E-Mail-Vorlage erstellen

So erstellen Sie eine neue Vorlage

1. Navigieren Sie zuSetup > Customization > Templates > Email.
   
2. Klicken Sie auf + New Template.
   
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste das Modul aus, für das die E-Mail-Vorlage erstellt werden soll, und klicken Sie auf der Seite Vorlagengalerie auf Next.
   

Sie können dann die Vorlage auf drei verschiedene Arten anlegen:

E-Mail-Vorlage komplett neu erstellen

Dies erleichtert die Erstellung von E-Mail-Vorlagen. Sie müssen nur Komponenten per Drag & Drop auf die Vorlage ziehen, um sie zu erstellen. Beim Erstellen einer Vorlage, aus der Sie Komponenten per Drag & Drop ziehen können, steht Ihnen das Fenster All Component zur Verfügung. Mit vordefinierten Komponenten ist der Anpassungsaufwand sehr gering.

Nachdem Sie auf + New Template geklickt haben,

1. wählen Sie die Vorlage Blank aus der Vorlagengalerie.
   
2. Ziehen Sie alle erforderlichen Komponenten aus dem Abschnitt All Components auf die Vorlage, und passen Sie sie nach Bedarf an.
   
3. Nennen Sie den Namen und den Betreff der Vorlage.
   
4. Speichern Sie die Vorlage in dem entsprechenden Ordner.
   
5. Sie können dann mit dem Template Builder fortfahren, um die Vorlage anzupassen. Weitere Informationen.
   

Eine vorgefertigte Vorlage auswählen

Um die Erstellung von Vorlagen zu erleichtern, stehen in der Vorlagengalerie vordefinierte Vorlagen zur Verfügung.



Sie können aus der Liste jede beliebige Vorlage auswählen und mit dem Drag & Drop-Editor anpassen. Weitere Informationen.

Hinweis: Die Vorlagen in der Galerie sind in allen Sprachen verfügbar, die in Zoho CRM unterstützt werden. 

HTML einfügen

1. Navigieren Sie in Zoho CRM zu Setup > Customization > Template.
   
2. Klicken Sie in der Vorlagengalerie auf den Link Insert HTML code / Plain text .
   
3. Klicken Sie auf das HTML-Symbol, fügen Sie Ihren HTML-Code ein und klicken Sie auf Insert.
   
4. Klicken Sie auf Speichern.
   

E-Mail-Ausgabe

Hinweis

• Sie können eine Vorlage mit maximal 200.000 Zeichen erstellen.
  
• Sie können einen Link zu Ihrem Video in Ihrer E-Mail-Vorlage angeben. Sie können das Video nicht in die Vorlage selbst einbetten.
  
• E-Mail-Vorlagen sind modulabhängig. Sie werden für eine bestimmte Module angelegt. So können Sie beispielsweise eine Vorlage für Leads oder für Kontakte erstellen. Wenn Sie E-Mails an Leads senden, sind nur solche Vorlagen verfügbar, die für Lead-Module erstellt wurden. Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage für den Versand von E-Mails an Leads erstellen, führen Sie die kontaktbezogenen Felder nicht zusammen, und umgekehrt.
  
• Sie können Anlagen zur Vorlage hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche "Anlage" klicken und diese einfügen. Sie können maximal 10 Dateien anhängen, die Gesamtgröße ist auf 3 MB begrenzt.
  
• Die maximale Länge des Vorlagennamens beträgt 75 Zeichen.
  
• Die maximale Länge des Betreffs beträgt 150 Zeichen.
  

E-Mail-Vorlagen organisieren

Organisieren Sie Ihre E-Mail-Vorlagen, indem Sie sie in Vorlagenordnern sortieren. Zeigen Sie Ihre E-Mail-Vorlagen in der Vorschau an, bevor Sie sie speichern, und sehen Sie sich auch die Analysen der Vorlagen an, um zu sehen, welche Vorlagen Kunden besser angesprochen haben.  

E-Mail-Vorlagen in der Vorschau ansehen

Sie können die Vorschau Ihrer Vorlagen sowohl für Desktop- als auch für mobile Ansichten aufrufen und die Analyse der Vorlagen auf der Listenseite überprüfen. Gehen Sie problemlos eine Vorlage nach der anderen durch.
Dadurch können Sie sich ein besseres Bild davon machen, wie die Vorlage auf Desktop- und Bildschirmen von Mobilgeräten aussieht und analysieren, wie gut sie funktioniert. Dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob Verbesserungen vorgenommen werden müssen.

Vorlagen löschen und verschieben

Manchmal möchte man Vorlagen löschen, die nicht häufig verwendet werden, Vorlagen, die zu wenig bringen und Junk-Vorlagen. Sie können eine Vorlage löschen, indem Sie sie markieren und auf die Schaltfläche Delete klicken.

Sie können eine Vorlage von einem Ordner in einen anderen verschieben. Dies ist hilfreich, wenn Sie einige Vorlagen für andere freigeben müssen. Sie können die benötigten Vorlagen in einen Ordner verschieben und freigeben. Dafür wählen Sie sie aus, klicken auf die Schaltfläche Move to Folder und wählen den entsprechenden Ordner aus der Dropdown-Liste aus. Sie können auch einen neuen Ordner erstellen und die Vorlage in diesen verschieben, wenn Sie möchten.

Vorlagenanalysen anzeigen

Mit der Vorlagenanalyse können Sie sich über die Performance der einzelnen Vorlagen informieren. Wenn Änderungen an der Vorlage vorgenommen werden, wird diese als neue Version der Vorlage betrachtet. Auf diese Weise können Sie analysieren, was die einzelnen Versionen der Vorlage geleistet haben, und Sie erhalten eine Vorstellung davon, wie gut die implementierten Änderungen angenommen wurden. Mehr erfahren.

1. Navigieren Sie zu Setup > Customization >Templates > Email.
   
2. Klicken Sie auf die gewünschte E-Mail-Vorlage und wählen Sie die Registerkarte Analytics oder klicken Sie auf die Öffnungsrate unter der Spalte stats. Es wird ein Diagramm mit den Vorlagenstatistiken angezeigt.
   
   • Sie können zwischen den folgenden Optionen wechseln:
     
     • Öffnungsrate: Die Öffnungsrate ist der Prozentsatz, der aussagt, wie häufig die E-Mail mit der Vorlage von den Kunden geöffnet wurde.
       
     • Klickrate: Die Klickrate ist der Prozentsatz, der angibt, wie viele Klicks von den Kunden für diese bestimmte E-Mail mit der Vorlage registriert wurden.
       
     • Version: Auf der RegisterkarteVersion finden Sie eine Liste, wann und von wem eine Vorlage geändert wurde. Klicken Sie darauf, um eine Zusammenfassung der Vorlage anzuzeigen mit Details wie den verschiedenen Versionen, Öffnungsrate, Klickrate sowie wann und von wem sie erstellt wurde.
       
   • Sie können aus der Dropdown-Liste wählen, ob Sie das Diagramm basierend auf Prozentsatz, Anzahl oder Version anzeigen möchten.
     
   • Sie können wählen, ob eine bestimmte Version oder alle Versionen in der Grafik angezeigt werden sollen.
     
   • Sie können den Datumsbereich festlegen, für den die Daten im Diagramm angezeigt werden sollen.
     

E-Mail-Vorlagen sortieren und durchsuchen

Die Sortierung erleichtert Ihnen den Zugriff auf die Vorlagen, die Sie benötigen, indem sie diese an den Anfang der Liste setzt. Beispielsweise können Sie die Vorlagen so sortieren, dass die am häufigsten verwendeten Vorlagen ganz oben in der Liste erscheinen. In Zoho CRM können Sie Vorlagen nicht nur sortieren, sondern auch nach Vorlagen suchen.

• Sie haben zwei Möglichkeiten, Vorlagen nach Zeit zu sortieren.
  Um sie nach dem letzten Nutzungszeitpunkt zu sortieren, klicken Sie auf die Spalte Last Used verwendet. Mithilfe der Spalte "Zuletzt verwendet" können Sie herausfinden, welche Vorlagen am häufigsten verwendet werden.
  Um die Vorlage nach der Änderungszeit zu sortieren, klicken Sie auf die Spalte Modified Time.

Sie können Vorlagen auch nach Ihren Bedürfnissen durchsuchen und filtern.

• Mithilfe der Suchleiste können Sie über den Namen nach einer Vorlage suchen.
  
• Wählen Sie das Modul aus der Dropdown-Liste, um die Vorlagen für das jeweilige Modul anzuzeigen.
  

E-Mail-Vorlagen klonen

Möglicherweise haben Sie Vorlagen, die Sie häufig verwenden, und möchten, dass diese an den Stellen, an denen Sie Vorlagen auswählen, ganz oben in der Liste erscheinen. Zu diesem Zweck haben Sie die Möglichkeit, Vorlagen als Favoriten festzulegen, indem Sie auf den Stern vor dem Vorlagennamen klicken.

Zugehörige Vorlagen

Manchmal werden einige Vorlagen mit anderen CRM-Funktionen wie Workflow, Falleskalation und Makro verknüpft. In diesen Fällen können Sie die Funktionen, denen die Vorlage zugeordnet ist, einsehen, indem Sie auf die Schaltfläche klicken, die am Ende der Vorlagendetails erscheint.

Sie können eine Vorlage, die mit anderen Funktionen verknüpft ist, nicht direkt löschen. Falls Sie sie löschen möchten, müssen Sie die Vorlage an allen Stellen, mit denen sie verknüpft ist, entfernen und dann löschen.

Mit Vorlagenordnern arbeiten

Mit Vorlagenordnern können Sie ähnliche Vorlagen zusammenfassen. Wenn Sie eine große Anzahl von Vorlagen haben, kann die Suche nach ihnen anstrengend werden. Durch die Gruppierung ähnlicher Vorlagen können Sie an einem einzigen Ort leichter darauf zugreifen.

Neuen Ordner erstellen

Wenn Sie einen neuen Ordner erstellen, können Sie die Vorlagen kategorisieren, indem Sie ähnliche Vorlagen zu dem Ordner hinzufügen. Sie können einen Ordner nur erstellen, wenn Sie eine Vorlage speichern oder Vorlagen von einem Ordner in einen anderen verschieben möchten.

1. Erstellen einer neuen Vorlage.
   
2. Klicken Sie auf Save.
   
3. Beim Speichern der Vorlage werden Sie aufgefordert, diese in einem Ordner zu speichern. Um einen Ordner zu erstellen, klicken Sie auf + New Folder.
   
4. Geben Sie für den neuen Ordner einen Namen ein und wählen Sie aus, für wen der Ordner freigegeben werden soll.
   Sie können ihn für alle Benutzer, bestimmte Benutzer oder nur für sich selbst freigeben.
   
5. Es wird ein neuer Ordner erstellt und die Vorlage wird automatisch hinzugefügt.
   

Hinweis

• Wenn Sie beim Verschieben von Vorlagen einen Ordner erstellen möchten, klicken Sie nach dem Erstellen der Vorlage auf+ New Folder, geben die Ordnerdetails ein und klicken Sie auf Create.
  
• Sie verfügen in den E-Mail-Vorlagen über Standardordner wie "Alle Vorlagen", "Favoriten", "Zugehörige Vorlagen", "Von mir erstellt" und "Mit mir geteilt".
  Diese Ordner können nicht gelöscht oder angepasst werden.

Vorlagenordner freigeben

1. Klicken Sie auf die weiteren Optionen, die angezeigt werden, wenn Sie mit der Maus über den Vorlagenordner fahren.
   
2. Klicken Sie auf Share.
   
3. Wählen Sie im Abschnitt Share Folders, ob Sie den Ordner für alle Benutzer freigeben möchten oder nur für sich selbst, oder geben Sie einzelne Benutzer an, für die Sie ihn freigeben möchten.
   Wenn Sie sich für die Auswahl bestimmter Benutzer entschieden haben, können Sie in der Dropdown-Liste den Quelltyp und anschließend die Benutzer auswählen.
4. Klicken Sie auf Done.
   

Ordner neu ordnen

Eventuell ziehen Sie es vor, die wichtigen Ordner ganz oben in der Liste zu haben. Dafür müssen Sie die Ordner neu anordnen, indem Sie auf die SchaltflächeFolders Reorder klicken. Nach der Neuordnung klicken Sie auf Done.

E-Mail-Vorlagen verwenden

Es gibt dreizehn Instanzen, in denen Sie E-Mail-Vorlagen nutzen können. Dabei handelt es sich um:

• E-Mails senden
  
• Massen-E-Mails
  
• Massen-E-Mails planen
  
• Autoantworten
  
• Makros
  
• Workflowautomatisierung
  
• Genehmigungsprozess
  
• Eskalation von Fällen
  
• Webformulare
  
• Regeln für automatische Antworten
  
• Assistenten
  
• Blueprint
  
• CommandCenter

Sie können vor dem Versenden eine Liste mit allen verfügbaren E-Mail-Vorlagen in allen zehn Funktionen anzeigen. Sie können in der angezeigten Liste auch Vorlagen als Favoriten kennzeichnen.

Sie können auch eine Vorschau der gewünschten Vorlage anzeigen, bevor Sie sie senden. Sie erhalten hier eine konsolidierte Ansicht der Vorlagenanalyse. Der Prozentsatz von Öffnungsrate, Klickrate und Unzustellbarkeitsrate für die verschiedenen Versionen der Vorlage wird in Form eines Diagramms dargestellt.