Daten in ein Modul importieren

Importieren Sie alle Datensätze, deren Eigentümer Benutzer in Ihrem Unternehmen sind (zugeordnet), einschließlich der Datensätze, deren Eigentümer Sie sind.

So importieren Sie Daten

1. Klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte [Modul] (z. B. "Leads", "Contacts", "Accounts" usw.).
   
2. Klicken Sie auf der Seite [Module] Home  auf Import Leads[Records] in der Dropdown-Liste Create Lead.
   
   
   
3. Klicken Sie auf Browse, um die Datei hochzuladen, oder verschieben Sie die Datei per Drag-and-Drop in den Abschnitt From File.
   
   Die Zeichencodierung wird automatisch erkannt.
   
   
   
4. Ändern Sie ggf. die Zeichencodierung über die Dropdown-Liste, und klicken Sie auf Next.
   
   
   
5. Wählen Sie das Layout aus, in das Sie die Datensätze importieren möchten.  Siehe auch Seitenlayouts 
   
   Wenn Sie kein Layout erstellt haben, werden die Datensätze in das Standardlayout importiert und ist die Option zum Auswählen eines Layouts nicht verfügbar.
   
6. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus.
   
   • Als neue [Datensätze] hinzufügen: Mit dieser Option werden alle Datensätze in der Importdatei in Zoho CRM importiert.
     
     Wählen Sie in der Dropdown-Liste Record ID  oder  Email/Record Name aus. Zur Vermeidung doppelter Datensätze haben Sie die zusätzliche Möglichkeit, Datensätze zu überspringen, die mit vorhandenen Datensätzen in Zoho CRM übereinstimmen. Die Datensätze können auf Grundlage der Datensatz-ID, des Namens oder der E-Mail-Adresse (bzw. des betreffenden Felds in dem Modul) gefiltert werden.
     
     
     
   • Nur vorhandene [Datensätze] aktualisieren: Wählen Sie diese Option aus, um nur vorhandene Datensätze zu ändern.
     
     Wählen Sie Record ID oder Email/Record Name aus der Dropdown-Liste aus, um vorhandene Datensätze zu finden, die mit Datensätzen in der Importdatei übereinstimmen. Mit dieser Option können Sie nach vorhandenen Datensätzen filtern, die aktualisiert werden müssen. Zusätzlich können Sie festlegen, die Aktualisierung mit leeren Werten in den Datensätzen zu überspringen. Beispiel: Nehmen wir an, Ihr CRM-Datensatz enthält den Wert "Gastgewerbe" für das Feld "Branche" und die Importdatei enthält für das gleiche Feld KEINEN Wert. Wenn Sie beim Importieren der Daten aus der Datei die Option Skip updating empty values auswählen, wird der leere Wert nicht überschrieben, und der Wert im Feld "Industry" bleibt unverändert. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit eines Datenverlusts verringert.
     
     
     
   • Beide: Wählen Sie diese Option aus, um den neuen Datensatz hinzuzufügen sowie vorhandene Datensätze mit den Änderungen zu aktualisieren.
     
     Wählen Sie Record ID oder Email/Record Name aus der Dropdown-Liste aus, um vorhandene Datensätze zu finden, die mit Datensätzen in der Importdatei übereinstimmen. Mit dieser Option können Sie nach vorhandenen Datensätzen filtern, die aktualisiert werden müssen. Sie können auch festlegen, eine Aktualisierung der Datensätze in Zoho CRM mit leeren Werten aus der Importdatei zu überspringen.
     
7. Klicken Sie auf Weiter.
   
8. Ordnen Sie Felder aus der Importdatei denen in Zoho CRM zu.
   

   
   
   Die Daten aus den ersten drei Spalten in der Importdatei sind verfügbar. Auf der Grundlage dieser Daten werden Formate für ein bestimmtes Feld hinzugefügt. Dieses Format kann ggf. bearbeitet werden.
   
   • Klicken Sie auf Create New Fields, wenn Sie benutzerdefinierte Felder benötigen, die nicht bereits in Ihrem CRM-Konto verfügbar sind.
     
   • Klicken Sie auf Mapped und Unmapped, um die Spalten anzuzeigen, die Feldern in Zoho CRM zugeordnet bzw. nicht zugeordnet sind.
     
   • Klicken Sie auf den Link Reset Field Mapping, um die Zuordnung neu zu erstellen.
     
     Alle bisher vorgenommenen Zuordnungen werden entfernt, und Sie können von vorne beginnen.
     
   • Klicken Sie auf den Link Apply Auto Mapping, um CRM die Zuordnung der Importspalten zu den entsprechenden Feldern zu überlassen.
     
     Das System identifiziert die Spalten, die den CRM-Feldern entsprechen, und ordnet sie automatisch zu. 
     
     
   • Bewegen Sie den Mauszeiger über das Feld und geben Sie die Feldwerte in das Feld Leere Werte ersetzen ein.
     Manchmal hat das Feld in einer Importdatei keinen Wert. Wenn das Feld in CRM als Pflichtfeld markiert ist, wird der Datensatz nicht importiert, da kein Wert vorhanden ist. Um solche Situationen zu vermeiden, können Sie einen alternativen Wert angeben, der das leere Feld ersetzt. 
     Nehmen wir beispielsweise an, Sie haben das Feld Last Name aus der Datei mit dem Pflichtfeld "Last Name" im Modul Leads verknüpft. Ohne Feldwert wird der Datensatz daher beim Importvorgang übersprungen. Um dies zu vermeiden, können Sie einen Wert angeben, der das leere Feld Last Name ersetzt. 
      
   • Bewegen Sie den Mauszeiger über das Feld und klicken Sie auf das Symbol Add (+) neben der Feldbezeichnung und ordnen Sie in CRM mehrere Felder mit einem einzigen Feld aus der Datei zu. Wenn beispielsweise die Billing Address gleich der Shipping Address ist, können Sie beide CRM-Felder den entsprechenden Feldern aus der Datei zuordnen. 
     
   • Klicken Sie auf die Registerkarte Standardwerte zuweisen und wählen Sie die CRM-Felder mit den entsprechenden Standardfeldwerten aus. Sobald die Werte angegeben wurden, haben alle Datensätze den Feldwert, den Sie als Standardwert angegeben haben.
     Nehmen wir beispielsweise an, Sie importieren einen Satz von Datensätzen in das Modul Leads, wo Sie einen geeigneten Lead Owner  festlegen und die importierten Datensätze kennzeichnen möchten. Über die Registerkarte Assign Default Values können Sie die FelderLead Owner undTag Name und ihre Feldwerte aus CRM auswählen. Diese Werte werden standardmäßig allen Datensätzen hinzugefügt. 
     
9. Klicken Sie auf Next.
   
10. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Assign owner based on Assignment Rules, und wählen Sie aus der Dropdown-Liste eine Zuweisungsregel aus, oder klicken Sie auf Create Assignment Rules, um eine neue Zuweisungsregel zu erstellen.
    
11. Aktivieren Sie die Option Trigger configured automations and processes for new and updated records, um die Durchführung von Aktionen für Datensätze zuzulassen, die durch den Import erstellt oder aktualisiert werden.
    

    Hinweis: Datumsbasierte Workflows werden ausgelöst, auch wenn "Trigger configured automation..." nicht aktiviert ist, da sie auf Basis von Daten arbeiten. Beispielsweise wird ein Workflow, der auf "created date" gesetzt ist, während des Imports aktiviert.

    
    
12. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Assign follow-up tasks eine Aufgabe aus oder erstellen Sie eine neue Aufgabe, indem Sie aufCreate Workflow Task klicken.  
    
13. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Enable Manual Lead Approval.
    
    Die Datensätze werden manuell durch den Administrator genehmigt, bevor sie bestimmten Benutzern zugewiesen werden. Diese Option ist für alle vordefinierten und benutzerdefinierten Module verfügbar.  Siehe auch Datensätze zulassen
    
    
14. Klicken Sie auf Finish.
    
    Die Importaktion wird gestartet. 
    

Hinweis

• Wählen Sie die [Module ID] im Feld Find existing using nur aus, wenn Sie Datensätze, die aus Zoho CRM exportiert wurden, reimportieren möchten. Das Feld [Module ID] wird von Zoho CRM generiert und ist daher in Zoho CRM eindeutig. Daher eignet es sich ideal als Auswahl für ein eindeutiges Feld, wenn Sie eine Reihe an Datensätzen von Zoho CRM zu einer Kalkulationstabelle exportieren, einige Änderungen vornehmen und die Datensätze erneut importieren möchten. Wenn Sie in diesem Fall die [Module ID] als eindeutiges Feld auswählen und die vorhandenen Datensätze aktualisieren möchten, werden die übereinstimmenden Datensätze nahtlos aktualisiert. Die Auswahl der [Module ID] als eindeutiges Feld kann in anderen Fällen zu Duplikaten von Datensätzen führen.
  
• Die eindeutigen Felder unterscheiden nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung. Das heißt, wenn der Wert des eindeutigen Felds in der Importdatei "ABC" und im vorhandenen Datensatz "abc" lautet, identifiziert Zoho CRM dies immer noch als Übereinstimmung.
  
• Sobald der Importvorgang begonnen hat, können Sie ihn nicht mehr abbrechen.
  
• Wenn Sie beim Importieren eine Workflow-Aufgabe auswählen, ist die Option Notify Assignee in der ausgewählten Workflow-Aufgabe nicht anwendbar.
• Für die folgenden Felder können keine Standardfeldwerte angegeben werden:
  

• Beschreibung
  

• Dauer des Anrufs
  

• Auto-Nummer
  

• Eindeutige Felder
  

• Formelfelder
  

• Suche mit Mehrfachauswahl
  

• Ein Feld, für das Sie bereits eine Zuweisung vorgenommen haben, wird überschrieben, wenn ihm Standardwerte zugewiesen werden.
  

• Die Option "Automatisierung und Prozessverwaltung auslösen" wird nur angezeigt, wenn die Importdatei weniger als 10.000 Zeilen enthält. Wenn die Option nicht angezeigt wird, bedeutet dies, dass Ihre Importdatei mehr als 10.000 Zeilen enthält.
  

• Der Automatisierungsprozess wird nicht unbedingt abgeschlossen, nachdem alle Datensätze importiert wurden. Es kann einige Zeit dauern, bis die Automatisierung abgeschlossen ist.