Édition : toutes les éditions (Free, Standard, Professional, Enterprise, Ultimate)
À qui s'adresse ce guide : commerciaux, responsables de comptes et autres membres de l'équipe ayant été invités à rejoindre un compte Zoho CRM existant. Si vous êtes l'administrateur qui configure le CRM pour la première fois, consultez plutôt Démarrage rapide pour les administrateurs à la place.
Vérifier la disponibilité des fonctionnalités et les limites
Consultez votre messagerie et recherchez l'invitation envoyée par Zoho CRM (de la part de votre administrateur).
Cliquez sur le lien Accepter l'invitation dans l'e-mail.
Si vous disposez déjà d'un compte Zoho (pour n'importe quel produit Zoho), connectez-vous avec vos identifiants existants. Dans le cas contraire, créez un nouveau compte Zoho.
Une fois connecté, vous arriverez sur l'onglet Accueil, votre tableau de bord de démarrage.
L'interface de Zoho CRM comprend trois zones principales :
Barre latérale (gauche) - Il s'agit de votre navigation principale. Elle contient des liens vers Accueil, Rapports, Analyses, votre Teamspace, et tous les modules auxquels vous avez accès (Leads, Contacts, Comptes, Deals, Tasks, Appels, Réunions, etc.). Cliquez sur le nom d'un module pour afficher ses enregistrements.
Volet principal (centre) - Il affiche le contenu de l'élément sélectionné dans la barre latérale. Il peut s'agir du tableau de bord Accueil, d'une liste d'enregistrements ou de la page de détail d'un enregistrement spécifique.
Barre supérieure (droite) - Elle contient Recherche globale (recherche dans tous les modules), Création rapide (bouton + pour créer un enregistrement depuis n'importe où), Ask Zia (assistant IA), Signals (notifications en temps réel), Calendrier, et votre icône Profil.
Conseil : Utilisez Recherche globale (en haut de l'écran) pour retrouver n'importe quel enregistrement rapidement. Saisissez un nom, une adresse e-mail, un numéro de téléphone ou le nom d'un deal. Le CRM effectuera la recherche dans tous les modules. C'est généralement le moyen le plus rapide de trouver ce dont vous avez besoin.
Les enregistrements sont les entrées individuelles de chaque module : un lead spécifique, un deal spécifique, un contact spécifique. Voici comment les consulter :
Dans la barre latérale, cliquez sur le nom d'un module, par exemple Deals.
Une vue en liste s'affiche, présentant tous les deals auxquels vous avez accès. Par défaut, les enregistrements apparaissent sous forme de tableau avec des colonnes pour les champs principaux.
Utilisez le sélecteur de vue en haut de l'écran pour basculer vers différentes vues, notamment :
Vue en liste - Format tableau, idéal pour parcourir un grand nombre d'enregistrements.
Vue Kanban - Cartes organisées par étape ou par statut, parfaite pour suivre la progression des deals dans votre pipeline.
Vue Canvas - Mises en page personnalisées conçues par votre administrateur (si disponible).
En savoir plus sur les vues de module ici.
Cliquez sur n'importe quel enregistrement pour ouvrir sa page de détail. Vous y trouverez tous les champs de l'enregistrement, les enregistrements associés (par exemple, les contacts liés à un deal), l'historique des activités dans la chronologie, les notes et les pièces jointes.
Créons un lead que vous souhaitez suivre :
Cliquez sur le bouton + (Création rapide) dans la barre supérieure et sélectionnez + Lead, ou accédez au module Leads et cliquez sur Créer un lead.
Renseignez les champs obligatoires (Nom et Société). Ajoutez toute autre information disponible, telle que l'adresse e-mail, le numéro de téléphone ou la source du lead.
Cliquez sur Enregistrer.
Le nouveau lead s'affiche dans votre module Leads. Depuis cette page, vous pouvez ajouter des notes, planifier des Tasks de suivi, envoyer des e-mails ou consigner des appels, le tout depuis la page de détail de la fiche.
Bon à savoir : Vous pouvez créer des fiches dans n'importe quel module, comme Contacts, Transactions, Tasks, et bien d'autres (sous réserve de disposer des autorisations de profil nécessaires). Les champs affichés dépendent de la configuration définie par votre administrateur. Pour approfondir votre compréhension des modules, des champs et des fiches, consultez Comprendre votre compte CRM.
Consigner vos activités dans le CRM permet à votre responsable et à vos collègues de suivre l'avancement de chaque relation client. Voici deux activités courantes à réaliser dès le premier jour.
Pour consigner un appel terminé :
Plusieurs méthodes permettent de consigner un appel. Voici deux options simples :
Accédez au module Leads/Contacts. Survolez un lead ou un contact et cliquez sur l'icône Ajouter une activité. Sélectionnez Créer un appel puis Consigner un appel.
Ouvrez la fiche d'un lead ou d'un contact.
Dans la liste associée Activités ouvertes de la fiche, sur la gauche, cliquez sur +, sélectionnez Appel, puis cliquez sur Consigner un appel.
Saisissez les détails de l'appel : objet, durée, résultat et éventuelles notes.
Cliquez sur Enregistrer. L'appel s'affiche dans la chronologie de la fiche ainsi que dans le module Appels.
Pour planifier une Task de suivi :
Plusieurs méthodes permettent de planifier une Task. Voici deux options simples :
Pour la même fiche, dans la liste associée Activités ouvertes de la fiche, sur la gauche, cliquez sur + et sélectionnez Task.
Accédez au module Leads/Contacts. Survolez un lead ou un contact et cliquez sur l'icône Ajouter une activité. Sélectionnez Créer une Task.
Saisissez un objet (par exemple, « Envoyer la proposition à [Nom du contact] »), définissez une Date d'échéance, et assignez-la à vous-même.
Cliquez sur Enregistrer. La Task s'affichera dans les activités ouvertes de votre onglet Accueil ainsi que dans le module Tasks.
Accédez à Workqueue dans la barre latérale (disponible à partir de l'édition Standard). Si vous utilisez l'édition gratuite, cliquez sur l'onglet Accueil.
Vous y trouverez vos Tasks ouvertes, réunions à venir, et les appels du jour. Il s'agit de votre point de départ quotidien. Consultez-le chaque matin pour identifier ce qui requiert votre attention.
Vous pouvez également cliquer sur Calendrier dans la barre supérieure pour afficher vos activités.
En dehors de ces éléments, vous pouvez accéder aux modules d'activité (Appels, Task ou Réunions) pour consulter leurs enregistrements respectifs et les filtrer selon vos besoins.
Vous maîtrisez désormais les bases. Voici les prochaines étapes les plus utiles pour prendre vos marques :
Connectez votre messagerie - Envoyez et recevez des e-mails directement depuis les enregistrements CRM. Accédez à Configuration > Canaux > E-mail > Configuration de l'e-mail. Sélectionnez l'onglet E-mail et suivez les instructions. Consultez Configuration de l'e-mail pour plus de détails.
Découvrez les vues des modules - Au-delà de la vue Liste, explorez les vues Grille, Chronologie, Fractionnée, Carte, Kanban, Canvas et Graphique pour trouver celle qui correspond à votre flux de travail. Consultez Vues des modules.
Utilisez la recherche globale - Saisissez un nom, une adresse e-mail ou un mot-clé dans la barre de recherche. Zoho CRM effectue la recherche dans tous les modules, ce qui en fait le moyen le plus rapide de retrouver un enregistrement. Consultez Recherche globale pour en savoir plus.
Explorez l'application mobile - Téléchargez l'application Zoho CRM (Apple / Android) pour accéder à votre CRM lors de vos déplacements. Vous pouvez consulter des enregistrements, journaliser des appels et mettre à jour des transactions depuis votre téléphone, même hors connexion. Consultez Application mobile CRM.
Demandez de l'aide à Zia - Cliquez sur l'icône Ask Zia dans la barre supérieure pour poser des questions sur vos données, obtenir des résumés d'enregistrements ou faire remonter des informations clés. Disponible à partir du forfait Professional+. Consultez Ask Zia.
Pour approfondir votre compréhension de l'organisation des données CRM (modules, champs, enregistrements et flux du processus de vente), consultez Comprendre votre compte CRM.