Zoho CRM इंटीग्रेशन

Zoho CRM इंटीग्रेशन

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Zoho Projects, Zoho CRM इंटीग्रेशन को समर्थन करता है जो आपको जीते गए सौदों का प्रबंधन करने और उन्हें CRM से प्रोजेक्ट्स का उपयोग करके आसानी से ट्रैक करने में मदद करता है।

आपको अवश्य Zoho Projects और Zoho CRM इंटीग्रेशन को कॉन्फ़िगर करना है इससे पहले कि आप डेटा को सिंक कर सकें। कृपया ध्यान दें, यह इंटीग्रेशन केवल Zoho CRM से सक्षम और सेटअप किया जा सकता है।

उपयोग केस

Zylker एक उत्पाद निर्माण कंपनी है जिसकी बिक्रय टीम अपनी बिक्रय प्रक्रियाओं के लिए Zoho CRM का उपयोग करती है। वे एक बहुराष्ट्रीय सॉफ़्टवेयर कंपनी को राउटर बेचने पर काम कर रहे हैं। जब एक बिक्रय सौदा जीता जाता है, तो बिक्रय प्रबंधक एलिसिया, Zoho Projects में एक प्रोजेक्ट बनाना चाहती है ताकि प्रोजेक्ट प्रबंधन जारी रह सके। एलिसिया इस प्रक्रिया को सरल बनाना चाहती है Zoho CRM से सीधे एक प्रोजेक्ट बनाकर, और वह इस प्रक्रिया के कुछ हिस्सों को स्वचालित करना चाहती है।
 
हमारे Zoho क्लाइंट की आवश्यकता को पूरा करने के लिए, हमारी Zoho Projects टीम ने Zoho CRM और Zoho Projects के इंटीग्रेशन पर काम किया। जब वे एकीकृत होते हैं, तो बिक्रय टीम सीधे संभावित ग्राहक या सौदा रिकॉर्ड से एक प्रोजेक्ट बना सकती है, और यही Zoho Projects में दिखाई देगा जहां प्रोजेक्ट प्रबंधन टीम प्रोजेक्ट पर काम करना शुरू कर सकती है।



लाभ

  • सभी आंतरिक उपयोगकर्ताओं और ग्राहकों को सिंक में रखें
  • अपने ग्राहकों से संबंधित सभी प्रोजेक्ट गतिविधियों को एक ही स्थान से मॉनिटर करें
  • प्रोजेक्ट प्रगति को मापें
  • क्लाइंट खाता मैपिंग को स्वचालित करें

Zoho CRM से प्रोजेक्ट बनाएँ

प्रोजेक्ट्स को दो तरीकों से बनाया जा सकता है: समर्थित CRM रिकॉर्ड से या सीधे CRM Teamspace से।

CRM रिकॉर्ड से बनाए गए प्रोजेक्ट्स संबंधित ग्राहक रिकॉर्ड के साथ जुड़े होते हैं, जबकि Teamspaces आपको क्लाइंट और आंतरिक दोनों प्रोजेक्ट्स बनाने देते हैं। मौजूदा Zoho Projects प्रोजेक्ट्स को भी CRM रिकॉर्ड या Teamspaces के साथ जोड़ा जा सकता है, जिससे टीमें एक ही कार्यक्षेत्र से सहयोग कर सकती हैं।
Info

समर्थित CRM Modules

प्रोजेक्ट्स निम्नलिखित CRM Modules से बनाए या जोड़े जा सकते हैं:
  1. खाते
  2. संपर्क
  3. सौदे
  4. बिक्रय आदेश
  5. चालान
  6. अभियान
  7. मामले
  8. उद्धरण
  9. क्रय आदेश
  10. उत्पाद
  11. Teamspace

Notes
Module की उपलब्धता आपके Zoho CRM संस्करण पर निर्भर करती है।
खाते से बनाए गए प्रोजेक्ट्स Zoho Projects में उस ग्राहक के साथ जुड़े होते हैं।
संपर्क से बनाए गए प्रोजेक्ट्स संपर्क के साथ जुड़े होते हैं जब यह किसी खाते से जुड़ा नहीं होता है।

CRM रिकॉर्ड से प्रोजेक्ट बनाएँ

प्रोजेक्ट्स किसी भी समर्थित CRM Module से बनाए जा सकते हैं। निम्नलिखित उदाहरण Deals Module का उपयोग करता है।
  1. आवश्यक CRM Module पर जाएँ।
  2. आवश्यक रिकॉर्ड खोलें।
  3. Zoho Projects से संबंधित अनुभाग में, नया प्रोजेक्ट पर क्लिक करें।
  4. प्रोजेक्ट विवरण दर्ज करें और अगला पर क्लिक करें।
  5. उपयोगकर्ताओं की समीक्षा करें प्रोजेक्ट उपयोगकर्ता टैब के अंतर्गत।
  6. सक्षम करें इस प्रोजेक्ट को वर्तमान Teamspace के साथ जोड़ें यदि आप Teamspace उपयोगकर्ताओं को प्रोजेक्ट में जोड़ना चाहते हैं।
    1. यदि Teamspace संघ सक्षम है, तो चुनें कि प्रोजेक्ट इस Teamspace में चयनित उपयोगकर्ताओं या सभी उपयोगकर्ताओं के लिए सुलभ होना चाहिए।
  7. उपयोगकर्ताओं की समीक्षा करें या प्रबंधित करें क्लाइंट उपयोगकर्ता टैब के अंतर्गत।
  8. गंतव्य रूट फ़ोल्डर का चयन करें।
  9. सहेजें पर क्लिक करें।

CRM रिकॉर्ड से एक मौजूदा प्रोजेक्ट को जोड़ें

  1. आवश्यक CRM Module पर जाएँ।
  2. आवश्यक रिकॉर्ड खोलें।
  3. Zoho Projects से संबंधित अनुभाग में, प्रोजेक्ट को जोड़ें पर क्लिक करें।
  4. आवश्यक प्रोजेक्ट का चयन करें और प्रोजेक्ट और क्लाइंट उपयोगकर्ताओं का चयन करें।
  5. सक्षम करें इस प्रोजेक्ट को वर्तमान Teamspace के साथ जोड़ें यदि आप Teamspace उपयोगकर्ताओं को प्रोजेक्ट में जोड़ना चाहते हैं।
    1. यदि Teamspace संघ सक्षम है, तो चुनें कि किसे प्रोजेक्ट तक पहुंच होनी चाहिए।
  6. उपयोगकर्ताओं की समीक्षा करें या प्रबंधित करें क्लाइंट उपयोगकर्ता टैब के अंतर्गत।
  7. सहेजें पर क्लिक करें।

Teamspaces से प्रोजेक्ट्स बनाएँ और प्रबंधित करें

Teamspace से सीधे प्रोजेक्ट्स बनाने से टीमें ग्राहक और आंतरिक प्रोजेक्ट्स को संगठित कर सकती हैं, Teamspace में उपलब्ध अन्य Modules के साथ।
Info
सुविधा उपलब्धता: Zoho CRM के Standard, Professional, Enterprise संस्करणों में सभी DCs।
Info

प्रोजेक्ट के प्रकार

  1. Client Projects : ये CRM रिकॉर्ड से जुड़े होते हैं और ग्राहकों के साथ सीधे काम के लिए होते हैं, जैसे ऑनबोर्डिंग, कार्यान्वयन और सेवा वितरण।
  2. Team Projects : आंतरिक प्रोजेक्ट जो CRM रिकॉर्ड से जुड़े नहीं होते। इनका उपयोग उत्पाद विकास, दस्तावेज़ीकरण, विपणन पहल, परिचालन सुधार और अन्य आंतरिक कार्यों के लिए किया जा सकता है।

Teamspace में प्रोजेक्ट जोड़ें

  1. शीर्ष पट्टी में + आइकन पर क्लिक करें।
  2. New Collaboration Items के अंतर्गत क्लिक करें Projects।
  3. निम्नलिखित में से कोई एक चुनें:
    1. Create New
    2. Associate Existing
  4. यदि कोई नया Client Project बना रहे हैं, तो चुनें Client Project और Next पर क्लिक करें।
    1. चुनें Accounts या Contacts, और आवश्यक रिकॉर्ड चुनें।

    2. प्रोजेक्ट का विवरण दर्ज करें और क्लिक करें Next।
    3. के अंतर्गत उपयोगकर्ताओं की समीक्षा करें Project Users टैब।
    4. यदि आप Teamspace उपयोगकर्ताओं को प्रोजेक्ट में जोड़ना चाहते हैं, तो Associate this project to the current Teamspace को सक्षम करें।
      1. यदि Teamspace संबद्धता सक्षम है, तो चुनें कि प्रोजेक्ट को Selected Users को या इस Teamspace के सभी उपयोगकर्ताओं को सुलभ होना चाहिए।
    5. के अंतर्गत उपयोगकर्ताओं की समीक्षा करें या प्रबंधित करें Client Users टैब।
    6. गंतव्य रूट फ़ोल्डर चुनें।
    7. क्लिक करें Save।
  5. यदि कोई नया Team Project बना रहे हैं, तो चुनें Team Project और क्लिक करें Next।
  6. ऊपर बताए गए समान चरणों का पालन करें Client Project सिवाय इसके:
    1. Client Selection चरण उपलब्ध नहीं है, क्योंकि ग्राहक उपयोगकर्ताओं को Team Project में नहीं जोड़ा जा सकता।

मौजूदा प्रोजेक्ट को संबद्ध करें

  1. शीर्ष पट्टी में + आइकन पर क्लिक करें।
  2. के अंतर्गत New Collaboration Items, क्लिक करें Projects।
  3. चुनें Associate Existing।
  4. चुनें Client Project या Team Project।
  5. चुनें Accounts या Contacts, और आवश्यक रिकॉर्ड चुनें।
  6. प्रोजेक्ट चुनें और जोड़ने के लिए प्रोजेक्ट उपयोगकर्ताओं को चुनें,
    1. सक्षम करें Associate this project to the current Teamspace यदि आप Teamspace उपयोगकर्ताओं को प्रोजेक्ट में जोड़ना चाहते हैं।
      1. यदि Teamspace संबद्धता सक्षम है, तो चुनें कि किसे प्रोजेक्ट तक पहुँच होनी चाहिए।
  7. Client Users टैब के अंतर्गत उपयोगकर्ताओं की समीक्षा करें या प्रबंधित करें।
  8. क्लिक करें Save।
जब प्रोजेक्ट को Teamspace के साथ जोड़ा जाता है, तो Zoho Projects में प्रोजेक्ट के अंदर Teamspace का नाम प्रदर्शित होता है।


Info
यदि प्रोजेक्ट का प्रवेश इस Teamspace के सभी उपयोगकर्ताओं के लिए सेट है, तो Zoho Projects स्वचालित रूप से Teamspace के नाम का उपयोग करके एक Team बनाता है। यह Team:
  1. Zoho Projects से संपादित नहीं किया जा सकता।
  2. स्वचालित रूप से Teamspace सदस्यता के साथ सिंक रहता है।
  3. Teamspace में जोड़े गए उपयोगकर्ताओं को प्रवेश देता है और जब उपयोगकर्ता छोड़ते हैं तो प्रवेश हटाता है।

Notes
यदि Zoho Projects उपयोगकर्ता लाइसेंस की सीमा पार हो जाती है, तो अतिरिक्त उपयोगकर्ताओं को निष्क्रिय उपयोगकर्ताओं के रूप में जोड़ा जाता है। Portal व्यवस्थापक को प्रोजेक्ट तक पहुँचने से पहले उन्हें सक्रिय करना चाहिए।
एक Teamspace में अधिकतम 30 प्रोजेक्ट जोड़े जा सकते हैं, सभी Teamspaces में कुल 500 प्रोजेक्ट की सीमा है।

CRM Task Integration

Bi-directional sync (Two-way sync) Task अपडेट और Zoho CRM से Zoho Projects और इसके विपरीत के लिए टिप्पणियों के लिए सक्षम है। अर्थात्, जब Zoho CRM में Task फ़ील्ड अपडेट किया जाता है या जब Zoho CRM में Task टिप्पणी जोड़ी जाती है, तो परिवर्तन Zoho Projects में संबंधित Task के साथ सिंक होता है और इसके विपरीत भी।

निम्नलिखित Task फील्ड के लिए सिंक सक्षम है:
  1. Task शीर्षक
  2. Task विवरण
  3. समाप्ति तारीख
  4. प्राथमिकता
  5. बंद / पुनः खोलें स्थिति
  6. Task स्वामी

Zoho Projects में एक Task जोड़ें और Zoho CRM में सहेजें

  1. उस प्रोजेक्ट पर जाएं जहाँ क्लाइंट खाता एक CRM खाते में मैप किया गया है।
  2. क्लिक करेंTask जोड़ें।
  3. Task विवरण दर्ज करें और फिर क्लिक करेंसहेजें और Zoho CRM में जोड़ें। यह बटन नहीं दिखाया जाता है यदि प्रोजेक्ट किसी CRM खाते से संबंधित नहीं है।

  4. Task को संबंधित करने के लिए एक CRM खाता या सौदा चुनें।
    • मैप किए गए खाते/अनमैप किए गए खाते:
      • मैप किए गए खाते: जिस CRM खाते के लिए Zoho Projects क्लाइंट खाता पहले से मैप किया गया है, वह इस अनुभाग में प्रदर्शित है। खाते का नाम Zoho Projects और CRM दोनों में समान होना चाहिए।
      • अनमैप किए गए खाते: जब कोई CRM खाता और Zoho Projects क्लाइंट खाता एक समान नाम साझा करते हैं और अभी तक मैप नहीं किए गए हैं, तो उनका नाम इस अनुभाग में प्रदर्शित होता है।
    • केवल चयनित प्रोजेक्ट से संबंधित सौदे ड्रॉप-डाउन में प्रदर्शित होते हैं।
  5. क्लिक करेंसहेजें।
  6. क्लिक करेंTask विवरण पृष्ठ के ऊपरी दाईं ओर कोने में और चुनेंZoho CRM में जोड़ेंमौजूदा Tasks को Zoho CRM में जोड़ने के लिए।

जब आप Zoho CRM में एक Task जोड़ते हैं, तो Task एक CRM आइकन के साथ दिखाया जाता हैZoho Projects Tasks मेंसूचीदृश्य।

संबंधित प्रोजेक्ट से Zoho CRM विवरण देखें

  1. बाएँ नेविगेशन बार से संबंधित प्रोजेक्ट पर जाएं।
  2. CRM सूचना आइकन क्लिक करें () प्रोजेक्ट शीर्षक के आगे।
    1. संबंधित Zoho CRM मॉड्यूल जैसे Accounts, Leads, Teamspace सूचीबद्ध होंगे।
  3. इसके विवरण देखने के लिए किसी भी Zoho CRM मॉड्यूल पर क्लिक करें।
  4. क्लिक करें () CRM में विवरण खोलने के लिए।

ज्ञात सीमाएँ

उपयोग मामला 1:Zoho CRM में सख्त प्रोजेक्ट Task की समाप्ति तारीख अपडेट करना

George एक डेटा माइग्रेशन प्रोजेक्ट के लिए काम करता है जो एक निश्चित समय सारणी पर चलता है (अर्थात एक सख्त प्रोजेक्ट)। वह एक CRM उपयोगकर्ता भी है और वह Zoho CRM से डेटा माइग्रेशन प्रोजेक्ट में एक Task की समाप्ति तारीख अपडेट करता है। वह देखता है कि समाप्ति तारीख अपडेट परिलक्षित नहीं हुई।

इसके बाद क्या होगा और क्यों?

  • इस स्थिति में, George को एक अधिसूचना ईमेल प्राप्त होगा जो बताता है कि उसका हाल ही का समाप्ति तारीख अपडेट विफल हुआ क्योंकि यह संबंधित प्रोजेक्ट की समय सारणी से परे है। इसलिए, कोई उपयोगकर्ता Zoho CRM में एक Task की समाप्ति तारीख अपडेट नहीं कर सकता है जब नई तारीख Zoho Projects में सख्त प्रोजेक्ट की समय सारणी से परे हो।

उपयोग मामला 2:Zoho CRM में एक Subtask को पुनः खोलना

Linda के पास Zoho CRM के साथ एकीकृत एक Projects खाता है। वह Zoho CRM में एक पूर्ण Task को पुनः खोलती है जो संबंधित Projects खाते से संबंधित है, लेकिन देखती है कि अपडेट परिलक्षित नहीं हुआ।

इसके बाद क्या होगा और क्यों?

  • इस स्थिति में, Linda को एक अधिसूचना ईमेल प्राप्त होगा जो बताता है कि उसका नवीनतम Task स्थिति अपडेट विफल हुआ क्योंकि Task का Zoho Projects में एक माता-पिता है जो बंद है। इसलिए, कोई उपयोगकर्ता Zoho CRM में एक Subtask को पुनः नहीं खोल सकता है जब इसका माता-पिता Zoho Projects में बंद रहता है।
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