サブフォームの操作を理解する

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サブフォーム処理とは、サブフォームに関連する一連の処理のことです。運用中のアプリケーションでは、サブフォームに次の 2 つのボタンが表示されます。

'新規追加' - このボタンを使用すると、ユーザーはサブフォームに新しい行を追加できます。
'削除' - このボタンを使用すると、ユーザーはサブフォーム内の行を削除できます。

初期設定では、'新規追加' ボタンと '削除' ボタンの両方が表示されます。ただし、ワークフローを使用して、これらのボタンを表示または非表示にできます。ワークフローで条件を設定し、その条件に応じてユーザーにボタンを表示できます。条件の評価結果が真の場合にのみ、サブフォームにボタンが表示されます。

サブフォーム処理には、次の 4 種類の設定があります。

サブフォームの新規追加ボタンを表示 - 「新規追加」ボタンを表示します。
サブフォームの新規追加ボタンを非表示 - 「新規追加」ボタンを非表示にします。
サブフォームの削除ボタンを表示 - 「削除」ボタンを表示します。
サブフォームの削除ボタンを非表示 - 「削除」ボタンを非表示にします。

ある会社が、従業員とその所有する交通手段に関する情報を収集しているとします。フォームには、従業員名、メールアドレス、交通手段の数の項目があります。交通手段を所有している場合は、その詳細をサブフォームに入力する必要があります。一方で、交通手段を持たない従業員には、サブフォームの項目を入力させたくありません。これを実現するには、「交通手段の数」が 0 のときに「サブフォームの新規追加ボタンを非表示」処理を実行するワークフローを作成します。従業員が「交通手段の数」項目に「0」と入力すると、「新規追加」ボタンは表示されなくなります。そのままフォームを送信できます。さらに、会社が「交通手段の詳細」サブフォームに入力された行を従業員に削除させたくない場合は、「常に」を条件として「サブフォームの削除ボタンを非表示」処理を実行するワークフローを作成します。これにより、すべての従業員に対して削除ボタンが表示されなくなります。同様に、必要な条件に基づいて、他の設定も利用できます。

メモ:フォームとサブフォームで利用できる表示/非表示設定には違いがあります。フォームの表示/非表示オプションは、フォーム内の項目自体を表示するかどうかに焦点を当てています。一方、サブフォームの表示/非表示オプションは、ユーザーにサブフォーム内の行の追加や削除を許可するかどうかに焦点を当てています。

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