「スプレッドシートレポートにおける一般的なアクションを理解する」

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レポート内で定義することなく、一般的なアクションを利用することができます。これらのアクションはデフォルトの位置で利用可能です。彼らはしばしば必要なため、レポート内に必ず表示されます。以下が一般的なアクションです：

レコードを追加

レポートの右上に検索アイコンと共に追加レコードアイコンが表示されます。これによりレポートに新しいレコードを追加することができます。追加アイコンをクリックするとフォームウィンドウが開きます。フィールドの値を入力し、送信をクリックします。送信したレコードがレポートに表示されることがわかります。

レコードの検索

検索機能を使用すると、レポート内の特定のデータを検索できます。検索アイコンをクリックすると、検索ウィンドウにレポートのフィールドが一覧表示されます。フィールド、演算子、および条件を選択する必要があります。条件に一致するレコードが表示されます。複数のフィールドを選択して、レコードを検索するための複数の条件を指定することができます。

検索オプションは、多くのレコードを絞り込み、必要な情報に絞り込むのに役立ちます。インベントリ管理アプリを想定しましょう。インベントリ内の全てのアイテムの製品詳細を表示するレポートがあります。特定の製品、特定のモデル、特定のメーカーから在庫詳細を更新する必要がある場合、検索を使用することができます。検索フィールドをクリックします。レポート内のすべてのフィールドがリストされます。必要なレコードを特定するのに役立つフィールドを選択します。この場合、製品フィールドを選択し、「is」オペレーターを選択し、製品名を入力します。モデルフィールドを選択し、「contains」オペレーターを選択し、モデル番号を入力します。メーカーフィールドを選択します。

ラジオボタン、ドロップダウン、チェックボックス、マルチセレクトのフィールドタイプについては、設定されたオプションに基づいて、条件値が事前に構成されます。そのため、ユーザーはフィールド値を使用して一致するレコードを検索できます。

ブラウザの検索フィールドには、検索条件を指定できるすべてのフィールドが含まれるスライドインペインが表示されます。

注：検索条件を適用した後にレポートを閉じると、その状態でレポートが保存されます。次回レポートにアクセスすると、前回適用した検索条件でレポートが読み込まれ、一致するレコードのみが表示されます。すべてのレコードを表示するには、検索条件を削除またはクリアする必要があります。

レコードを印刷する

印刷オプションをアクセスするには、ハンバーガーアイコンをクリックしてください。印刷は、リストまたは要約として印刷するオプションを提供します。リストはテーブルグリッドレイアウトで、要約レイアウトには、ラベルと値の組み合わせとしてレコードレベルの詳細が含まれます。

レコードのインポート

レコードのインポートにより、他のアプリケーションに既に存在するレコードをインポートして、Creatorでレポートを作成することができます。これにより、レポートを再作成するための努力を省くことができます。オプションにアクセスするには、ハンバーガーアイコンをクリックします。インポートを選択すると、一致するウィンドウが表示されます。フィールドタイプを選択し、ファイルの場所を指定してアップロードすることができます。アップロードすると、Creatorのデザインにレポートを整列させ、フィールド名を適切な位置に割り当てることで理解可能にするように求められます。

レコードを選択してインポートできるデータの場所は3つあります：

ローカルドライブ： ローカルドライブからファイルを参照し、そこからファイルをアップロードできます。
データの貼り付け： ソースファイルからレコードをコピーしてクリップボードに貼り付けることができます。
クラウド： クラウドストレージからファイルを選択してアップロードできます。

レコードのインポート時の検証

インポートするには、フォームフィールドで有効になっているプロパティとの互換性を確保するために、特定のフィールド値を検証する必要があります。名前フィールド、電話番号フィールド、住所フィールドの値は、いくつかの前提条件に基づいて検証されます。

名前フィールド

名前フィールドには、接頭辞、名、姓、接尾辞の4つのサブフィールドがあります。名前フィールドの値はスペースで区切られます。このフィールドの値をインポートする際には、有効なフォームプロパティと互換性のある値を確認するためにいくつかの検証が必要です。以下が名前フィールドの値の検証です。

最初の名前はデフォルト値です。
名前フィールドが必須フィールドの場合、インポートされたフィールド値に表示フィールドとして有効になっているすべてのサブフィールド（スペースで区切られた）が含まれる必要があります。

例：フォームで接頭辞、名（デフォルト）、姓を選択しており、インポートされた値に接頭辞と名しか含まれていない場合、欠落しているサブフィールド値が原因でエラーメッセージが表示されます。

不正な値：Mr. Davy

正しい値：Mr. Davy Higgins
フォームフィールドのプロパティでプレフィックスオプションを指定した場合、インポートされたフィールド値は定義されたオプションと互換性のあるプレフィックスを持つ必要があります。プレフィックスは末尾に使用されるピリオドによって識別されます。

例：フォームフィールドには、プレフィックスとしてMr.とMiss.がオプションとして指定されていると仮定します。

不正な値：Mrs. Jessica Hubert

正しい値：Miss. Jessica Hubert
名前フィールドには4つのサブフィールドがあります。インポートされたフィールド値（スペースで区切られた）が4つを超える場合、残りの値は接尾辞として表示されます。

例: 5つの個別のエンティティで名前フィールドの値をインポートしたとします。

Mrs. Jessica Mary Hubert, M.D. （接頭辞、名、ミドルネーム、姓、接尾辞）。アプリケーションは、デフォルトでミドルネーム、Mary、を最後の名前の位置に割り当て、最後の名前と接尾辞、HubertとM.D.、が接尾辞の位置に割り当てられます。

電話番号フィールド

電話番号フィールドは、インポートされた値を評価するためにいくつかの検証があります。

電話番号は全て'+'記号から始まる必要があります。もしインポートされた値がこれに則っていない場合、エラーメッセージが表示されます。

不正な値：12012327123

正しい値：+12012327123
もしインポートされたフィールドの値に数字以外の文字、スペース、-、または()が含まれている場合、このフィールドは他の文字をサポートしていないというエラーメッセージが表示されます。

不正な値：1201232712A

正しい値：+12012327123
インポートされた値が存在しない電話番号の場合、エラーメッセージが表示されます。
フォーム内で電話番号フィールドに1つ以上の国コードを指定している場合、インポートされた値はそれらの国コードを含む必要があります。もし値に存在しない国コードまたはフォームフィールドのプロパティーに指定されていないものが含まれている場合、エラーメッセージが表示されます。

住所フィールド

アドレスフィールドには、６つのサブフィールドがあります：つまり、アドレスライン1、アドレスライン2、市区町村、州県、郵便番号、国です。フィールドの値をインポートする際に、有効なフォームプロパティと互換性があることを確認するため、いくつかの検証が行われます。アドレスフィールドの値は、カンマとスペースで区切られます。次のような検証が行われます：

アドレスライン1はデフォルトのサブフィールドです。
必須フィールドであり、住所ライン2が表示フィールドとして選択されている場合、インポート時には検証は行われません。インポートされたフィールド値にこのサブフィールドの値が含まれていない場合、それは無視されます。

例：住所が 4913 Commercial Park, Orlando, Florida, 32819. の場合

4913 Commercial Park が住所ライン1、Orlando が市/区であり、住所ライン2に値がなくても住所フィールドの値の正確性には影響しません。
区切り文字で区切られたインポートされたフィールド値が、表示するサブフィールド値をすべて含んでいない場合、検証がエラーをスローします。

例：全部で6つのサブフィールドを有効にしている場合でも、インポートされたフィールド値に郵便番号と国が含まれていない場合。

不正な値：42 Marquette Crossing, Clearwater, Florida。エラーメッセージが表示され、サブフィールド値の欠落が原因として引用されます。

正しい値：42 Marquette Crossing, Clearwater, Florida, 33763, United States
場合はサブフィールドの4つだけを有効にして、インポートされたフィールド値がこの制限を超えている場合、余分な情報は最後に選択されたサブフィールドとして表示されます。

例1： Address Line 1、City / District、State / Provinceのみを有効にしたとします。インポートされた値は、42 Marquette Crossing、Clearwater、Florida、33763、United States. です。アプリケーションは、カンマとスペースで区切られた値にサブフィールドを割り当てます。

不正な値：42 Marquette Crossing、Clearwater、Florida、33763、United States. この場合、United StatesはState / Provinceに割り当てられ、FloridaはCity / Districtに割り当てられ、残りの住所はAddress Line 1に割り当てられます。
正しい値：42 Marquette Crossing, Clearwater, Florida,33763, United States. 値の間にスペースを削除することで、それが単一の値であるという仮定をすることができ、State/Provinceサブフィールドに割り当て、残りの住所が正しいサブフィールドに入るようになります。
例2：として、住所行1、市区町村、州/県を有効にしました。インポートされた値は、42B、ゴルフコースヒル、Marquette Crossing、Clearwater、フロリダです。

不正な値：42B、ゴルフコースヒル、Marquette Crossing、Clearwater、フロリダ。 この場合、42Bが住所行1に割り当てられ、ゴルフコースヒルが市区町村に割り当てられ、Marquette Crossing、Clearwater、フロリダが州/県に割り当てられます。

正しい値：42B、Golf Course Hill、Marquette Crossing、Clearwater、Florida。 スペースを削除すると、42B、Golf Course Hill、Marquette Crossingが住所行1のサブフィールドに割り当てられ、残りの住所が正しいサブフィールドに入ります。

レコードをエクスポートする

レコードのエクスポート機能を使用すると、Zoho Creator環境外で使用するために特定の形式でCreatorレポート内のレコードを取得またはダウンロードできます。 Creatorは、非Zohoユーザーにレポートをオフラインでアクセスしたり、メールで送信したりできるように、数回の簡単な手順でレポートをエクスポートできます。Creatorがサポートする3つのプラットフォーム（Web、モバイル、タブレット）でエクスポート操作を実行できます。

注：Zoho Creatorは、エクスポートされたファイルに有害な情報やデータをいかなる方法でも含んでいません。しかし、未知のセキュリティの脅威から自分自身を守るための予防措置として、MS Excelでエクスポートされたファイルを開くときに実行可能な操作に関する警告を探すことをお勧めします。Zoho CreatorからエクスポートされたCSVファイル内のコマンドを更新しないでください。