Notes sur les actions requises | Suppression de l'onglet Activities
Suppression de l'onglet Activities – Présentation
À compter du 1er décembre 2023, nous allons abandonner l'onglet Activities dans Zoho CRM. Veuillez noter que vous pourrez continuer à consulter et utiliser vos enregistrements propres aux activités via les modules individuels existants Tasks, Meetings et Calls, même après la suppression de l'onglet Activities.
La configuration actuelle, dans laquelle toutes les activités de vente sont suivies dans un seul module, nous a posé des problèmes techniques pour la mise en œuvre d'améliorations continues concernant le module Activities. En faisant des modules Tasks, Meetings et Calls des modules individuels, nous serons en mesure de résoudre ces difficultés techniques et de déployer les améliorations le plus tôt possible.
Qu'est-ce que la suppression de l'onglet Activities signifie pour vous en tant qu'utilisateur de CRM ?
1. Si vous vous êtes inscrit à Zoho CRM après janvier 2022, vous ne serez pas impacté par cette suppression, car le module Activities pour ces comptes a déjà été supprimé et les modules Tasks, Meetings et Calls sont déjà utilisés en tant que modules indépendants. Aucune action n'est donc requise dans ce cas.
2. Si vous vous êtes inscrit à Zoho CRM avant janvier 2022, vous voyez probablement un onglet Activities, ainsi que les modules individuels Tasks, Meetings et Calls. Dans ce cas, vos tâches, réunions et appels sont déjà suivis dans des modules distincts, quel que soit l'endroit où vous les créez. Vous n'avez donc pas à vous soucier de la perte de données. Même si vous avez créé une tâche, une réunion ou un appel sous l'onglet Activities, une copie de ces enregistrements est déjà disponible dans les modules respectifs. La migration des enregistrements a déjà été effectuée.
Il n'y a donc aucune mesure à prendre du point de vue de la migration des enregistrements, et il n'y a pas lieu de s'inquiéter de la perte d'enregistrements liés aux activités.
Action requise de la part des utilisateurs de CRM avant la suppression de l'onglet Activities
La seule action requise de votre part consiste à déplacer les composants créés à l'origine avec le module Activities vers les modules Tasks, Meetings et Calls.
Par exemple, si vous avez créé un rapport associé au module Activities, il vous suffit maintenant de recréer ce rapport avec le module indépendant associé, à savoir Tasks, Meetings ou Calls. Si vous ne recréez pas ces composants avant la date de suppression, vous risquez de les perdre, car l'onglet Activities cessera d'exister après cette date.
Les composants auxquels il est fait référence dans ce contexte, et qui seront supprimés en même temps que le module Activities, sont les suivants :
- Rapports (associés à l'onglet Activities)
- Tableaux de bord (associés à l'onglet Activities)
- Composants de la page d'accueil (associés à l'onglet Activities)
- Composants Motivator (associés à l'onglet Activities)
Par conséquent, il est important de recréer ces composants avec les modules indépendants associés, à savoir Tasks, Meetings et Calls. Si vous rencontrez des difficultés, nous sommes là pour vous aider dans cette phase de transition.
Vous trouverez ci-dessous un ensemble d'instructions sur la façon de déplacer ces composants et de les recréer avec les modules Tasks, Meetings ou Calls, afin d'éviter une perte de données après la suppression de l'onglet Activities.
Vues personnalisées dans le module Activities
Pour recréer les vues personnalisées créées à l'aide du module Activities :
- Accédez au module Activities.
- Dans la liste des vues personnalisées, cliquez sur une vue que vous souhaitez recréer dans les modules Calls, Meetings ou Tasks.
- Cliquez sur Edit et affichez les critères de la vue personnalisée.
L'option Edit vous permet uniquement d'afficher les critères de la vue personnalisée et ne vous permet pas d'effectuer des modifications.
Il est recommandé de faire une capture d'écran de la page afin de pouvoir la consulter lorsque vous recréez les vues personnalisées dans les modules Tasks, Meetings et Calls. - Accédez au module Tasks, Meetings ou Calls pertinent dans lequel vous souhaitez créer la vue personnalisée.
- Recréez la vue que vous venez de consulter dans le module Activities.
Rapports dans le module Activities
Les rapports créés à l'aide du module Activities doivent être recréés respectivement dans les modules Tasks, Meetings ou Calls. Il existe deux cas de figure : les rapports concernant un seul module et les rapports concernant deux modules. Par exemple, si vous disposez d'un rapport « Leads with tasks and calls », vous devrez créer des rapports dans les modules Tasks et Calls. Mais cela est facilité par l'utilisation de la fonctionnalité Joined Report. Voyons comment cela fonctionne.
Rapports concernant un seul module : par exemple, vous disposez de rapports dans le module Activities avec Tasks, Meetings ou Calls. Vous souhaitez maintenant recréer ces rapports dans le module Calls, Meetings et Tasks respectif.
- Cliquez sur Reports dans la bannière ou accédez au module Reports et cliquez sur le message d'alerte pour afficher la liste des rapports associés au module Activities.Il n'est pas nécessaire de rechercher les rapports individuellement. Ils s'affichent sous forme de liste lorsque vous cliquez sur Reports dans la bannière.
- Accédez à la page Activity Reports et affichez les rapports associés au module Activities.
- Sélectionnez le rapport que vous souhaitez recréer avec les modules Calls, Meetings et Tasks.
- Cliquez sur Edit pour afficher les critères, les colonnes et d'autres détails.Il est recommandé de faire une capture d'écran de la page afin de pouvoir la consulter lorsque vous recréez les vues personnalisées dans les modules Tasks, Meetings et Calls.
- Cliquez sur New Report.
- Dans la fenêtre contextuelle Create New Report, sélectionnez le module principal du rapport.
- Cliquez sur Continue.
- Sélectionnez le module secondaire.
- Par exemple, si vous disposez déjà d'un rapport intitulé « Leads with Tasks », choisissez Leads comme module principal et Tasks comme module secondaire.
- Mentionnez les critères requis, les colonnes, etc. pour créer les rapports dans le module correspondant.
- Cliquez sur Continue.
Joined Report : par exemple, vous disposez d'un rapport « Leads with Tasks and Calls » créé avec des tâches et des appels. Vous voyez les rapports créés dans les modules Tasks et Calls individuellement ou sous la forme d'un rapport commun.
- Créez un rapport dans le module Tasks en suivant les étapes ci-dessus.
- Lorsque vous créez un rapport similaire dans le module Calls, le message contextuel, Do you want to join similar reports? (Voulez-vous joindre des rapports similaires ?) s'affiche, comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessous.
- Si vous souhaitez joindre le rapport actuel que vous créez à un rapport existant, cliquez sur Joined Report.
- Dans la fenêtre contextuelle Create Joined Report, le rapport que vous créez s'affiche sous le nom Report 1.
- Dans la liste déroulante intitulée Report 2, sélectionnez le rapport que vous voulez voir avec ce rapport.
- Cliquez sur Done.
- Vous pouvez renommer le rapport joint et cliquer sur Save.
Tableaux de bord associés au module Activities
Pour recréer des tableaux de bord avec les modules Calls, Meetings et Tasks :
- Accédez au module Dashboards.
- Sélectionnez le tableau de bord associé au module Activities que vous souhaitez recréer à l'aide du module Calls, Meetings ou Tasks.
- Cliquez sur l'icône Plus, puis sur Edit.
- Dans la fenêtre contextuelle Edit Component qui s'affiche, vous pouvez consulter les critères du tableau de bord.Il est recommandé de faire une capture d'écran de la page afin de pouvoir la consulter lorsque vous recréez les vues personnalisées dans les modules Tasks, Meetings et Calls.
- Cliquez sur Add Component.
- Sélectionnez le composant que vous souhaitez recréer.
- Reportez-vous à la capture d'écran pour recréer le composant de tableau de bord dans le module Calls, Meetings ou Tasks correspondant.
Composants de la page d'accueil
Pour recréer les composants de la page d'accueil associés au module Activities, vous devez d'abord recréer les tableaux de bord, les vues personnalisées et les widgets dans les modules Calls, Meetings et Tasks correspondants, puis ajouter ces composants à la page d'accueil.
- Accédez à la page d'accueil et sélectionnez le composant que vous souhaitez recréer.
- Cliquez sur l'icône Plus, puis sur Edit.
- Dans la fenêtre contextuelle Edit Component qui s'affiche, consultez les détails du tableau de bord.
- Accédez au module Calls, Meetings ou Tasks correspondant et recréez le tableau de bord.
Composants Motivator
Pour recréer les composants Motivator :
- Accédez à Settings->General->Motivator.
- Sur la page qui s'affiche, cliquez sur Access Motivator.
- Sur la page Motivator qui s'affiche, cliquez sur KPIs dans le volet de droite.
- Cliquez sur l'icône Plus du composant associé au module Activities, puis sélectionnez Edit.
- Sur la page Update KPI, affichez les critères du KPI affiché et faites une capture d'écran, si nécessaire.
- Cliquez sur Cancel pour fermer la fenêtre contextuelle Update KPI.
- Cliquez sur Create KPI
et recréez le KPI que vous venez de consulter, mais avec le module Calls, Meetings ou Tasks correspondant.
- Cliquez sur Save.
Comment identifier les composants de l'onglet Activities qui nécessitent d'être recréés ou migrés ?
Bannière de suppression de l'onglet Activities
Lorsque vous ouvrirez une session dans Zoho CRM au cours des prochains mois, une grande fenêtre contextuelle affichera la liste des composants du module Activities qui seront touchés par la suppression de l'onglet Activities :
- Rapports
- Tableaux de bord
- Composants de la page d'accueil
- Composants Motivator
En cliquant sur les hyperliens respectifs de chaque phrase, vous serez redirigé vers les composants du module correspondant qui vont être supprimés. Vous pouvez recréer manuellement ces composants avec les modules Tasks, Meetings ou Calls correspondants.
Il n'est pas nécessaire de rechercher les rapports individuels créés à l'aide du module Activités ; tout est affiché dans la bannière Activities Depreciation Banner, qui a été créée exclusivement à cette fin.
Alerte de suppression de l'onglet Activities
Outre la bannière, une petite fenêtre contextuelle d'alerte s'affiche également pour tous les composants associés au module Activities.
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