ワークフローを使用すると、予約管理に関する事業プロセスを自動化できます。Bookingsでは、ワークフローを使用して次の処理を実行できます。

• メールを送信する
• SMSメッセージを送信する
• 次を実行する：カスタム関数

 

ワークフローを実行できるタイミング

予約に関する各種イベントが発生した際に、ワークフローを即時に実行できます。また、イベントの一定時間前または後に実行することもできます。例：Webセミナーの予約が完了済みに設定された後、ワークフローを実行して、すべての参加者にフィードバックフォームを送信できます。同様に、カスタム関数を使用して連携を自動化できます。たとえば、予約の登録時にCRMデータを即時に作成できます。予約に関するイベントは次のとおりです。

予約に関する各種イベント
予約登録済み	予約日時の変更	キャンセル
予約の開始	予約の終了	決済の完了
決済の失敗	完了済みに設定	無断キャンセルに設定
予約の概要の更新時

2. ワークフローの作成手順

1. Bookingsアカウント内の対象のワークスペースに移動します。
2. 左側のサイドバーにある［ワークフロー］をクリックし、次に右上の［ワークフローを作成］ボタンをクリックします。
   
   
   標準のワークフローテンプレートを使用するか、独自のワークフローを作成できます。
   
   
3. 標準テンプレートを使用してワークフローを作成するには、表示されているカードのいずれかをクリックします。独自のワークフローを作成するには、画面下部の［新しいワークフローを作成］をクリックします。
   情報：標準テンプレートにはメッセージと設定項目があらかじめ用意されているため、ワークフローを簡単に作成できます。
   
   
4. ワークフローの作成画面で、次の情報を入力します。
   

• ［ワークフロー名］：ワークフローの名前を入力します。同じワークスペース内の各ワークフローには、一意の名前を付ける必要があります。
• ［実行タイミング］：このワークフローを実行するタイミングを選択します。たとえば、［予約の終了］を選択すると、予約の終了時間にこのワークフローが実行されます。
• ［実行時期］：上記のトリガーが発生したとき、ワークフローの実行タイミングを次の3つから選択できます。

• ［即時］ 
• ［後］ 
• ［前］ 
  ［前］または［後］を選択した場合は、さらに分または時間を選択できます。

• ［サービスを選択］：このワークフローを適用するサービスを選択します。ワークフローは複数のサービスに適用できます。
• ［実行する処理］：このドロップダウンで、次の処理のいずれかを選択します。

• メールを送信する
• SMSメッセージを送信する
• カスタム関数を実行する

5. ［ワークフローを作成］をクリックすると、右側にスライダーが表示されます。ここで、該当するテンプレートを編集したり、Delugeエディターでカスタム関数のDelugeスクリプトを追加したりできます。

• メールを送信する場合は、次の設定を行えます。
  

• ［差出人メールアドレス］：メールの送信元となるメールアドレスを選択します。次のいずれかを選択できます。

• Zoho Bookingsの標準メールアドレス（notification@zohobookings.com）：すべての通知に使用される標準のメールアドレスです。
• 事業用メールアドレス：事業用に追加されたメールアドレスです。
• 特権管理者のメールアドレス：Zoho Bookingsの特権管理者アカウントに関連付けられているメールアドレスです。
• 割り当てられたスタッフのメールアドレス：予約に割り当てられたスタッフに関連付けられているメールアドレスです。
• ワークスペース用メールアドレス：特定のワークスペースに関連付けられているメールアドレスです。

• ［返信先］：顧客からの返信を受信するメールアドレスを選択します。
• ［テンプレート］：一覧から標準のメールのテンプレートを選択します。テンプレートは編集することもできます。独自のテンプレートを追加するには、［自由形式］をクリックします。
• ［件名］：メールの件名を入力します。
• ［メッセージ］：メール本文を入力し、［保存］をクリックします。
  
  

• SMSメッセージを送信する場合は、次の画面が表示されます。ドロップダウンから標準のSMSのテンプレートを選択するか、必要に応じてSMSメッセージを編集できます。
  
  メモ：顧客にメッセージを送信するには、SMSゲートウェイを連携する必要があります。
  
  
  
  
• カスタム関数を実行する場合は、Delugeエディターが表示されます。必要なDelugeスクリプトを追加し、［保存］をクリックします。
  
  情報：以下の画面の［実行］では、サンプル値を渡してカスタム関数をテストできます。
  
  

6. ［ワークフローを作成］をクリックします。選択したイベントの種類に対して新しいワークフローが作成されます。

3. ワークフローの管理

• ワークフロー設定の編集
• ワークフローテンプレートの編集
• ワークフローの削除
• ワークフローを無効に設定する

3.1 ワークフロー設定の編集

1. 左サイドバーの［ワークフロー］に移動します。対象のワークフロータブを選択し、対象のワークフローの横にある［オプション］アイコンをクリックします。
   
2. ［編集］を選択します。右側にパネルが表示され、ワークフローの設定を変更できます。必要に応じて、ワークフロー名、関連付けるイベントの種類、実行頻度などを変更し、［保存する］をクリックします。実行タイミング、実行頻度、処理は編集できません。
   

3.2 ワークフローテンプレートの編集

1. 左サイドバーの［ワークフロー］に移動し、対象のワークフローにカーソルを合わせて、［カスタマイズ］をクリックします。
   
2. 該当する編集画面が表示されます。メール/SMS/custom関数を編集し、［保存する］をクリックします。
   

3.3 ワークフローの削除

1. 左サイドバーの［ワークフロー］に移動し、対象のワークフローの横にある［オプション］アイコンをクリックします。
2. ［削除する］をクリックします。対象のワークフローが削除されます。ワークフローのすべてのテンプレートとカスタム関数が完全に削除されます。
   
   
   

3.4 ワークフローの無効化

1. 左サイドバーの［ワークフロー］に移動し、対象のワークフローの横にある［オプション］アイコンをクリックします。
2. ［無効に設定する］を選択します。
   

• メール通知とSMS通知
  
• 予約ページ
  
• サービス