パイプラインレコードを顧客と共有する方法

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外部共有機能を利用すると、特定のパイプラインデータを顧客などの外部関係者と共有できます。共有用リンクを生成することで、顧客は共有されたデータの詳細を表示できます。これにより、チケットや注文の進捗状況をチームが手動で更新することなく、顧客に簡単に知らせることが可能です。顧客はチケットやプロジェクトのステータスをリアルタイムで確認でき、やり取りの手間を減らせます。

例えば、チケッティングパイプラインでは、顧客が発生している問題についてチケットを提出します。チケットが「開く」「進行中」「解決済み」などのステージを進む間、チームは外部共有機能を使って顧客にリンクを送信できます。顧客はそのリンクからチケットのステータスや更新情報を確認できます。

利用可能範囲

この機能は、試用版を含むすべてのエディションで利用できます。

権限

ユーザーにExternal 共有する権限を付与するには、設定 > ユーザー and Control > 権限に移動し、Pipeline データのExternal 共有する optionを有効にしてください。

データの共有

データを共有するには、まずそのパイプラインで外部共有オプションを有効にしてください。外部共有を有効にするには、共有したいデータのパイプラインのその他アイコンをクリックし、外部共有を有効にします。

これを有効にすると、データ上に共有可能であることを示すアイコンが表示されます。アイコンがグレーの場合はまだ共有されておらず、グリーンの場合はすでにデータが共有済みであることを意味します。

共有したいデータを選択し、グレーの共有アイコンをクリックします。外部共有オプションの詳細が表示されるポップアップ通知が表示されます。権限を確認して共有をクリックし、リンクを開いた際に顧客に表示する項目を選択してください。

この商談を共有ボタンをクリックすると、共有リンクが自動的に添付されたメール作成画面にリダイレクトされます。そのまま選択したデータに記載されているメールアドレス宛てにメールを送信できます。さらに、ご自身で利用できる共有用リンクも提供されます。

リンクへのアクセス

リンクが共有されると、顧客は共有リンクを使って公開ページにアクセスできます。初期設定ではリンクはOTPで保護されていますが、この機能は無効にすることも可能です。

OTP共有が有効な場合、顧客はリンクにアクセスしようとするとメールでOTPを受け取ります。

OTP共有が無効の場合、顧客はリンクに直接アクセスできます。

データ共有の自動化

ワークフローまたはStage自動化を使用して、データの共有・共有解除を自動化できます。共有するPipelineデータオプションが有効なパイプラインでは、共有するチケットを外部に公開操作を用いてワークフローまたはStage自動化を設定できます。ワークフロー内では、このオプションは即時処理とスケジュール処理の両方で利用可能です。

カスタム表示

共有するPipelineデータを有効にすると、新たにカスタム表示すべてExternal Sharedデータが追加されます。

顧客の表示（公開ページ）

顧客は閲覧専用の公開ページを表示できます。公開ページに表示される詳細は編集可能です。編集するには、その他アイコンをクリックし、「Sharing Permissionの編集」を選択してください。

外部共有権限は2段階に分かれています：

1. 項目権限：パイプライン内で利用可能なすべての項目がここに一覧表示され、表示する項目を選択できます。

連絡先名前項目については、連絡先関連項目を選択できるサブカテゴリーがあります。

OTPオプションが無効の場合、連絡先名前項目のサブカテゴリー選択は利用できません。

Stage項目については、サブカテゴリーから表示したいステージを選択できます。

すべての項目権限を設定したら、保存 & 次へをクリックしてください。