Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1

Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1



Beste Community leden,

Zoals jullie weten hebben we in Nederland een woningtekort. Een oplossing hiervoor is de hoogbouw. Echter, om de de hoogte in te gaan moet er ook voor de juiste faciliteiten in flats worden gezorgd. Problemen kunnen we allemaal wel bedenken: de afvoer raakt verstopt, de lift is defect of het warme water werkt niet. Om dit op te lossen hebben we verschillende mensen nodig: een elektricien, loodgieter, rioolservice.

We willen natuurlijk dat onze problemen zo snel mogelijk kunnen worden opgelost. Dit kan gemakkelijk gedaan worden door het proces uit te schrijven en dit te automatiseren. Aan de hand van een voorbeeld zullen we jullie uitleggen om het proces te automatiseren met Zoho Desk.

De Zalmhaventoren, het hoogste gebouw van Nederland, bevat maar liefst 256 appartementen. Stel dat de verlichting van verdieping 49 ineens niet meer werkt, je wilt dit zo snel mogelijk melden, zodat het gerepareerd kan worden. Dit kan door bijvoorbeeld op elke verdieping en elke kamer een specifieke QR code op te hangen. Door de QR code te scannen kun je je probleem melden en zal de desbetreffende partij een melding ontvangen, in dit geval de elektricien. De elektricien zal binnen 24 uur langskomen om het probleem op te lossen.

Hoe ziet dit er nou uit in Zoho Desk?
  1. Binnenkomst van probleem en toewijzing naar de juiste afdeling
  2. Melding naar de juiste persoon
  3. 24 uur de tijd om het probleem op te lossen anders een escalatie.
Zoho App Mapping


Vereisten


Aanbevolen applicatie van Zoho

Klacht invoer

Zoho Forms


Toewijzen van agenten en probleem escalatie


Zoho Desk



Deze use case kan worden opgelost door gebruik te maken van Zoho Forms en Zoho Desk, waarbij Zoho Forms kan worden gebruikt om het klachtenformulier te maken en Zoho Desk de verzamelplaats is voor alle klachten als tickets.



Het proces verloopt als volgt:
Een huurder scant de QR-code die beschikbaar is op elke verdieping van het gebouw om toegang te krijgen tot het klachtenformulier (dat is aangemaakt in Zoho Forms), om een klacht in te dienen. Zodra de huurder het formulier indient, wordt een ticket aangemaakt (in Zoho Desk) voor de klacht. Het aangemaakte ticket wordt toegewezen aan één van de medewerkers met behulp van de Round Robin toewijzingsregel. Zodra het ticket is toegewezen, ontvangen zowel de huurder als de medewerker aan wie het ticket is toegewezen een notificatie met relevante details. Vervolgens zal de medewerker het probleem aanpakken door de geschikte technici te sturen om het gemelde probleem op te lossen.


Er kan een eenvoudig formulier met alleen een naam en e-mailadres worden gemaakt of een complex formulier dat meerdere velden bevat om gedetailleerde informatie vast te leggen, zoals de problemen waarmee de huurder wordt geconfronteerd, de prioriteit van het probleem en enkele andere redenen kunnen ook gemakkelijk in Zoho Forms worden gemaakt.

Zoho Forms
Zoho Forms is een eenvoudig te gebruiken tool om formulieren te maken, zonder dat er downloads of installaties nodig zijn. Je kunt een formulier maken, delen en beginnen met het verzamelen van gegevens in slechts enkele minuten. Zoho Forms is toegankelijk vanaf laptops, tablets en mobiele telefoons.

Klachtenformulier maken in Zoho Forms



Met Zoho Forms kun je formulieren maken met een eenvoudige drag-and-drop optie.

- Begin met het geven van een formuliernaam (de gebruiker wordt doorgestuurd naar een formulierbouwpagina).
- Voeg de nodige velden toe om informatie van je huurders te verzamelen.
- Sla het formulier op.

Zoho Forms biedt kant-en-klare formulieren die geschikt zijn voor verschillende gelegenheden. Een nieuw formulier kan binnen enkele seconden worden gemaakt met behulp van deze sjablonen.

Klachtenformulier


Een URL en een QR-code worden gegenereerd voor het aangemaakte formulier onder het tabblad Delen, dat in een png-vorm kan worden gedownload. De gedownloade QR-code kan worden afgedrukt en op alle muren van elke verdieping van het appartement worden geplakt voor de huurders.


De volgende stap is het integreren van Zoho Forms met Zoho Desk. Dit lees je in de volgende Tips & Tricks van Zoho Desk.

    • Sticky Posts

    • Doe mee aan de Zoho Desk Meetup op 7 maart in Antwerpen

      Beste Community leden, Wij nodigen jullie graag uit voor de Community Meetup van Zoho Desk! Op 7 maart komen we bij elkaar in Antwerpen, samen met een klant en de Zoho Experts van Brainsolutions. Onze experts zullen een live demo presenteren en jouw vragen

    • Doe mee aan de Zoho Desk Meetup op 16 Februari in Utrecht

      Beste Community leden, Wij nodigen jullie graag uit voor de Community Meetup voor Zoho Desk! Op 16 februari komen we bij elkaar in Utrecht, samen met Fleetkennis en de Zoho Expert van Mobile XL. Onze experts zullen een live demo presenteren en jouw vragen

    • Wat is er nieuw in Zoho Desk 2023

      Beste Community leden, Hoeveel je ook van je klanten en je werk houdt, als klantenservice medewerker zul je zeker een aantal zware dagen tegenkomen. We hebben het dan over de dagen dat je een paar keer op de snooze-knop drukt, koffie morst op je favoriete

    • Tips & Tricks #10 Automatiseren met Zoho Desk Deel 2

      In deel 1 van het automatiseren met Zoho Desk las je een use case over een probleem in een appartementencomplex en hoe dit door gebruik te maken van Zoho Forms en Zoho Desk kan worden opgelost. In deel 2 lees je meer over het integreren van Zoho Forms

    • Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1

      Beste Community leden, Zoals jullie weten hebben we in Nederland een woningtekort. Een oplossing hiervoor is de hoogbouw. Echter, om de de hoogte in te gaan moet er ook voor de juiste faciliteiten in flats worden gezorgd. Problemen kunnen we allemaal

    • Recent Topics

    • doubts about customer happiness in zoho desk

      Good afternoon, Desk community. The reason for my message is that I have a question regarding the customer satisfaction surveys we can ask our clients to rate our service. I know that in Desk, you can activate Customer Happiness to send a survey to the

    • COQL API in JS Widget only pulling 200 records

      Hello! We've been building a custom homepage widget using the Zoho JS SDK, and it seems that this https://help.zwidgets.com/help/latest/ZOHO.CRM.API.html#.coql only allows 200 records. I thought the limit was 2000 for COQL queries, but am I mistaken?

    • Standard Description Field - Can I change label or add dd tooltip

      Is there a way fo you guys to allow the customer to change the label name for the description field in the customer portal when submitting tickets. Or at least allow us to add a tooltip to clarify what description we need from them. I know I can create my own separate multi line description field but if I do that, it doesn't have the nice toolbar with Bold, Italic, Underline, color, font, indent, etc. Can you please allow us to add a tooltip to the zoho standard description field?

    • Introducing parent-child ticketing in Zoho Desk [Early access]

      Hello Zoho Desk users! We have introduced the parent-child ticketing system to help customer service teams ensure efficient resolution of issues involving multiple, related tickets. You can now combine repetitive and interconnected tickets into parent-child

    • Ability to CC on a mass email

      Ability to CC someone on a mass email.

    • Different Task Layouts for Subtasks

      I was wondering how it would be possible for a subtask to have a different task layout to the parent task.

    • Compensation | Salary Packages - Hourly Wage Needed

      The US Bureau of Labor Statistics says 55.7% of all workers in the US are paid by the hour. I don't know how that compares to the rest of the world, but I would think that this alone would justify the need for having an hourly-based salary package option.

    • Customizing Helpcenter texts

      I’m customizing the Zoho Desk Help Center and I’d like to change the wording of the standard widgets – for example, the text in the “Submit Ticket” banner that appears in the footer, or other built-in widget labels and messages. So far, I haven’t found

    • Ability to Edit Ticket Subject when Splitting a Ticket

      Often someone will make an additional or new request within an existing ticket that requires we split the ticket. The annoying part is that the new ticket maintains the subject of the original ticket after the split so when the new ticket email notification

    • Automatically Update Form Attachment Service with Newly added Fields

      Hi, When I have a Form Setup and connected to a 3rd Party Service such as OneDrive for Form Attachments, when I later add a new Upload Field I have to remove and redo the entire 3rd Party Setup from scratch. This needs to be improved, such as when new

    • Reopen ticket on specific date/time

      Is there a way that we can close a ticket and setup a reopen of that ticket on a specific date and time? (without using the "on hold" ticket option)

    • Column letter from number

      Hello, I am trying to select a cell and i have the column number. How do i do this or is there a way of getting the letter from the number? Thank you

    • API credit COQL COUNT

      The docs describe API credits in COQL from the LIMIT perspective: https://www.zoho.com/crm/developer/docs/api/v8/COQL-Overview.html When using aggregate functions such as `COUNT` or `SUM`, is that billed as 1 API credit?

    • Weekly Tips : Save Time with Saved Search

      Let's assume your work requires you to regularly check emails from important clients that have attachments and were sent within a specific time period. Instead of entering the same conditions every time—like sender, date range, and attachments included—you

    • Remove 'This is an automated mail from Zoho Sign' in footer

      Hi there, Is it possible to remove or change the text under the e-mail templates? I can't figure out how to do that: Would love to hear from you. Kind regards, Tristan

    • Organize and manage PDFs with Zoho PDF Editor's dashboard

      Hello users, Zoho PDF Editor's dashboard is a one-stop place to upload, sort, share PDF files, and more. This article will explore the various capabilities that Zoho PDF Editor's dashboard offers. A few highlights of Zoho PDF Editor's dashboard: Upload

    • Custom function return type

      Hi, How do I create a custom deluge function in Zoho CRM that returns a string? e.g. Setup->Workflow->Custom Functions->Configure->Write own During create or edit of the function I don't see a way to change the default 'void' to anything else. Adding

    • Passing Info from Function to Client Script

      Hello, I have recently started making use of client script for buttons, allowing me to give the user information or warnings before they proceed. This is great. However, I have never quite managed to pass back any extra information from the function to

    • Drag 'n' Drop Fields to a Sub-Form and "Move Field To" Option

      Hi, I would like to be able to move fields from the Main Page to a Sub-Form or from a Sub-Form to either the Main Page or another Sub-Form. Today if you change the design you have to delete and recreate every field, not just move them. Would be nice to

    • Zoho Payroll for Canada

      Is anyone else having problems getting setup for Canada?

    • Passing the CRM

      Hi, I am hoping someone can help. I have a zoho form that has a CRM lookup field. I was hoping to send this to my publicly to clients via a text message and the form then attaches the signed form back to the custom module. This work absolutely fine when

    • One Contact with Multiple Accounts with Portal enabled

      I have a contact that manages different accounts, so he needs to see the invoices of all the companies he manage in Portal but I found it not possible.. any idea? I tried to set different customers with the same email contact with the portal enabled and

    • User Automation: User based workflow rules & webhooks

      User management is an undeniable part of project management and requires adequate monitoring. As teams grow and projects multiply, manual coordination for updating users & permissions becomes difficult and can give way to errors. User automation in Zoho

    • Disable Zoho Contacts

      We don't want to use this app... How can we disable it?

    • Default Ticket View - Table?

      Guys, We mostly use the table view to queue tickets. Maybe I am missing it - but how can I set that view as 'default" for all our agents? Thanks JV

    • Zoho One IS BUGGY

      Here are some things that just don't work: - Disabling applications from certain Spaces - Adding users (probably only for me) - Renaming applications in Zoho One Portal (fixed by now) - Reordering applications in Spaces When I try to reorder: It feels

    • Paid Support Plans with Automated Billing

      We (like many others, I'm sure) are designing or have paid support plans. Our design involves a given number of support hours in each plan. Here are my questions: 1) Are there any plans to add time-based plans in the Zoho Desk Support Plans feature? The

    • Merge Fields that previously worked are now giving an Error!

      Saving a URL Link button on the Deal module. The below fields used to save without issue at all, but now produce an error of "URL contains unsupported merge field!" ${Contacts.Mailing Street} ${Contacts.Mailing City} ${Contacts.Mailing State} ${Contacts.Mailing

    • Clarification on Zoho Forms 1-User Plan: Multiple Submitters and Approvers

      Question Content (Copy–Paste Ready) Hello Zoho Team, I would like clarification regarding Zoho Forms pricing and user limits. I am planning to subscribe to the ₹700/month (1 user) plan. My use case is as follows: Only 1 person (myself) will create and

    • CRM Cadences recognise auto-responses

      I have leads in a Cadence. I get an auto-responder reply "I'm out of the office..." Normally Cadences seems to know that isn't a real reply and keeps the lead enrolled in the cadence. However, today, Cadences has UNENROLLED a Lead who sent an auto-reponse

    • App for Mac OS X please!

      It would be awesome to have a mail app for Mac OS X that included all the cool features such as steams, calendar, tasks, contacts, etc. Most people prefer native apps, rather than running it through a web browser. I know that we can use the IMAP, CalDAV,

    • Facing Issues with Sites Mobile font sizes

      my page renediaz.com is facing issues mobile view, when i try to lower font sizes in home page, instead of changing the size, it changes the line space

    • Zoho Books Payroll

      How am I supposed to do payroll and pay my employees with Zoho Books? I think it's pretty strange that an accounting software doesn't have the ability to perform one of the most common functions in business; paying your employees. Am I missing something,

    • 60 Days Into Zoho - Tiktok Branding Startup -7 Questions?!

      Wsp Everybody I co-own a TikTok Branding / Consulting Startup & have been using Zoho for the past 60 days - Am now looking to make our overall operations & processes more Efficient & Effective! Curious to know how others are using the platform & what's

    • Notifications in Cliq client for Linux

      If I got it right, Cliq desktop client for Linux does not use the generally accepted notification method via org.freedesktop.Notification interface. For this reason, Cliq notifications do not look and behave as all other notifications. Is it possible

    • Canvas templates can now be shared with different CRM organizations

      ----------------------------------------Moderated on 14th February, 2023------------------------------------------- Dear all, This feature is now open for all users in all DCs. To learn more about importing and exporting canvas templates, read our help

    • Unable to produce monthly P&L reports for previous years

      My company just migrated to Books this year. We have 5+ years financial data and need to generate a monthly P&L for 2019 and a monthly P&L YTD for 2020. The latter is easy, but I'm VERY surprised to learn that default reports in Zoho Books cannot create

    • Change Last Name to not required in Leads

      I would like to upload 500 target companies as leads but I don't yet have contact people for them. Can you enable the option for me to turn this requirement off to need a Second Name? Moderation update (10-Jun-23): As we explore potential solutions for

    • Reply to Email for SO/PO

      Hello, We are new to Zoho Books and running into an issue. Our support@ email is our integration user. When our team is sending out PO/SO's we are updating the sender email, but for some reason many of our responses are coming back to our support@ email

    • ZOHO Payroll Canada

      Any plans on the roadmap for Canada?

    • Next Page