Reglas de respuesta automática para formularios web
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Los formularios web son una herramienta poderosa para generar prospectos, ya que sirven como una línea directa de comunicación entre las empresas y sus prospectos, ayudando a registrar y rastrear cada consulta enviada a través del sitio web de una empresa en su herramienta CRM. Luego, las empresas pueden dar seguimiento a los prospectos para proporcionar información adicional, atender inquietudes y, en última instancia, cerrar ventas.
Sin embargo, este proceso de seguimiento a menudo implica enviar manualmente correos electrónicos rutinarios a cada prospecto, lo que puede ser bastante agotador. Los seguimientos manuales incluso pueden hacer que se pierdan prospectos importantes y oportunidades de negocio.
Con la creciente dependencia de los formularios web para captar clientes potenciales, las empresas deben optimizar su proceso de seguimiento para asegurarse de no perder ninguna oportunidad. En este artículo, exploraremos la importancia de los seguimientos automatizados utilizando reglas de auto-respuesta.
¿Qué es una regla de respuesta automática?
Con esta función, puedes automatizar una respuesta para cada cliente potencial cuando envíen una solicitud a través de tus formularios web. Puedes crear múltiples reglas de respuesta automática para varios formularios web asociados con un módulo de Zoho CRM, así como activar varias reglas de respuesta automática simultáneamente para enviar respuestas a tus formularios web. Por ejemplo, si tienes dos formularios web—uno para el registro a un evento y otro para el registro en el módulo de Clientes Potenciales—puedes crear y activar una regla de respuesta automática para cada formulario web en el mismo módulo.
No confundir con respuestas automáticas
Si bien las respuestas automáticas son una función de Zoho CRM y suenan similar a las reglas de respuesta automática, en realidad son muy diferentes:
Reglas de respuesta automática | Autorespondedores |
Una herramienta que te permite enviar respuestas automáticas inmediatas a cada prospecto que haya enviado una consulta en Zoho CRM a través de tu sitio web. | No tienen ninguna relación con los formularios web. Los autorespondedores ayudan a automatizar seguimientos programados con clientes potenciales y contactos, sin importar si fueron obtenidos desde tu sitio web. Son útiles cuando estás planificando campañas de goteo. |
Ideal para automatizar el acuse de recibo de una consulta. | Ideal para enviar seguimientos basados en una fecha y hora específicas o en un patrón recurrente (diario, semanal, mensual, etc.). |
Escenario
Timoteo, un gerente de ventas, está realizando un seminario web sobre las nuevas características de productos lanzadas en el último trimestre. Su objetivo es resaltar la eficacia de cada característica realizando una demostración durante su seminario web. Él crea y asocia un Formulario de Registro de Clientes al módulo de Prospectos. También crea un Formulario de Retroalimentación de Clientes para todos los asistentes a su seminario web, el cual también asocia al módulo de Prospectos.
Al crear varias reglas de respuesta automática, Timoteo puede hacer un seguimiento con los usuarios que envían solicitudes desde diferentes formularios web con respuestas apropiadas. Para lograr esto, él crea dos reglas de respuesta automática:
- Registro de clientes: Al activar la regla de registro de clientes, se generará automáticamente un mensaje de bienvenida que se enviará a cada usuario que se registre en el seminario web de Timoteo.
- Comentarios de los clientes: Al activar la regla de comentarios de los clientes, se enviará un mensaje de agradecimiento automático a cada asistente que haya enviado comentarios.
Al configurar varias reglas de respuesta automática, los asistentes al seminario web de Timoteo reciben una respuesta personalizada para cada formulario.
Disponibilidad
- Permiso requerido - Los usuarios con permiso para crear formularios web pueden acceder a esta función.
- La cantidad de reglas de respuesta automática que se pueden crear depende de la edición de Zoho CRM a la que estés suscrito. Consulta la tabla a continuación
Edición de Zoho CRM | Cantidad de reglas de respuesta automática |
Gratuita | 1 |
Standard | 5 |
Professional | 10 |
Enterprise | 20 |
Ultimate | 25 |
Crear reglas de respuesta automática
Para crear una regla de respuesta automática para formularios web
- Ve a Configuración > Canales > Formularios web.
- Selecciona la pestaña de Reglas de Respuesta Automática.
- En la página de Reglas de Respuesta Automática, haz clic en Crear Regla.
- Introduce el Nombre de la regla y selecciona el módulo al que se debe aplicar esta regla. Haz clic en Siguiente.
- Define las reglas que determinan qué visitantes recibirán la respuesta automática a través de la página de Entrada de Reglas:
a. Especifica los Criterios de la Regla.
b. Haz clic en Seleccionar Plantilla para elegir una plantilla de correo electrónico o haz clic en el enlace + Crear Plantilla para crear una nueva plantilla.
c. Ingresa la dirección de correo electrónico correspondiente en el campo De. Haz clic en Agregar Respuesta para añadir una dirección de correo electrónico que deba recibir las respuestas.
d. Aquí puedes elegir una de estas opciones :
- La dirección de correo electrónico de tu cuenta
- La dirección de correo electrónico de tu organización
- La dirección de correo electrónico del propietario del registro
- La dirección de correo electrónico de otro usuario
Nota : Ten en cuenta que debes especificar y guardar los criterios para activar la regla. - Haz clic en Listo.
- Para agregar un nuevo criterio de regla, haz clic en Agregar condición.
Nota: Puedes agregar hasta 25 condiciones por regla y 25 criterios de regla por condición. - Una vez que hayas creado varias condiciones, puedes reordenarlas haciendo clic en el enlace Reordenar condiciones en la parte superior derecha.
- Para reordenar las condiciones, simplemente haz clic y arrastra las condiciones a la posición que desees, como se muestra a continuación, y haz clic en Listo.
- Haz clic en Guardar para activar la regla de respuesta automática.
Gestionar reglas de respuesta automática
Para editar las reglas de respuesta automática:
- Ve a Configuración > Canales > Formularios web.
- Selecciona la pestaña de Reglas de Respuesta Automática para ver la lista de reglas que se están creando.
- Haz clic en el icono de (...) más y selecciona Editar para hacer cambios en las reglas de respuesta automática.
- Haz clic en el icono de editar como se muestra en la captura de pantalla para hacer cambios, y haz clic en Listo.
Para activar / desactivar las reglas de respuesta automática :
- Ve a Configuración > Canales > Formularios web.
- Selecciona la pestaña de Reglas de Respuesta Automática para ver la lista de reglas que se están creando.
- Haz clic en el botón de alternar junto a una regla para habilitar o deshabilitar una regla.
- Una vez que una regla de respuesta automática está deshabilitada, no funcionará para su formulario web asociado hasta que se vuelva a habilitar.
Para eliminar reglas de respuesta automática:
- Ve a Configuración > Canales > Formularios web.
- Selecciona la pestaña de Reglas de Respuesta Automática para ver la lista de reglas que se están creando.
- Haz clic en el icono de (...) más y selecciona Eliminar para realizar cambios en las reglas de respuesta automática.
- Al eliminar, si una regla está asociada a un formulario web, ten en cuenta que la opción de confirmación para visitantes se desactivará, lo que significa que los visitantes de ese formulario web no recibirán un correo electrónico de confirmación.
Nota :
Cuando los datos recopilados a través de un formulario web no cumplen con los criterios de una regla de respuesta automática, se enviará la plantilla de correo electrónico (por ejemplo, correo de confirmación) seleccionada al crear el formulario web. Consulta también: Configuración de formularios web - Especificar detalles del formulario.
Cuando los datos recopilados a través de un formulario web no cumplen con los criterios de una regla de respuesta automática, se enviará la plantilla de correo electrónico (por ejemplo, correo de confirmación) seleccionada al crear el formulario web. Consulta también: Configuración de formularios web - Especificar detalles del formulario.
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