La gestion de workflow vous aide à automatiser vos opérations de ventes, de marketing et de prise en charge. Vous pouvez attribuer automatiquement des tâches aux utilisateurs, sur la base des critères définis dans les règles, et mettre à jour certains champs.  L'automatisation du workflow repose sur les éléments suivants :

• Règles de workflow – Un ensemble de règles exécutées lorsque des conditions particulières sont réunies.
• Notifications par e-mail – des notifications par e-mail automatiques sont envoyées lors du déclenchement d'une règle de workflow.
• Tâches – Des tâches sont attribuées aux utilisateurs lorsque les règles de workflow sont déclenchées.
• Mises à jour de champs – Mise à jour automatique des valeurs des champs spécifiés lorsque les règles de workflow sont déclenchées.
• Webhooks – Communique avec des applications tierces en envoyant des notifications Web instantanées (unilatérales) à chaque fois qu'un événement survient au sein de Zoho CRM.
• Fonctions dans les workflows – Développer un ensemble de scripts Deluge pour recevoir des réponses d'autres applications et mettre à jour les modules CRM lorsque les critères de workflow sont remplis.

Les Règles de workflow sont efficaces uniquement si elles sont associées à des Notifications par e-mail, des Tâches et des mises à jour de champ. Lorsqu'une règle est déclenchée, les alertes, tâches et mises à jour de champs associées à la règle seront également déclenchées. Par exemple, pour envoyer des notifications par e-mail aux destinataires, vous devez toujours associer une alerte à la règle. Vous pouvez également associer des tâches de workflow à une règle pour attribuer du travail aux utilisateurs.

Un exemple de règle de workflow dans Zoho CRM : la règle Alerte de transaction importante. Cette règle est exécutée lorsque le montant des ventes et la probabilité de remporter l'opportunité commerciale dépasse une valeur significative. Quand cette règle est déclenchée, une notification est envoyée à la direction et à d'autres collègues de votre équipe Vente. Vous pouvez modifier cette règle et ses critères pour définir votre propre alerte de transaction importante.

Avantages

• Améliore l'efficacité en éliminant le travail manuel de l'attribution des tâches.
• Réduit les coûts d'exploitation.
• Améliore les processus métier par le biais de méthodes de travail standardisées.