La configuration des règles de workflow facilite la gestion des activités liées aux ventes, au marketing ou au support en automatisant l'ensemble du processus. Lors de la configuration d'une règle, vous définissez un ensemble spécifique de conditions selon lesquelles une règle est appliquée ou non aux enregistrements. Avant de configurer une règle, vous aurez certainement une vague idée du nombre d'enregistrements qui peuvent satisfaire aux critères que vous avez mentionnés. Mais pour avoir un aperçu concret des performances de la règle, vous devez connaître le nombre d'enregistrements qui passent par chacun de ces niveaux de configuration pour décider si le critère d'exécution fonctionne efficacement.
Le rapport d'utilisation des workflows est conçu pour vous donner le nombre d'enregistrements à chaque étape de configuration d'une règle de workflow. Par exemple, vous pouvez visualiser le nombre d'enregistrements qui répondent à un déclencheur particulier, le nombre total d'enregistrements qui satisfont à une condition donnée, le nombre d'enregistrements pour des actions instantanées ou planifiées.
Imaginons que vous ayez configuré une règle pour « envoyer des e-mails » aux prospects qui ont récemment participé à une conférence. La règle est déclenchée et les e-mails sont envoyés, mais vous ne savez pas si tous les prospects ont reçu l'e-mail, s'il a été retourné, ni combien d'entre eux ont cliqué dessus. Grâce au rapport d'utilisation des workflows, vous pouvez voir le nombre exact d'e-mails qui ont été envoyés, non envoyés, retournés, non ouverts, sur lesquels le destinataire a cliqué, etc. et effectuer les actions correspondantes.
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