Makros verwenden und erstellen

Makros verwenden und erstellen

Makros sind eine Reihe von Aktionen, die für eine Gruppe von Datensätzen in einem Modul ausgeführt werden können. Diese Aktionen umfassen das Senden von E-Mails, Erstellen von Aufgaben und Aktualisieren eines Felds in den Datensätzen mit einem bestimmten Wert. Möglicherweise gibt es eine Reihe von Aktionen, die Sie täglich oder häufig an einigen Datensätzen durchführen. Sie können alle diese Aktionen in einem Makro zusammenfassen und sie immer wieder durchführen. Sehen Sie sich zum Beispiel die folgenden beiden Szenarien an und wie die Verwendung von Makros die Arbeit erleichtert.

Szenario 1: Sie sind Verkaufsleiter im Außendienst und Ihnen sind einige Leads zugewiesen. Ihre Aufgabe ist es, die Leads zu treffen und zu versuchen, ihnen Ihr Produkt zu verkaufen. Nachdem Sie mit den Leads in Kontakt getreten sind, führen Sie die folgenden Aktionen aus:

  • Eine Follow-up-E-Mail senden.
  • Das Feld Status mit "Erstes Follow-up eingeleitet" aktualisieren.
  • Eine Aufgabe für die anderen Mitglieder in Ihrem Team erstellen, damit diese beim Lead nachfragen.

Szenario 2: Sie organisieren eine Kampagne, also eine Benutzerkonferenz. Sie haben vor, die folgende Reihe an Aktionen für alle Personen durchzuführen, die an der Konferenz teilnehmen.

  • Eine Follow-up-Bestätigungs-E-Mail senden.
  • Das Feld Status auf "Kontaktiert" aktualisieren.
  • Eine Aufgabe erstellen, um Broschüren zu versenden und eine Demonstration damit zu planen.

In einem solchen Fall können Sie ein Makro erstellen, das alle oben genannten Aktionen enthält. Sie müssen lediglich die Datensätze auswählen und das Makro ausführen. Anstatt Datensätze auszuwählen und drei Aktionen durchzuführen, können Sie die Aufgabe in einem Schritt erledigen.

Verfügbarkeit
Erforderliche Berechtigung
Auf diese Funktion können Benutzer mit den Profilberechtigungen "Massen-E-Mail", "Massenaktualisierung" und "Aktivitäten erstellen" zugreifen.

Hinweis
  • Sie müssen über alle 3 Profilberechtigungen verfügen, um auf die Makro-Funktion zugreifen zu können.
  • In jedem Makro können Sie 1 E-Mail, 3 Aufgaben und 3 Feldaktualisierungen konfigurieren.
  • Makros können nicht automatisch ausgelöst oder geplant werden. Sie müssen die Makros manuell ausführen.
  • Makros sind benutzerspezifisch, sodass Sie nur auf die Makros zugreifen können, die Sie in Ihrem Konto erstellt haben, sowie auf die, die andere Benutzer für Sie freigegeben haben.
  • Die E-Mail wird an die Adresse gesendet, die in das Feld E-Mail des Datensatzes eingegeben wurde.
  • In Zoho CRM können Sie 1000 Massen-E-Mails pro Tag senden. Zum Massenversand von E-Mails gehören E-Mails, die mithilfe der folgenden Funktionen gesendet wurden:

Unterstützte Module

Makros stehen in den folgenden Modulen zur Verfügung:

  • Leads
  • Kontakte
  • Deals
  • Benutzerdefinierte Module

Makro erstellen

Sie können Makros für einzelne Module erstellen und verwalten. Die Makros, die Sie erstellen, können Sie für andere Benutzer im CRM-Konto Ihres Unternehmens freigeben.

So erstellen Sie ein Makro

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte des [Moduls], für das Sie ein Makro erstellen möchten.
  2. Klicken Sie auf der Startseite des Moduls auf Makro ausführen > Neues Makro.

  3. Geben Sie auf der Seite Makro erstellen einen Namen und eine Beschreibung für das Makro ein.
  4. Führen Sie unter Aktionen die folgenden Schritte aus:
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage auswählen und wählen Sie im Popup-Fenster eine E-Mail Vorlage aus.
      Die ausgewählte E-Mail-Vorlage wird verwendet, um E-Mails an die Datensätze zu senden, wenn ein Makro ausgeführt wird.
    • Als Nächstes müssen Sie die E-Mail-Adressen in die Felder Von und Antwort an eingeben.
      Hier können Sie eine dieser Optionen aus der Dropdown-Liste auswählen:
      • E-Mail-Adresse Ihres Kontos
      • E-Mail-Adresse des Unternehmens
      • E-Mail-Adresse des Datensatzeigentümers
      • E-Mail-Adresse des aktuellen Benutzers
    • Wählen Sie ein Feld aus und geben Sie einen Wert dafür an.
      Das Feld wird mit dem angegebenen Wert aktualisiert, wenn ein Makro ausgeführt wird.
    • Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen. Geben Sie aufgabenbezogene Details wie Betreff, Fälligkeitsdatum, Status, Priorität usw. an und klicken Sie auf Hinzufügen.
  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
     
    Anderen Benutzern erlauben, dieses Makro zu verwenden, um das Makro für andere Benutzer freizugeben.
    Wenn Sie möchten, dass Ihre Kollegen das von Ihnen erstellte Makro auch auf einige ihrer Datensätze anwenden, können Sie das Makro einfach für sie freigeben.
    • Wählen Sie in der Dropdown-Liste Benutzer, Gruppen oder Rollen aus.
      Die Liste der Benutzer wird angezeigt.
    • Klicken Sie neben dem entsprechenden Benutzer auf Auswählen. Sie
      können auch Alle Benutzer auswählen.
  6. Klicken Sie auf Erstellen.
Hinweis
  • Sie können Makros auch auf der Detailseite zu Datensätzen erstellen.
    • So erstellen Sie Makros
      • Rufen Sie das Modul auf, und wählen Sie einen Datensatz aus.
      • Klicken Sie auf Mehr > Makro ausführen > Makro erstellen.

  • In jedem Makro können Sie 1 E-Mail, 3 Aufgaben und 3 Feldaktualisierungen konfigurieren. Sobald die Aktion einmal erstellt ist, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Falls Sie sie ändern möchten, müssen Sie die Aktion löschen und neu erstellen.
  • Wenn Sie ein Makro für andere Benutzern freigegeben haben, können sie dieses Makro an Datensätzen ausführen, auch wenn sie in ihren Benutzerprofilen ursprünglich nicht über die entsprechenden Berechtigungen verfügten.