ワークフロー
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ワークフローは通知（メールやSMS）の送信やカスタム関数の実行などのタスクを自動化するのに役立ちます。ワークフローを使用すると、予約、キャンセル、リマインダー、支払い、予約の完了などの予約イベントの前、最中、または後にアクションを実行できます。手動でのフォローアップを減らし、重要なアクションを一貫して実行できます。
1. ワークフローの仕組み
ワークフローを使用すると、スケジュール設定における業務プロセスを自動化できます。Bookingsでは、ワークフローで以下のタスクを実行できます。
- メールを送信
- SMSメッセージを送信
- カスタム関数を実行
ワークフローはいつトリガーできますか？
予約でさまざまなイベントが発生した時点で、ワークフローをすぐにトリガーできます。また、これらのイベントの一定時間前または後にトリガーすることもできます。例：Webセミナーの予約が完了としてマークされた後、すべての参加者にフィードバックフォームを送信するワークフローをトリガーできます。同様に、予約が作成されたらすぐにCRMレコードを作成するなど、カスタム関数を使用して連携を自動化できます。予約の各種イベントは次のとおりです。
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予約の各種イベント |
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予約済み |
日時変更済み |
キャンセル済み |
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予約の開始 |
予約の終了 |
支払い成功 |
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支払い失敗 |
完了としてマーク |
不参加としてマーク |
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予約概要の更新時
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メモ：これらの通知は、イベント種類の設定内の5件の標準通知とは別のものです。ワークフローはワークスペースごとに固有です。特定のワークスペースでワークフローを作成するには、対象のワークスペースに切り替えてからワークフローを作成する必要があります。1つのワークフローを複数のイベント種類に適用できます。
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この機能にアクセスできるユーザー |
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利用可能なプラン |
メールワークフロー：Basicプラン |
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スーパー管理者と管理者 |
すべてのワークスペースのワークフローを設定できます |
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ワークスペース管理者 |
割り当てられたワークスペースのワークフローを設定できます |
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マネージャー |
割り当てられたワークスペースのワークフローを表示できます |
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スタッフ |
アクセスできません |
2. ワークフローの作成手順
- Bookingsアカウントで対象のワークスペースに移動します。
- 左サイドバーの［ワークフロー］をクリックし、画面右上の［ワークフローを作成］ボタンをクリックします。
事前定義済みのワークフローテンプレートを使用することも、独自のワークフローを作成することもできます。 - 事前定義済みのテンプレートを使用してワークフローを作成するには、表示されているカードのいずれかをクリックします。独自のワークフローを作成するには、画面下部の［新しいワークフローを作成］をクリックします。
情報：事前定義済みのテンプレートには、ワークフローの作成を簡単にするために、事前設定されたメッセージと設定オプションが用意されています。 - ワークフローの作成画面で、以下の情報を入力します。
- ［ワークフロー名］：ワークフローの名前を入力します。ワークスペース内の各ワークフローには、一意の名前が必要です。
- ［実行タイミング］：このワークフローを実行するタイミングを選択します。たとえば、［予約の終了］を選択すると、このワークフローは予約の終了時刻に実行されます。
- ［実行時期］：上記のトリガーが発生したとき、ワークフローは次の3つのタイミングのいずれかで実行できます。
- ［すぐに］
- ［後］
- ［前］
［前］または［後］を選択した場合は、分単位の時間をさらに選択できます/hours.
- イベントの種類の選択：このワークフローを適用するイベントの種類を選択します。ワークフローは複数のイベントの種類に適用できます。
- 処理の実行：このドロップダウンで、以下の処理のいずれかを選択します。
- ［メールを送信］
- ［SMSを送信］
- ［カスタム関数を実行］
- ［ワークフローを作成］をクリックすると、右側にスライダーが開き、該当するテンプレートを編集したり、Delugeエディターでカスタム関数のDelugeスクリプトを追加したりできます。
- メール送信を選択した場合、以下のオプションを設定できます。
- ［送信元メールアドレス］：メールを送信する送信元のメールアドレスを選択します。以下のいずれかを選択できます。
- ［デフォルトのBookingsメールアドレス］（notification@zohobookings.com）-すべての通知に使用されるデフォルトのメールアドレスです。
- ［ビジネス用メールアドレス］：ビジネスに追加されているメールアドレスです。
- ［特権管理者のメールアドレス］：Zoho Bookingsの特権管理者アカウントに関連付けられているメールアドレスです。
- ［割り当てられたスタッフのメールアドレス］：予約に割り当てられたユーザーに関連付けられているメールアドレスです。
- ［ワークスペースのメールアドレス］：特定のワークスペースに関連付けられているメールアドレスです。
- ［返信先］：顧客からの返信の送信先となるメールアドレスを選択します。
- ［テンプレート］：リストから事前定義済みのメールテンプレートを選択します。テンプレートを編集することもできます。独自のテンプレートを追加するには、［カスタム］をクリックします。
- ［件名］：メールの件名を入力します。
- ［本文］：メール本文を入力します。［保存］をクリックします。
- SMSメッセージの送信を選択した場合、以下の画面が表示され、ドロップダウンから事前定義済みのSMSテンプレートを選択したり、必要に応じてSMSメッセージを編集したりできます。
メモ：顧客にメッセージを送信するには、SMSゲートウェイと連携する必要があります。 - カスタム関数の実行を選択した場合、Delugeエディターが表示され、必要なDelugeスクリプトを追加して、［保存］をクリックします。
情報：以下の画面の［実行］オプションは、サンプル値を渡してカスタム関数をテストするためのものです。
- ［ワークフローを作成］をクリックします。これにより、選択したイベントの種類に対して新しいワークフローが作成されます。
参考：メールやSMSのメッセージ内容を動的にするには、［変数の挿入］オプションを使用して変数を追加できます。
3. ワークフローの管理
3.1 ワークフロー設定の編集
- 左サイドバーの［ワークフロー］に移動します。必要なワークフローのタブを選択し、対象のワークフローの横にある［オプション］アイコン
をクリックします。
- ［編集］を選択します。右側のペインがスライド表示され、ワークフロー設定オプションを変更できます。必要に応じて、ワークフロー名、関連付けられたイベントの種類、発生条件などのオプションを変更し、［保存］をクリックします。［トリガーのタイミング］、発生条件、処理は編集できません。
3.2 ワークフローテンプレートの編集
テンプレートメッセージまたはカスタム関数を編集するには、
- 左サイドバーの［ワークフロー］に移動し、対象のワークフローにカーソルを合わせて、［カスタマイズ］オプションをクリックします。
- 該当する編集画面が開きます。メール/SMS/custom関数を編集し、［保存］をクリックします。
3.3 ワークフローの削除
- 左サイドバーの［ワークフロー］に移動し、対象のワークフローの横にある［オプション］アイコン
をクリックします。
- ［削除］をクリックします。該当するワークフローが削除されます。ワークフローのすべてのテンプレートとカスタム関数は完全に削除されます。
3.4 ワークフローの無効化
ワークフローを無効にすると、保存されたまま、イベントが発生しても実行されないようにできます。必要に応じて、再度有効にできます。
無効にするには、
無効にするには、
- 左サイドバーの［ワークフロー］に移動し、対象のワークフローの横にある［オプション］アイコン
をクリックします。
- ［無効にする］を選択します。
注意点
- ワークスペース用に作成されたワークフローの一覧を表示するには、該当するワークスペースに切り替える必要があります。
- デフォルト通知は、［イベントの種類］→［通知］タブで利用できます。デフォルト通知は、予約済み、日程変更済み、キャンセル済み、完了としてマーク済み、無断キャンセルとしてマーク済みの5つの予約ステータスに適用できます。これらの通知は、該当するステータスに変更されるとすぐに送信されます。これらのステータスに対して即時通知を設定するには、デフォルト通知のオプションを使用できます。
- 1つのイベントの種類に設定できるワークフローは最大10件です。
- ワークフローでは、顧客への通知のみ送信できます。
- グループイベントの種類では、ワークフローはサポートされていません。
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