顧客とパイプライン記録を共有する

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外部共有機能を利用すると、特定のパイプラインデータを顧客などの外部関係者と共有できます。共有用リンクを生成することで、顧客は共有されたデータの詳細を閲覧できます。これにより、チームが手動で更新を行わなくても、顧客は自身のチケットや注文の進捗状況を把握できるようになります。顧客はチケットやプロジェクトのステータスをリアルタイムで確認でき、やりとりの手間が削減されます。

例えば、チケッティングパイプラインでは、顧客が課題に関するチケットを提出します。チケットが「開く」「進行中」「解決済み」などの段階を進む中で、外部共有機能を使って顧客にリンクを送信できます。顧客はそのリンクからチケットのステータスや更新内容を確認できます。

利用可能状況

この機能は、試用版を含むすべてのエディションで利用可能です。

権限

ユーザーに外部共有権限を付与するには、設定 > ユーザーと管理 > 権限に移動し、パイプラインデータの外部共有オプションを有効にしてください。

データの共有

データを共有するには、まずそのパイプラインの外部共有オプションを有効にしてください。外部共有を有効にするには、共有したいデータのパイプラインのその他アイコンをクリックし、外部共有を有効にします。

この設定を有効にすると、データに共有可を示すアイコンが表示されます。アイコンがグレーの場合はまだ共有されておらず、グリーンの場合はすでに共有されています。

共有したいデータを選択し、グレーの共有アイコンをクリックします。外部共有オプションの詳細が表示されるポップアップ通知が表示されます。権限を確認して共有をクリックし、リンクを開いた際に顧客に表示させたい項目を選択してください。

この商談を共有ボタンをクリックすると、共有リンクが自動的に添付されたメール作成画面へリダイレクトされます。その後、選択したデータに記載されたメールアドレス宛てに、直接メールを送信できます。また、ご自身で利用できる共有リンクも提供されます。

リンクへのアクセス

リンクが共有されると、顧客は共有リンクを使って公開ページにアクセスできます。初期設定ではリンクにはOTPによるセキュリティが設定されていますが、ご希望に応じてこの機能を無効にすることも可能です。

OTP共有が有効な場合、顧客はリンクへアクセスしようとした際にメールでOTPを受け取ります。

OTP共有が無効な場合、顧客はリンクへ直接アクセスできます。

データ共有の自動化

データの共有や共有解除はワークフローまたはステージ自動化を使って自動化できます。パイプラインデータの共有オプションが有効なパイプラインでは、チケットを外部共有操作を用いたワークフローやステージ自動化の設定が可能です。ワークフローでは、即時処理とスケジュール処理の両方で利用できます。

カスタムビュー

共有する Pipeline データを有効にすると、新しいカスタムビューすべて External Shared データが追加されます。

顧客による表示（公開ページ）

顧客は、閲覧専用の公開ページを確認できます。公開ページに表示する詳細内容を変更することも可能です。その際は、その他アイコンをクリックし、「共有権限の編集」を選択してください。

External sharing 権限は2つの段階に分かれています。

1. 項目権限：パイプラインで利用可能なすべての項目がここに表示され、公開する項目を選択できます。

連絡先名項目では、連絡先関連の項目を選択するためのサブカテゴリーがあります。

OTPオプションが無効の場合、連絡先名項目のサブカテゴリー選択は利用できません。

Stage項目については、サブカテゴリーから表示したいステージを選択できます。

すべての項目権限を設定したら、保存 & 次へをクリックしてください。