Surveillance des journaux d'audit

Surveillance des journaux d'audit

Le journal d'audit est une séquence chronologique d'entrées, chacune résultant d'actions effectuées par les utilisateurs de Zoho CRM. Les journaux d'audit sont utiles pour déterminer ce qu'il s'est produit avant et après un événement, mais aussi pour identifier les enregistrements associés à certains événements.
Disponibilité
Autorisation requise
Les utilisateurs ayant un profil Administrateur ou un rôle de PDG peuvent accéder aux journaux d'audit de l'ensemble de l'organisation, tandis que les utilisateurs d'autres profils peuvent afficher uniquement leurs journaux d'audit et ceux de leurs subordonnés.

La fonction de journal d'audit capture les actions suivantes effectuées dans les modules :

Modules
 Actions effectuées
  • Leads
  • Comptes
  • Contacts
  • Transactions
  • Tâches
  • Réunions
  • Appels
  • Ajouter, mettre à jour, supprimer des enregistrements
  • Mettre à jour en masse et supprimer en masse
  • Importer et exporter des enregistrements
  • Conversion de leads
  • Supprimer de la corbeille
  • Restauration
  • Restaurer les enregistrements supprimés
  • Restaurer les enregistrements en bloc
  • Rechercher et fusionner les doublons
  • Dédupliquer les enregistrements
  • Mapper les champs pour la conversion de leads
  • Campagnes
  • Solutions
  • Fournisseurs
  • Devis
  • Commandes
  • Bons de commande
  • Factures
  • Supprimer des enregistrements
  • Créer des enregistrements
  • Modifier des enregistrements
  • Dossiers
  • Registres de prix
  • Supprimer des enregistrements
  • Importer et exporter des enregistrements

La fonction de journal d'audit capture les actions suivantes effectuées dans la configuration :

Fonctionnalités
 Actions effectuées
  • Dossiers et modèles d'e-mails
  • Dossiers et modèles d'inventaires
  • Dossiers et modèles de publipostage
  • Règles de réponse automatique
  • Saisie de règle pour la règle de réponse automatique
  • Règles de workflow
  • Alertes de workflow
  • Tâches de workflow
  • Mises à jour des champs de workflow
  • Suivis de workflow
  • Webhooks
  • Règles de remontée de dossiers
  • Saisie de règle pour les règles de remontées de dossiers
  • Formulaires Web (leads, contacts, dossiers)
  • Heures d'ouverture
  • Rôles, profils et groupes
  • Rapports et dossiers de rapports
  • Règles d'affectation
  • Saisie de règle pour les règles d'affectation
  • Onglets Web
  • Tableaux de bord
  • Créer
  • Supprimer
  • Modifier
  • Utilisateurs
  • Ajouter
  • Modifier les informations
  • Statut de la règle de réponse automatique
  • Statut des règles de remontée de dossier
  • Statut des formulaires Web
  • Activer
  • Désactiver
  • Mappage de champ de dépendance
  • Créer
  • Modifier
  • Super-administrateur
  • Modifier

Afficher le journal d'audit

Le journal d'audit affiche les activités effectuées par les utilisateurs de votre organisation grâce au compte CRM. Les utilisateurs ayant le profil Administrateur ou le rôle de PDG peuvent accéder aux journaux d'audit. Les autres utilisateurs peuvent quant à eux uniquement afficher leurs propres journaux d'audit et ceux de leurs subordonnés.

Pour afficher les journaux d'audit

  1. Accédez à Configuration > Administration des données > Journal d'audit.
    2. La page Journal d'audit affiche toutes les actions exécutées par tous les utilisateurs au cours des 60 derniers jours.

Détails du journal d'audit

Comme le journal d'audit est très complet, il peut être fastidieux de passer au crible les entrées si vous recherchez des détails précis. Par exemple, si vous souhaitez afficher uniquement les enregistrements ajoutés par un utilisateur donné ou une liste d'actions effectuées au cours des 7 derniers jours, il peut s'avérer difficile de trouver ces entrées spécifiques au sein d'une très longue liste. Dans ce cas, vous pouvez utiliser les options de filtre qui vous sont proposées et restreindre la recherche aux entrées que vous recherchez.

Pour filtrer les entrées dans la page Journal d'audit 

  1. Sélectionnez une Entité pour afficher le journal des actions effectuées sur cette entité. Vous pouvez choisir l'une des options suivantes :
    • Choisissez un module spécifique pour afficher le journal des actions effectuées sur ce module uniquement. Par exemple, Leads.
    • Choisissez Configuration pour afficher le journal de toutes les actions liées à la configuration.
    • Choisissez Toutes les entités pour afficher le journal des actions effectuées sur tous les modules, ainsi que les actions liées à la configuration.
  2. Sélectionnez un Utilisateur pour afficher le journal des actions effectuées sur un utilisateur donné. Vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes.
    • Choisissez un utilisateur spécifique pour afficher le journal des actions effectuées par cet utilisateur donné uniquement.
    • Choisissez Tous les utilisateurs pour afficher le journal de toutes les actions effectuées par tous les utilisateurs de votre organisation.
  3. Sélectionnez une Action pour filtrer les entrées en fonction des actions effectuées sur les enregistrements.
    • Choisissez une action entre Ajouté, Mis à jour et Supprimé, en fonction de vos exigences.
    • Choisissez Toutes les actions pour afficher le journal de l'ensemble des trois actions.
  4. Sélectionnez une Période pour afficher le journal des actions effectuées dans le délai choisi. Choisissez parmi les options suivantes.
    • N'importe quand
    • Aujourd'hui
    • 7 derniers jours
    • 30 derniers jours
    • Une date spécifique (qui tombe pendant les 60 derniers jours)
    • Une plage de dates (qui tombe pendant les 60 derniers jours)

Par exemple, si vous souhaitez afficher tous les enregistrements ajoutés par un utilisateur donné dans le module Leads ces 7 derniers jours

  • Dans Entité, sélectionnez Leads.
  • Choisissez l'Utilisateur souhaité.
  • Dans Action, sélectionnez Ajouté.
  • Dans Période, choisissez 7 derniers jours.
Le journal d'audit s'affiche alors en fonction des filtres ci-dessus.



Remarque
  • Les utilisateurs peuvent uniquement afficher leurs propres journaux d'audit et ceux de leurs subordonnés.
  • Les administrateurs peuvent afficher les fichiers journaux des subordonnés et le PDG dispose des droits pour afficher les journaux de tous les utilisateurs.

Journal d'audit pour les règles de workflow

Vous pouvez afficher les détails de chaque mise à jour apportée aux règles de workflow dans le journal d'audit. Chaque action effectuée dans un workflow, telle que la création, la modification, la mise à jour, la suppression, la modification, le verrouillage d'une règle ou l'ajout d'une action, etc., s'affiche avec les détails de la mise à jour. Vous pouvez également afficher les modifications apportées aux conditions d'exécution en cliquant sur Afficher les modifications. 







Exporter le journal d'audit

Vous pouvez exporter les entrées du journal d'audit au format CSV.



Pour exporter des entrées du journal d'audit

  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
  2. Accédez à Configuration > Administration des données > Journal d'audit.
  3. Sur la page Journal d'audit, cliquez sur exporter le journal d'audit.
    Les entrées seront exportées au format .CSV.
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