créer un document individuel à partir de n'importe quelle version. 

Contrôler l'accès aux fichiers

Pour empêcher d'autres utilisateurs de modifier un fichier, il suffit de le verrouiller. Une fois prêt à collaborer à nouveau, reprenez le fichier.

Bon à savoir

  • Un utilisateur doit au moins avoir un accès d'édition au fichier pour pouvoir l'extraire (le verrouiller). 
  • Lorsqu'un fichier est verrouillé dans un dossier d'équipe, les membres ayant un rôle d'organisateur ou d'administrateur peuvent le déverrouiller.

Extraire un fichier

  • Sélectionnez un fichier dans "Mes dossiers" ou "Dossier d'équipe".
  • Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'actions en haut, sélectionnez "Extraire" dans la liste déroulante ou encore, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Extraire".
  • L'onglet Versions du fichier s'ouvre dans un nouvel écran, cliquez sur "Extraire". Lorsque vous avez extrait un fichier, vos collaborateurs ne peuvent pas le modifier ni voir les modifications que vous avez apportées.

Pour récupérer un fichier

  • Sélectionnez un document extrait, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Archiver"
  • L'onglet Versions du fichier s'ouvre, ajoutez des notes de version pour référence ultérieure.
  • Vérifier pour permettre à vos collaborateurs de voir les modifications que vous avez apportées.

Organiser le dossier d'équipe

Vous avez créé un fichier dans le mauvais dossier d'équipe ? Vous souhaitez partager un document de votre dossier personnel à un dossier d'équipe ? Ou vous voulez simplement organiser vos fichiers ? Ne vous inquiétez pas, la fonction "Déplacer et copier" de WorkDrive vous aide à le faire sans perdre les données et sans les inconvénients du téléchargement.

Bon à savoir

  • Seuls les Organisateurs et Administrateurs d'un dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers dans le dossier d'équipe.
  • Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des documents de leur dossier d'équipe vers leurs "Mes Dossiers".
  • Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de l'un vers un autre. Il doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier d'équipe de destination.
  • Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de ce dossier d'équipe vers un dossier partagé. Ils doivent avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de destination. 
  • Pour copier des fichiers et des dossiers au sein d'un dossier d'équipe, vous devez être membre du dossier d'équipe et avoir au moins le rôle d'éditeur.
  • Pour copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe vers Mes Dossiers, vous devez être un membre du dossier d'équipe et disposer de n'importe quel rôle.
  • Un membre avec n'importe quel rôle dans un dossier d'équipe peut copier des fichiers vers un autre. Le membre doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de l'équipe de destination.
  • Vous pouvez copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe auquel vous avez un rôle quelconque vers un dossier partagé auquel vous avez au moins le rôle d'éditeur.

Afficher les propriétés du fichier

Sachez tout sur un fichier dans Zoho WorkDrive en visualisant ses propriétés. Découvrez comment visualiser les informations générales, les versions, l'activité et les statistiques d'accès d'un fichier.
  • Sélectionnez un fichier dans le dossier de l'équipe.
  • Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'action en haut. 
L'onglet Informations générales affiche les informations suivantes du fichier ;
  • Format du fichier
  • Utilisateur qui a créé le fichier et la date de création
  • Utilisateur qui a modifié le fichier et la date de modification
  • Taille (taille de la dernière version du fichier)
  • Stockage utilisé (stockage total utilisé par les différentes versions du fichier)
  • Lien permanent (lien d'accès au fichier)
  • Nombre de commentaires
  • Nombre de vues
  • Nombre de téléchargements

Sous l'onglet Versions, vous pouvez consulter la liste des versions du fichier. La taille et les notes de la version du fichier sont également indiquées.
Cliquez sur l'icône des trois points verticaux sur une version de fichier. Vous pouvez faire les actions suivantes à partir de là :
  • Restaurer la version comme version principale
  • Télécharger la version
  • Afficher un aperçu de la version
  • Enregistrer la version comme un nouveau fichier
  • Supprimer la version

Bon à savoir

  • Pour les dossiers d'équipe privés, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour voir les versions d'un fichier.
  • Pour les dossiers d'équipe publics, tout membre du dossier d'équipe peut visualiser les versions d'un fichier.
  • Pour les fichiers partagés, tout membre de l'équipe peut visualiser les versions de ces fichiers.
L'onglet Activité vous permet de voir toutes les activités sur le dossier par vous et vos collaborateurs, en fonction de la date et de l'heure.

Bon à savoir

  • Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour afficher l'activité d'un dossier.
  • Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour visualiser les activités sur ces fichiers.
Les statistiques d'accès avancées d'un fichier vous permettent de voir qui a accédé à votre fichier (membres de l'équipe et utilisateurs externes) et quelles actions ils ont effectuées (nombre de consultations et de téléchargements).
  • Sous accès global, vous pouvez voir le nombre de membres de l'équipe et d'utilisateurs externes qui ont accédé au fichier, ainsi que leur nombre total de consultations et de téléchargements.
  • Le lien permanent ou lien de partage externe vous affiche le nombre total correspondant de consultations et de téléchargements pour le fichier.
  • Cliquez sur Permalink pour afficher la liste des membres de l'équipe qui ont accédé au fichier, ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
  • Cliquez sur un lien de partage externe pour afficher la liste des utilisateurs externes qui ont accédé au fichier ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.

Bon à savoir

  • Dans le cas d'un lien de partage externe, si les données de l'utilisateur telles que le nom, le numéro de téléphone et l'e-mail sont demandées, ces données seront également indiquées.
  • Si le nom n'est pas demandé, les utilisateurs seront appelés en tant que Guest# (dans l'ordre Guest#1, Guest#2, etc.).
  • Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle plus élevé pour voir les statistiques d'accès d'un fichier.
  • Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour voir leurs statistiques d'accès.

N'hésitez pas à nous faire part de vos questions dans la partie commentaires ci-dessous.
 
L'équipe Zoho France

    • Sticky Posts

    • Collaboration sans faille avec Zoho One

      Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

    • Recent Topics

    • Secondary Emails

      I am having issues deleting a secondary email address from a couple of our users and need help. When in Directory, manage email addresses, I click the trash icon by the email address and confirm I am trying to delete the email. I click continue and I

    • Kaizen #121 : Customize List Views using Client Script

      Hello everyone! Welcome back to another interesting Kaizen post. In this post, we can discuss how to customize List Views using Client Script. This post will answer the questions Ability to remove public views by the super admin in the Zoho CRM and Is

    • Zoho Books | Product updates | June 2025

      Hello Users, We’ve rolled out new features and enhancements in Zoho Books, from the option to record advances for purchase orders to dynamic lookup fields, all designed to help you stay on top of your finances with ease. Introducing Change Comparators

    • Widget Upload to CRM Fails with “Page Not Found” – Even with Correct Index Path

      I'm building a simple widget to export Contact data to CSV in Zoho CRM, triggered via a custom button. The widget uploads cleanly, appears in the widget list, and is successfully assigned to a Contact detail view via a custom button. But when clicked,

    • Account disabled

      I have an issue I need help with. Whilst trialing ZOHO CRM I created the following: Account1 (-------------) using m__ame@m__rg___s__i__.___.__ and 2 personal emails Account2 (-------------) using a personal email and 2 users _al__1@______________._o_.__

    • How can we manage the tags in ticket

      Allowing agents to use Tags indiscriminately can cause havoc. We could not find tag management where 1. The admin can create Tags beforehand for use by Agents 2. Permission can be allocated which roles/profiles can use existing tags or add new tags 3.

    • Feed Notifications filter?

      I'd like to have filter settings for Feed Notifications just like we have for Personal Email. If someone dumps a bunch of files into a project, we get a notification for every file!

    • Custom fields and filters for Timesheet

      HI Zoho Projects team. IT would be great and useful if we can add custom fields to the Timesheet design And is needed more options for filtering the timesheet dashboard, like "Milestones" and task list asociated to the record. Thank you

    • How do I rename the dropdown that contains a form and a report?

      I want to rename this, but I can't find how

    • Filtering two fields

      Hoping somone can assist, i am trying to create a report to show values from two different fields. e.g I have Field 1 Field 2 In some records, fields 1 and 2 are both "yes"; in other records, only one of the fields has the value "yes". Can we generate

    • Unable to Convert Quote to Invoice – Integration Active but User Not Recognized

      I’m having trouble converting a Quote into an Invoice inside Zoho CRM, even though the Zoho Finance Suite integration is enabled (Invoices, Quotes, Products, and Customers are all checked), and my user is an Admin in both Zoho CRM and Zoho Books, using

    • Owner drawings

      I entered an owner’s drawing transaction in 2023 but it’s still appearing on 2024 books. Is that supposed to happen? Or should Is there an additional step? I prefer for this transaction not to appear.

    • Running Balance in Account Statement.

      Running balance should come by default in the accounting statements but in ZOHO we need to customize every time to get the running balance in accounting statement. I did not understand, when the bank account statement opened from Bank Menu can show the

    • Importing Invoices

      Dear Team I used the enclosed csv file to import some invoices and it worked fine. I had to delete the file and when I am trying to re-upload it, I am getting the error for invoice number and branch "Resource does not exit." I tried a number of different

    • Enhance "Send Cliq Notification" Action in Zoho Desk Workflows (and also add Happiness Rating Support)

      ello Zoho Desk Team, We hope you're doing well. We’d like to submit a feature request regarding the “Send Cliq Notification” action available in Zoho Desk workflows — specifically in workflows triggered by Happiness Ratings, but also relevant to all workflows

    • Treatment of Non-Refundable Income after cancelling an Invoice

      A customer made part payments of 30,000 for an invoice 0f 100,000, and then he is unable to pay up the remaining and has asked for a refund. As per company policy, he can only get 75% of the amount paid, which is 22,500. The remaining 7,500 is non-refundable

    • I need refund

      I have purchased the Zoho Book standard plan; I had the impression that I would get the purchase > Bill feature. After purchasing, I found that billing is not included in the Zoho standard plan. I immediately canceled the subscription. I love the product,

    • Handling identifiers during an import

      Importing your data When importing data into an application, it is crucial to prevent data loss or duplication. These types of errors can hinder the development of a clean and well-organised database, which is essential for effective data management and

    • Creating Deposit Invoices

      Hi, we are a company that does project based work with a request at the begining of each project for a deposit payment. At the moment we are creating invoices for the deposit and an invoice for the completion of the project, however they are completely

    • Marketer’s Space - WhatsApp Pricing Update: What Marketers Need to Know and Do

      Hello Marketers, Welcome back to Marketer’s Space! WhatsApp made changes to their pricing model on July 1, 2025, moving from conversation-based pricing to a per-message pricing model. This week’s post focuses on what these changes mean for your WhatsApp

    • It's time to say goodbye to Zoho Recruit for me.

      Hello, I have been a Zoho Recruit user since 2013. The tool has evolved, with a better UI, new features and so on. The pricing is still a great asset too. BUT, that being said, important features are not coming fast enough. I tried to share my point of

    • change subscription within customer portal

      Would be great for the customer to be able to change their own subscription (or restart existing one) within the customer portal. Also, would like to be able to have early termination fee on subscriptions if canceled early.

    • How to make the add-on optional at the time of subscription?

      The scenario is this, we have a service which has optional add-ons. Like the customer who purchased the subscription may or may not want to get the add-on. In our case if the customer choose the addon we have monetary benefit. In case the user does not

    • Unable to add attachments to knowledge base anymore

      I have been adding articles to knowledge base in Zoho Desk (as part of Zoho One). Today suddenly i found that I am unable to upload and attachments to the articles. I get the following error: "Attachment couldn't be added." I have uploaded the screenshot

    • Advanced factors for multiple scoring rules: Now with Zia scoring automations for all modules

      Greetings all, We're happy to offer improved scoring features by adding extra scoring factors, including Zia Scores, in our multiple scoring rules (MSR) feature. These new factors—which empower existing traditional scoring factors—include criteria for

    • Sortie de Zoho TABLE ??

      Bonjour, Depuis bientôt 2 ans l'application zoho table est sortie en dehors de l'UE ? Depuis un an elle est annoncée en Europe Mais en vrai, c'est pour quand exactement ??

    • Restrict Agents from Editing Shared Custom Views in Zoho Desk

      Hello Zoho Desk Team, We hope you're doing well. We’d like to submit a feature request regarding the custom views functionality in Zoho Desk. 🎯 Background We’re actively using custom views to filter and display tickets for different teams based on specific

    • Introduction Dario Schiraldi Deutsche Bank Executive

      Hello Everyone, Dario Schiraldi serves as a key leader at Deutsche Bank, where he plays a crucial role in shaping the bank's strategic direction and driving operational success. With a solid foundation in finance and leadership, Dario is committed to

    • Is Zoho Shifts included in the Zoho One plan?

      In case the answer is no: there's any plan to make it available via One? Thank you

    • Feature Request: API Access for Managing Deluge Functions (with OAuth & Change Tracking)

      Hi everyone, I wanted to share a thoughtful request that came in from one of our Zoho clients this week. I believe many of us as partners and developers might relate to it. “One quick item to flag: we’d love an official way to manage Deluge functions

    • Moving Subscriptions from one Customer to another

      We frequently need to move subscriptions from one Customer to another Customer in Zoho Billing and the only way we have figured out to do this is to cancel it in the old owner's profile and manually recreate in in the new owner's profile. In doing this,

    • how to add new line in Deluge?

      I want to make string with line separation like this: this is the first line second line third line I have tried to use \n <br> or </br> inside the string but I can't achieve the result like the example above. I want to create a task by using custom function

    • How to pause a subscription/recurring order ?

      Hello, I'm evaluating Zoho Subscriptions for a food co-op where members order a box of produce every week. The software that we're currently using allows members to set up a recurring order. Members can pause the recurring order when they don't want a box for a while and then resume it later. Is it possible to pause/resume a subscription ? Thanks John

    • Hosted Payment Pages - how to update the address in zoho billing

      I"m playing around with the muti-page hosted payment pages which have places for customers to enter their addresses when paying. Why does this not update their address in Zoho Billing after payment? What can I do to make this happen?

    • Tracking training certification expirations

      Hi Zoho Community! I'm looking for some input on the best and most efficient ways to track training expirations in Zoho CRM. I have a very specific workflow that I am looking for - my company offers trainings, and the certification expires every 2 to

    • Kaizen #164 : Client Credentials

      Hello everyone, Welcome back to Kaizen. In this post, we will discuss Client Credentials Flow and when it can be used. What is Client Credentials Flow? According to RFC6749, the official specification for the OAuth 2.0 authorization framework, "The client

    • CRM Email Template Align Left Instead of Center

      Is there a way to make a basic template align to the left instead of center? I know I'm likely forced to the 600px wide with the basic templates but I would REALLY like to set the email to the left instead of center. The basic templates make all the emails

    • Client Script - "Click' Button on Purchase Order - Specify "To Contact" or "To Supplier"

      The send email button is unique on the purchase order in that is has an additional submenu to send email "To Contact" or "To Supplier" It appears that the "click" event in Client script doesn't work correctly, probably because the button click didn't

    • Add Client Credentials Flow to Python SDK

      The Zoho CRM API supports a client credentials flow to automatically generate ephemeral access tokens, and this can be done programatically. The Python SDK however requires you to provide a grant token, refresh token, or access token when initializing

    • Conditional display of fields in Zoho Books Custom modules based on another field

      We're currently working with a Custom Module in Zoho Books and have a question about improving data entry efficiency and user experience. Our module includes a "Client Type" dropdown field, which determines the type of information to be collected. Each

    • Next Page