Seitenlayouts durch ein Szenario verstehen

Hier folgt ein einfaches Szenario, in dem wir die Verwendung von Seitenlayouts in Zoho CRM demonstrieren. Anhand dieses Beispiels können Sie je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens Seitenlayouts für Ihr Unternehmen implementieren.

Nehmen wir an, dass es ein großes Handy-Vertriebs- und Dienstleistungsunternehmen namens Zylker Mobiles gibt. Dort werden brandneue Telefone verkauft und auch Serviceanfragen für Mobiltelefone bearbeitet. Der Vertrieb und Service von Mobiltelefonen folgt unterschiedlichen Prozessen.

• Die Beurteilung der Anforderungen an den Vertrieb unterscheidet sich von der der Mobiltelefon-Serviceleistungen. Während eine Anfrage nach einem Kauf eines Mobiltelefons zunächst eine Bestandsaufnahme erfordern kann, wird bei einer Anfrage nach Mobiltelefon-Service eine Problembewertung durchgeführt.
  
• Die Verantwortlichen für den Mobiltelefonvertrieb unterscheiden sich von denen für Mobiltelefon-Serviceleistungen.
  
• Die Folgeprozesse für den Mobiltelefonvertrieb unterscheiden sich von denen für Mobiltelefon-Serviceleistungen.
  

Nachfolgend finden Sie die Liste der Aktionen, denen wir folgen werden, um die Verwendung von Seitenlayouts in Zoho CRM für Zylker Mobiles zu demonstrieren.

Teil I – Seitenlayouts erstellen

• Erstellen Sie zwei Layouts – Mobiltelefonvertrieb und Mobiltelefon-Service – im Modul "Deals".
  
• Erstellen Sie die beiden Layouts mit den erforderlichen Feldern und Abschnitten. Die Geschäftsabschluss-Stufen für den Mobiltelefonvertrieb werden sich von denen des "Mobiltelefon-Service" unterscheiden.
  

Teil II – Layouts bei der Datensatzerstellung auswählen

• Demonstrieren Sie die Wahl des Layouts bei der Erstellung eines Datensatzes, sei es über Import, Webformulare, APIs oder die individuelle Erstellung eines Datensatzes.
  

Teil III – das Layoutfeld verstehen

• Erfahren Sie, wie das Layoutfeld verwendet werden kann, um layoutbasierte benutzerdefinierte Ansichten, Regeln für die automatische Verfolgung, Genehmigungsprozess und Lead-Zuweisungsregeln zu erstellen.
  

Teil IV – Workflow-Regeln einrichten

• Legen Sie Workflow-Regeln fest, die für die Layouts zum Mobiltelefonvertrieb und Mobiltelefon-Service erforderlich sind, je nach den bei Zylker Mobiles angewandten Prozessen.
  
• Demonstrieren Sie die Ausführung von Workflow-Prozessen, wie sie für die Layouts konfiguriert sind.
  

Teil V – Berichte und Dashboards erstellen

• Erstellen Sie Berichte und Dashboards für ein Modul basierend auf dem Seitenlayout.
  

So erstellen Sie ein neues Layout

1. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
   
2. Klicken Sie in der Liste der verfügbaren Module auf das Modul, für das Sie ein neues Layout erstellen möchten.
   
3. Klicken Sie auf der Seite Modullayout auf Neues Layout erstellen.
   
4. Benennen Sie das Layout – Mobiltelefonvertrieb – und fügen Sie dem Layout nach Bedarf Felder und Abschnitte hinzu.
   
5. Wenn alle Felder hinzugefügt wurden, klicken Sie auf Layout speichern.
   
6. Beim Speichern des Layouts werden Sie aufgefordert, die Berechtigungen für das Layout zu definieren. Geben Sie im Dialogfenster Layoutberechtigung die Benutzerprofile ein, die Zugriff auf das Layout haben.
   
7. Klonen Sie nun dieses Layout, indem Sie auf Neues Layout erstellen klicken.
   
   
8. Wählen Sie im Popup-Fenster Neues Layout erstellen, aus welchem Layout Sie dieses neue Layout klonen möchten.
     
   
9. Benennen Sie das Layout als Mobiltelefonservice und fügen Sie bei Bedarf neue Felder zum Layout hinzu.
     
   
10. Nachdem Sie die erforderlichen Felder erstellt haben, klicken Sie auf Layout speichern.
    
11. Beim Speichern des Layouts werden Sie aufgefordert, die Benutzerprofile einzugeben, die Zugriff auf das Layout haben. Geben Sie die Profile ein und klicken Sie auf Speichern .
    

Damit wurden die beiden Layouts des Moduls Deals – Mobiltelefonvertrieb und Mobiltelefonservice – erstellt.

Schnellerstellungsformular

In dem Layout können Sie auf der Registerkarte "Schnellerstellung" Informationen zu Nachschlagedatensätzen erfassen. Sie können das Formular anpassen, indem Sie Felder neben den systemdefinierten Standardfeldern hinzufügen. Die Schnellerstellung ist layoutspezifisch, sodass Sie für jedes Layout unterschiedliche Formulare erstellen können.

Ebenso werden im Schnellerstellungsformular Felder basierend auf den Layoutregeln ein- oder ausgeblendet. Die Felder können obligatorisch gemacht oder je nach dem vom Benutzer eingegebenen Wert angezeigt werden. Beispiel: In der Layoutregel für den Mobiltelefonservice ist angegeben, dass bei jeder Auswahl von "Reparatur" durch einen Benutzer die "Modellnummer" angezeigt werden und das Feld "Gewährleistungsfrist" obligatorisch sein muss.

Hinweis: Nur die Aktionen "Felder anzeigen" und "Obligatorische Felder festlegen" sind für das Formular "Schnellerstellung" anwendbar.

 

So fügen Sie Felder im Schnellerstellungsformular hinzu

1. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
   
2. Klicken Sie in der Liste der verfügbaren Module auf das Modul, für das Sie ein neues Layout erstellen möchten.
   
3. Klicken Sie auf der Seite Modullayout auf Schnell erstellen.
   
4. Verschieben Sie die Felder per Drag & Drop.
   
5. Klicken Sie auf Speichern.
   

Registerkarte "Detailansicht"

Die Registerkarte "Detailansicht" besteht aus zwei Komponenten: Visitenkarte und Zugehörige Liste. Sie können die Visitenkarte anpassen, indem Sie bis zu 5 Standard- oder benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Wie die Schnellerstellung ist auch die Detailansicht layoutspezifisch, sodass Sie für jedes Layout eine andere Detailansicht erstellen können. 

Sie können Felder per Drag-and-drop in den entsprechenden Abschnitt einer zugehörigen Liste verschieben, die Spalten in der Listenansicht neu anordnen oder ändern und benutzerdefinierte zugehörige Listen erstellen.

 So fügen Sie Felder in der Visitenkarte hinzu

1. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
   
2. Klicken Sie in der Liste der verfügbaren Module auf das Modul, für das Sie ein neues Layout erstellen möchten.
   
3. Klicken Sie auf der Seite Modullayout auf Detailansicht.
   
4. Klicken Sie in der Visitenkarte auf Anpassen.
   
5. Wählen Sie die Felder aus. Sie können bis zu 5 Felder auswählen.
   
6. Klicken Sie auf Fertig.
   
   
   
   Auf der Seite "Datensatzdetails" wird die angepasste Visitenkarte angezeigt.
   
   
   
   
   

So passen Sie Felder für zugehörige Listen an

1. Scrollen Sie auf der Seite Detailansicht nach unten zur zugehörigen Liste des Datensatzes. 
   
2. Klicken Sie auf Anpassen > wählen Sie die Felder aus, die angezeigt werden sollen.
   
3. Klicken Sie auf Speichern.
   Sie können auch eine neue zugehörige Liste hinzufügen, indem Sie auf das Symbol "Hinzufügen" klicken.

Layouts zu Benutzerprofilen zuweisen

Wenn Sie mehrere Layouts erstellen, können Sie steuern, wie Benutzer das Layout anzeigen und darauf zugreifen. Unter "Layout" und "Typzuweisung" können Sie reguläre Layouts oder Assistentenlayouts zu Profilen zuweisen. Siehe auch Assistenten als Standardlayout festlegen.

Neben der Zuordnung von Layouts zu Benutzerprofilen können Sie auch festlegen, welches Layout das Standardlayout für das Profil sein muss. Das Layout, zu dem ein Datensatz gehört, kann bei Bedarf jederzeit nachträglich geändert werden. 

Layouts bei der Datensatzerstellung auswählen

Nachdem Sie die Layouts erstellt haben, können Sie das Layout an verschiedenen Einstiegspunkten für den Datensatz auswählen. Einige davon werden unten erwähnt. In unserem Beispiel werden Sie bei der Erstellung eines Geschäftsabschlusses aufgefordert auszuwählen, in welchem Layout der Geschäftsabschluss erstellt werden soll.

• Datensätze einzeln erstellen
  
  
• Datensätze importieren
  
  
• Datensätze über Webformulare (Leads/Kontakte/Fälle)
  
  
• Datensätze über APIs: Wenn Datensätze über APIs in das CRM übertragen werden, werden sie in das Layout übertragen, das durch die Layout-ID in der API definiert ist. Wenn für einen Datensatz kein Layout definiert ist, wird er dem Standardlayout des Moduls zugewiesen.
  

Das Layoutfeld verstehen

Wenn Sie ein neues Layout für ein Modul erstellen, wird ein vom System generiertes Feld mit dem Namen Layout zusammen mit anderen Feldern automatisch angelegt. Das Layoutfeld trägt den Layoutnamen, unter dem der Datensatz im Layout generiert wird.
  

Da das Layoutfeld ein weiteres CRM-Feld ist, können Sie dieses Feld in verschiedenen CRM-Funktionen verwenden, wie z. B. Erstellung benutzerdefinierter Ansichten, Automatisierung der Datensatzzuweisung, Genehmigungsprozess und Regeln für die automatische Verfolgung.

Benutzerdefinierte Ansichten erstellen

Sie können benutzerdefinierte Ansichten basierend auf dem Layout erstellen. Beispielsweise ermöglicht eine benutzerdefinierte Ansicht mit dem Namen Geschäftsabschlüsse Mobiltelefonservice  Benutzern, alle Datensätze, die zum Layout Mobiltelefonservice gehören, leicht zu überblicken.

Regeln für die automatische Verfolgung

 

Regeln für die Lead-Zuweisung

Sie können die Zuweisung von Leads, Kontakten, Fällen zu CRM-Benutzern basierend auf dem Layout, zu dem sie gehören, automatisieren. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, die besagt, dass alle Leads, die zum Layout Mobiltelefonvertrieb gehören, einem bestimmten Vertriebsmitarbeiter zugewiesen werden sollen.
  

Auf diese Weise werden Leads, die über Webformulare und andere Drittanbieterintegrationen wie Google Ads eingehen, automatisch dem in der Zuweisungsregel genannten Benutzer zugewiesen. Wenn eine Zuweisungsregel nicht erwähnt wird, wird der Datensatz automatisch dem Standardlayout für das Modul zugewiesen.

Genehmigungsprozess automatisieren

Sie können auch die Übermittlung von Datensätzen aus einem bestimmten Layout zur Genehmigung durch Manager automatisieren.
  

Workflow-Regeln einrichten

Zylker Mobiles erfordert die Automatisierung mehrerer Prozesse für die Module "Deals". Nachfolgend sind einige von ihnen aufgeführt.

• Immer, wenn die Geschäftsabschluss-Stufe im Layout Mobiltelefonvertrieb abgeschlossen (gewonnen) lautet, wird Charles Stone eine Aufgabe mit dem Namen "QA und Versand initiieren" zugewiesen.
  
• Immer, wenn die Geschäftsabschluss-Stufe im Layout Mobiltelefon-Service abgeschlossen (gewonnen) lautet, wird Fathima Yilmaz eine Aufgabe namens "Service initiieren" zugewiesen.
  
• Wenn die Geschäftsabschluss-Stufe auf Problembewertung aktualisiert wird, wird eine Nachricht an den verknüpften Kontakt gesendet– "Ihre Anfrage wird geprüft".
  
• Wenn das Feld "Grund für die Rückgabe" im Layout "Mobiltelefonvertrieb" auf "Fehlerhaftes Gerät" aktualisiert wird, wird der Datensatz automatisch von "Mobiltelefonvertrieb" in das Layout "Mobiltelefon-Service" verschoben.
  

Wenn Sie sich diese Prozesse ansehen, sind die meisten davon vom Layout abhängig. Sehen wir uns an, wie man in jedem dieser Fälle Workflow-Regeln erstellt.

Immer, wenn die Geschäftsabschlussphase im Layout Mobiltelefonvertrieb "Abgeschlossen, gewonnen" lautet, wird Charles Stone eine Aufgabe mit dem Namen "QA und Versand initiieren" zugewiesen. 

Wählen Sie diese Option aus, um eine Datensatzaktion auszuführen. Wählen Sie als Regelauslöser Bearbeiten aus.

 Stellen Sie die Regelkriterien wie folgt ein:

• Phase ist abgeschlossen (gewonnen)
  
  UND
  
• Layout ist "Mobiltelefonvertrieb"
  
  

Auf diese Weise wird die Workflow-Regel nur dann ausgeführt, wenn beide Kriterien erfüllt sind. Dadurch wird sichergestellt, dass die Aufgabe nur angelegt wird, wenn ein Geschäftsabschluss aus dem Layout "Mobiltelefonvertrieb" auf "Abgeschlossen, gewonnen" aktualisiert wird. 

Weisen Sie eine Aufgabe – QA und Versand initiieren – dem jeweiligen Vertriebsmitarbeiter – in diesem Fall Charles Stone – zu.

Wenn Zylker Mobiles nun einen Mobiltelefon-Geschäftsabschluss erzielt, wird Charles Stone automatisch eine Aufgabe zugewiesen, damit er den Versand einleiten kann.

Ergebnis der Regel 

Die Geschäftsabschlussphase Großer Geschäftsabschluss – April im Layout Mobiltelefonvertrieb wurde auf Abgeschlossen, gewonnen aktualisiert.

Die Aufgabe QA und Versand initiieren wird nun automatisch Charles Stone zugewiesen.

  

Betrachten wir auch, wie die Workflow-Prozesse für den Rest der Fälle konfiguriert sind.

Immer wenn die Geschäftsabschlussphase im Layout Mobiltelefonservice "Abgeschlossen, gewonnen" lautet, wird Fathima Yilmaz die Aufgabe "Service initiieren" zugewiesen.

Dies ist vergleichbar mit dem vorherigen Fall. Der einzige Unterschied besteht darin, dass in den Regelkriterien anstelle des Layouts "Mobiltelefonvertrieb" das Layout "Mobiltelefon-Service" steht und dann eine Aufgabe für Fathima Yilmaz erstellt wird.

Auf diese Weise wird Fathima Yilmaz, wenn Zylker Mobiles einen Mobiltelefon-Service-Geschäftsabschluss erzielt, automatisch eine Aufgabe zugewiesen, damit sie den Service einleiten kann.

Ergebnis der Regel  

Die Geschäftsabschlussphase Service – Großauftrag aus dem Layout "Mobiltelefonservice" wurde auf Abgeschlossen, gewonnen aktualisiert. Die Aufgabe Service initiieren wird nun automatisch Fathima Yilmaz zugewiesen.

Wenn die Geschäftsabschlussphase auf Problembewertung aktualisiert wird, wird eine Nachricht an den verknüpften Kontakt gesendet – "Ihre Anfrage wird geprüft".

In diesem Fall ist es nicht erforderlich, dass Sie den Layouttyp in den Regelkriterien angeben, da diese Phase in unserem Beispiel nur im Layout "Mobiltelefonservice" vorkommt.

Ergebnis der Regel 

Eine sehr leistungsstarke Funktion von Layouts ist, dass Sie die Verschiebung eines Datensatzes von einem Layout zu einem anderen automatisieren können, indem Sie eine einfache Workflow-Regel für die Feldaktualisierung schreiben. Betrachten wir diesen Fall mit einem Beispiel.

Kunden können manchmal Mobiltelefone, die sie gekauft haben, aus verschiedenen Gründen zurückgeben. In den meisten Fällen ist der Grund für die Rückgabe, dass das Gerät defekt war. Daher wird bei Zylker Mobiles beschlossen, die Rückgabe fehlerhafter Geräte automatisch aus dem Layout Mobiltelefonvertrieb in den Abschnitt Mobiltelefonservice zu verschieben.

Nehmen wir an, es gibt ein Feld namens "Grund für die Rückgabe" im Layout "Mobiltelefonvertrieb". Wenn dieses Feld auf "Fehlerhaftes Gerät" aktualisiert wird, sollte das Layout auf "Mobiltelefon-Service" aktualisiert werden.

Ergebnis der Regel 

Wenn nun das Feld Grund für die Rückgabe auf Fehlerhaftes Gerät aktualisiert wird, wird der Datensatz automatisch in das Layout Mobiltelefonservice verschoben.

Berichte auf Grundlage mehrerer Layouts erstellen

Sie können auch Berichte und Dashboards für ein Modul erstellen, die auf den verschiedenen Layouts basieren, die für das Modul erstellt wurden. Beispielsweise möchte das Team von Zylker Mobiles die Summe der Geschäftsabschlüsse im Layout "Mobiltelefon-Service" im Vergleich zum Layout "Mobiltelefonvertrieb" erfahren.

Hier sehen Sie einen Zusammenfassungsbericht über Geschäftsabschlüsse, die basierend auf dem Layout und den entsprechenden Aktivitätsinformationen gruppiert sind. 

Hier ist der Bericht:
  

Aus dem Bericht heraus können Sie auch ein Dashboard für die gleichen Informationen erstellen.