Asignación Condicional - Descripción General
¿Qué es la asignación condicional?
La Asignación Condicional elimina la tarea que consume tiempo de asignar aplicaciones individualmente a los usuarios al automatizarlo en función de condiciones preestablecidas. Las condiciones se activan cada vez que se agregan o eliminan usuarios confirmados de un grupo.
Veamos un ejemplo: Amelia es la administradora del sistema de Zylker. Ella decide usar Zoho Cliq y Zoho Desk. Desk tiene tres roles (Administradores, Agentes y Agentes Ligeros), y Amelia configura dos departamentos (Zylker Finanzas y Zylker Ventas). Ella no quiere perder tiempo asignando las aplicaciones a cada nuevo empleado individualmente, por lo que decide usar Asignación Condicional para simplificar el proceso. Ella crea dos grupos, Empleados y Gerentes, y se convierte en miembro de ambos.
Luego establece condiciones para asignar Zoho Desk a través de Asignación Condicional.
Eliminar usuarios de un grupo
- Amelia crea una nueva condición, dando a todos los miembros de Managers acceso de Admin al Departamento de Finanzas.
- Amelia crea una segunda condición, dando a todos los miembros de Employees acceso de Agente al Departamento de Ventas.
- Ella establece una tercera condición dando a todos los usuarios de Zylker acceso de Agente Ligero al Departamento de Ventas.
Ella también añade una condición para que Cliq sea asignado a todos los usuarios de Zylker.
Dado que las tres condiciones se aplican a Amelia, se verifican las prioridades de las condiciones. La prioridad juega un papel importante durante la asignación de la aplicación.
Prioridad de la condición
Las prioridades afectan a la configuración de la aplicación durante la asignación de la app. Dominar el uso de prioridades puede ayudarte a crear una automatización de asignación poderosa.
Cuando se agregan múltiples condiciones a una aplicación, las condiciones se priorizan en el orden en que se agregan. Puedes reordenar estas condiciones en la sección de Asignación Condicional en la página de Aplicaciones.
Las prioridades también afectan la configuración de la aplicación según el tipo de configuración: campos de valor único o campos de valor múltiple. Cuando se aplican múltiples condiciones a un usuario, solo se tomará en cuenta el valor del campo de la condición de mayor prioridad para los campos de valor único. Sin embargo, para los campos de valor múltiple, se aplicará la combinación de todos los valores.
En el ejemplo anterior, las tres condiciones se aplican a Amelia, y debido a que el grupo de Gerentes se agregó primero, tiene la mayor prioridad. Rol es un campo de valor único, por lo que Amelia se convierte en Administradora. Departamento es un campo de valores múltiples, por lo que Amelia tiene acceso a los departamentos de Finanzas y Ventas.
Eliminar usuarios de un grupo
Cuando un usuario es eliminado de un grupo, sus permisos también cambian en consecuencia.
Supongamos que Arthur se toma un año sabático, prometiendo reincorporarse a Zylker. Entonces Amelia lo elimina de los grupos, pero no de la empresa. Su acceso como Agente es revocado, pero sigue siendo un Agente Ligero en Ventas debido a la tercera condición. También conserva su acceso a Cliq.
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