アジェンダの設定と管理

アジェンダの設定と管理

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概要

Zoho Backstageの強力な日程管理ツールで、イベントの企画を効率化できます。プロフェッショナルなスケジュールを作成し、セッションを整理して、各段階で参加者に最新情報を提供できます。



イベントを成功させるには、適切なセッション構成が欠かせません。Zoho Backstageには、最適なイベント進行を作成するための5つの基本的なセッションの種類があります。

基本的なセッションの種類
  1. 登録セッション：参加者が登録や案内の確認を行える専用のチェックインセッションを作成し、イベント開始の準備を整えます。
  2. 歓迎メッセージ：イベントの雰囲気を作り、主要な参加者を紹介する正式な挨拶のセッションで、印象的にイベントを開始します。
  3. 基調講演：参加者に刺激と情報を与える、焦点を絞った印象的なプレゼンテーションを通じて、イベントの中心的なメッセージやテーマを伝えます。
  4. プレゼンテーション：詳細なデモンストレーションや紹介を通じて、新しいアイデア、製品、イノベーションを発表します。
  5. レセプション：交流や締めくくりの活動を行う専用セッションを設け、イベントを盛況のうちに終了します。
その他のセッションの選択肢

基本的な種類に加えて、朝食、休憩、昼食、お茶、夕食など、イベントに欠かせない休憩セッションも設定できます。標準の選択肢にない独自のセッションの種類を使用する場合は、［セッションの種類］のドロップダウンから［その他］を選択します。

セッションの作成

セッションは簡単な手順で作成できます。

  1. Dockから［管理］→［日程］に移動します。
  2. セッションを設定するイベント日を選択します。



  3. 任意のトラックをダブルクリックして、セッションの追加パネルを開きます。



  4. ［セッションの種類］を選択します。カスタムの種類を追加する場合は、［その他］を選択します。
  5. 初期設定の［タイトル］をセッションの内容に合わせて更新します。
  6. イベントが複数日にわたる場合は、該当する［イベント日］を選択します。
  7. セッションの［開始時刻］と［所要時間］を設定します。
    1. セッションの時刻が未確定の場合は、開始時刻の選択欄の下にある［未定］にチェックを入れます。
  8. セッションの場所として［会場］を選択します。
    1. 会場が未確定の場合は、［会場］のドロップダウンの下にある［未定］にチェックを入れます。
  9. 登壇者リストから［登壇者］を選択して追加します。
    1. 登壇者が未確定の場合は、［登壇者］のドロップダウンの下にある［未定］にチェックを入れます。
  10. セッションを該当する［トラック］に割り当てます。
    1. 選択した日のすべてのトラックにセッションを表示する場合は、［すべてのトラックに共通］にチェックを入れます。
  11. 検索しやすくするために［タグ］を入力します。各タグをカンマで区切るか、タグごとにEnterキーを押します。



  12. 内容、手順、想定事項をまとめた詳しい［セッションの説明］を入力します。
  13. ［アクセス設定］で、全員がセッションにアクセスできるようにする場合は［すべてのチケットの種類］を選択し、アクセスを制限する場合は［選択済みのチケットの種類］を選択します。
    1. ［チケットの種類を選択］のドロップダウンから、チケットの種類を選択します。
  14. ［完了］をクリックして、セッションをタイムラインに保存します。

Idea
セッションメニューの［複製する］を使用すると、入力済みの情報を引き継いで、類似するセッションをすばやく作成できます。

セッションの管理

イベントの進行に合わせて、日程も簡単に変更できます。

  1. 所要時間の調整：タイムライン上でセッションの境界をドラッグすると、所要時間を自動的に延長または短縮できます。
  2. トラック間の移動：セッションをクリックして別のトラックにドラッグすると、すぐに再編成できます。
  3. 重要なセッションを注目に設定する：［注目に設定する］を使用すると、重要なセッションをWebサイトのホームページで目立たせることができます。
  4. 表示設定の管理：参照用としてタイムラインに残したまま、セッションを公開画面に表示しないようにできます。

セッションの複製
  1. Dockから［管理］→［日程］に移動します。
  2. タイムライン内のセッションにある［メニュー］アイコンをクリックします。
  3. ［複製する］をクリックします。情報が入力された状態で、セッションの追加パネルが表示されます。
  4. 必要な変更を行います。
  5. ［完了］をクリックして、変更を適用します。

セッションの注目設定

セッションを他のセッションより目立たせることができます。セッションを注目に設定すると、日程上でマークが付き、Webサイトのホームページに表示されます。
  1. Dockから［管理］→［日程］に移動します。
  2. タイムライン内のセッションにある［メニュー］アイコンをクリックします。
  3. ［注目に設定する］をクリックします。
Info
セッションの編集時に、［セッションの種類］のドロップダウンの下にある［注目に設定する］チェックボックスをクリックしても、同じ操作を行えます。

セッションの非表示

タイムライン内のセッションを非表示にすると、Webサイトの日程に表示されないようにできます。
  1. Dockから［管理］→［日程］に移動します。
  2. タイムライン内のセッションにある［メニュー］アイコンをクリックします。
  3. ［非表示］をクリックします。
Info
非表示のセッションはタイムライン上で取り消し線が付くだけで、削除はされません。

未確定のセッションの管理

未確定の要素があるセッションは、未確定のセッションの領域で管理できます。

  1. セッションメニューから［未定に移動］を選択します。
  2. セッションがタイムラインの上部に表示されます。
  3. 詳細が確定したら、スケジュール枠に戻します。

セッションの削除
  1. Dockから［管理］→［日程］に移動します。
  2. タイムライン内のセッションにある［メニュー］アイコンをクリックします。
  3. ［削除］をクリックします。

トラックの管理

トラックの追加

複数のトラックを作成して、セッションを分かりやすく整理できます。

Notesシナリオ：Melissaは、製品の進化とイノベーションに関するセッションを含む、製品会社のイベントを企画しています。分野ごとに個別のトラックを作成することで、参加者が最も興味のある内容を見つけやすくしています。

  • Dockから［管理］→［日程］に移動します。
  • ［メニュー］アイコンをクリックします。
  • ［日程］ページの右側にある［トラックを追加］をクリックします。
  • 「製品の進化」や「イノベーションの紹介」など、テーマを絞ったトラックを作成します。
  • 必要に応じて、テーマ、部門、会場ごとにセッションをグループ化します。

トラック共通のセッション

基調講演など、すべての参加者を対象とするセッションは、すべてのトラックに共通するよう設定します。

  1. セッションの追加パネルで［すべてのトラックに共通］にチェックを入れる（または）
  2. 作成後にセッションメニューから［すべてのトラックに共通］を選択します。


新しいトラックには共通のセッションが自動的に引き継がれるため、イベント全体で一貫した体験を提供できます。

トラックの色分け

トラックを色分けして、視覚的に整理しやすくします。

  1. Dockから［管理］→［日程］に移動します。
  2. 任意のトラックの横にある［メニュー］アイコンをクリックします。
  3. ［トラックの色］をクリックします。トラックの色 パネルが表示されます。
  4. カラーパレットから色を選択してください。



  5. 適用するには、［完了］をクリックします。

トラック名の変更


  1. Dockから［管理］→［日程］に移動します。
  2. 任意のトラックの横にある［メニュー］アイコンをクリックします。
  3. ［名前を変更する］をクリックします。
  4. トラック名を入力します。
  5. Enter/returnキーを押します。

トラックの再配置

  1. Dockから［管理］→［日程］に移動します。
  2. 任意のトラックの横にある［メニュー］アイコンをクリックします。
  3. ［再配置］をクリックします。トラックの再配置 パネルが表示されます。



  4. 必要に応じてトラックをドラッグ＆ドロップし、再配置します。
  5. ［完了］をクリックします。

トラックの削除

  1. Dockから［管理］→［日程］に移動します。
  2. 任意のトラックの横にある［メニュー］アイコンをクリックします。
  3. ［削除］をクリックします。

会場の管理

セッション会場の追加

参加者がイベント会場内を移動しやすいように、場所の情報を明確に設定します。

  1. Dockから［管理］→［日程］に移動します。
  2. セッションに関連付けられた［メニュー］アイコンをクリックします。
  3. セッションを追加するパネルで、［会場］のドロップダウンの横にある［➕］アイコンをクリックします。会場を追加するパネルが表示されます。



  4. 会場の［名前］と完全な［住所］を入力します。
  5. ［完了］をクリックすると、会場のドロップダウンに自動的に追加されます。

Info
会場がまだ確定していない場合は、［会場］のドロップダウンの下にある［後日発表］オプションを選択します。

会場情報の編集

必要に応じて場所の詳細を更新します。

  1. Dockから［管理］→［日程］に移動します。
  2. セッションに関連付けられた［メニュー］アイコンをクリックします。
  3. セッションをダブルクリックして、セッションを編集するパネルを開きます。
  4. ［会場］のドロップダウンを開き、会場名にカーソルを合わせます。
  5. ［編集］アイコンをクリックして、名前または住所を変更します。
  6. 変更を保存するには、［完了］をクリックします。

登壇者の管理

セッションへの登壇者の追加

誰が登壇するのかを聴講者に知らせます。

  1. Dockから［管理］→［日程］に移動します。
  2. セッションに関連付けられた［メニュー］アイコンをクリックします。
  3. ［編集する］をクリックします。セッションを編集するパネルが表示されます。
  4. ［登壇者］のドロップダウンの横にある［➕］アイコンをクリックします。登壇者を追加するパネルが表示されます。



  5. 登壇者の［メール］アドレスを入力します。
    1. または、［ポータルのメンバーから選択する］を使用して、既存のチームから選択します。



  6. ［追加する］をクリックすると、登壇者のドロップダウンに自動的に追加されます。

Info
登壇者を招待すると、その登壇者はイベントのメンバーリストに自動的に追加されます。まだ確定していない登壇者には、［後日発表］チェックボックスを使用します。

登壇者の削除

登壇者データベース全体から削除せずに、特定のセッションから登壇者を削除します。

  1. Dockから［管理］→［日程］に移動します。
  2. セッションに関連付けられた［メニュー］アイコンをクリックします。
  3. ［編集する］をクリックします。セッションを編集するパネルが表示されます。
  4. 登壇者名の横にある［X］アイコンをクリックします。



  5. 登壇者は、今後も使用できるように［登壇者］ページに残ります。

日程のインポートとエクスポート

日程のインポート


日程をすでに作成済みの場合は、直接アップロードできます。

  1. Dockから［管理］→［日程］に移動します。
  2. ［メニュー］アイコンをクリックします。
  3. ［インポート］をクリックし、［続ける］をクリックします。
  4. スプレッドシートファイル（XLSまたはXLSX形式、20MB未満）をアップロードします。
Idea

重要な注意事項。

  • 最初に［エクスポート］機能を使用して、参考用の形式をダウンロードします。
  • ファイルがパスワードで保護されていないことを確認します。
  • インポートに失敗した場合は、メールでエラーレポートを確認します。

日程のエクスポート


バックアップコピーを作成したり、オフラインで作業したりできます。

  1. Dockから［管理］→［日程］に移動します。
  2. ［メニュー］アイコンをクリックします。
  3. ［エクスポート］オプションを選択します。日程をエクスポートするダイアログボックスが表示されます。



  4. 必要に応じて、［ファイルをパスワードで保護します］。
  5. XLSX形式でダウンロードします。

日程の印刷/Downloading

配布用のプロフェッショナルな印刷物を作成します。
  1. ［日程］の管理画面で、［メニュー］アイコンをクリックします。
  2. 日程を印刷/Downloadをクリックします。
  3. ［ページ］の［設定］と［サイズ］を選択してください。



  4. ［印刷する］リンクを使用して、ダウンロードするか直接印刷します。

Webサイトデザイナーでの日程セクションのカスタマイズ

  1. Dockから［デザイン］→［Webサイトのデザイン］に移動します。
  2. ［Webサイトを編集する］をクリックします。
  3. ［日程］ページに移動します。
  4. 日程セクションに関連付けられた［設定］アイコンをクリックします。日程の設定パネルが表示されます。


日程のナビゲーション

  1. ［日程のナビゲーション］をクリックします。日程のナビゲーションパネルが表示されます。



  2. ［変更する］をクリックし、ナビゲーションの［レイアウト］を変更します。
  3. 次の［日程のフィルター］を有効にします/Disable。
    1. ［すべてのトラック］
    2. ［セッションのカテゴリー］
    3. ［登壇者］
    4. ［セッションのタグ］
    5. ［会場］
  4. イベントが下書きの状態の場合は、［公開する］をクリックしてイベントを公開してください。すでに公開中の場合は、［再公開する］をクリックします。

セッションのカード

  1. ［セッションのカード］ナビゲーションをクリックします。セッションのカードパネルが表示されます。
  2. ［変更する］をクリックし、セッションのカードの［レイアウト］を変更します。



  3. セッションのカードに表示する要素を選択してください。/Disable次の表示要素を有効にします。



    1. ［期間］
    2. ［会場］
    3. ［トラック］
    4. ［説明］
    5. ［登壇者］
    6. ［セッションのタグ］
  4. ［セッションのカードのサイズ］を［初期設定］、［中］、（または）［大］に設定します。
  5. 次の要素のサイズを設定します。
    1. ［時刻とタイトル］：［初期設定］、［中］、（または）［大］。
    2. ［期間と会場］：［初期設定］、［中］、（または）［大］。
    3. ［トラック］：［初期設定］、［中］、（または）［大］。
    4. ［登壇者］：［初期設定］、［中］、（または）［大］。
  6. 登壇者の［スタイル］を変更します。
  7. イベントが下書きの場合は、［公開する］をクリックしてイベントを公開してください。すでに公開中の場合は、［再公開する］をクリックしてください。

セッションの詳細表示

  1. ［セッションの詳細表示］をクリックします。セッションの詳細表示パネルが表示されます。



  2. ［ポップアップ］と［サイドパネル］のいずれかを選択してください。
  3. イベントが下書きの場合は、［公開する］をクリックしてイベントを公開してください。すでに公開中の場合は、［再公開する］をクリックしてください。
ベストプラクティス

計画のヒント

  • 主要なセッションから始める：受付、歓迎、基調講演、レセプションから始めます
  • わかりやすい件名を使用する：セッション名を明確で魅力的なものにします
  • 包括的なタグを追加する：参加者が関連するコンテンツをフィルターして見つけられるようにします
  • 余裕時間を設ける：セッション間の移動を円滑にするため、休憩時間を含めます

整理方法

  • 論理的にグループ化する：テーマ、聴講者、（または）場所ごとにトラックを整理します
  • 重要なコンテンツを目立たせる：参加必須のセッションをホームページで目立たせます
  • 柔軟に対応する：内容が変更される可能性がある場合は、未定の選択肢を使用します
  • 色を効果的に使い分ける：トラックを簡単に識別できるよう、異なる色を使用します

情報の共有

  • 明確な説明を記載する：参加者が学べる内容と期待できることを説明します
  • 登壇者の経歴を含める：参加者が登壇者とつながるのに役立ちます
  • 定期的に更新する：計画の進展に合わせて情報を最新の状態に保ちます
  • 会場の詳細を提供する：詳しい住所と会場までの案内を含めます
よくある質問
1：セッションがイベントのWebサイトに表示されないのはなぜですか？
回答：タイムラインで非表示になっている可能性があります。セッションメニューを開き、表示するための選択肢を選択してください。

2：日程をインポートできないのはなぜですか？
回答：スプレッドシートがエクスポートしたテンプレートの形式に従っており、パスワードで保護されていないことを確認してください。最初に［エクスポート］の選択肢を使用して、参照用ファイルを取得します。

3：登壇者の変更内容が表示されないのはなぜですか？
回答：セッションから登壇者を削除しても、登壇者データベースからは削除されません。登壇者リスト全体からではなく、セッションからのみ削除されているか確認してください。

4：誤ってトラックを削除するとどうなりますか？
回答：削除済みのトラックに含まれていたすべてのセッションは、初期設定のトラックに自動的に移動します。新規または既存のトラックに手動で再割り当てできます。
ご不明な点がございましたら、support@zohobackstage.comまでお問い合わせください。