Gérer les fichiers dans l'onglet Documents

Gérer les fichiers dans l'onglet Documents

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Cette fonctionnalité est disponible pour les nouvelles inscriptions dans tous les centres de données. Elle est en cours de déploiement auprès des utilisateurs existants par étapes.

En attendant, les utilisateurs ne disposant pas de cette mise à jour peuvent avoir besoin de consulter la Bibliothèque de documents au sein de Zoho CRM.
Vous pouvez créer et télécharger n'importe quel fichier de votre choix dans l'onglet Documents tant que vous n'avez pas dépassé votre stockage de fichiers. Par défaut, vous avez accès à la Zoho Office Suite pour créer des documents, des feuilles de calcul et des présentations en utilisant respectivement Zoho Writer, Zoho Sheet et Zoho Show. Vous avez la possibilité de convertir vos fichiers téléchargés dans les formats pris en charge par les applications Zoho Office Suite. Toutes vos données dans WorkDrive sont chiffrées en transit et au repos.

Pour en savoir plus sur la gestion de votre stockage de fichiers, consultez Gérer le stockage de fichiers.
Pour en savoir plus sur les formats de fichiers pris en charge, consultez Fichiers pris en charge dans WorkDrive.
Pour en savoir plus sur le chiffrement de vos fichiers dans WorkDrive, consultez Chiffrement dans Zoho WorkDrive.

Pour télécharger des fichiers depuis votre appareil local

  1. Cliquez sur l'onglet Documents.
  2. Cliquez sur le dossier requis dans le volet de gauche.
  3. Accédez à l'emplacement requis dans le volet de droite.
  4. Cliquez sur + Nouveau et sélectionnez Télécharger des fichiers.

  5. Dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, sélectionnez le fichier et cliquez sur Ouvrir.
Remarque : Si vous avez activé l'option Convertir tous les fichiers au format de Zoho WorkDrive lors du téléchargement dans les paramètres d'un dossier d'équipe, votre fichier téléchargé sera converti si un format Zoho WorkDrive correspondant est disponible.

Pour créer un fichier

Vous pouvez créer des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des enregistrements vidéo, des enregistrements d'écran et des enregistrements audio dans votre onglet Documents.
  1. Cliquez sur l'onglet Documents.
  2. Cliquez sur le dossier requis dans le volet de gauche.
  3. Accédez à l'emplacement requis dans le volet de droite.
  4. Cliquez sur + Nouveau et sélectionnez :
  1. Zoho Writer pour créer un document
  2. Zoho Sheet pour créer une feuille de calcul
  3. Zoho Show pour créer une présentation
  4. Enregistrement > Enregistrement d'écran pour créer un enregistrement d'écran
  5. Enregistrement > Enregistrement vidéo pour enregistrer une vidéo
  6. Enregistrement > Enregistrement audio pour enregistrer de l'audio

Pour déplacer un fichier à la corbeille

  1. Cliquez sur l'onglet Documents.
  2. Cliquez sur le dossier requis dans le volet de gauche.
  3. Accédez à l'emplacement requis dans le volet de droite.
  4. Survolez le fichier à supprimer et sélectionnez-le à l'aide de la case à cocher qui s'affiche.
  5. Cliquez sur l'icône Plus (...) et sélectionnez Déplacer vers la Corbeille.
NotesRemarque : vous pouvez restaurer un fichier supprimé en accédant à Gérer > Corbeille, en sélectionnant le fichier et en cliquant sur Restaurer.

Pour supprimer définitivement un fichier

  1. Cliquez sur l'onglet Documents.
  2. Cliquez sur le dossier requis dans le volet gauche.
  3. Dans le volet droit, cliquez sur Gérer et sélectionnez Corbeille.
  4. Sélectionnez le(s) fichier(s) à supprimer définitivement et cliquez sur Supprimer.
  5. Dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, cliquez sur Supprimer.

Pour partager un fichier

  1. Cliquez sur l'onglet Documents.
  2. Cliquez sur le dossier requis dans le volet gauche.
  3. Accédez à l'emplacement requis dans le volet droit.
  4. Survolez le(s) fichier(s) à partager et sélectionnez-le(s) à l'aide de la case à cocher qui s'affiche.
  5. Cliquez sur Partager.
  6. Dans la fenêtre contextuelle Partager, sélectionnez la ou les personne(s) avec qui partager le fichier et définissez le niveau d'accès.

Pour télécharger un fichier

  1. Cliquez sur l'onglet Documents.
  2. Cliquez sur le dossier requis dans le volet gauche.
  3. Accédez à l'emplacement requis dans le volet droit.
  4. Survolez le fichier à télécharger et sélectionnez-le à l'aide de la case à cocher qui s'affiche.
  5. Cliquez sur Télécharger.

Pour extraire et archiver un fichier

  1. Cliquez sur l'onglet Documents.
  2. Cliquez sur le dossier requis dans le volet gauche.
  3. Accédez à l'emplacement requis dans le volet droit.
  4. Survolez le fichier à extraire et sélectionnez-le à l'aide de la case à cocher qui s'affiche.
  5. Cliquez sur l'icône ... et sélectionnez Extraire.
  6. Dans l'onglet qui s'affiche, cliquez sur «Extraire.
  7. Une fois vos modifications terminées, répétez les étapes 1 à 4.
  8. Cliquez sur l'icône ... et cliquez sur Valider.
  9. Ajoutez une note de version et cliquez sur Valider.
Notes
Remarque : Vous pouvez également abandonner les modifications apportées lors d'une extraction. Pour ce faire :
  1. Répétez les étapes 1 à 4 comme indiqué ci-dessus.
  2. Cliquez sur l'icône ... et sélectionnez Abandonner l'extraction.
  3. Dans l'onglet qui s'affiche, cliquez sur Abandonner l'extraction.

Gestion des versions

Pour en savoir plus sur la gestion des versions des fichiers dans l'onglet Documents, consultez :
  1. Fichiers Zoho Writer
  2. Fichiers Zoho Sheet
  3. Fichiers Zoho Show
  4. Autres fichiers