La configuration des règles de workflow facilite la gestion des activités liées aux ventes, au marketing ou au support en automatisant l'ensemble du processus. Lors de la configuration d'une règle, vous définissez un ensemble spécifique de conditions selon lesquelles une règle est appliquée ou non aux enregistrements. Avant de configurer une règle, vous aurez certainement une vague idée du nombre d'enregistrements qui peuvent satisfaire aux critères que vous avez mentionnés. Mais pour avoir un aperçu concret des performances de la règle, vous devez connaître le nombre d'enregistrements qui passent par chacun de ces niveaux de configuration pour décider si le critère d'exécution fonctionne efficacement. 

Le rapport d'utilisation des workflows est conçu pour vous donner le nombre d'enregistrements à chaque étape de configuration d'une règle de workflow. Par exemple, vous pouvez visualiser le nombre d'enregistrements qui répondent à un déclencheur particulier, le nombre total d'enregistrements qui satisfont à une condition donnée, le nombre d'enregistrements pour des actions instantanées ou planifiées. 

Imaginons que vous ayez configuré une règle pour « envoyer des e-mails » aux prospects qui ont récemment participé à une conférence. La règle est déclenchée et les e-mails sont envoyés, mais vous ne savez pas si tous les prospects ont reçu l'e-mail, s'il a été retourné, ni combien d'entre eux ont cliqué dessus. Grâce au rapport d'utilisation des workflows, vous pouvez voir le nombre exact d'e-mails qui ont été envoyés, non envoyés, retournés, non ouverts, sur lesquels le destinataire a cliqué, etc. et effectuer les actions correspondantes.  

Points à retenir

1. Vous pouvez afficher le rapport d'utilisation passée d'une règle en cliquant sur l'option Afficher la règle dans la page de configuration du workflow. Vous pouvez également utiliser le filtre pour afficher les règles des derniers jours (derniers jours, 30 derniers jours) ou définir une plage de temps personnalisée.
   

1. Le nombre d'enregistrements ne peut pas être calculé pour les déclencheurs suivants :
   

1. Mises à jour des champs
   
2. En fonction de la note
   
3. Champ de date et heure
   
4. Annulation d'un événement
   

1. Lorsque vous passez d'une condition à une autre comme de Créer à Modifier ou de Créer à Supprimer et inversement, le rapport est réinitialisé et les données s'affichent à partir de la date de la dernière modification. Le nombre d'enregistrements sera calculé en fonction de la nouvelle condition.
   
2. Si vous désactivez une règle de workflow, le suivi sera interrompu et reprendra à partir du même nombre, une fois la règle réactivée.
   
3. Si vous avez défini une règle de workflow pour les e-mails entrants reçus d'utilisateurs inconnus et défini des fonctions ou un webhook en tant qu'actions, ces actions seront effectuées sur l'e-mail car l'enregistrement de l'utilisateur n'est pas encore ajouté au CRM. 
   
4. Dans le cas ci-dessus, si vous définissez l'action sur la création d'un enregistrement, les actions suivantes seront effectuées sur l'enregistrement.
   
5. Si une condition est modifiée, le nombre d'enregistrements sera réinitialisé pour l'ensemble du rapport.
   
6. Pour les actions, le nombre d'enregistrements est calculé à partir du moment où l'action est associée à un workflow.
   
7. Le balisage des enregistrements sera effectué conformément à la limitation de la fonctionnalité dans CRM (10 balises/enregistrement). Par conséquent, une fois que l'enregistrement atteint la limite maximale de balisage, les balises restantes seront affichées sous le nombre d'échecs. Par exemple, si un enregistrement possède déjà 5 balises et qu'une règle de workflow doit ajouter 7 balises supplémentaires, alors, en fonction de la limitation, seules 5 balises supplémentaires seront ajoutées et les 2 balises restantes seront répertoriées dans le nombre d'échecs.
   
8. Vous pouvez afficher le nombre d'échecs pour les notifications par e-mail, les fonctions et les webhooks. Les raisons suivantes de l'échec de l'envoi d'un e-mail seront saisies : refus de l'envoi d'un e-mail, échec du processus interne, limite quotidienne d'envoi d'e-mails atteinte et e-mails retournés. 
   

Pour voir l'utilisation des workflow

1. Dans Règles de workflow, créez une nouvelle règle ou sélectionnez une règle existante.
   
2. Dans la page Critères de règle , cliquez sur Afficher l'utilisation  en bas à droite de la page.
   
3. Dans le rapport, vous pouvez afficher l'utilisation du workflow pour le type d'exécution, les conditions et les actions configurés.
   Vous pouvez cliquer sur l'icône Fermer  () pour quitter la page de rapport d'utilisation et afficher la règle de workflow correspondante.