ワークフロー
この機能は Bookings 2.0 バージョンでのみ利用できます。
1. 概要
ワークフローを使用すると、通知（メールや SMS）の送信や、さまざまな予約インスタンスに対するカスタム関数の実行などのタスクを自動化できます。これらのワークフローは、対象のイベントに対して、即時、事前、または事後のいずれかのタイミングで実行するように設定できます。
カスタム関数は、Zoho のスクリプト言語である Deluge で記述されたスクリプトです。これにより、複雑なロジックの実行や他アプリケーションとの連携を行うことで、Bookings アプリケーションの機能を拡張できます。
2. 機能の提供状況
3. 概要（詳細）
ワークフローは、スケジューリングにおける業務プロセスを自動化するために使用できます。Bookings では、ワークフローを使用して、次のタスクを実行できます。
- メールを送信する
- SMS メッセージを送信する
- カスタム関数を実行する
ワークフローはいつトリガーされますか？
ワークフローは、予約でさまざまなイベントが発生したタイミングで即時にトリガーできます。また、そのようなイベントの一定時間前または後にトリガーすることも可能です。予約における主なイベントは次のとおりです。
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予約のさまざまな状態 |
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予約済み |
再スケジュール済み |
キャンセル済み |
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予約開始 |
予約終了 |
支払い成功 |
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支払い失敗 |
完了としてマーク |
不在としてマーク |
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予約サマリー更新時
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たとえば, 予約開始時刻の 1 時間前に顧客へ確認メールを送信し、来訪の有無を確認できます。同様に、ワークフローはさまざまなシナリオで利用して、異なるタスクを自動化できます。
4. 利用ケース
たとえば、Webセミナーを実施し、その後すべての参加者にフィードバックフォームを送りたいとします。これは、Webセミナーを完了としてマークした数分後にトリガーされるワークフローを設定することで実現できます。同様に、これらのワークフローを設定して、さまざまな通知に対応できます。
さらに、カスタム関数を使用して外部サービスとの連携を行うこともできます。たとえば、金融機関が、予約が確定するたびに CRM にデータを追加する必要があるとします。この処理を、予約確定直後に実行するカスタム関数を作成できます。
メモ: これらの通知は、5種類のデフォルト通知（イベントタイプ設定内）とは別に動作します。
5. ワークフローを作成する手順
- Bookingsアカウントで、対象のワークスペースに移動します。
- 左側のサイドバーでWorkflowsをクリックし、右上のCreate ワークフローボタンをクリックします。
あらかじめ用意されたワークフローテンプレートを使用することも、自分でワークフローを作成することもできます。 - あらかじめ定義されたテンプレートからワークフローを作成するには、表示されているカードのいずれかをクリックします。独自のワークフローを作成するには、画面下部のCreate new ワークフローをクリックします。
情報: 事前定義されたテンプレートを使用すると、あらかじめメッセージや設定オプションが用意されているため、ワークフローを簡単に作成できます。 - ワークフロー作成画面で、次の項目を入力します。
- ワークフロー名: ワークフローの名前を入力します。同じワークスペース内では、各ワークフローに一意の名前を付ける必要があります。
- トリガーのタイミング: このワークフローを実行するタイミングを選択します。たとえば、「Appointment ended」を選択した場合、このワークフローは予約の終了時刻に実行されます。
- 発生タイミング: 上記のトリガーが発生したとき、ワークフローは次の3つのタイミングのいずれかで実行できます。
- Immediately（直ちに）
- After（後）
- Before（前）
「Before」または「After」を選択した場合は、さらに分または時間単位を指定できます。
- イベントタイプを選択: このワークフローを適用するイベントタイプを選択します。1つのワークフローを複数のイベントタイプに適用できます。
- 実行するアクション: ドロップダウンから、次のいずれかのアクションを選択します。
- メールを送信
- SMSを送信
- カスタム関数を実行
- Create ワークフローをクリックすると、右側にスライダーが開き、該当するテンプレートを編集したり、Delugeエディターでカスタム関数のDelugeスクリプトを追加したりできます。
- メール送信を選択した場合は、次のオプションを設定できます。
- 送信元メール: メールを送信する差出人メールアドレスを選択します。 次のいずれかのオプションから選択できます。
- デフォルトの Bookings メールアドレス(notification@zohobookings.com) - すべての通知に使用されるデフォルトのメールアドレスです。
- ビジネス用メールアドレス –ビジネス用として追加されているメールアドレスです。
- スーパー管理者のメールアドレス –Zoho Bookings のスーパー管理者アカウントに関連付けられているメールアドレスです。
- 担当スタッフのメールアドレス –予約に割り当てられているユーザーに関連付けられたメールアドレスです。
- ワークスペースのメールアドレス –特定のワークスペースに関連付けられているメールアドレスです。
- 返信先: 顧客からの返信を受信するメールアドレスを選択します。
- テンプレート: 一覧からあらかじめ定義されたメールテンプレートを選択します。テンプレートを編集することもできます。独自のテンプレートを追加するには、[Custom]をクリックします。
- 件名: メールの件名を入力します。
- メッセージ: メール本文を入力します。 [Save] をクリックします。
- SMS メッセージの送信を選択した場合は、次の画面が表示されます。ここで、SMS メッセージのプルダウンから任意の事前定義済み SMS テンプレートを選択するか、必要に応じて SMS メッセージを編集できます。
メモ: 顧客にメッセージを送信するには、SMS ゲートウェイを連携する必要があります。 - カスタム関数の実行を選択した場合は、必要な Deluge スクリプトを追加できる Deluge エディターが表示されます。[Save] をクリックします。
Info: 下図画面の Execute オプションは、サンプル値を渡してカスタム関数をテストするためのものです。
- [Create ワークフロー] をクリックします。選択したイベントタイプに対して新しいワークフローが作成されます。
情報: メールやSMSのメッセージ本文に変数を追加して動的にするには、Insert Variableオプションを使用します。
6. ワークフローを管理する
6.1 ワークフロー設定を編集する
- 左側のサイドバーでWorkflowsに移動します。対象のワークフローのタブを選択し、Optionsアイコン
を対象のワークフローの横でクリックします。
- メニューからEditを選択します。右側にペインがスライド表示され、ワークフローの設定オプションを変更できます。 必要に応じて、ワークフロー名、関連付けられているイベントタイプ、発生タイミングなどのオプションを変更し、Saveをクリックします。「いつトリガーするか」「発生タイミング」「アクション」は編集できません。
6.2 ワークフローテンプレートを編集する
- 左側のサイドバーでWorkflowsに移動し、対象のワークフローにカーソルを合わせてから、Customizeオプションをクリックします。
- 対応する編集ウィンドウが開きます。メール / SMS / カスタム関数を編集し、Saveをクリックします。
6.3 ワークフローを削除する
- 左側のサイドバーでWorkflowsに移動し、対象のワークフローの横にある
Optionsアイコンをクリックします。
- メニューから削除をクリックします。これにより、該当のワークフローが削除されます。ワークフローに含まれるすべてのテンプレートとカスタム関数は完全に削除されます。
6.4 ワークフローを非アクティブとしてマークする
ワークフローを非アクティブにするには、
- 左側のサイドバーでWorkflowsに移動し、対象のOptionsアイコン
をクリックします。
- ［Mark as inactive］を選択します。
7. 注意事項
- ワークスペースで作成されたワークフローの一覧を表示するには、該当のワークスペースに切り替える必要があります。
- デフォルトの通知は、Event Types > Notificationsタブで利用できます。デフォルト通知は、Booked、Rescheduled、Canceled、Marked as Complete、Marked as No showの5つの予約ステータスに適用されます。これらのステータスに変更されると、通知は即時に送信されます。これらのステータスで即時通知を設定する場合は、デフォルト通知オプションを使用してください。
- 1つのイベントタイプに設定できるワークフローは最大10件です。
- ワークフローで送信できる通知は、顧客宛てのみです。
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ワークフローは、Group event typesではサポートされていません。