スプレッドシートレポートの基本操作を理解する

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

レポートには、事前に定義しなくても利用できる共通の処理がいくつかあります。これらの処理はデフォルトの位置に表示されます。多くの場合必須のため、常にレポートに表示されます。主な処理は次のとおりです。

レコードを追加する

「レコードを追加」アイコンは、レポート右上に「検索」アイコンと並んで表示されます。これにより、レポートに新しいレコードを追加できます。「追加」アイコンをクリックするとフォームウィンドウが開きます。項目値を入力し、「送信」をクリックします。送信したレコードがレポートに表示されます。

レコードを検索する

検索機能を使用すると、レポート内の特定のデータを探すことができます。検索アイコンをクリックすると、レポートの項目が検索ウィンドウに一覧表示されます。検索を実行するために使用する項目、演算子、条件を選択する必要があります。条件に一致するレコードが表示されます。複数の項目を選択して、複数条件に基づいてレコードを検索することもできます。

検索オプションを使用すると、多数のレコードから必要な情報だけを絞り込むことができます。たとえば、在庫管理アプリがあり、在庫内のすべての商品詳細を表示するレポートがあるとします。特定のメーカーの、特定の型番の商品を探して在庫情報を更新したい場合は、検索を使用します。検索項目をクリックします。レポート内のすべての項目が一覧表示されます。必要なレコードを絞り込むのに役立つ項目を選択します。この例では、「商品」項目を選択し、演算子に「次と等しい（is）」を選択して商品の名前を入力します。次に「型番」項目を選択し、演算子に「含む（contains）」を選択して型番を入力し、「メーカー」項目を選択します。

ラジオボタン、ドロップダウン、チェックボックス、複数選択の各項目タイプでは、設定内容に基づいて条件値があらかじめ入力されます。ユーザーはこれらの項目値を使用して、一致するレコードを検索できます。

ブラウザーで検索項目をクリックすると、検索条件を指定できるすべての項目が表示されたスライドインペインが開きます。

メモ: 検索条件を適用した状態でレポートを閉じると、その状態が保存されます。次回レポートにアクセスしたときは、前回適用した検索条件が維持され、その条件に一致するレコードのみが表示されます。すべてのレコードを表示するには、検索条件を削除またはクリアする必要があります。

レコードを印刷する

印刷オプションにアクセスするには、ハンバーガーアイコンをクリックします。「印刷」では、一覧形式または概要形式で印刷するための設定を行えます。「一覧」は表形式のグリッドレイアウトで、「概要」はレコードレベルの詳細をラベルと値のペアで表示するレイアウトです。

レコードをインポートする

レコードのインポートを行うと、他のアプリケーションですでに利用可能なデータを取り込んで、Creator でレポートを作成できます。これにより、レポートを一から作り直す手間を省けます。オプションにアクセスするには、ハンバーガーアイコンをクリックします。「インポート」を選択すると、対応するウィンドウが表示されます。項目タイプ、ファイルの場所を選択し、ファイルをアップロードできます。アップロード後、Creator の設計に合わせてレポートを再配置し、項目名を適切な位置に割り当てて内容をわかりやすくするよう求められます。

レコードを選択してインポートできるデータの保存場所は、次の 3 つです。

ローカルドライブ:ローカルドライブ上のファイルを参照して選択し、そのファイルをアップロードできます。
データを貼り付け:元データのファイルからデータをコピーし、クリップボードに貼り付けてインポートできます。
クラウド:クラウドストレージからファイルを選択してアップロードできます。

レコードのインポート時の検証

インポートでは、フォーム項目で有効になっているプロパティとの互換性を確保するため、一部の項目値を検証する必要があります。「名前」項目、「電話番号」項目、「住所」項目の値は、いくつかの前提条件に基づいて検証されます。

名前項目

名前項目には、「敬称」「名」「姓」「接尾語」の 4 つのサブフィールドがあります。名前項目の値はスペースで区切られます。この項目に値をインポートする際、値が有効なフォームプロパティと互換性を持つよう、いくつかの検証が必須となります。名前項目の値に対する検証は次のとおりです。

「名」はデフォルト値です。
名前項目が必須項目の場合、インポートする値には、表示項目として有効になっているすべてのサブフィールド（スペース区切り）が含まれている必要があります。

例:フォームで「敬称」「名（デフォルト）」「姓」を選択しているにもかかわらず、インポートする値に「敬称」と「名」しか含まれていない場合、不足しているサブフィールド値が理由としてエラーメッセージに表示されます。

誤った値: Mr. Davy

正しい値: Mr. Davy Higgins
フォーム項目のプロパティで敬称の設定を指定している場合、インポートする値の敬称は、その設定と互換性がある必要があります。敬称は末尾のピリオドで識別されます。

例:フォーム項目で、敬称として「Mr.」と「Miss.」のみを設定しているとします。

誤った値: Mrs. Jessica Hubert

正しい値: Miss. Jessica Hubert
名前項目には 4 つのサブフィールドがあります。インポートする値（スペース区切り）が 4 つを超える場合、残りの値は接尾語として扱われます。

例:5 つの要素からなる名前項目の値をインポートしたとします。

Mrs. Jessica Mary Hubert, M。D.（敬称、名、ミドルネーム、姓、接尾語）。アプリケーションはデフォルトで、ミドルネームの Mary を姓の位置に割り当て、姓と接尾語の Hubert と M。D. を接尾語の位置に割り当てます。

電話番号項目

電話番号項目には、インポートされた値を評価するためのいくつかの検証があります。

すべての電話番号は「+」記号で始まる必要があります。この形式に従っていない値をインポートすると、エラーメッセージが表示されます。

誤った値: 12012327123

正しい値: +12012327123
インポートする値に、数字・スペース・「-」・「()」以外の文字が含まれている場合、その項目ではその他の文字はサポートされない旨のエラーメッセージが表示されます。

誤った値: 1201232712A

正しい値: +12012327123
存在しない電話番号をインポートした場合は、エラーメッセージが表示されます。
フォームの電話番号項目で 1 つ以上の国コードを指定している場合、インポートする値にはそれらの国コードが含まれている必要があります。存在しない国コード、またはフォーム項目のプロパティで指定していない国コードが含まれている場合は、エラーメッセージが表示されます。

住所項目

住所項目には、「住所行 1」「住所行 2」「市区町村/地区」「州/都道府県」「郵便番号」「国」の 6 つのサブフィールドがあります。インポートする項目値が有効なフォームプロパティと互換性を持つよう、いくつかの検証が行われます。住所項目の値はカンマとスペースで区切られます。住所項目の値に対する検証は次のとおりです。

住所行 1 はデフォルトのサブフィールドです。
項目が必須項目で、住所行 2 が表示項目として選択されている場合でも、インポート時にこのサブフィールドに対する検証は行われません。インポートされた項目値にこのサブフィールドの値が含まれていない場合は、無視されます。

例:住所が 4913 Commercial Park, Orlando, Florida, 32819 の場合。

4913 Commercial Park が住所行 1、Orlando が市区町村です。住所行 2 には値がなくても、住所項目の値の正しさには影響しません。
インポートされた項目値（カンマ区切り）に、表示対象として選択されているすべてのサブフィールドの値が含まれていない場合、検証時にエラーが発生します。

例: 6 つすべてのサブフィールドを有効にしているにもかかわらず、インポートした項目値に郵便番号と国が含まれていないとします。

誤った値: 42 Marquette Crossing, Clearwater, Florida。不足しているサブフィールド値が理由として示されるエラーメッセージが表示されます。

正しい値: 42 Marquette Crossing, Clearwater, Florida, 33763, United States
4 つのサブフィールドのみを有効にしていて、インポートした項目値にそれ以上の情報が含まれている場合、超過分の情報は最後に選択されているサブフィールドの値として扱われます。

例 1: 住所行 1、市区町村、州/都道府県を有効にしているとします。インポートする値が 42 Marquette Crossing, Clearwater, Florida, 33763, United States の場合、アプリケーションは値（カンマとスペースで区切られた部分）を逆順にサブフィールドへ割り当てます。

誤った値: 42 Marquette Crossing, Clearwater, Florida, 33763, United States。この場合、United States が州/都道府県、Florida が市区町村、残りの住所が住所行 1 に割り当てられます。
正しい値: 42 Marquette Crossing, Clearwater, Florida,33763,United States。値の間のスペースを削除することで 1 つの値として認識され、州/都道府県サブフィールドに割り当てられ、残りの住所も正しいサブフィールドに割り当てられます。
例 2: 住所行 1、市区町村、州/都道府県を有効にしているとします。インポートする値が 42B, Golf Course Hill, Marquette Crossing, Clearwater, Florida の場合。

誤った値: 42B, Golf Course Hill, Marquette Crossing, Clearwater, Florida。この場合、42B が住所行 1、Golf Course Hill が市区町村、Marquette Crossing, Clearwater, Florida が州/都道府県に割り当てられます。

正しい値: 42B,Golf Course Hill,Marquette Crossing, Clearwater, Florida。スペースを削除することで、42B,Golf Course Hill,Marquette Crossing が住所行 1 サブフィールドに割り当てられ、残りの住所も正しいサブフィールドに割り当てられます。

データをエクスポートする

データをエクスポートすると、Creator レポート内のデータを取得またはダウンロードし、Zoho Creator の環境外で利用できる特定の形式に変換できます。Creator では、レポートを数ステップのシンプルな操作でエクスポートでき、オフラインでアクセスしたり、Zoho を利用していない同僚にメールで送信したりできます。エクスポート操作は、Creator がサポートする 3 つのプラットフォーム（Web、モバイル、タブレット）すべてで実行できます。

メモ: Zoho Creator は、エクスポートされたファイルにいかなる種類の有害な情報やデータも一切含めません。ただし、未知のセキュリティ脅威から身を守るための予防措置として、エクスポートされたファイルを MS Excel で開く際には、実行可能な操作に関する警告が表示されないか確認することを推奨します。Zoho Creator からエクスポートした CSV ファイル内のコマンドは変更しないでください。