Crear reuniones

Crear reuniones desde el calendario es rápido y sencillo. Puede hacer clic en el enlace Crear o hacer clic en una fecha o un intervalo de tiempo del calendario para crear reuniones. Una vez que se crean, tales reuniones también estarán disponibles en la pestaña Actividades. De manera predeterminada, Zoho CRM ofrece los siguientes campos cuando se crea una reunión desde el calendario.

• Título: nombre de la reunión 
  
• Ubicación: lugar en que se realiza la reunión
  
• Todo el día: ¿corresponde a una reunión de todo el día?
  
• Inicio y término: fecha y hora de la reunión
  
• Repetir: cuando la reunión se programa de manera frecuente
  
• Participantes: las personas invitadas a la reunión
  
• Recordatorio: recordatorio de la reunión
  

El formulario que rellena para agregar una reunión se puede personalizar. Puede agregar o eliminar campos del formulario, a excepción de los campos predeterminados mencionados anteriormente que son importantes para el registro. Además, también puede marcar campos como obligatorios. Consulte también Editar diseño de página

Para crear reuniones desde el calendario

1. Haga clic en el enlace Crear en el calendario y seleccione Reunión.
   También puede hacer clic en la fecha o el intervalo de tiempo en el calendario y crear reuniones.
   
   
2. Especifique el Título de la reunión y la Ubicación.
   
3. Seleccione la casilla Todo el día si desea marcarla como una reunión de todo el día.
   
4. Seleccione la fecha y la hora Desde y Hasta. 
   Para una reunión de todo el día, la opción de establecer la hora no está disponible.
5. En la lista desplegable Organizador, elija el nombre del usuario que organizará la reunión.
   Los usuarios que aparecen en el menú desplegable Organizador se basarán en la jerarquía de funciones. La reunión se creará en el calendario del usuario que organizará la reunión.
6. Seleccione el módulo Clientes potenciales, Contactos u Otros para especificar con qué se relaciona la reunión.
   
7. Haga clic en el enlace Cambiar si desea programar la reunión para que se repita de manera diaria, semanal, mensual o anual.
   De manera predeterminada, la opción Repetir se establece en Ninguno.
8. Haga clic en el enlace Agregar si desea invitar a participantes a la reunión. Puede seleccionar contactos, clientes potenciales, usuarios y usuarios de funciones, grupos, territorios, etc.
   De manera predeterminada, la opción Participantes es Ninguno. También puede especificar la dirección de correo electrónico de los contactos que no pertenecen a la cuenta de Zoho CRM e invitarlos a la reunión.
9. Establezca un Recordatorio para la reunión.
   De manera predeterminada, cuando crea una reunión, la configuración de recordatorio se establecerá en función de las preferencias de calendario del usuario que organiza la reunión. Sin embargo, puede cambiarlas si es necesario.
10. Haga clic en Agregar más campos si necesita que se rellenen otros campos para agregar más información acerca de la reunión.
    
11. Haga clic en Guardar.
    

Nota:  Los feriados laborables y no laborables no se pueden utilizar como fechas para crear reuniones con el calendario. Se mostrará un error que indica que no hay disponibilidad.

Programar llamadas

Desde el calendario, puede programar llamadas. Puede hacer clic en el enlace Crear o hacer clic en una fecha o un intervalo de tiempo futuro del calendario para programar llamadas. Una vez que se crean, tales llamadas también estarán disponibles en la pestaña de Actividades. De manera predeterminada, Zoho CRM ofrece los siguientes campos cuando se agrega una llamada programada desde el calendario.

• Asunto: asunto de la llamada.
  
• Tipo de llamada: de manera predeterminada, corresponde a Saliente, ya que son llamadas programadas.
  
• Motivo de la llamada: el motivo de la llamada, por ejemplo, negociación, creación de base de datos de clientes potenciales, demostración, etc.
  
• Nombre de contacto y Relacionado con: contacto u otro registro relacionado con la llamada.
  
• Detalles de la llamada: esto incluye la fecha y la hora de inicio de la llamada.
  
• Propietario: usuario que posee el registro o a quien se asigna la llamada.
  
• Recordatorio: recordatorio de la llamada.
  

Para agregar llamadas programadas desde el calendario

1. Haga clic en el enlace Crear en el calendario y seleccione Llamada.
   También puede hacer clic en la fecha o el intervalo de tiempo en el calendario y agregar llamadas programadas.
   
2. Especifique el asunto de la llamada.
   De forma predeterminada, el  tipo de llamada será Saliente.
3. Seleccione el Motivo de la llamada de la lista desplegable.
   
4. Seleccione el módulo Clientes potenciales, Contactos u Otros para especificar con qué se relaciona la llamada.
   
5. Ingrese los detalles de la fecha y la hora de inicio de la llamada.
   
6. Seleccione el Propietario en la lista desplegable.
   
7. Establezca un Recordatorio para la llamada.
   No se considerará la configuración de recordatorio en las Preferencias del calendario, ya que solo está establecida para las reuniones.
8. Haga clic en Agregar más campos si necesita que se rellenen otros campos para agregar más información acerca de la llamada.
   
9. Haga clic en Guardar.
   

Nota

• Según la jerarquía de funciones, podrá acceder a los calendarios de otros usuarios de su organización. También puede agregar reuniones o llamadas en el calendario. Cuando crea una reunión o llamada en el calendario, pero selecciona a otro usuario como el organizador o propietario del registro, la reunión se agregará en el calendario del propietario del registro o del organizador.
  
• Cuando hace clic en una reunión del calendario, puede ver algunos detalles. Estos detalles se pueden personalizar en la Configuración de diseño de página para que los usuarios puedan ver rápidamente solo los detalles que son más importantes.
  
• Puede ver las reuniones y llamadas en la vista de Día, Semana o Mes.
  
• Cuando se invita a los participantes a una reunión, tiene la opción de primero cancelar la reunión, luego informar a las personas invitadas mediante un correo electrónico y, una vez que se haya realizado lo anterior, podrá eliminar la reunión.