Utilisation de filtres avancés

Utilisation de filtres avancés

Le filtre avancé est un puissant outil de recherche qui vous permet d'extraire de précieuses informations sur les ventes en un rien de temps ; des informations qui pourraient vous prendre beaucoup plus de temps à découvrir. Avec un filtre ordinaire, votre recherche repose sur des valeurs de champs ; comme par exemple tous les leads dont l'état est « Californie ». C'est assez simple et classique. Alors qu'avec les filtres avancés, vous pouvez effectuer des recherches plus avancées sur la base des activités associées aux enregistrements, comme les leads « qui ne sont associés à aucune activité ouverte ». Ou les « transactions sans remarque au cours des 6 derniers mois ».


Lorsque les critères des filtres avancés reposent sur les priorités de ventes, comme les tâches, les remarques et les e-mails plutôt que sur de simples valeurs de champs, vos chances de découvrir de précieuses informations sur les ventes sont beaucoup plus élevées. Lorsque vous utilisez des combinaisons intelligentes de critères disponibles, les filtres avancés fonctionnent à la perfection.

Filtrer les enregistrements à l'aide de filtres avancés

Pour filtrer des enregistrements à l'aide des filtres avancés

  1. Accédez au module souhaité.
  2. Sélectionnez l'Affichage Liste du module requis.
  3. Sous Filtrer [Enregistrements] par, sélectionnez les combinaisons souhaitées.
    Vous pouvez sélectionner autant de combinaisons de recherche que nécessaire.
  4. Cliquez sur Appliquer le filtre.
    Les enregistrements qui répondent aux critères sont affichés.
  5. Vous pouvez sélectionner des enregistrements et leur attribuer des activités de suivi appropriées ou exécuter des macros.
    Vous pouvez également     Enregistrer le filtre pour une utilisation ultérieure.

    Une fois que vous avez enregistré les filtres, vous pourrez voir le nombre d'enregistrements pour chaque filtre. Celui-ci est mis à jour en temps réel. Par exemple, vous enregistrez un filtre dans le module Leads appelé « Leads inactifs ». Lorsque le nombre d'enregistrements qui correspondent aux critères du filtre varie, le décompte mis à jour est affiché à côté du nom du filtre. Cela vous permet d'obtenir rapidement un instantané du volume d'enregistrements sous chacun de vos filtres enregistrés, et de prioriser vos actions en conséquence.

Remarque


  • Vous verrez le bouton Enregistrer le filtre dès que vous aurez appliqué le filtre.
  • Vous pouvez enregistrer jusqu'à 5 filtres.
  • Les filtres enregistrés sont propres à chaque utilisateur.

Utiliser efficacement les filtres avancés

Voici quelques scénarios de ventes classiques dans lesquels vous pouvez utiliser efficacement les avantages des filtres avancés. Rappelez-vous qu'il ne s'agit que d'exemples. Il existe d'innombrables scénarios possibles selon la combinaison de critères de recherche.

Découvrir des leads inexploités

Vous travaillez sur un nouveau groupe de leads chaque semaine. Au fil du temps, vous perdez la trace de leads qui avaient besoin d'un deuxième ou d'un troisième suivi. Mais en réalité, parmi ces leads inactifs, il se peut qu'une transaction très intéressante vous attende ; mais uniquement si vous effectuez un suivi. Les filtres avancés peuvent filtrer ces enregistrements pour vous en quelques secondes.

Pour découvrir des leads inexploités

  1. Allez sur le module Prospects.
  2. Sélectionnez l'Affichage Liste du module requis.
  3. Sous Filtrer les leads par, sélectionnez les combinaisons suivantes :
    • Sélectionnez Activités > Sans aucune activité > Cette année
    • Sélectionnez Remarques > Sans aucune remarque > Cette année
    • Sélectionnez E-mails > non envoyés > Cette année 
      Vous pouvez sélectionner autant de combinaisons de recherche que nécessaire.

  4. Cliquez sur     Plus pour afficher davantage de critères.
  5. Cliquez sur Appliquer le filtre.
    Les enregistrements qui répondent aux critères sont affichés.
  6. Vous pouvez sélectionner des enregistrements et leur attribuer des activités de suivi ou exécuter des macros sur ces enregistrements.

Découvrir des enregistrements susceptibles d'être convertis

Vous pouvez toujours vous tenir au courant des probabilités de conversion d'un lead et remporter une transaction avec la prédiction de conversion par Zia. Bien qu'il vous soit facile de prioriser les leads et les transactions qui présentent des chances de conversion élevées, vous pouvez même découvrir ceux qui, selon vous, avaient moins de chances, voire aucune chance, d'être convertis, mais dont la tendance commence à changer à la hausse. À l'aide des filtres avancés, vous pouvez extraire les leads et les transactions dont la tendance a commencé à changer récemment, et qui présentent de meilleures chances de conversion qu'avant, et vous assurer de ne manquer aucune occasion.

Dans le module Leads, 

  1. Sélectionnez l'Affichage Liste du module requis.
  2. Sous Filtrer les transactions par, sélectionnez les combinaisons suivantes :
    • Sélectionnez Prédiction > Probabilité de conversion > Faible
    • Sélectionnez Score de prédiction > Inférieur à 10
    • Sélectionnez Score de prédiction récent >  À la hausse >  2 derniers jours
  4. Vous pouvez même appliquer un filtre pour voir les leads dont la tendance est à la baisse, ou sélectionner n'importe quel nombre de combinaisons de recherche au besoin.
  5. De même, vous pouvez filtrer les leads en fonction de leur prédiction de conversion.

Garder une trace des activités de ventes

Vous souhaitez garder une trace de vos activités de ventes et de celles de vos subordonnés. Avec les filtres avancés, vous pouvez retrouver toutes les transactions auxquelles aucune activité n'est associée pour le mois suivant, mais dont la date de clôture survient pendant le mois en cours. Vous pouvez ajouter le montant potentiel comme autre critère, afin d'affiner la recherche.

  1. Accédez au module Transactions .
  2. Sélectionnez l'Affichage Liste du module requis.
  3. Sous Filtrer les transactions par, sélectionnez les combinaisons suivantes :
    • Sélectionnez Activités > En retard > Tâches
    • Date de clôture  > Ce mois

      Cliquez sur       Plus pour afficher davantage de critères.
  5. Cliquez sur Appliquer le filtre.
    Les enregistrements qui répondent aux critères sont affichés.
  6. Vous pouvez sélectionner des enregistrements et leur attribuer des activités de suivi adéquates ou exécuter des macros sur ceux-ci.

Pour affiner davantage la recherche, vous pouvez également mentionner le montant potentiel. Ainsi, si vous obtenez une liste d'enregistrements pour des transactions d'une valeur supérieure à 50 000 USD qui se concluent ce mois-ci, mais pour lesquelles des activités sont en retard, vous devrez porter une attention particulière à ces transactions.

Outre les tâches en retard, vous pouvez également filtrer les informations suivantes concernant les transactions :

  1. Transactions se concluant ce mois-ci, mais auxquelles aucune activité, aucune remarque ou aucun e-mail n'est associé(e). Ce qui signifie qu'elles restent inactives.
  2. Transactions issues d'un salon et qui ont été perdues, que vous pouvez avoir envie de rouvrir, et pour lesquelles vous pourriez effectuer un second suivi.

Les filtres avancés permettent ainsi aux responsables des ventes et aux commerciaux de traquer rapidement ces cas et d'agir dessus instantanément.

Filtrer facilement des contacts en fonction des étapes de leur parcours

Considérez ce scénario. Vous cherchez à envoyer des e-mails et d'autres documents pertinents uniquement aux contacts qui se trouvent à l'étape de proposition de valeur. La recherche manuelle de chaque contact qui se trouve à cette étape prend du temps. Grâce aux filtres avancés du module Contacts , vous pouvez facilement retrouver ces contacts.

  1. Allez sur le module Contacts .
  2. Dans Filtrer les contacts par, sélectionnez Étape de transaction > Proposition de valeur.
  3. Cliquez sur Appliquer le filtre.
Les contacts qui correspondent à ces critères s'affichent. Vous pouvez sélectionner tous ces contacts et envoyer un e-mail collectif, mettre à jour des enregistrements ou effectuer une autre action groupée, au besoin.

Suivre des enregistrements sur la base des réponses à une campagne

Si vous filtrez les enregistrements en fonction de la réponse à la campagne que vous avez sélectionnée, vous pourrez mieux approcher vos clients potentiels avec un message redéfini.
 
Outre les méthodes de campagne hors ligne telles que les conférences, les annonces, les bannières publicitaires, etc., Zoho CRM permet l'intégration avec divers outils de campagne en ligne tels que Zoho Campaigns, Zoho Surveys, Zoho Webinars et Zoho Backstage. Les réponses des clients dans les campagnes hors ligne et en ligne sont enregistrées dans CRM, ce qui peut être utilisé pour filtrer certains leads ou contacts, comme les leads qui sont invités ou les contacts qui ont répondu à la campagne par e-mail, etc.
 
Ces réponses des campagnes hors ligne et en ligne sont saisies dans les champs de statut des membres et des services, respectivement.
  1. Statut du membre répertorie les options définies par le système ou personnalisées par l'administrateur. Lorsqu'un enregistrement est associé à une campagne, l'utilisateur sélectionne manuellement le statut du membre pour mettre à jour le statut du lead/contact. Par conséquent, les valeurs du champ Statut du membre peuvent ne pas correspondre aux réponses réelles du client et peuvent être modifiées par l'utilisateur.
  2. Statut de service répertorie les valeurs synchronisées avec les campagnes intégrées. Ces valeurs correspondent aux réponses directes du client à la campagne et ne peuvent pas être modifiées par l'utilisateur.
Imaginons que, sur tous les destinataires que vous avez ciblés lors de la dernière campagne, douze ont ouvert votre e-mail et ont cliqué sur les liens contenus à l'intérieur et huit d'entre eux se sont inscrits au prochain webinaire. À présent, à l'aide du filtre avancé, vous pouvez passer en revue les destinataires cibles en fonction de leur statut de membre et de leur statut de service afin d'encourager davantage les répondants et les impliquer.
Remarques :
  1. Le champ Statut du membre s'affiche pour les campagnes hors ligne et en ligne.
  2. Le champ Statut de service s'affiche uniquement pour les campagnes en ligne.
Pour filtrer les leads ou les contacts en fonction du statut de la campagne
  1. Rendez-vous sur le module requis (Leads ou Contacts).
  2. Dans Filtrer les contacts par, sélectionnez ces combinaisons :
    1. Cochez la case Campagnes.
    2. Indiquez le Nom de la campagne et choisissez la campagne respective dans les suggestions. Vous pouvez choisir jusqu'à cinq campagnes à la fois.
    3. Vous pouvez également sélectionner le Type de campagne et le statut de la campagne dans les menus déroulants respectifs pour affiner les suggestions.
    4. Si le nom de votre campagne appartient à des campagnes hors ligne, choisissez le Statut de membre « Ouvert » et « Cliqué » dans une liste d'autres options.
    5. Si vous choisissez le nom de la campagne qui est associé aux intégrations en ligne - Zoho Webinar, Zoho Campaigns, Zoho Backstage, Zoho Surveys, un filtre supplémentaire, « Statut de service » est activé.
    6. Sélectionnez l'option souhaitée. Dans ce cas, il s'agit de Cliqué et Ouvert.
    7. Cliquez sur Appliquer le filtre.
Campagnes - Filtre avancé
Maintenant, tous les destinataires qui viennent d'ouvrir votre e-mail ou qui ont ouvert votre e-mail et cliqué sur les liens sont répertoriés. Ces contacts/leads sont vos principaux prospects à convaincre et à transformer en transactions.

Utiliser des filtres de suivi dans le temps

Les filtres avancés comprennent un groupe de filtres de suivi dans le temps, qui vous permettent de filtrer facilement les enregistrements qui ont été traités ou non sur une période de temps spécifiée.

Par exemple, vous pouvez filtrer les leads qui sont restés « intacts » pendant 6 mois. Vous n'avez pas besoin d'effectuer un rapport distinct : le filtre de suivi dans le temps appelé Enregistrements intacts vous donnera cet aperçu.


Voici les filtres de suivi dans le temps et leurs définitions :

  • Enregistrements touchés : affiche les enregistrements qui ont été mis à jour pendant la période spécifiée. Cela inclut également les modifications apportées aux enregistrements enfants associés.
    Par exemple, si vous exécutez ce filtre sur le module Contacts et si une transaction associée a été modifiée pendant la période spécifiée. Dans ce cas, ce contact sera également considéré comme « touché » ou traité, et sera affiché dans les résultats.
  • Enregistrements intacts : affiche les enregistrements qui n'ont pas du tout été mis à jour.
    Par exemple, si vous utilisez ce filtre sur le module Contacts , les contacts qui n'ont pas du tout été mis à jour pendant la période donnée seront affichés par ce filtre.
  • Action sur l'enregistrement : enregistrements qui ont été modifiés pendant la période spécifiée. Affiche uniquement les enregistrements dont un champ a été modifié. Cela n'inclut pas les modifications apportées aux enregistrements enfants associés.
    Par exemple, si vous appliquez ce filtre sur le module Contacts , les contacts dont les champs directs ont été modifiés apparaîtront dans les résultats. Si une transaction associée a été modifiée, ce contact n'apparaît pas dans les résultats.
  • Action sur des enregistrements associés : affiche les enregistrements uniquement lorsque leurs enregistrements enfants associés ont été mis à jour.
    Par exemple, si vous appliquez le filtre sur le module Contacts et si une transaction associée a été mise à jour, ce contact apparaîtra dans les résultats. Ce contact n'apparaîtra pas dans les résultats si le contact seul a été mis à jour.

En résumé, Enregistrements touchés = Action sur l'enregistrement + Action sur des enregistrements associés.

Dans l'ensemble de ces filtres, vous trouverez les paramètres suivants dans les critères :

  1. Utilisateur et système : fait référence aux enregistrements mis à jour par l'utilisateur et le système.
  2. Utilisateur ou système : fait référence aux enregistrements mis à jour par l'utilisateur ou le système.
  3. Par l'utilisateur : fait référence à la combinaison d'enregistrements mis à jour par (l'utilisateur et le système) + (uniquement par l'utilisateur).
  4. Par le système : fait référence aux enregistrements mis à jour par la combinaison d'enregistrements touchés par (l'utilisateur et le système) + (uniquement par le système).
  5. Uniquement par l'utilisateur : fait référence aux enregistrements touchés uniquement par les utilisateurs et non par le système.
  6. Uniquement par le système : fait référence aux enregistrements touchés uniquement par le système et non par l'utilisateur.

Agir instantanément sur les informations découvertes

Les filtres avancésvous permettent non seulement de découvrir rapidement des informations, mais également d'effectuer un suivi d'après les résultats obtenus. Par exemple, vous avez découvert des leads potentiels qui sont passés inaperçus. Vous avez filtré des transactions qui ont besoin de votre attention. Mais que faire ?

Au moment où vous filtrez les enregistrements, les filtres avancés vous permettent d'agir dessus instantanément. Des actions rapides peuvent être exécutées sur les enregistrements, comme des macros, une mise à jour de masse, l'affectation d'un propriétaire, etc. Vous pouvez effectuer un suivi instantané sur les dossiers depuis la page de résultats.

  1. Accédez au module souhaité.
  2. Sélectionnez l'Affichage Liste du module requis.
  3. Sous Filtrer [Enregistrements] par, sélectionnez les combinaisons souhaitées.
    Vous pouvez sélectionner autant de combinaisons de recherche que nécessaire.
    Cliquez sur Plus pour afficher plus de critères de recherche.
  4. Cliquez sur Appliquer le filtre.
    Les enregistrements qui répondent aux critères sont affichés.
  5. Vous pouvez sélectionner des enregistrements et leur attribuer des activités de suivi adéquates ou exécuter des macros sur ceux-ci.

Filtrer des enregistrements à l'aide des informations de suivi des visiteurs

L'utilité de votre site Web est totale uniquement si vous êtes en mesure de garder une trace de ses visiteurs, de faire des déductions au sujet de la façon dont les gens l'utilisent, de savoir à quel moment précis ils le visitent, etc. Ces informations vous aideront à mieux servir vos visiteurs Web et à transformer ces visites en clients.

Cela dit, les filtres avancés de CRM peuvent vous aider à faire ces déductions sur les leads et les contacts qui visitent votre site Web à l'aide de paramètres de suivi des visiteurs. Vous pourrez filtrer les leads et les contacts sur la base de champs tels que le temps moyen passé sur le site, les conversations manquées, le navigateur utilisé pour visiter le site, etc. Voici quelques scénarios qui illustrent dans quelle mesure les informations de suivi des visiteurs peuvent vous aider à effectuer certaines déductions importantes.

Assurer un suivi des contacts importants par le biais des conversations manquées

Imaginons que vous ayez une liste de contacts qui se trouvent à une étape de conversion particulière. Par exemple, vous avez des contacts avec lesquels vous clôturez des transactions ce mois-ci. Vous pouvez procéder à une exploration plus spécifique en sélectionnant un montant potentiel pour ces transactions. Certains de ces contacts peuvent vous avoir envoyé des messages par tchat, mais vous pouvez avoir manqué ces messages. Grâce aux filtres avancés, vous pouvez filtrer instantanément ces contacts. Voici comment :

  1. Allez sur le module Contacts .
  2. Dans Filtrer les contacts par, sélectionnez ces combinaisons
    1. Sélectionnez Montant de la transaction >= 50 000
    2. Sélectionnez Étape de la transaction > Proposition/Devis
    3. Allez à la section Suivi des visiteurs et sélectionnez Conversations > Manquées > Au cours de la semaine dernière
  3. Cliquez sur Appliquer le filtre. 

  • Vous pouvez sélectionner n'importe quel nombre de combinaisons de recherche telles que celle-ci, selon vos besoins spécifiques.

    Suivre les leads sur la base de la durée moyenne passée sur votre site Web

    Le suivi de vos leads sur la base de la durée moyenne passée sur votre site Web est également un moyen efficace de les convertir en transactions. Lorsque vos leads passent plus de temps sur votre site, vous savez qu'ils sont intéressés. Prenez les mesures suivantes pour les suivre :

    1. Accédez au module Leads .
    2. Accédez à la section Suivi des visiteurs .
    3. Cliquez sur Durée moyenne passée (en minutes).
    4. Sélectionnez >= 1 minute dans la liste de sélection.
    5. Cliquez sur Appliquer le filtre.

      6. Suivre des leads sur la base de l'adresse e-mail de la personne qui en est chargée

      Vous avez filtré des contacts en fonction de l'étape du parcours de vente à laquelle ils se trouvent. Les responsables de ventes peuvent suivre les progrès de leurs commerciaux en saisissant l'adresse e-mail du commercial qui a suivi des leads spécifiques. Imaginons, par exemple, que vous recherchiez des leads associés à Charles Stone, votre commercial. Voici ce que vous allez faire :

      1. Accédez à la section Suivi des visiteurs .
      2. Cliquez sur Suivi par.
      3. Saisissez l'adresse e-mail du commercial. (Par exemple : charles.stone@zylker.com)
      4. Cliquez sur Appliquer le filtre. 

      Tous les leads que Charles Stone a suivis s'affichent désormais.

      Compatibilité des navigateurs

      Lorsque vous filtrez des leads en fonction du navigateur qu'ils ont utilisé, il devient plus facile d'améliorer la conception du site Web concerné pour ce navigateur. Imaginons, par exemple, que vous soyez à la recherche de leads qui ont utilisé Google Chrome pour accéder à votre site Web. Si un grand nombre de leads est trouvé à l'aide du filtre, vous pouvez améliorer la compatibilité des navigateurs.



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