Zoho WorkDrive इंटीग्रेशन
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Zoho WorkDrive को Zoho Projects के साथ इंटीग्रेट करें ताकि आप अपने सहकर्मियों के साथ सहयोग कर सकें और सुरक्षित स्थान में फ़ाइलों को एक साथ प्रबंधित कर सकें।
सुविधा उपलब्धता: सभी प्लान में उपलब्ध।
उपयोग का मामला
Zylker constructions को अपनी निर्माण साइट से संबंधित असंख्य दस्तावेजों को बनाए रखना होता है, जिसमें अनुबंध, वास्तुकला डिजाइन, संरचनात्मक डिजाइन, फ्लोर प्लान, साइट प्लान और बहुत कुछ शामिल है। ये दस्तावेज़ अत्यधिक निजी हैं, और केवल अधिकृत व्यक्तियों द्वारा ही इन्हें एक्सेस किया जा सकता है। हालांकि Zoho Projects आपको प्रत्येक प्रोजेक्ट के भीतर दस्तावेजों को संग्रहीत करने की अनुमति देता है, प्रोजेक्ट प्रशासकों को उपयोगकर्ताओं की प्रोजेक्ट के सभी दस्तावेजों तक पहुंच को प्रतिबंधित करना होता है। Zoho WorkDrive और Zoho Projects को इंटीग्रेट करके इस समस्या का समाधान किया जा सकता है।
मान लीजिए कि "Electrical wiring" नाम का एक Task है जिसे इमारत में विद्युत गतिविधियाँ पूरी करनी हैं। आप Task मालिक के संदर्भ के लिए विद्युत वायरिंग प्लान को Task से जोड़ते हैं। आप इस दस्तावेज़ की पहुंच को केवल उन उपयोगकर्ताओं तक सीमित करना चाहते हैं जो इस Task को एक्सेस कर सकते हैं। यदि Zoho WorkDrive इंटीग्रेशन सक्षम है, तो जब आप Task में वायरिंग दस्तावेज़ जोड़ते हैं, आपको "Who can access?" सेटिंग के साथ एक संकेत दिया जाएगा। "Provide the permission to members who have access to the task" का टॉगल बटन सक्षम करें।
एक बार यह हो जाने के बाद, केवल वे उपयोगकर्ता जिन्हें संबंधित Task को एक्सेस करने की अनुमति है, वे इस दस्तावेज़ को भी एक्सेस कर सकते हैं। जो उपयोगकर्ता Task को एक्सेस कर सकते हैं, वे संबंधित Task पर जा सकते हैं और Documents टैब पर स्विच कर सकते हैं ताकि Electrical wiring दस्तावेज़ को देखा जा सके।
लाभ
- Zoho WorkDrive का उपयोग करके फ़ाइलें और टीम फ़ोल्डर बनाएं
- सहकर्मियों को आमंत्रित करें और सहयोगात्मक रूप से काम करें।
- टीम फ़ोल्डर के सदस्यों को विशिष्ट एक्सेस अनुमतियों के साथ विभिन्न भूमिकाएं निर्दिष्ट करें।
- जब भी आप चाहें, हटाई गई फ़ाइलों या फ़ोल्डरों को पुनः प्राप्त करें।
- मौजूदा उपयोगकर्ताओं को Zoho Docs से Zoho WorkDrive में मैन्युअल रूप से माइग्रेट करना चाहिए।
- नए उपयोगकर्ताओं के लिए, Zoho WorkDrive स्वचालित रूप से इंटीग्रेट किया जाएगा।
- Portal Owner पहले से मौजूद WorkDrive खाते के लिए इस इंटीग्रेशन को सेट अप कर सकता है।
- WorkDrive खाता सेटिंग्स को केवल Portal Owner द्वारा ही अपडेट किया जा सकता है।
- Zoho Projects में प्रोजेक्ट या Portal स्तर पर उपयोगकर्ताओं या Profiles में किए गए कोई भी परिवर्तन Zoho WorkDrive में प्रतिबिंबित होने में कुछ मिनट का समय ले सकते हैं।
Zoho WorkDrive इंटीग्रेशन कॉन्फ़िगर करें
- क्लिक करें
शीर्ष नेविगेशन बैंड के ऊपरी-दाएं कोने में।
- निम्न पर जाएं Marketplace > Zoho apps और निम्न को चुनें Update Zoho WorkDrive में।
- निम्न को टॉगल करें Create a Team Folder for all new projects automatically विकल्प।
यह स्वचालित रूप से एक नया Team Folder बनाएगा जब भी कोई प्रोजेक्ट बनाया जाता है। - उपयोगकर्ताओं को Zoho WorkDrive से सिंक करें।
- डिफॉल्ट WorkDrive भूमिकाओं को चुनें जो Zoho Projects में Profiles के साथ मैप की जाएंगी।
- क्लिक करें Update।
एक Folder बनाएं
- बाएं नेविगेशन पैनल में Projects पर क्लिक करें और अपने प्रोजेक्ट पर जाएं।
- शीर्ष नेविगेशन पैनल में Documents टैब को चुनें।
- एक नया team folder बनाने के लिए Create or Associate Folder पर क्लिक करें या + आइकन का उपयोग करें।
- Folder का नाम दर्ज करें और उपयोगकर्ता भूमिकाओं को मैप करें।
- Create पर क्लिक करें।
उपयोगकर्ताओं को प्रबंधित करें
इस खंड से उपयोगकर्ताओं को पूर्ण पहुंच दी जा सकती है या निश्चित विशेषाधिकारों के साथ प्रतिबंधित किया जा सकता है। WorkDrive Role के विरुद्ध Zoho Projects Profile को चुनने से उस Profile के उपयोगकर्ताओं को Folder में प्रासंगिक अनुमतियां दी जाएंगी।
यदि यहां कोई Profile चुना नहीं गया है, तो उस Profile वाले सभी उपयोगकर्ताओं को Folder तक पहुंच नहीं होगी।
- बाएं नेविगेशन पैनल में Projects पर क्लिक करें और अपने प्रोजेक्ट पर जाएं।
- शीर्ष नेविगेशन पैनल में Documents टैब को चुनें।
- क्लिक करें
Folder के आगे।
- ड्रॉप-डाउन से Manage Users को चुनें।
- उपयोगकर्ताओं को विशिष्ट भूमिकाओं से मैप करें और Update पर क्लिक करें।
एक Folder को संबद्ध करें
- बाएं नेविगेशन पैनल में Projects पर क्लिक करें और अपने प्रोजेक्ट पर जाएं।
- शीर्ष नेविगेशन पैनल में Documents टैब को चुनें।
- बाएं नेविगेशन पैनल पर + आइकन पर क्लिक करें।
- Folder Name फ़ील्ड के आगे Associate Existing पर क्लिक करें।
- उन Folders को चुनें जिन्हें आप संबद्ध करना चाहते हैं।
- विवरण दर्ज करें और User Roles को मैप करें।
- Associate पर क्लिक करें।
एक Folder को अलग करें
- बाएं नेविगेशन पैनल में Projects पर क्लिक करें और अपने प्रोजेक्ट पर जाएं।
- शीर्ष नेविगेशन पैनल में Documents टैब को चुनें।
- क्लिक करें
Folder के आगे।
- Disassociate Folder को चुनें।
- अपनी कार्रवाई की पुष्टि करें।
डिफॉल्ट Folder सेट करें
- विशिष्ट Folder पर होवर करें और क्लिक करें
- निम्न को चुनें Set as default folder
एक Team folder बनाएं
- क्लिक करें Projects बाएं नेविगेशन पैनल में और अपने प्रोजेक्ट पर जाएं।
- निम्न को चुनें "दस्तावेज़ टैब शीर्ष नेविगेशन पैनल में है।
- क्लिक करें टीम फ़ोल्डर बनाएँ या संबद्ध करें या नया टीम फ़ोल्डर बनाने के लिए + आइकन पर क्लिक करें।
- दर्ज करें टीम फ़ोल्डर नाम और विवरण और उपयोगकर्ता Roles को मैप करें।
- क्लिक करें बनाएँ।
उपयोगकर्ताओं को प्रबंधित करें
इस खंड से उपयोगकर्ताओं को पूर्ण पहुंच दी जा सकती है या निश्चित विशेषाधिकारों के साथ प्रतिबंधित किया जा सकता है। WorkDrive Role के विरुद्ध Zoho Projects Profile का चयन करने से उस प्रोफ़ाइल के उपयोगकर्ताओं को टीम फ़ोल्डर में प्रासंगिक अनुमतियाँ प्रदान की जाएंगी।
यदि यहाँ कोई प्रोफ़ाइल नहीं चुनी गई है, तो उस प्रोफ़ाइल वाले सभी उपयोगकर्ताओं को टीम फ़ोल्डर तक पहुंच नहीं होगी।
- क्लिक करें Zoho Projects में बाएँ नेविगेशन पैनल से जाएँ और अपने प्रोजेक्ट पर नेविगेट करें।
- निम्नलिखित को चुनें: दस्तावेज़ टैब शीर्ष नेविगेशन पैनल में है।
- क्लिक करें
टीम फ़ोल्डर के आगे। - चुनें उपयोगकर्ताओं को प्रबंधित करें ड्रॉप-डाउन से।
- उपयोगकर्ताओं को विशिष्ट Roles से मैप करें और क्लिक करें अपडेट करें।
टीम फ़ोल्डर को संबद्ध करें
- क्लिक करें Zoho Projects में बाएँ नेविगेशन पैनल से जाएँ और अपने प्रोजेक्ट पर नेविगेट करें।
- निम्नलिखित को चुनें: दस्तावेज़ टैब शीर्ष नेविगेशन पैनल में।
- बाएँ नेविगेशन पैनल पर + आइकन क्लिक करें।
- क्लिक करें मौजूदा को संबद्ध करें के बगल में टीम फ़ोल्डर नाम फ़ील्ड।
- उन टीम फ़ोल्डर्स को चुनें जिन्हें आप संबद्ध करना चाहते हैं।
- विवरण दर्ज करें और उपयोगकर्ता Roles को मैप करें।
- संबद्ध करें पर क्लिक करें।
केवल निजी टीम फ़ोल्डर्स को संबद्ध किया जा सकता है।टीम फ़ोल्डर को अलग करें
- क्लिक करें Zoho Projects में बाएँ नेविगेशन पैनल से जाएँ और अपने प्रोजेक्ट पर नेविगेट करें।
- निम्नलिखित को चुनें: दस्तावेज़ टैब शीर्ष नेविगेशन पैनल में है।
- क्लिक करें टीम फ़ोल्डर के आगे।
- चुनें टीम फ़ोल्डर को अलग करें।
- अपनी कार्रवाई की पुष्टि करें।
टीम फ़ोल्डर को हटाएँ
- क्लिक करें Zoho Projects में बाएँ नेविगेशन पैनल से जाएँ और अपने प्रोजेक्ट पर नेविगेट करें।
- निम्नलिखित को चुनें: दस्तावेज़ टैब शीर्ष नेविगेशन पैनल में है।
- क्लिक करें टीम फ़ोल्डर के आगे।
- चुनें टीम फ़ोल्डर को हटाएँ।
- अपनी कार्रवाई की पुष्टि करें।
WorkDrive को प्रबंधित करें
एक टीम को एक साझा स्थान की आवश्यकता है जहाँ इसके व्यक्तिगत सदस्य बना सकें, अपलोड कर सकें, संपादित कर सकें, और साझा करें फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को साझा करें ताकि आप जटिल प्रोजेक्ट्स पर प्रभावी ढंग से सहयोग कर सकें। Team Folders आपकी टीम से विशिष्ट लोगों को जोड़ने और सही एक्सेस स्तर (Admin/Organizer/Editor/Viewer) निर्दिष्ट करने में मदद करके इस आवश्यकता को पूरा करते हैं। अधिक जानें
Zoho WorkDrive में फ़ाइलें
आप अपनी Zoho WorkDrive फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को बना सकते हैं, अपलोड कर सकते हैं, साझा कर सकते हैं और संपादित कर सकते हैं। फ़ाइलें और Team Folders आपकी फ़ाइलों को संगठित रखने और अपनी टीम के सदस्यों के साथ सहयोग करने में मदद करते हैं। फ़ाइलों को इच्छित फ़ोल्डर में अपलोड करने के लिए उन्हें ड्रैग और ड्रॉप करें। नए दस्तावेज़, स्प्रेडशीट और प्रेजेंटेशन बनाए और प्रबंधित किए जा सकते हैं।
- चुनें प्रोजेक्ट बाईं ओर के नेविगेशन पैनल से।
- अपने प्रोजेक्ट पर जाएं और चुनें Documents शीर्ष बैंड से।
- क्लिक करें New ऊपरी-दाईं ओर के कोने में।
- आवश्यक फ़ाइल प्रकार चुनें।
Zoho Writer: दस्तावेज़ बनाएं
Zoho Sheet: स्प्रेडशीट बनाएं
Zoho Show: प्रेजेंटेशन बनाएं
फ़ाइलें अपलोड करें: अपने डेस्कटॉप या लैपटॉप से फ़ाइलें अपलोड करें
फ़ोल्डर अपलोड करें: अपने डेस्कटॉप या लैपटॉप से फ़ोल्डर अपलोड करें
Code snippet: कोड टाइप करें या पेस्ट करें और स्टोर करें
Cloud से आयात करें: Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive और Evernote जैसी अन्य क्लाउड एप्लिकेशन्स से फ़ाइलें आयात करें
Recording: स्क्रीन, वीडियो या ऑडियो रिकॉर्डिंग कैप्चर करें
Zia AI: सामग्री या छवियां बनाने और उन्हें WorkDrive पर स्टोर करने के लिए Zia का उपयोग करें। इसके लिए उपयोगकर्ताओं को अपने OpenAI को Zia के साथ इंटीग्रेट करना।
WorkDrive Integration को हटाएं
Zoho WorkDrive integration को हटाएं। Tasks, issues आदि से जुड़ी सभी attachments को अलग किया जाएगा और आप उन्हें Zoho Projects से और एक्सेस नहीं कर पाएंगे। आप उन्हें अपने Zoho WorkDrive account से एक्सेस कर सकते हैं।
- Setup > Marketplace > Zoho Apps पर जाएं।
- पर क्लिक करें Update।
- क्लिक करें Delete Integration बटन।
- संदेश को स्वीकार करें और फिर क्लिक करें Delete।
नोट:
Zoho Projects सदस्यता वाले उपयोगकर्ता जिनके पास Zoho WorkDrive का भुगतान किया गया खाता नहीं है: यदि आप Zoho WorkDrive को एक्सेस करने का प्रयास करते हैं, तो आपको अपने WorkDrive खाते को अपग्रेड करने या WorkDrive में अपनी फ़ाइलों को एक्सेस करने से पहले Free Essential प्लान में स्थानांतरित करने के लिए कहा जाएगा।
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