Der Aufbau eines Prozesses ist weitgehend ein 3-stufiges Verfahren.
Was bedeutet der obige Prozessablauf?
Dies ist eine bildliche Darstellung des Follow-up-Prozesses für einen Geschäftsabschluss, der bei Zylker Inc. verfolgt wird. Deals, die in diesen Prozess eintreten, durchlaufen jede Phase in der in der Abbildung dargestellten Reihenfolge.
"Übergang" bezieht sich auf die Statusänderung in einem Prozess. Er ist das Bindeglied zwischen zwei Status mit klar definierten Bedingungen für den Übergang. Ein Übergang besteht aus drei Teilen – Vorher, Während und Nachher.
Betrachten wir zum Beispiel den Übergang zwischen den Status Qualifiziert und Verhandlung abgeschlossen. Lassen Sie uns dies Verhandeln nennen. Im Beispiel von Zylker folgen einige Richtlinien, die bei der Konfiguration der Übergangseinstellungen in diesem Szenario zu beachten sind.
Hinweis: Der Name des Übergangs kann bis zu 50 Zeichen lang sein.
Im Folgenden sehen Sie, wie wir all diese Punkte im Bauplan berücksichtigen können.
In diesem Abschnitt werden die Übergangsverantwortlichen beim Abschluss einer bestimmten Phase eines Prozesses unterstützt, indem sie aufgefordert werden, bestimmte Felder, Notizen, Anhänge und andere Informationen kontextbezogen einzugeben. Beispielsweise können Vertriebsmitarbeiter im Rahmen des Follow-up-Prozesses eines Geschäftsabschlusses aufgefordert werden, den Rabattprozentsatz einzugeben, Notizen zu machen und einige Verkaufsbelege gemäß der Richtlinie des Unternehmens anzuhängen. In einem solchen Fall können alle diese Details im Abschnitt Während des Übergangs des Übergangs Verhandlung festgelegt werden.
Im Folgenden finden Sie die Details, die Sie im Abschnitt "Während des Übergangs" vorschreiben können.
So machen Sie Felder des Bauplan-Moduls und verwandte Module obligatorisch
So machen Sie Felder des Bauplan-Moduls und verwandte Module obligatorisch
Die Checkliste ist Teil der Phase "Während des Übergangs". Wenn sie vom Vorgesetzten oder dem Prozessarchitekten konfiguriert wird, wird sie den berechtigten Übergangsverantwortlichen anzeigt.
So können beispielsweise in unserem Follow-up-Prozess für Geschäftsabschlüsse die folgenden Punkte Teil einer Checkliste für den Übergang "Verhandlung" sein.
So machen Sie Checklisten obligatorisch
Sobald der Rabatt genehmigt wurde und sich der Geschäftsabschluss in der Phase "Vertrag" befindet, können Sie beispielsweise vorsehen, dass die Vertriebsmitarbeiter das Angebot verknüpfen und einen Anruf bei dem Kunden planen, um mit den gesetzlichen Anforderungen fortzufahren. Hier können Sie also die Aufgabenerstellung und die Bestellverknüpfung obligatorisch machen.
Dies ist dann kontextabhängig und unterstützt die Vertriebsteams dabei, einen möglicherweise zu arbeitsintensiven Prozess in kleinere Teile und machbare Aktionspunkte aufzuteilen.
So machen Sie die Erstellung von zugehörigen Elementen obligatorisch
So fügen Sie eine Nachricht an Übergangsverantwortliche hinzu
So machen Sie Notizen obligatorisch
So machen Sie Anhänge obligatorisch
Definieren Sie Aktionen, die nach Abschluss des Übergangs automatisiert werden sollen. Folgende Aktionen können im Abschnitt "Nach dem Übergang" automatisiert werden:
Im Beispiel Zylker muss eine E-Mail-Benachrichtigung an den Vertriebsmanager automatisiert werden, wenn ein Geschäftsabschluss zur Genehmigung von Rabatten eingereicht wird. Wählen Sie daher E-Mail-Benachrichtigungen, und verknüpfen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage.
In ähnlicher Weise können Sie für jeden Übergang bis zum Ende des Prozesses Bedingungen erstellen.
Ein gemeinsamer Übergang ist ein Übergang, der von allen Status in einem Prozess aus durchgeführt werden kann.
Um dies zu ermöglichen, müssen Sie aus Geschäftsabschluss verloren einen gemeinsamen Übergang machen, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren, wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist. Danach sehen Sie den Übergang Geschäftsabschluss verloren in allen Status.
Bei der Zusammenstellung eines Bauplans für Ihren Vertriebsprozess müssen Sie unter Umständen mehrmals Änderungen vornehmen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Zoho CRM bietet eine Testumgebung namens Sandbox an, in der Sie überprüfen können, wie Ihr Bauplan funktioniert, ohne die Testdaten live zu schalten.
Siehe auch: Sandbox
Im folgenden Folienset finden Sie beispielhafte Prozessabläufe für Unternehmen aus verschiedenen Branchen wie Bildung, Immobilien, Versicherungen, Banken und Finanzen. Dies sind generische Prozessabläufe, auf deren Grundlage Sie mit der Gestaltung Ihrer eigenen Bauplans beginnen können. Sie können die Status, Übergänge und Abläufe basierend auf Ihren individuellen Anforderungen optimieren. Beginnen Sie jetzt mit dem Durchsuchen der Galerie.