レポートには、事前に定義しなくても利用できる共通の処理がいくつかあります。これらの処理はデフォルトの位置に表示されます。多くの場合必須のため、常にレポート上に表示されます。主な共通処理は次のとおりです。

• レコードを追加する
• レコードを検索する
• レコードを印刷する
• レコードをインポートする
• レコードをエクスポートする

レコードを追加する

［レコードを追加］アイコンは、レポート右上に［検索］アイコンと並んで表示されます。これにより、レポートに新しいレコードを追加できます。［追加］アイコンをクリックするとフォームウィンドウが開きます。項目値を入力して［送信］をクリックします。送信したレコードがレポートに表示されます。

レコードを検索する

検索機能を使用すると、レポート内で特定のデータを探すことができます。検索アイコンをクリックすると、検索ウィンドウにレポートの項目が一覧表示されます。検索を実行するための項目、演算子、条件を選択します。条件に一致するレコードが表示されます。複数の項目を選択して、複数条件に基づいてレコードを検索することもできます。

検索オプションを使用すると、多数のレコードから必要な情報だけを絞り込むことができます。たとえば、フードデリバリーアプリがあり、注文の詳細と配達ステータスを表示するレポートがあるとします。特定の日付かつ特定のステータスのレコードを探したい場合は、検索を使用できます。検索項目をクリックします。レポート内のすべての項目が一覧表示されます。必要なレコードを絞り込むのに役立つ項目を選択します。この例では、日付項目を選択し、演算子「次と等しい（is）」を選択して日付を指定し、ステータス項目を選択してステータスを入力します。条件に該当するレコードが表示されます。

ラジオボタン、ドロップダウン、チェックボックス、複数選択の各項目タイプでは、設定内容に基づいて条件値があらかじめ入力されます。ユーザーはこれらの項目値を利用して、一致するレコードを検索できます。

ブラウザーでの検索項目は、検索条件を指定できるすべての項目を含むスライドインペインとして表示されます。

メモ: 検索条件を適用した状態でレポートを閉じると、その状態でレポートが保存されます。次回レポートにアクセスしたときは、前回適用した検索条件が維持され、その条件に一致するレコードのみが表示されます。すべてのレコードを表示するには、検索条件を削除またはクリアする必要があります。

レコードを印刷する

印刷オプションにアクセスするには、ハンバーガーアイコンをクリックします。印刷では、一覧形式または概要形式で印刷するための設定を行えます。一覧は表形式のグリッドレイアウトで、概要レイアウトはレコードレベルの詳細をラベルと値の組み合わせで表示します。

レコードをインポートする

レコードをインポートすると、他のアプリケーションですでに利用可能なデータを取り込んで、Creator でレポートを作成できます。これにより、レポートを一から作り直す手間を省けます。このオプションにアクセスするには、ハンバーガーアイコンをクリックします。［インポート］を選択すると、関連するウィンドウが表示されます。項目の種類、ファイルの場所を選択し、ファイルをアップロードします。アップロード後、Creator の設計に合わせてレポートを再配置し、項目名を適切な位置に割り当てて内容を分かりやすくするよう求められます。

レコードを選択してインポートできるデータの保存場所は、次の3種類です。

• ローカルドライブ:ローカルドライブ上のファイルを参照して選択し、そのファイルをアップロードできます。
  
• データを貼り付け:元のファイルからデータをコピーし、クリップボードに貼り付けてインポートできます。
  
• クラウド:クラウドストレージからファイルを選択してアップロードできます。
  

レコードのインポート時の検証

インポートでは、フォーム項目で有効になっているプロパティとの互換性を確保するため、一部の項目値を検証する必要があります。氏名項目、電話番号項目、住所項目の値は、いくつかの前提条件に基づいて検証されます。

氏名項目

氏名項目には、敬称、名、姓、接尾語の4つのサブフィールドがあります。氏名項目の値はスペースで区切られます。この項目に値をインポートする際、値が有効なフォームプロパティと互換性を持つよう、いくつかの検証が必須となります。氏名項目値の検証内容は次のとおりです。

• 名はデフォルトの値です。
• 氏名項目が必須項目の場合、インポートする項目値には、有効な表示項目として設定されているすべてのサブフィールド（スペース区切り）が含まれている必要があります。
  

  例:フォームで敬称、名（デフォルト）、姓を選択しているにもかかわらず、インポートする値に敬称と名しか含まれていない場合、不足しているサブフィールド値が理由としてエラーメッセージが表示されます。

  誤った値: Mr. Davy

  正しい値: Mr. Davy Higgins

• フォーム項目プロパティで敬称の設定を指定している場合、インポートする項目値の敬称は、その設定と互換性がある必要があります。敬称は末尾のピリオドで識別されます。
  

  例:フォーム項目で、敬称として「Mr.」と「Miss.」のみを設定しているとします。

  誤った値: Mrs. Jessica Hubert

  正しい値: Miss. Jessica Hubert

• 氏名項目には4つのサブフィールドがあります。インポートする項目値（スペース区切り）が4つを超える場合、残りの値は接尾語として扱われます。
  

  例:5つの要素からなる氏名項目値をインポートしたとします。

  Mrs. Jessica Mary Hubert, M。D.（敬称、名、ミドルネーム、姓、接尾語）。アプリケーションはデフォルトで、ミドルネームのMaryを姓の位置に割り当て、姓と接尾語のHubertとM。D.を接尾語の位置に割り当てます。

電話番号項目

電話番号項目には、インポートされた値を評価するためのいくつかの検証があります。

• すべての電話番号は「+」記号で始まる必要があります。この形式に従っていない値をインポートすると、エラーメッセージが表示されます。
  

  誤った値: 12012327123

  正しい値: +12012327123

• インポートする項目値に、数字、スペース、「-」、「()」以外の文字が含まれている場合、その項目ではその他の文字はサポートされていない旨のエラーメッセージが表示されます。
  

  誤った値: 1201232712A

  正しい値: +12012327123

• 存在しない電話番号をインポートした場合は、エラーメッセージが表示されます。
• フォームの電話番号項目で1つ以上の国コードを指定している場合、インポートする値にはそれらの国コードが含まれている必要があります。存在しない国コード、またはフォーム項目プロパティで指定していない国コードが含まれている場合は、エラーメッセージが表示されます。

住所項目

住所項目には、「住所行1」「住所行2」「市区町村/地区」「州/都道府県」「郵便番号」「国」の6つのサブフィールドがあります。インポート時に、フォームで有効になっているプロパティと値の互換性を確保するため、項目値に対していくつかの検証が行われます。住所項目の値はカンマとスペースで区切られます。住所項目値の検証内容は次のとおりです。

• 住所行 1 はデフォルトのサブフィールドです。
• 項目が必須項目で、住所行 2 を表示項目として選択している場合でも、インポート時にこのサブフィールドに対する検証は行われません。インポートされた項目値にこのサブフィールドの値が含まれていない場合は、無視されます。
  

  例:住所が 4913 Commercial Park, Orlando, Florida, 32819 の場合。

  4913 Commercial Park が住所行 1、Orlando が市区町村です。住所行 2 には値がなくても、住所項目の値の正しさには影響しません。

• インポートされた項目値（カンマ区切り）に、表示対象として選択されているすべてのサブフィールドの値が含まれていない場合、検証時にエラーが発生します。
  

  例: 6 つすべてのサブフィールドを有効にしているにもかかわらず、インポートする項目値に郵便番号と国が含まれていないとします。

  誤った値: 42 Marquette Crossing, Clearwater, Florida。不足しているサブフィールド値が理由として示されたエラーメッセージが表示されます。

  正しい値: 42 Marquette Crossing, Clearwater, Florida, 33763, United States

• 4 つのみサブフィールドを有効にしていて、インポートされた項目値にそれ以上の情報が含まれている場合、超過分の情報は最後に選択されているサブフィールドの値として扱われます。
  

  例 1: 住所行 1、市区町村、州/都道府県を有効にしているとします。インポートされた値が 42 Marquette Crossing, Clearwater, Florida, 33763, United States の場合、アプリケーションは値（カンマとスペースで区切られた部分）を逆順にサブフィールドへ割り当てます。

  誤った値: 42 Marquette Crossing, Clearwater, Florida, 33763, United States。この場合、United States が州/都道府県、Florida が市区町村、残りの住所が住所行 1 に割り当てられます。

• 正しい値: 42 Marquette Crossing, Clearwater, Florida,33763,United States。値の間のスペースを削除することで 1 つの値として認識され、州/都道府県サブフィールドに割り当てられ、残りの住所も正しいサブフィールドに割り当てられます。

• 例 2: 住所行 1、市区町村、州/都道府県を有効にしているとします。インポートされた値が 42B, Golf Course Hill, Marquette Crossing, Clearwater, Florida の場合。

  誤った値: 42B, Golf Course Hill, Marquette Crossing, Clearwater, Florida。この場合、42B が住所行 1、Golf Course Hill が市区町村、Marquette Crossing, Clearwater, Florida が州/都道府県に割り当てられます。

  正しい値: 42B,Golf Course Hill,Marquette Crossing, Clearwater, Florida。スペースを削除することで、42B,Golf Course Hill,Marquette Crossing が住所行 1 サブフィールドに割り当てられ、残りの住所が正しいサブフィールドに割り当てられます。

データのエクスポート

データをエクスポートすると、Creator レポート内のデータを取得してダウンロードし、Zoho Creator の環境外で特定の目的に利用できます。Creator では、レポートを数ステップのシンプルな操作でエクスポートできるため、オフラインでアクセスしたり、Zoho を利用していない同僚にメールで送信したりできます。エクスポート操作は、Creator がサポートする 3 つのプラットフォーム（Web、モバイル、タブレット）すべてで実行できます。

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メモ: Zoho Creator は、エクスポートされたファイルにいかなる種類の有害な情報やデータも一切含めません。ただし、セキュリティ上の脅威から身を守るための予防措置として、エクスポートされたファイルを MS Excel で開く際には、実行可能な操作に関する警告が表示されていないか確認することを推奨します。また、Zoho Creator からエクスポートされた CSV ファイル内のコマンドは変更しないでください。