アジェンダの設定と管理

アジェンダの設定と管理

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概要

Zoho Backstageの強力なアジェンダ管理ツールでイベント企画を一新しましょう。プロフェッショナルなスケジュールを作成し、セッションを整理し、参加者に常に最新情報を提供できます。



成功するイベントは、適切なセッション構成から始まります。Zoho Backstageでは、理想的なイベント進行を実現するための5つのコアセッションタイプを提供しています。

コアセッションタイプ
  1. 登録セッション：参加者がチェックインし、登録や案内を受ける専用のセッションを設定して、イベントのスタートを切りましょう。
  2. Welcome メモ：公式な挨拶セッションでイベントを印象的に開始し、キーパーソンや参加者を紹介できます。
  3. キーノート：イベントの核となるメッセージやテーマを、集中した高いインパクトのプレゼンテーションで伝え、参加者にインスピレーションを与えます。
  4. プレゼンテーション：新しいアイデアや商品、イノベーションを詳細なデモや紹介を通じて披露します。
  5. レセプション：ネットワーキングやまとめのアクティビティで、イベントを高いメモで締めくくりましょう。
追加のセッション設定

コアタイプ以外にも、Breakfast、Break、Lunch、Tea、Dinnerなど、重要な休憩セッションもスケジュール可能です。スタンダード設定に含まれない独自のセッションタイプを追加したい場合は、セッション種類ドロップダウンから「Other」を選択してください。

セッションの作成

セッションの作成はシンプルで直感的です。

  1. 管理 > AgendaをDockから開きます。
  2. セッションの日付を選択します。



  3. 任意のトラックをダブルクリックして、追加する Sessionパネルを開きます。



  4. Session 種類を選択するか、Otherを選択してカスタム種類を追加します。
  5. 初期設定の件名を、セッション内容に合わせて更新します。
  6. イベントが複数日にまたがる場合は、該当するEvent Dayを選択します。
  7. セッションの開始する時間と期間を設定します。
    1. セッションの時間がまだ確定していない場合は、開始時間ピッカーの下にあるTo be announcedにチェックを入れます。
  8. セッションの場所としてHallを選択します。
    1. ホールがまだ確定していない場合は、Hallドロップダウンの下にあるTo be announcedをチェックします。
  9. ロスターからSpeakersを選択して追加します。
    1. スピーカーが未確定の場合は、Speakerドロップダウンの下にあるTo be announcedにチェックを入れます。
  10. 適切なTrackにセッションを割り当てます。
    1. 選択した日のすべてのトラックに表示したい場合は、Common to すべて tracksにチェックを入れます。
  11. Tagsを入力して検索性を向上させます。各タグの間はカンマまたはEnterキーを使用してください。



  12. 内容・手順・期待事項を明記した詳細なSession 説明を記載します。
  13. Access 設定で、セッションをすべてのチケットクラスに利用可能にする場合はすべて チケット classesを、アクセス制限を設ける場合は選択済み チケット classesを選択します。
    1. 選択する チケット Classesドロップダウンからチケットクラスを選択します。
  14. 完了をクリックして、セッションをタイムラインに保存します。

Idea
セッションメニューの複製するオプションを利用すると、事前入力済み情報を活用して類似セッションを迅速に作成できます。

セッション管理

運用が進化するのに合わせて、アジェンダも柔軟に対応できます。簡単に変更を行うには:

  1. 期間の調整: タイムライン上でセッションの枠をドラッグすることで、期間を自動的に拡大・縮小できます。
  2. トラック間の移動: セッションをクリックし、別のトラックへドラッグ＆ドロップするだけで即座に再編成できます。
  3. 重要セッションの特集: Featureオプションを利用して、Webサイトのホームページ上で主要なセッションを目立たせることができます。
  4. 表示設定の管理: 公開表示からセッションを非表示にしつつ、タイムライン上には保持して参照できます。

セッションの複製
  1. 管理 > AgendaへDockから移動します。
  2. タイムライン内のセッションのメニューアイコンをクリックします。
  3. 複製するをクリックします。追加する Sessionパネルが事前入力された情報とともに表示されます。
  4. 必要な変更を行います。
  5. 完了をクリックして変更を適用します。

セッションの特集設定

セッションをハイライト表示してAgenda内で目立たせ、Webサイトのホームページにも表示できます。
  1. 管理 > AgendaへDockから移動します。
  2. タイムライン内のセッションのメニューアイコンをクリックします。
  3. Featureをクリックします。
Info
Sessionの編集時に種類ドロップダウン下のFeatureチェックボックスをクリックしても同様の操作が行えます。

セッションの非表示

タイムライン内のセッションを非表示にすることで、WebサイトのAgendaから削除できます。
  1. 管理 > AgendaへDockから移動します。
  2. タイムライン内のセッションのメニューアイコンをクリックします。
  3. 隠すをクリックします。
Info
非表示にしたセッションはタイムライン上で取り消し線が付きますが、削除はされません。

未確定セッションの管理

未確定の要素を含むセッションは、未確定セッション地域で管理できます。

  1. セッションメニューから TBAへ移動 を選択します。
  2. セッションはタイムラインの上部に表示されます。
  3. 詳細が確定したら、スケジュール済みのスロットに戻します。

セッションの削除
  1. 管理 > アジェンダにDockから移動します。
  2. タイムライン上のセッションで メニューアイコンをクリックします。
  3. 削除 をクリックします。

トラック管理

追加トラックの作成


複数のトラックを作成して、セッションを論理的に整理しましょう。

Notesシナリオ: Melissaは、商品に関する企業イベントを企画し、進歩やイノベーションに関するセッションを開催しています。それぞれのフォーカス地域ごとにトラックを分けることで、参加者が興味のあるコンテンツへ効率的にアクセスできるようにしています。

  • 管理 > アジェンダにDockから移動します。
  • メニューアイコンをクリックします。
  • トラック追加をアジェンダページ右側でクリックします。
  • 「商品Advancements」や「Innovation Showcase」など、フォーカスしたトラックを作成します。
  • テーマや部署、会場ごとにセッションをグループ化できます。

クロストラックセッション

すべての参加者に有益なセッション（基調講演など）の場合、すべてのトラックに共通で設定できます：

  1. セッション追加パネルで 「すべてのトラックで共通」にチェック、または
  2. 作成後にセッションメニューから 「すべてのトラックで共通」を選択します。


新規トラックには共通セッションが自動的に引き継がれ、イベント全体で一貫した体験が提供されます。

トラックの色分け


トラックごとに色分けすることで、視覚的な整理が向上します。

  1. Dockの管理 > Agendaに移動します。
  2. 任意のトラックの横にあるMenuアイコンをクリックします。
  3. Track Colorをクリックします。Track Colorパネルが表示されます。
  4. カラーパレットから選択します。



  5. 完了をクリックして適用します。

トラック名の変更


  1. Dockの管理 > Agendaに移動します。
  2. 任意のトラックの横にあるMenuアイコンをクリックします。
  3. 名前を変更するをクリックします。
  4. トラック名を入力します。
  5. Enter/Returnキーを押します。

トラックの並べ替え

  1. Dockの管理 > Agendaに移動します。
  2. 任意のトラックの横にあるMenuアイコンをクリックします。
  3. Rearrangeをクリックします。Rearrange Trackパネルが表示されます。



  4. トラックをドラッグ＆ドロップして、必要な順序に並べ替えます。
  5. 完了をクリックします。

トラックの削除

  1. Dockの管理 > Agendaに移動します。
  2. 任意のトラックの横にあるMenuアイコンをクリックします。
  3. 削除をクリックします。

会場の管理

セッションホールの追加

参加者がイベント内を円滑に移動できるよう、分かりやすい会場情報を提供してください。

  1. 管理 > AgendaをDockから開きます。
  2. セッションのメニューアイコンをクリックします。
  3. 追加する Sessionパネル内のHallドロップダウン横にある➕アイコンをクリックします。追加する Hallパネルが表示されます。



  4. ホールの名前と住所を入力します。
  5. 完了をクリックすると、ホールドロップダウンに自動で反映されます。

Info
会場が未確定の場合は、Hallドロップダウン下のTo be announcedオプションにチェックを入れてください。

ホール情報の編集

必要に応じて、会場詳細を更新します。

  1. 管理 > AgendaをDockから開きます。
  2. セッションのメニューアイコンをクリックします。
  3. セッションをダブルクリックして編集 Sessionパネルを開きます。
  4. Hallドロップダウンを展開し、ホール名にカーソルを合わせます。
  5. 編集アイコンをクリックして、名前または住所を修正します。
  6. 完了をクリックして変更を保存します。

スピーカーの管理

セッションスピーカーの追加

どの発表者が担当するかを参加者に周知しましょう。

  1. 管理 > AgendaをDockから開きます。
  2. セッションのメニューアイコンをクリックします。
  3. 編集をクリックします。編集 Sessionパネルが表示されます。
  4. Speakersドロップダウン横の➕アイコンをクリックします。追加する Speakerパネルが表示されます。



  5. 発表者のメールアドレスを入力します。
    1. または、Pick 差出人 ポータル Membersを使用して既存チームから選択することもできます。



  6. 追加するをクリックすると、Speakersドロップダウンに自動で反映されます。

Info
スピーカーへの招待を行うと、発表者が自動的にイベントメンバーリストへ追加されます。まだ確定していないスピーカーには、「To be announced」チェックボックスを使用してください。

スピーカーの削除

特定のセッションからスピーカーを削除しても、全体のスピーカーデータベースからは削除されません：

  1. Dockの管理 > アジェンダに移動します。
  2. セッションに関連付けられたメニューアイコンをクリックします。
  3. 編集をクリックします。セッション編集パネルが表示されます。
  4. スピーカー名の横にあるXアイコンをクリックします。



  5. スピーカーは今後の利用のため、スピーカーページに残ります。

アジェンダのインポートおよびエクスポート

アジェンダのインポート


すでにアジェンダが決まっている場合は、直接アップロードできます：

  1. Dockの管理 > アジェンダに移動します。
  2. メニューアイコンをクリックします。
  3. インポートをクリックし、続けるをクリックします。
  4. 表計算シートファイル（XLSまたはXLSX形式、20MB未満）をアップロードします。
Idea

重要なメモ:

  • まずエクスポート機能を使用して、参照用のフォーマットをダウンロードしてください。
  • ファイルがパスワード保護されていないことを確認してください。
  • インポートに失敗した場合は、エラーレポートがメールで届きますのでご確認ください。

アジェンダのエクスポート


バックアップの作成やオフライン作業に利用できます：

  1. Dockの管理 > アジェンダに移動します。
  2. メニューアイコンをクリックします。
  3. エクスポートオプションを選択します。アジェンダのエクスポートダイアログボックスが表示されます。



  4. 必要に応じてファイルにパスワードを設定できます。
  5. XLSX形式でダウンロードします。

印刷/アジェンダのダウンロード

配布用のプロフェッショナルな印刷物を作成します：
  1. アジェンダ管理から、メニューアイコンをクリックします。
  2. 印刷する/ダウンロードするアジェンダをクリックします。
  3. ページの設定およびサイズを選択します。



  4. 印刷するリンクを使用して、ダウンロードまたは直接印刷します。

Webサイトデザイナーでアジェンダセクションをカスタマイズする

  1. Dockからデザイン > Webサイトデザインへ移動します。
  2. Webサイト編集をクリックします。
  3. アジェンダページへ移動します。
  4. アジェンダセクションに関連付けられた設定アイコンをクリックします。アジェンダ設定パネルが表示されます。


アジェンダナビゲーション

  1. アジェンダナビゲーションをクリックします。アジェンダナビゲーションパネルが表示されます。



  2. 変更するをクリックし、ナビゲーションのレイアウトを変更します。
  3. 以下のアジェンダフィルターを有効または無効にします：
    1. すべてのトラック
    2. セッションカテゴリ
    3. スピーカー
    4. セッションタグ
    5. ホール
  4. イベントが下書き状態の場合は、公開をクリックして公開します。すでに有効な場合は、再公開してください。

セッションカード

  1. Session カードのナビゲーションをクリックします。Session カードパネルが表示されます。
  2. 変更するをクリックし、セッションカードのレイアウトを変更します。



  3. セッションカードに表示する表示要素を選択します。下記の表示要素を有効または無効に設定できます：



    1. 期間
    2. Hall
    3. Track
    4. 説明
    5. Speakers
    6. Session タグ
  4. Session カードサイズを設定します：初期設定、中、またはLarge。
  5. 以下の要素サイズを設定します：
    1. 時間・件名：初期設定、中、またはLarge
    2. 期間・Hall：初期設定、中、またはLarge
    3. Track：初期設定、中、またはLarge
    4. Speakers：初期設定、中、またはLarge
  6. スピーカーのスタイルを変更します。
  7. イベントが下書き状態の場合、公開をクリックしてイベントを公開します。すでに有効な場合は、再公開してください。

Session 詳細表示

  1. Session 詳細表示をクリックします。Session 詳細表示パネルが表示されます。



  2. ポップアップとサイドパネルのいずれかを選択します。
  3. イベントが下書き状態の場合、公開をクリックしてイベントを公開します。すでに有効な場合は、再公開してください。
ベストプラクティス

プランニングのヒント

  • コアセッションから開始：最初に登録、ウェルカム、基調講演、レセプションを設定します
  • わかりやすいタイトルを使用：セッション名を明確で魅力的にしましょう
  • 網羅的なタグを追加：参加者がフィルターし、関連するコンテンツを見つけやすくします
  • バッファ時間を計画：スムーズな移動のため、セッション間に休憩を含めましょう

組織化の戦略

  • 論理的にグループ化：トラックをテーマ、対象者、または場所で整理します
  • 重要なコンテンツを特集：注目すべきセッションをホームページで強調表示します
  • 柔軟性を持たせる：TBA設定を活用して、内容の変更に対応します
  • 色分けを効果的に：トラックの識別がしやすいよう、異なる色を使い分けます

コミュニケーション

  • クリアな説明を書く: 参加者が参照する内容や期待できることを明確に説明します。
  • スピーカーの経歴を含める: 参加者が登壇者とつながりやすくなります。
  • 定期的に更新する: プランの進行にあわせて情報を最新の状態に保ちます。
  • 会場の詳細を提供する: 正式な住所や現地での案内を記載してください。
よくある質問（FAQ） (よくある質問（FAQ）)
1: なぜ自分のセッションがイベントWebサイトに表示されないのですか？
A: タイムラインで非表示になっている可能性があります。セッションメニューを開き、表示に切り替えるオプションを選択してください。

2: なぜアジェンダのインポートが失敗するのですか？
A: 表計算シートがエクスポート済みテンプレートの形式に従っており、パスワード保護されていないことをご確認ください。まずエクスポートするオプションを利用し、参照ファイルを取得してください。

3: なぜスピーカーの変更が反映されないのですか？
A: セッションからスピーカーを削除しても、スピーカーデータベースからは削除されません。セッションからのみ削除され、全体のスピーカーリストからは削除されていない可能性がありますのでご確認ください。

4: トラックを誤って削除した場合、どうなりますか？
A: 削除されたトラックのすべてのセッションは自動的に初期設定のトラックに移動されます。手動で新規または既存のトラックに再割り当てすることが可能です。
ご質問がある場合は、サポート@zohobackstage.comまでご連絡ください。