スプレッドシートレポートのクイックビュー操作の理解

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アクションを有効にすると、情報の編集・更新、情報の追加、情報の削除、アプリケーションからのデータのエクスポート、アプリケーションへのデータのインポート、標準形式での必要なデータの印刷が行えます。アプリケーションには、あらかじめ用意されたシステムアクションがあります。また、レポート固有の要件に対応するスクリプトベースのアクション項目も用意できます。

クイックビューでは、レポート全体またはデータの集合に対して適用できるアクションを実行できます。データを一括して操作し、多くのデータを一度に削除することも可能です。たとえば、タスク管理アプリケーションにステータス追跡レポートがあるとします。あるデータで変更が必要になり、そのデータの「タスク担当者」項目の値を変更する必要がある場合、レポート上の項目で直接必要な変更を行うことができます。

以下に、アプリケーション内で事前定義されたアクションが表示されるアクションとその場所を示します。

レコードの削除

クイックビューでは、削除アクションを使用して、単一レコードまたは複数レコードを削除できます。アクションは、事前に定義された条件に応じて、レコードをタップ、長押し、またはスワイプしたときに表示されます。「削除」を選択すると、そのレコードの値が削除されます。また、複数のレコードを選択して一括で削除することもできます。

複数レコードへのアクション

たとえば、図書館の蔵書目録用のレポートがあるとします。出版社からの新規在庫保留中として分類されたレコードが多数あります。新しい在庫が入荷したら、ステータスを「新規在庫受領済み」に変更する必要があります。ステータスを更新するには、必要なすべてのレコードを選択し、編集アイコンをクリックします。表示されるウィンドウで、該当する項目を選択してそれぞれの値を入力し、「適用」をクリックします。意図した変更が、選択したすべてのレコードに適用されます。

これらのアクションは、レポートにアクセスしているデバイスに関係なく利用できます。実行できるアクションは、デバイス上で行うジェスチャーに応じて利用可能になります。どのジェスチャーでどのアクションを実行できるかを設定できます。

アクション項目

アクション項目は、既存のシステムアクション（編集、削除、複製、レコードの表示など）に代わるものとして定義できます。Zoho Creator では、これらのアクションを使用してレポートと対話できます。しかし、既存のアクションとは異なるロジックを持つアクションが必要となる特殊なシナリオでは、事前定義されたアクション項目によって解決策を提供できます。

アクション項目を追加するには、目的のアクションを構成する原則とロジックを定義するワークフローを作成する必要があります。このアクションは、レポートのヘッダー、またはレコードと同じ行内のボタンとして利用できるようになります。このボタンをクリックすると、あらかじめ設定したロジックが適用され、レポートまたはレコードに対して処理が行われます。このロジックに基づいてカスタムアクションが実行され、必要な結果が得られます。

たとえば、従業員に関する情報を管理する従業員管理アプリケーションがあるとします。出張申請を管理するレポートには、申請を開始した従業員の名前、役職、部署、申請を承認するマネージャー、出張先、出張期間、従業員が訪問する顧客／パートナー／ベンダー、および出張手配を行う出張デスクの情報が含まれます。このレポートに「全員に通知」というアクション項目があるとします。出張の手配が完了したら、出張デスク担当者は、関係する従業員とマネージャーに通知を行う必要があります。この事前定義されたメニュー項目には、出張日程と出張の最終スケジュールの詳細を含むメール通知を関係者に送信するワークフローが組み込まれています。出張デスク担当者が「全員に通知」ボタンをクリックすると、従業員、マネージャー、および顧客に通知メールが送信されます。