Comprendre les dispositions de page avec un scénario

Voici un scénario simple dans lequel nous allons montrer l'utilisation des dispositions de page dans Zoho CRM. Avec cet exemple, vous serez en mesure de mettre en œuvre les dispositions pour votre organisation en fonction des besoins de votre société.

Imaginons une société de vente et de services de téléphonie mobile à grande échelle appelée Zylker Mobiles. Elle vend des téléphones neufs et fournit des services de téléphonie mobile. La vente de téléphones et le service suivent des procédures distinctes.

• L'évaluation des exigences applicables aux ventes est différente de celle d'un service mobile. Alors qu'une demande d'achat d'un téléphone portable peut nécessiter la vérification préalable des stocks, une demande de service de téléphonie mobile nécessite l'évaluation du problème.
  
• Les personnes en charge des ventes de téléphones ne sont pas les mêmes que celles en charge du service mobile.
  
• Les processus de suivi pour les ventes de téléphones sont différents de ceux d'un service mobile.
  

Voici la liste des actions que nous allons effectuer afin de démontrer l'utilisation des dispositions de page dans Zoho CRM pour Zylker Mobiles.

Partie I - Élaborer des dispositions de page

• Créer deux dispositions - Ventes de téléphones et Service mobile dans le module Transactions.
  
• Élaborer les deux dispositions avec les champs et les sections requis. Les étapes de la transaction pour les ventes de téléphones vont être différentes de celles d'un service mobile.
  

Partie II - Choisir des dispositions lors de la création d'un enregistrement

• Expliquer le choix de la disposition lors de la création d'un enregistrement, que ce soit via l'importation, les formulaires Web, les API ou la création individuelle d'un enregistrement.
  

Partie III - Comprendre le champ disposition

• Comprendre comment le champ de disposition peut être utilisé pour créer des affichages personnalisés basés sur la disposition, des règles de suivi automatique, un processus d'approbation et des règles d'affectation des leads.
  

Partie IV - Configurer des règles de workflow

• Définir les règles de workflow requises pour les dispositions des ventes de téléphone et service mobile en fonction des procédures suivies par Zylker Mobiles.
  
• Démontrer l'exécution des processus de workflow tel que configuré pour les dispositions.
  

Partie V - Créer des rapports et des tableaux de bord

• Créer des rapports et des tableaux de bord pour un module basé sur la disposition de page.
  

Pour créer une nouvelle disposition :

1. Sélectionnez  Organisation > Personnalisation > Modules et champs.
   
2. Dans la liste des modules disponibles, cliquez sur le module pour lequel vous souhaitez créer une nouvelle disposition.
   
3. Dans la page  Disposition de module  , cliquez sur  Créer une nouvelle disposition.
   
4. Nommez la disposition  Ventes mobiles  et ajoutez des champs et des sections à la disposition le cas échéant.
   
5. Une fois tous les champs ajoutés, cliquez sur  Enregistrer la disposition.
   
6. Lors de l'enregistrement de la disposition, vous serez invité à définir les autorisations pour la disposition. Dans la fenêtre contextuelle  Autorisation de disposition , entrez les profils d'utilisateur qui auront accès à la disposition.
   
7. Clonez maintenant cette disposition en cliquant sur  Créer une nouvelle disposition .
   
   
8. Dans la fenêtre contextuelle Créer une nouvelle disposition , choisissez la disposition depuis laquelle cette disposition doit être clonée.
     
   
9. Nommez la  Disposition    Services mobiles  et ajoutez-y de nouveaux champs, le cas échéant.
     
   
10. Après avoir créé les champs requis, cliquez sur  Enregistrer la disposition.
    
11. Lors de l'enregistrement de la disposition, vous serez invité à entrer les profils utilisateurs qui auront accès à la disposition. Entrez les profils et cliquez sur  Enregistrer.           

Désormais, les deux dispositions du module  Transactions   Ventes mobiles et  Service mobile ont été créées.

Formulaire de création rapide

Par exemple, imaginons que le module Contacts propose la recherche de transactions et que le module Transactions comporte deux dispositions : service mobile et vente mobile. Vous pouvez créer deux formulaires de création rapide contenant différents champs. Lorsque vous créez une transaction pour le service mobile, à partir du module Contacts (via la recherche), le formulaire de création rapide de cette présentation s'affiche. 

De même, le formulaire de création rapide affiche ou masque les champs en fonction des règles de disposition. Les champs peuvent être obligatoires ou affichés en fonction de la valeur saisie par l'utilisateur. Par exemple, si la règle de disposition pour le service mobile stipule que chaque fois qu'un utilisateur choisit « réparer », le « numéro de modèle » doit s'afficher et le champ « période de garantie » doit être obligatoire.

Remarque : Seules les actions Afficher les champs et Définir les champs obligatoires seront applicables au formulaire de création rapide.

 

Pour ajouter des champs dans un formulaire de création rapide

1. Sélectionnez Configuration > Personnalisation > Modules et champs.
   
2. Dans la liste des modules disponibles, cliquez sur le module pour lequel vous souhaitez créer une nouvelle disposition.
   
3. Dans la page Disposition de module , cliquez sur Création rapide.
   
4. Glissez et déposez les champs voulus.
   
5. Cliquez sur Enregistrer.
   

Onglet Affichage détaillé

L'onglet Affichage détaillé comporte deux composants : la carte de visite et la Liste associée. Vous pouvez personnaliser la carte de visite en ajoutant jusqu'à 5 champs standard ou personnalisés. Tout comme la création rapide, la vue détaillée est également spécifique à la disposition, ce qui vous permet de créer une vue détaillée différente pour chaque disposition. 

Vous pouvez faire glisser et déposer des champs dans la section de liste associée, réorganiser ou modifier les colonnes dans l'affichage Liste et créer des listes associées personnalisées.

 Pour ajouter des champs dans la carte de visite

1. Sélectionnez Configuration > Personnalisation > Modules et champs.
   
2. Dans la liste des modules disponibles, cliquez sur le module pour lequel vous souhaitez créer une nouvelle disposition.
   
3. Dans la page Disposition de module , cliquez sur Affichage détaillé.
   
4. Dans la Carte de visite, cliquez sur Personnaliser.
   
5. Sélectionnez des champs. Vous pouvez choisir jusqu'à cinq champs.
   
6. Cliquez sur Terminé.
   
   
   
   La page des détails de l'enregistrement affiche la carte de visite personnalisée.
   
   
   
   
   

Pour personnaliser les champs de la liste associée

1. Dans la page Affichage détaillé , faites défiler vers le bas jusqu'à Liste associée de l'enregistrement. 
   
2. Cliquez sur Personnaliser > sélectionnez les Champs que vous souhaitez afficher.
   
3. Cliquez sur Enregistrer.
   Vous pouvez également ajouter une nouvelle liste associée en cliquant sur l'icône Ajouter.

Attribuer des dispositions aux profils d'utilisateur

Lorsque vous créez plusieurs dispositions, vous pouvez contrôler la façon dont les utilisateurs consultent et accèdent à une disposition. Dans Disposition et Attribution de type, vous pouvez attribuer des dispositions régulières ou de l'assistant aux profils. Voir également l'Assistant de configuration en tant que disposition par défaut.

En plus d'attribuer des dispositions à des profils utilisateur, vous pouvez également spécifier quelle disposition doit être celle par défaut pour le profil. La disposition à laquelle un enregistrement appartient peut toujours être modifiée plus tard, le cas échéant. 

Choisir des dispositions lors de la création d'un enregistrement

Après avoir créé les dispositions, vous pourrez choisir la disposition à différents points d'entrée de l'enregistrement. Certains d'entre eux sont mentionnés ci-dessous. Dans notre exemple, dès que vous créez une transaction, vous êtes invité à choisir dans quelle disposition la transaction doit être créée.

• Création d'enregistrements individuellement
  
  
• Importation d'enregistrements
  
  
• Enregistrement via des formulaires Web (leads/contacts/dossiers)
  
  
• Enregistrements via des API :  lorsque les enregistrements sont envoyés vers CRM via des API, ils sont envoyés vers la disposition définie par l'ID de disposition dans l'API. Si aucune disposition n'est définie pour un enregistrement, il est affecté à la disposition standard du module.
  

Comprendre le champ de disposition

Lorsque vous créez une nouvelle disposition pour un module, un champ généré par le système, appelé  Disposition , est créé avec d'autres champs automatiquement. Le champ Disposition porte le nom de la disposition via laquelle l'enregistrement est généré dans la disposition.
  

Puisque le champ Disposition est un autre champ CRM, vous pouvez l'utiliser dans diverses fonctions CRM, comme la création d'affichages personnalisés, l'automatisation de l'affectation des enregistrements, le processus d'approbation et les règles de suivi automatique.

Créer un affichage personnalisé

Vous pouvez créer des affichages personnalisés en fonction de la disposition. Par exemple, un affichage personnalisé appelé  Transactions Service mobile permettra à un utilisateur de voir facilement tous les enregistrements qui appartiennent à la disposition  Service mobile .

Règles de suivi automatique

 

Règles d'affectation des leads

Vous pouvez automatiser l'affectation des leads/contacts/dossiers aux utilisateurs CRM en fonction de la disposition à laquelle ils appartiennent. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui indique que tous les leads qui appartiennent à la disposition  Ventes mobiles doivent être affectés à un représentant commercial spécifique.
  

Ainsi, les leads intégrés par l'intermédiaire des formulaires Web et d'autres intégrations tierces, telles que Google Ads, sont automatiquement affectés à l'utilisateur mentionné dans la règle d'affectation. Lorsqu'aucune règle d'affectation n'est mentionnée, l'enregistrement est automatiquement affecté à la disposition standard pour le module.

Automatisation des processus d'approbation

Vous pouvez également automatiser la soumission d'enregistrements à partir d'une disposition spécifique pour approbation par les managers.
  

Mise en place des règles de workflow

Zylker Mobile doit automatiser plusieurs processus pour les modules Transactions. En voici certains.

• Chaque fois que l'étape d'une transaction dans la disposition Vente de portables est Conclu Fermé, affectez une tâche appelée Lancer l'assurance qualité et expédier à Charles Stone.
  
• Chaque fois que l'étape d'une transaction dans la disposition Service mobile est Conclu Fermé, affectez une tâche appelée Lancer le service à Charles Stone.
  
• Chaque fois que l'étape d'une transaction est mise à jour et définie sur Évaluation du problème, envoyez une alerte au contact associé : « Votre demande est en cours d'évaluation ».
  
• Lorsque le champ Motif de retour dans la disposition Ventes de portables est mis à jour et défini sur Appareil défectueux, déplacez automatiquement l'enregistrement de la disposition Ventes de portables vers la disposition Service mobile.
  

Si vous examinez ces processus, vous remarquerez que la plupart d'entre eux dépendent de la disposition. Voyons comment créer des règles de workflow dans chacune de ces situations.

Chaque fois que l'étape d'une transaction dans la disposition  Ventes mobiles est Conclu Fermé, affectez une tâche appelée « Lancer l'assurance qualité et expédier »à Charles Stone. 

Choisissez l'exécution lors d'une  action sur l'enregistrement. Définissez le paramètre  Déclenchement de la règle sur  Modifier .

 Définissez les critères de la règle comme suit :

• L'étape est Conclu Fermé
  
  ET
  
• La disposition est Vente de portables
  
  

De cette façon, la règle de workflow sera exécutée seulement lorsque les deux critères sont remplis. Cela permet de s'assurer que la tâche est créée uniquement lorsqu'une transaction issue de la disposition Ventes mobiles est mise à jour et définie sur Conclu Fermé. 

Assignez une tâche  Lancer l'assurance qualité et expédier au commercial respectif ; dans ce cas, Charles Stones.

Maintenant, chaque fois que Zylker Motors conclut une transaction de vente mobile, une tâche est automatiquement affectée à Charles Stone pour qu'il puisse lancer l'expédition.

Conséquence de la règle 

L'étape d'une transaction appelée  Grosse transaction - Avril, issue de la  Disposition de ventes mobiles a été mise à jour et définie sur  Conclu Fermé.

La tâche  Lancer l'assurance qualité et expédier est désormais automatiquement attribuée à Charles Stone.

  

Penchons-nous également sur la façon dont les processus de workflow sont configurés pour les autres situations.

Chaque fois que l'étape d'une transaction dans la disposition  Service mobile est Conclu Fermé, affectez une tâche appelée « Lancer le service » à Fathima Yilmaz.

Cette situation est similaire à la situation précédente. La seule différence, c'est que dans les critères de règle, à la place de la mention La disposition est Vente de portables, vous devez indiquer La disposition est Service mobile, puis créer une tâche pour Fathima Yilmaz.

Ainsi, chaque fois que Zylker Motors conclut une transaction de service mobile, une tâche sera automatiquement affectée à Fathima Yilmaz pour qu'elle puisse lancer le service.

Conséquence de la règle  

L'étape d'une transaction appelée  Service à grande échelle, issue de la disposition  Service mobile a été mise à jour et définie sur  Conclu Fermé. La tâche  Lancer le service est maintenant automatiquement affectée à Fathima Yilmaz.

Chaque fois que l'étape d'une transaction est mise à jour et définie sur  Évaluation du problème, envoyez une alerte au contact associé : « Votre demande est en cours d'évaluation ».

Dans cette situation, il n'est  pas nécessaire pour vous de mentionner le type de disposition dans les critères de la règle, car cette étape se produit seulement dans la disposition Service mobile dans notre exemple.

Conséquence de la règle 

Une fonctionnalité des dispositions très puissante vous permet d'automatiser le passage d'un enregistrement d'une disposition à une autre en écrivant une simple règle de workflow pour la mise à jour du champ. Penchons-nous sur cette situation avec un exemple.

Les clients peuvent retourner des téléphones portables qu'ils ont achetés pour plusieurs raisons. Dans la plupart des cas, le motif du retour est un appareil défectueux. Zylker Mobiles a donc décidé de déplacer automatiquement le retour d'appareils défectueux de la disposition  Ventes mobiles à la section  Service mobile .

Admettons qu'il existe un champ appelé Motif de retour dans la disposition Ventes de portables. Si ce champ est mis à jour et défini sur Appareil défectueux, la disposition doit être mise à jour et définie sur Service mobile.

Conséquence de la règle 

Désormais, lorsque le champ  Motif de retour prend la valeur  Appareil défectueux, l'enregistrement est automatiquement déplacé vers la disposition  Service mobile.

Créer des rapports à partir de plusieurs dispositions

Vous pouvez également créer des rapports et des tableaux de bord pour un module sur la base des différentes dispositions créées pour ce module. Par exemple, l'équipe Zylker Mobiles aimerait connaître la somme des transactions dans la disposition Service mobile par rapport à celle de la disposition Vente de portables.

Voici un rapport récapitulatif des transactions en fonction de la disposition et des informations d'activité correspondantes. 

Rapport récapitulatif :
  

À partir de ce rapport, vous pouvez également créer un tableau de bord pour les mêmes informations.