Comprender los diseños de página mediante un ejemplo

A continuación, se muestra un ejemplo simple en el que se demostrará la utilización de los diseños de página en Zoho CRM. Con este ejemplo, podrá implementar diseños de página para su organización en función de las necesidades de su empresa.

Supongamos que existe una empresa de servicios y venta de telefonía móvil a gran escala llamada Zylker Mobiles. Esta empresa vende teléfonos nuevos, además de responder solicitudes de servicio de telefonía móvil. Las ventas y el servicio de teléfonos celulares siguen un conjunto diferente de procesos.

• La evaluación de las necesidades de ventas es distinta de las de servicio móvil. Si bien es posible que una solicitud para la compra de un teléfono celular requiera la verificación de las existencias en primer lugar, una solicitud para el servicio de un teléfono celular exige la evaluación del problema.
  
• Las personas encargadas de las ventas de teléfonos celulares no son las mismas que están a cargo del servicio de teléfonos celulares.
  
• Los procesos de seguimiento para las ventas de teléfonos celulares son diferentes a los del servicio de teléfonos celulares.
  

A continuación, se encuentra la lista de acciones que realizaremos para hacer una demostración del uso de los diseños de página en Zoho CRM para Zylker Mobiles.

Parte I: Crear diseños de página

• Crear dos diseños: servicio y ventas de teléfonos celulares en el módulo Acuerdos.
  
• Cree los dos diseños con las secciones y los campos requeridos. Las etapas del acuerdo correspondientes a las ventas de teléfonos celulares serán diferentes de las del servicio de telefonía móvil.
  

Parte II: Seleccionar diseños durante la creación del registro

• Compruebe la selección del diseño durante la creación de un registro, ya sea mediante importación, formularios web, API o la creación individual de un registro.
  

Parte III: Comprender el campo de diseño

• Conozca la forma en que se puede utilizar el campo de diseño para crear vistas personalizadas basadas en el diseño, reglas de seguimiento automático, procesos de aprobación y reglas de asignación de clientes potenciales.
  

Parte IV: Ajustes de las reglas de flujo de trabajo

• Establezca reglas de flujo de trabajo requeridas para los diseños de servicio y ventas de teléfonos celulares en función de los procesos que se deben seguir en Zylker Mobiles.
  
• Compruebe la ejecución de los procesos de flujo de trabajo según su configuración correspondiente a los diseños.
  

Parte V: Crear informes y paneles

• Cree informes y paneles para un módulo basado en el diseño de la página.
  

Para crear un nuevo diseño

1. Vaya a  Configuración > Personalización > Módulos y campos.
   
2. En la lista de módulos disponibles, haga clic en el módulo para el que desea crear un nuevo diseño.
   
3. En la página Diseño de módulo, haga clic en  Crear nuevo diseño.
   
4. Nombre el diseño como Ventas de teléfonos celulares y agregue campos y secciones al diseño según sea necesario.
   
5. Después de agregar todos los campos, haga clic en Guardar diseño.
   
6. Después de guardar el diseño, se le solicitará que defina los permisos para el diseño. En la ventana emergente  Permiso de diseño, ingrese los perfiles de usuario que tendrán acceso al diseño.
   
7. Ahora clone este diseño haciendo clic en Crear nuevo diseño. 
   
   
8. En la ventana emergente Crear nuevo diseño, seleccione a partir de cuál diseño desea clonar este nuevo diseño.
     
   
9. Nombre el diseño  como  Servicio de teléfonos celulares y agregue nuevos campos al diseño según sea necesario.
     
   
10. Después de crear los campos necesarios, haga clic en Guardar diseño.
    
11. Tras guardar el diseño, se le solicitará que ingrese los perfiles de usuario que tendrán acceso al diseño. Ingrese los perfiles y haga clic en Guardar.
    

Con esto, creó ambos diseños del módulo  Acuerdos : Ventas de teléfonos celulares y Servicio de teléfonos celulares. 

Formulario de creación rápida

La pestaña de creación rápida en el diseño le permitirá capturar la información relacionada con los registros de búsqueda. Puede personalizar el formulario agregando campos además de los campos por defecto definidos por el sistema. Es específico del diseño, por lo que puede crear diferentes formularios para cada diseño.

De manera similar, el formulario de creación rápida mostrará u ocultará campos según las reglas de diseño. Los campos pueden ser obligatorios o mostrarse en función del valor ingresado por el usuario. Por ejemplo, si la regla de diseño para el servicio de teléfonos celulares indica que, siempre que una persona elija “reparar”, se debe mostrar el “número de modelo” y el campo “Período de garantía” debe ser obligatorio.

Nota: Solo se aplicarán las acciones de mostrar campos y establecer campos obligatorios para el formulario de creación rápida.

 

Para agregar campos en el formulario de creación rápida

1. Vaya a Configuración > Personalización > Módulos y campos.
   
2. En la lista de módulos disponibles, haga clic en el módulo para el que desea crear un nuevo diseño.
   
3. En la página Diseño de módulo, haga clic en Creación rápida.
   
4. Arrastre y suelte los campos según sea necesario.
   
5. Haga clic en Guardar.
   

Pestaña “Vista de detalles”

La pestaña “Vista de detalles” tiene dos componentes: Tarjeta de presentación y Lista relacionada. Puede personalizar la tarjeta de presentación agregando hasta 5 campos estándar o personalizados. Al igual que la creación rápida, la vista de detalles también es específica para cada diseño, de modo que puede crear una vista detallada diferente para cada diseño. 

Puede arrastrar y soltar campos en la sección de lista relacionada, reordenar o modificar las columnas en la vista de lista y crear listas relacionadas personalizadas.

 Para agregar campos en la tarjeta de presentación

1. Vaya a Configuración > Personalización > Módulos y campos.
   
2. En la lista de módulos disponibles, haga clic en el módulo para el que desea crear un nuevo diseño.
   
3. En la página Diseño de módulo, haga clic en Vista de detalles.
   
4. En la tarjeta de presentación, haga clic en Personalizar.
   
5. Seleccione los campos. Puede seleccionar hasta 5 campos.
   
6. Haga clic en Finalizado.
   
   
   
   La página de detalles de registros mostrará la tarjeta de presentación personalizada.
   
   
   
   
   

Para personalizar los campos de las listas relacionadas

1. En la página Vista de detalles, desplácese hacia abajo hasta Lista relacionada del registro. 
   
2. Haga clic en Personalizar > seleccione los campos que desee que aparezcan.
   
3. Haga clic en Guardar.
   También puede agregar una nueva lista relacionada si hace clic en el ícono “Agregar”.

Asignar diseños a los perfiles de usuario

Cuando cree varios diseños, puede controlar la forma en que los usuarios ven y acceden al diseño. Desde “Diseño y asignación de tipo”, puede asignar diseños regulares o del asistente a los perfiles. Consulte también Establecer el asistente como diseño predeterminado.

Además de asignar diseños a los perfiles de usuario, también puede especificar qué diseño debe ser el predeterminado del perfil. El diseño al que pertenece un registro se puede cambiar en cualquier instancia posterior en el caso de que sea necesario. 

Seleccionar diseños durante la creación de registros

Después de crear los diseños, podrá seleccionar uno en diferentes puntos de entrada del registro. Algunos de ellos se mencionan a continuación: En nuestro ejemplo, cuando cree un acuerdo, se le solicitará que seleccione con qué diseño se debe crear el acuerdo.

• Crear registros individualmente
  
  
• Importar registros
  
  
• Registros mediante formularios web (clientes potenciales/contactos/casos)
  
  
• Registros mediante las API: cuando los registros se envíen a CRM mediante las API, se envían al diseño definido por el ID de diseño en la API. Si un diseño no está definido para un registro, se le asigna al diseño estándar para el módulo.
  

Comprender el campo de diseño

Cuando cree un nuevo diseño para un módulo, el sistema genera automáticamente un campo llamado Diseño junto con otros campos. El campo Diseño tiene el nombre del diseño con el que se generó el registro.
  

Como el campo Diseño es otro campo de CRM, puede utilizar este campo en diversas funciones de CRM, como en la creación de vistas personalizadas, la automatización de la asignación de registros, el proceso de aprobación y las reglas de seguimiento automático.

Creación de vistas personalizadas

Puede crear vistas personalizadas en función del diseño. Por ejemplo, una vista personalizada denominada  Acuerdos de servicios de teléfonos celulares permitirá que el usuario vea fácilmente todos los registros que pertenecen al diseño Servicio de teléfonos celulares. 

Reglas de seguimiento automático

 

Reglas de asignación de clientes potenciales

Puede automatizar la asignación de los clientes potenciales, los contactos y los casos a los usuarios de CRM en función del diseño al que pertenezcan. Por ejemplo, puede crear una regla que indique que todos los clientes potenciales que pertenezcan al diseño Ventas de teléfonos celulares se deben asignar a un determinado representante de ventas.
  

De esta forma, los clientes potenciales que procedan de formularios web y otras integraciones de terceros, como Google Ads, se asignarán automáticamente al usuario mencionado en la regla de asignación. Cuando no exista una regla de asignación, el registro se asignará automáticamente al diseño estándar del módulo.

Automatización del proceso de aprobación

También puede automatizar el envío de registros desde un diseño en particular para su aprobación por parte de los gerentes.
  

Ajustes de las reglas de flujo de trabajo

Zylker Mobiles requiere que se realicen varios procesos para la automatización de los módulos Acuerdos. A continuación, se indican algunos:

• Cuando la etapa de un acuerdo en el diseño Venta de teléfonos celulares se cierre como ganada, asignar una tarea denominada "Iniciar evaluación de calidad y enviar" a Charles Stone.
  
• Cuando la etapa de un acuerdo en el diseño Servicio de teléfonos celulares se cierre como ganada, asignar una tarea denominada "Iniciar servicio" a Fathima Yilmaz.
  
• Cuando la etapa de un proyecto se actualice para la evaluación de problemas, enviar una alerta al contacto asociado que indique"Se está evaluando su solicitud".
  
• Cuando el campo "Motivo de devolución" en el diseño Ventas de teléfonos celulares se actualice a dispositivo defectuoso, cambiar automáticamente el registro de Ventas de teléfonos celulares a Servicios móviles.
  

Si nos fijamos en estos procesos, la mayoría depende del diseño. Veamos cómo crear reglas de flujo de trabajo en cada uno de estos casos.

Cuando la etapa de un acuerdo en el diseño Ventas de teléfonos celulares sea “Ganado cerrado”, asigne una tarea denominada “Iniciar evaluación de calidad y enviar” a Charles Stone. 

Seleccione la ejecución en una acción de registro. Seleccione el Activador de regla como Editar. 

 Establezca los criterios de la regla como se indica a continuación:

• La etapa está cerrada y ganada
  
  Y
  
• El diseño es de ventas de teléfonos celulares
  
  

De esta manera, la regla de flujo de trabajo solo se ejecutará cuando se cumplan los criterios. De esta forma, se asegura de que la tarea solo se cree cuando un acuerdo se actualice del diseño de “Ventas de teléfonos celulares” a “Ganado cerrado”. 

Asigne una tarea Iniciar evaluación de calidad y enviar al respectivo representante de ventas; en este caso, Charles Stone.

Ahora, cada vez que Zylker Motors gane un acuerdo de venta de teléfonos celulares, se asignará automáticamente una tarea a Charles Stone para que inicie el envío.

Resultado de la regla 

La etapa de un acuerdo llamado Acuerdo importante de abril del diseño Ventas de teléfonos celulares se actualizó a Ganado cerrado.

La tarea Iniciar evaluación de calidad y enviar ahora se asignará automáticamente a Charles Stone.

  

Asimismo, echemos un vistazo a la forma en que se configuran los procesos de flujo de trabajo del resto de los casos.

Cuando la etapa de un acuerdo en el diseño Servicio de teléfonos celulares sea “Ganado cerrado”, asigne una tarea denominada “Iniciar servicio” a Fathima Yilmaz.

Este caso es similar al anterior. La única diferencia es que en los criterios de la regla, en lugar de que el diseño sea Ventas de teléfonos celulares, indicará que el diseño es el Servicio de teléfonos celulares y luego deberá crear una tarea para Fathima Yilmaz.

De esta manera, cada vez que Zylker Motors gane un acuerdo de servicio de teléfonos celulares, se asignará automáticamente una tarea a Fathima Yilmaz para que inicie el servicio.

Resultado de la regla  

La etapa de un acuerdo llamado Servicio a gran escala del diseño Servicio de teléfonos celulares se actualizó a Ganado cerrado. Ahora, la tarea Iniciar servicio se asigna automáticamente a Fathima Yilmaz.

Cuando la etapa de un proyecto se actualice a Evaluación de problemas, envíe una alerta al contacto asociado que indique “Se está evaluando su solicitud”.

En este caso, no es necesario que mencione el tipo de diseño en los criterios de la regla, debido a que esta etapa solo se produce en el diseño “Servicio de teléfonos celulares” en nuestro ejemplo.

Resultado de la regla 

Una característica muy potente de los diseños es que puede automatizar el cambio de un registro de un diseño a otro si escribe una simple regla de flujo de trabajo para la actualización de campo. Analicemos este caso con un ejemplo.

Es posible que en ocasiones los clientes devuelvan los teléfonos celulares que adquieren por diversas razones. En la mayoría de los casos, el motivo de la devolución es que el dispositivo está defectuoso. Por lo que, en Zylker Mobiles, deciden enviar automáticamente el retorno de los dispositivos defectuosos desde el diseño Venta de teléfonos celulares a su sección de Servicios de teléfonos celulares. 

Digamos que hay un campo llamado "Razón de la devolución" en el diseño de Ventas de teléfonos celulares. Si este campo se actualiza a "Dispositivo defectuoso", el diseño se debe actualizar a Servicio de teléfonos celulares.

Resultado de la regla 

En el caso de que se actualice el campo Motivo de la devolución a Dispositivo defectuoso, el registro se cambia automáticamente al diseño Servicio de teléfonos celulares.

Crear informes en función de varios diseños

También puede crear informes y paneles para un módulo en función de los diferentes diseños creados para el módulo. Por ejemplo, el equipo de Zylker Mobiles desea saber la cantidad de acuerdos en el diseño de Servicios de teléfonos celulares en comparación con el diseño de Ventas de teléfonos celulares.

A continuación, se muestra un informe de resumen de acuerdos agrupados en función del diseño y la información de actividad correspondiente. 

A continuación, se muestra el informe:
  

En el informe también puede crear un panel para la misma información.