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Zoho Projects में अपने Portal को कॉन्फ़िगर करना आपके संगठन की आवश्यकताओं के अनुसार प्लेटफ़ॉर्म को तैयार करने का एक महत्वपूर्ण कदम है। इसमें प्रोजेक्ट की समयसीमाएँ और बजट पैरामीटर स्थापित करने से लेकर कार्यों को स्वचालित करने तक विभिन्न कार्य शामिल होते हैं।
एक परिदृश्य पर विचार करें जहाँ आप "Donally Apartment Constructions" नामक एक निर्माण कंपनी के प्रोजेक्ट प्रबंधक हैं। आपने Zoho Projects के लिए साइन अप किया है और आप अपने Portal को अपने प्रोजेक्ट की अद्वितीय आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए कॉन्फ़िगर करना चाहते हैं।
कॉन्फ़िगरेशन
Portal सेटिंग्स:
इस सेक्शन के तहत, आप Portal का लोगो बदल सकते हैं और Portal का नाम "Donally Apartments" के रूप में सेट कर सकते हैं। आप
प्रेषक ईमेल को अपने स्वयं के डोमेन से संचार करने के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। Portal URL को बदला जा सकता है, और Portal स्वामियों को प्रशासकों की सूची से फिर से निर्दिष्ट किया जा सकता है।
कस्टम डोमेन:
एक
कस्टम डोमेन व्यवसायों को अपने उपयोगकर्ताओं और ग्राहकों के लिए एक ब्रांडेड अनुभव बनाने की अनुमति देता है। अपने कस्टम डोमेन को मैप करके, आप अपनी कंपनी की पहचान को मजबूत कर सकते हैं और सभी प्रोजेक्ट-संबंधित गतिविधियाँ आपकी कंपनी के डोमेन नाम के तहत होने वाली सुनिश्चित कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आपके Portal का नाम "donallyapartmentconstructions" है, तो आपका डिफ़ॉल्ट प्रोजेक्ट URL होगा https://projects.zoho.com/portal/donallyapartmentconstructions। कस्टम डोमेन के साथ, यह होगा https://donallyapartmentconstructions.com/portal/abc।
अस्वीकरण:
व्यवसायों के पास कुछ नीतियाँ या शर्तें होती हैं जिनका प्रत्येक उपयोगकर्ता पालन करना चाहिए।
अस्वीकरण का उपयोग उपयोगकर्ताओं को इस तरह की नीतियाँ प्रस्तुत करने और नीति की उनकी समझ और स्वीकृति की पुष्टि प्राप्त करने के लिए किया जा सकता है।
Module का नाम बदलें:
Zoho Projects में Issue ट्रैकिंग और Phase Modules को व्यावसायिक आवश्यकताओं के साथ संरेखित करने के लिए नाम बदला जा सकता है।
उदाहरण के लिए, एक निर्माण कंपनी में, Issues को Defects के रूप में नाम बदला जा सकता है, जो निर्माण उद्योग की शब्दावली के अनुरूप है और टीम को प्रोजेक्ट के घटकों को समझना आसान बनाता है।
Portal को हटाएँ:
यह फ़ंक्शन Portal स्वामी को अपने Zoho Projects डोमेन को पूरी तरह से हटाने देता है और साथ ही उनके डेटा का बैकअप लेता है जो हमारे सर्वर पर संग्रहीत है।
उपयोगकर्ता सेटिंग्स:
यह आपको उपयोगकर्ताओं के प्रदर्शन नाम को कॉन्फ़िगर करने देता है। आप एक
पदानुक्रम अपने संगठन में उपयोगकर्ताओं के बीच सेट कर सकते हैं।
व्यावसायिक कैलेंडर:
व्यावसायिक कैलेंडर आपके संगठन की कार्य अनुसूची को परिभाषित करने में मदद करता है। इसमें व्यावसायिक घंटे, छुट्टियाँ और तारीख व समय सेटिंग्स शामिल हैं। यह सुनिश्चित करता है कि प्रोजेक्ट की समयसीमाएँ और उपयोगकर्ता गतिविधियाँ व्यक्तिगत कार्य अनुसूचियों के आधार पर सटीक रूप से ट्रैक की जाएँ।
व्यावसायिक घंटे
आप अपने संगठन में विभिन्न उपयोगकर्ता अनुसूचियों को समर्थन देने के लिए कई व्यावसायिक घंटे कॉन्फ़िगरेशन बना सकते हैं। प्रत्येक कॉन्फ़िगरेशन आपको निम्नलिखित की अनुमति देता है:
- प्रारंभ और समाप्ति समय सेट करके प्रत्येक दिन के लिए कार्य घंटे परिभाषित करें।
- कार्य घंटों के भीतर विराम अवधि जोड़ें।
- उपयोगकर्ताओं को प्रासंगिक व्यावसायिक घंटों के साथ जोड़ें।
- गैर-कार्य दिनों का हिसाब लगाने के लिए Holiday List को लिंक करें।
तारीख और समय सेटिंग्स
इस टैब के तहत, आप:
- अपने पसंदीदा तारीख और समय प्रारूप को सेट करें (उदाहरण के लिए, DD/MM/YYYY, 24-घंटे का प्रारूप)।
- सप्ताह के पहले दिन को परिभाषित करें।
- कार्य दिन और सप्ताहांत का चयन करें।
- अपने संगठन के लिए सामान्य व्यावसायिक घंटे कॉन्फ़िगर करें।
- ये सेटिंग्स सुनिश्चित करती हैं कि Tasks को उचित रूप से शेड्यूल किया जाए और प्रयास को सक्रिय कार्य अवधि के आधार पर गणना की जाए।
छुट्टियाँ
- आप Holiday Lists बना सकते हैं और उन्हें व्यावसायिक घंटों के साथ जोड़ सकते हैं ताकि प्रोजेक्ट शेड्यूल से गैर-कार्य दिनों को बाहर रखा जा सके।
- उदाहरण के लिए, यदि 25 दिसंबर को छुट्टी के रूप में जोड़ा जाता है, तो उस दिन के लिए Tasks शेड्यूल नहीं किए जाएँगे।
प्रोजेक्ट और बजट
प्रोजेक्ट और प्रोजेक्ट ग्रुप:
यह टैब आपको अपनी प्रोजेक्ट-संबंधित सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देता है जैसे प्रोजेक्ट और प्रोजेक्ट ग्रुप उपसर्ग, प्रतिबंधित एक्सेस के लिए निजी प्रोजेक्ट ग्रुप, वर्गीकरण के लिए टैग, और प्रोजेक्ट पूर्णता प्रतिशत की गणना के विकल्प।
बजट सेटिंग्स:
बजट सेटिंग्स के तहत, आप प्रोजेक्ट बजट को सक्षम कर सकते हैं, उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल के आधार पर बजट तक एक्सेस को प्रतिबंधित कर सकते हैं, और डिफ़ॉल्ट मुद्रा सेट कर सकते हैं। एक बार बजट सक्षम होने के बाद, आप आवृत्ति को परिभाषित कर सकते हैं जिस पर बजट स्वचालित रूप से अपडेट होगा। आपके पास लागत गणनाओं के लिए गैर-बिलीय घंटों को शामिल करने का विकल्प होगा। आप ईमेल सूचनाओं को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं यदि वास्तविक लागत थ्रेशोल्ड या नियोजित बजट से अधिक हो जाती है। आप Revenue Budget को भी सक्षम कर सकते हैं और
Earned Value Management (EVM) को प्रोजेक्ट के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए सक्षम कर सकते हैं।
मुद्रा:
में
मुद्रा टैब में, आप Zoho Projects में वित्तीय संचालन और रिपोर्टिंग के लिए एक मानक स्थापित करने के लिए एक आधार मुद्रा सेट कर सकते हैं। आधार मुद्रा सेट करते समय, घरेलू मुद्रा के मूल्य को निर्धारित करने के लिए विनिमय दर जोड़ी जा सकती है।
एक परिदृश्य पर विचार करें जहाँ आप "Donally Construction" के लिए एक निर्माण प्रोजेक्ट का प्रबंधन कर रहे हैं जिसमें कई अंतर्राष्ट्रीय आपूर्तिकर्ता और ठेकेदार शामिल हैं। आपकी कंपनी संयुक्त राज्य में स्थित है और आपके अधिकांश ग्राहक यूरोप से हैं। आप आधार मुद्रा को US डॉलर के रूप में सेट कर सकते हैं और लेनदेन को USD में परिवर्तित करने के लिए यूरो की वर्तमान विनिमय दर दर्ज कर सकते हैं। यह "Donally Construction" को वैश्विक स्तर पर विविध मुद्राओं के साथ काम करते समय भी वित्तीय स्पष्टता बनाए रखने में मदद करता है।
Task और Timesheet
Task सेटिंग्स:
Zoho Projects, Task प्रबंधन को बेहतर बनाने के लिए कई सेटिंग्स प्रदान करता है। आप Task क्रम को बनाए रख सकते हैं, उपसर्ग और IDs को नियंत्रित कर सकते हैं, Task की अवधि और निर्भरताएँ सेट कर सकते हैं। आप संसाधनों को भी आवंटित कर सकते हैं, Tasks को खामियों के साथ जोड़ सकते हैं और सतर्कताएँ प्राप्त करने का विकल्प चुन सकते हैं। आप संगठनात्मक-स्तर की
Task निर्भरता सेटिंग्स को सक्षम कर सकते हैं जो बकाया तारीख बदलने पर उत्तराधिकारी Tasks को स्वचालित रूप से पुनः संरेखित करती हैं।
समय लॉग सेटिंग्स:
इस टैब में, आप समय लॉग अनुमतियों को परिभाषित कर सकते हैं, बंद Tasks और खामियों के लिए लॉग का प्रबंधन कर सकते हैं, टाइमर नियंत्रित कर सकते हैं, और Task कार्य घंटों के आधार पर प्रतिबंध सेट कर सकते हैं। आप घंटों को लॉग करने के लिए समय सीमाएँ भी स्थापित कर सकते हैं और कम घंटों की थ्रेशोल्ड के लिए अनुस्मारक को अनुकूलित कर सकते हैं। उपयोगकर्ता पिछले और भविष्य के दिनों की एक निर्धारित संख्या के लिए घंटों को लॉग कर सकते हैं, जो समय ट्रैकिंग में लचीलापन बढ़ाता है।
समय लॉग अनुमोदन:
आप लॉग प्रविष्टियों के लिए अनुमोदन को लागू करके, अनुमोदकों के लिए अनुमोदन अनुमतियों को नियंत्रित करके, और स्वचालित अनुमोदनों को कॉन्फ़िगर करके समय लॉग अनुमोदन सेटिंग्स को प्रबंधित कर सकते हैं।
एक निर्माण कंपनी में, समय लॉग अनुमोदन पर्यवेक्षकों को समय लॉग की समीक्षा और अनुमोदन करने की अनुमति देकर दैनिक कार्यों का सटीक रिकॉर्डिंग और कार्य घंटों की मंजूरी सुनिश्चित करता है।
ईमेल सूचनाएँ
वरीयता टैब में, आप Portal और क्लाइंट उपयोगकर्ताओं को चुन सकते हैं ताकि उन्हें
ईमेल सूचनाओं से बाहर रखा जा सके। ये सेटिंग Task, Phase, फोरम और अन्य सूचनाओं के व्यापक प्रबंधन में मदद करती हैं। Portal उपयोगकर्ता और क्लाइंट उपयोगकर्ता दोनों Task या Phase के लिए अपडेट प्राप्त कर सकते हैं जिन्हें उन्होंने बनाया है, जो आपको या आपकी टीम को निर्दिष्ट किए गए हैं, और जिन्हें आप प्रगति ट्रैकिंग के लिए अनुसरण करते हैं।
Zia
Zia, Zoho Projects के भीतर एक AI-संचालित चैटबॉट है जहाँ आप अपने प्रोजेक्ट, Tasks, समस्याओं और अन्य Modules के बारे में प्रश्न पूछ सकते हैं और तत्काल प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आप एक प्रोजेक्ट प्रबंधक हैं जो साइट पर काम कर रहे हैं और आपको एक महत्वपूर्ण Task की प्रगति जांचने की आवश्यकता है, तो आप
Zia का उपयोग Task की स्थिति, पूर्ण होने का प्रतिशत और किसी भी संबंधित समस्या के बारे में पूछताछ करने के लिए कर सकते हैं।
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