Biginの基本と活用ガイド

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Bigin とは？

Bigin は、小規模ビジネス向けに構築・価格設定された、パイプライン中心の CRM です。顧客中心の業務をより効果的に行えるよう設計されています。小規模ビジネスは限られたリソースでさまざまな業務を同時にこなす必要があります。顧客対応を改善するために、CRM、ヘルプデスク、スプレッドシート、プロジェクト管理アプリなど、複数のソフトウェアツールを利用していることがよくあります。

しかしその結果、必要のない複雑な機能が多数搭載された複数のソフトウェア製品に、多額の費用を支払うことになりがちです。さらに悪いことに、データが統合されておらず、複数のプラットフォームに分散してしまいます。

小規模ビジネスのニーズに応え、顧客対応業務を 1 つのソフトウェアに集約するためにご用意したのが、Biginです。

Bigin は、ビジネスに必要な機能をすぐに使える形で提供し、スプレッドシートやサイロ化した他社アプリケーションを使う必要をなくします。Bigin を使えば、外部ツールに頼ることなく、ビジネス運営に必要な機能をすべて利用できます。ビジネス全体を 1 つのシステムに集約することで、顧客との関係性が強化され、営業プロセスが効率化されるため、より早く、確実に営業活動を進められます。

なぜクラウド型なのか？

ソフトウェアアプリケーションを自分のマシン上で動かすには、特定のハードウェアや頻繁なメンテナンスが必要です。ちょっとした障害でもビジネスに深刻な影響を与える可能性があります。また、実際には使っていない機能に対しても費用を支払っているかもしれません。

Bigin はクラウドを利用しているため、インターネット接続さえあれば、どこからでもソフトウェアとデータにアクセスでき、実際に必要な機能分だけ料金を支払えば済みます。

テクノロジー主導のビジネス環境では、常にオフィスにいて業務を行えるとは限りません。営業担当者であれば、勤務時間の多くを外出先で過ごすことになります。データをすべて一元管理しておけば、どこからでも情報にアクセスでき、顧客を待たせる必要がありません。

小規模ビジネスは Bigin を使うことでどのようなメリットを得られるか？

小規模ビジネスはリソースが限られているため、それらを最大限に活用することが重要です。Bigin はまさにそのためのツールです。シンプルなユーザーインターフェイスにより、製品の使い方を理解するために必要な時間を最小限に抑えつつ、強力なツール群が、よく発生する定型的なビジネスタスクを自動的に処理し、望むとおりの形で実行します。

たとえば、ビジネスを立ち上げたばかりで、顧客がまだ数名しかいないとします。この段階では顧客管理も簡単で、すべてのビジネスタスクを自分ひとりでこなすことも可能でしょう。しかし、ビジネスが成長して新規顧客が増えてくると、対応しきれなくなってきます。

Bigin は、連絡先、取引先、パイプライン、活動といった形でビジネスデータを整理できる、心強い武器です。どの領域にいつ対応が必要かを把握できます。チームとの円滑なコミュニケーションも支援し、1 つのチームとして連携して業務を進められるようにします。これにより、より顧客に集中でき、生産性の向上にもつながります。

営業パイプラインを管理する

営業パイプラインとは、見込み客が顧客になるまでに通過する一連のステージのことです。ビジネスチャンスを可視化し、ビジネスプロセスを効果的に評価・管理するのに役立ちます。しっかりしたパイプラインなしに顧客と商談を進めるのは、武器を持たずに戦場に向かうようなものです。結果は目に見えています。

複数パイプラインが必要な理由

複数の業務を抱えるビジネスでは、単一かつ画一的なパイプラインでは小規模ビジネスの実態に合いません。たとえば、小規模ビジネスでは次のような活動を、少人数のチームで担当していることがよくあります。

見込み客へのフォローアップ
顧客からのチケット対応
返金処理の対応
新規顧客のオンボーディング
満足している顧客からの声（テスティモニアル）の収集

このような場合、単一のパイプラインでは十分に対応できません。そこで役立つのがチームパイプラインです。異なるビジネスプロセスごとに専用のパイプラインを用意し、パイプライン固有の項目、データ型、ステージ、権限などを設定してカスタマイズできます。

Bigin をカスタマイズする

表示したい情報と、その表示方法を自由に選択できます。 Bigin アカウントはカスタマイズ可能です。タブにカスタム項目を追加し、必要なデータをさまざまな形で表示できます。

Web サイト訪問者を連絡先として取り込む

Web サイトは、顧客に自社製品を紹介する場ですが、それだけではありません。Bigin では Web フォームを作成して Web サイトに埋め込むことができ、興味を持った顧客が詳細情報を送信すると、その情報を Bigin アカウント内の連絡先として自動的に取り込めます。

ビジネスプロセスを自動化する

どのようなビジネスでも、顧客へのフォローアップ、新規連絡先の追加時に営業マネージャーへ通知すること、営業担当者にフォローアップタスクを割り当てることなど、繰り返し実行する必要がある処理が存在します。これらのタスク自体はシンプルですが、何度も繰り返し行ううちに負担となり、うっかり実行し忘れてしまうこともあります。こうしたタスクを自動化しておけば、これらの定型タスクを逃すことがなくなり、確実に処理できます。

活動を作成する

ビジネスではさまざまな活動を実行する必要があり、それらをすべて把握しておく必要があります。Bigin では、タスク、イベント、通話を「活動」としてまとめて管理します。フォローアップタスクを作成して営業担当者に割り当てたり、顧客との通話の詳細（通話時間、目的、結果など）を追加したり、顧客からオンサイトデモの依頼があればイベントをスケジュールしたりできます。これらはすべて、Bigin アカウントの［活動］タブで行えます。

複数チャネルで常につながる

テクノロジーの進歩により、顧客はメール、Twitter、電話、サポートチケットなど、さまざまな手段で問い合わせを行えるようになりました。その結果、対応のために複数のアプリケーションを切り替えながら作業しなければならない場合があります。Bigin では、これらを 1 つの画面に集約し、一元管理できます。レコードの詳細ページを開くだけで、顧客とのすべてのやり取りを確認したり、自分宛ての Twitter のメンション通知を受け取ったり、通話を発信したり、サポートチケットに返信したりといった操作を、1 か所から行えます。

機密データを保護する

すべてのデータを 1 か所に集約しているからこそ、その保護が重要になります。ビジネスによっては、組織のデータへのアクセスを一部のユーザーに限定したい場合もあるでしょう。そのような場合は、Bigin の役職と権限を利用して制御できます。多くの組織は、CEO、マネージャー、営業担当者などの役職に基づく階層構造を採用しています。営業担当者が必要とするデータアクセス権は、CEO やマネージャーとは異なります。こうしたアクセス権は、権限を使って定義できます。