ワークフロー

ワークフロー

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ワークフローは通知（メールやSMS）の送信やカスタム関数の実行などのタスクの自動化に役立ちます。ワークフローを使用すると、予約の作成、キャンセル、リマインダー、決済、予約の完了などの予約イベントの前、発生時、後にアクションを実行できます。手動でフォローアップする手間を減らし、重要なアクションを常に確実に実行できます。

1. ワークフローの仕組み  

ワークフローを使用すると、スケジュール管理における業務プロセスを自動化できます。Bookingsでは、ワークフローを使用して以下のタスクを実行できます。

 

ワークフローはいつ起動できますか？

ワークフローは、予約でさまざまなイベントが発生した時点ですぐに起動できます。また、これらのイベントの一定時間前または後に起動することもできます。予約におけるさまざまなイベントは次のとおりです。

予約の各種イベント

予約済み

日程変更済み

キャンセル済み

予約開始

予約終了

決済成功

決済失敗

完了としてマーク済み

無断欠席としてマーク済み
予約の概要が更新されたとき



例：Webセミナーの予約が完了としてマークされた後、ワークフローを起動して、すべての参加者にフィードバックフォームを送信できます。同様に、予約が行われた時点ですぐにCRMのデータを作成するなど、カスタム関数を使用して連携を自動化できます。
Notes

メモ：これらの通知は、イベント種類の設定にある5件の標準通知とは別のものです。

ワークフローはワークスペースごとに固有です。特定のワークスペース用のワークフローを作成するには、対象のワークスペースに切り替えてからワークフローを作成する必要があります。1つのワークフローを複数のイベント種類に適用できます。

この機能を利用できるユーザー

利用可能なプラン

メールワークフロー：Basicプラン
SMSおよびカスタムワークフロー：Premiumプラン

スーパー管理者と管理者

すべてのワークスペースのワークフローを設定できます

ワークスペース管理者

割り当てられたワークスペースのワークフローを設定できます

マネージャー

割り当てられたワークスペースのワークフローを表示できます

スタッフ
 アクセス権はありません​

2. ワークフローの作成手順

  1. Bookingsアカウントで、対象のワークスペースに移動します。
  2. 左サイドバーの［ワークフロー］をクリックし、画面右上の［ワークフローを作成］ボタンをクリックします。


    定義済みのワークフローテンプレートを使用するか、独自のワークフローを作成できます。

  3. 定義済みテンプレートを使用してワークフローを作成するには、表示されたいずれかのカードをクリックします。独自のワークフローを作成するには、画面下部の［新しいワークフローを作成］をクリックします。
    情報：定義済みテンプレートには、ワークフローの作成を簡単にするために、事前設定済みのメッセージと設定オプションが用意されています。

  4. ワークフローの作成画面で、以下の情報を入力します。
  • ［ワークフロー名］：ワークフローの名前を入力します。ワークスペース内の各ワークフローには、一意の名前を設定する必要があります。
  • ［トリガーのタイミング］：このワークフローを実行するタイミングを選択します。たとえば、［予定の終了］を選択した場合、このワークフローは予定の終了時刻に実行されます。
  • ［実行タイミング］：上記のトリガーが発生したとき、ワークフローは次の3つのタイミングのいずれかで実行できます。
  • ［すぐに］ 
  • ［後］ 
  • ［前］ 
    ［前］または［後］を選択した場合、分／時間をさらに選択できます。
  • イベントの種類の選択：このワークフローを適用するイベントの種類を選択します。ワークフローは複数のイベントの種類に適用できます。
  • ［処理の実行］：このドロップダウンで、以下の処理のいずれかを選択します。
  • ［メールを送信］
  • ［SMSを送信］
  • ［カスタム関数を実行］


  1. ［ワークフローを作成］をクリックすると、右側にスライダーが開きます。ここで、該当するテンプレートを編集したり、Delugeエディターでカスタム関数のDelugeスクリプトを追加したりできます。
  • メール送信を選択した場合は、以下の設定を行えます。
  • ［送信者メールアドレス］：メールの送信元メールアドレスを選択します。次のいずれかのオプションを選択できます。
  • ［デフォルトのBookingsメールアドレス］（notification@zohobookings.com）-すべての通知に使用されるデフォルトのメールアドレスです。
  • ［ビジネス用メールアドレス］：ビジネスに追加されているメールアドレスです。
  • ［特権管理者のメールアドレス］：Zoho Bookingsの特権管理者アカウントに関連付けられているメールアドレスです。
  • ［割り当てられたスタッフのメールアドレス］：予約に割り当てられたユーザーに関連付けられているメールアドレスです。
  • ［ワークスペースのメールアドレス］：特定のワークスペースに関連付けられているメールアドレスです。
  • ［返信先］：顧客からの返信の送信先となるメールアドレスを選択します。
  • ［テンプレート］：一覧から事前定義済みのメールテンプレートを選択します。テンプレートを編集することもできます。独自のテンプレートを追加するには、［カスタム］をクリックします。
  • ［件名］：メールの件名を入力します。
  • ［本文］：メール本文を入力します。［保存］をクリックします。

  • SMSメッセージの送信を選択した場合は、次の画面が表示されます。ドロップダウンから事前定義済みのSMSテンプレートを選択するか、必要に応じてSMSメッセージを編集できます。

    メモ    ：顧客にメッセージを送信するには、    SMSゲートウェイと連携する必要があります。



  • カスタム関数の実行を選択した場合は、Delugeエディターが表示されます。必要なDelugeスクリプトを追加して、［保存］をクリックします。

    情報：下の画面の    ［実行］オプションは、サンプル値を渡してカスタム関数をテストするためのものです。

  1. ［ワークフローを作成］をクリックします。選択したイベントの種類に対して新しいワークフローが作成されます。


Info情報：メールやSMSのメッセージ内容に、［変数の挿入］オプションを使用して変数を追加し、動的な内容にできます。

3. ワークフローの管理


3.1 ワークフロー設定の編集

  1. 左サイドバーの［ワークフロー］に移動します。対象のワークフロータブを選択し、対象のワークフローの横にある［オプション］アイコンをクリックします。
  2. ［編集］を選択します。右側のペインがスライドして表示され、ワークフロー設定オプションを変更できます。ワークフロー名、関連付けられているイベントの種類、発生タイミングなどのオプションを必要に応じて変更し、［保存］をクリックします。トリガー条件、発生タイミング、処理は編集できません。


3.2 ワークフローテンプレートの編集

テンプレートメッセージまたはカスタム関数を編集するには：
  1. 左サイドバーの［ワークフロー］に移動し、対象のワークフローにカーソルを合わせて、［カスタマイズ］オプションをクリックします。
  2. 対応する編集ウィンドウが開きます。メール／SMS／カスタム関数を編集し、［保存］をクリックします。


3.3 ワークフローの削除

  1. 左サイドバーの［ワークフロー］に移動し、対象のワークフローの横にある［オプション］アイコンをクリックします。
  2. ［削除］をクリックします。該当するワークフローが削除されます。ワークフローのすべてのテンプレートとカスタム関数は完全に削除されます。


3.4 ワークフローの無効化

ワークフローを無効にすると、保存されたまま、イベント発生時に実行されないようにできます。必要に応じて、再度有効にできます。
無効にするには、
  1. 左サイドバーの［ワークフロー］に移動し、対象のワークフローの横にある［オプション］アイコンをクリックします。
  2. ［無効にする］を選択します。

注意点
  • ワークスペースで作成されたワークフローの一覧を表示するには、該当するワークスペースに切り替える必要があります。
  • 標準の通知は、［イベントの種類］→［通知］タブで利用できます。標準の通知は、予約済み、予約変更済み、キャンセル済み、完了としてマーク、不参加としてマークの5つの予約ステータスに適用されます。これらの通知は、ステータスが変更されるとすぐに送信されます。これらのステータスに対して即時通知を設定するには、標準の通知オプションを使用できます。
  • 1件のイベントの種類には、最大10件のワークフローを設定できます。
  • ワークフローでは、顧客に対する通知のみを送信できます。
  • ワークフローは、グループイベントの種類ではサポートされていません。


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