ワークフローとは、アプリケーション内の定型業務を自動化するために、特定のタイミングで実行される一連の処理の集合です。ワークフローがトリガーされると、関連付けられている処理が順に実行されます。ワークフローを使用すると、業務プロセスに関わるさまざまなアクティビティ、データ、担当者を自動化し、可視化できます。

たとえば、注文管理アプリケーションで、顧客が商品を選択してオンライン決済を行うケースを考えてみます。注文の詳細は倉庫に送信され、品質保証チェックが行われます。最後に、出荷が手配されると、顧客に通知が送信されます。これらすべての処理は、ワークフローを使用して自動化できます。

ワークフローでは、注文の合計金額を計算したり、注文の詳細を倉庫に送信したり、出荷および配達状況を顧客に通知したり、利用可能な在庫を更新したりできます。オンライン決済を簡単に行うための支払いワークフローを開始することもできます。このように、プロセスを効率的に整理できます。

1. 注文フォームの数量項目に初期値を設定する
2. 試験申込フォームで学生の登録番号を入力不可にする
3. 新規入社者フォームで、未経験者の場合は職務経験の項目を非表示にする
4. データ送信後に、ユーザーを「ありがとうございました」ページにリダイレクトする
5. 参加者にイベント参加確認メールを送信する
6. 患者に予約リマインダーSMSを送信する
7. 商品購読者を Zoho CRM や Salesforce CRM などのCRMシステムに追加する
8. 顧客からの問い合わせを、対応可能なサポート担当者に割り当てる
9. 休暇申請時に、従業員の異動状況や在席状況を確認する
   

各タイミングで処理を実行する

アプリケーション内では、次のいずれかのタイミングでワークフローをトリガーできます。

1. フォームの利用時
   新しいデータが作成されたとき、既存データが更新または削除されたときに、ワークフロー内で処理を作成して実行できます。 詳細はこちら
   
   
2. スケジュールされた日時
   ユーザー操作なしで、スケジュールされた日時に処理を作成・実行できます。これらの時間ベースの処理は、フォーム内の日付・時刻項目の値、または固定の日付・時刻に基づいて、定期的に実行できます。 詳細はこちら
   
   
3. 承認プロセス内
   データが追加された際の承認／却下プロセス内で、処理を作成して実行できます。 詳細はこちら
   
   
4. 支払いプロセス中
   支払いプロセス内で処理を作成して実行できます。 詳細はこちら
   
   
5. バッチワークフロー内
   大量のデータに対して、カスタマイズした Deluge スクリプトを作成し、インポートの完了後またはスケジュールされた間隔で効率的に実行できます。 詳細はこちら
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6. ブループリント内
   Creator アプリケーションで設計したプロセスの各ステージの詳細を作成し、カスタマイズできます。 詳細はこちら
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7. 関数内
   ​関数を使用して、データを操作したり、アプリケーション間で処理をトリガーしたりするモジュール式スクリプトを作成し、再利用できます。 詳細はこちら
   

ワークフローのアクション

アクションとは、ワークフロー内で追加して実行できるタスクのことです。1 つのワークフロー内に複数のアクションを追加して設定できます。ワークフローで実行できるアクションの一覧は次のとおりです。

• メールを送信
  フォームで新しいデータを追加したり、既存データを編集または削除したりする際に、アプリケーションユーザーへメール通知を送信できます。 詳細はこちら
• SMS を送信
  フォームで新しいデータを追加したり、既存データを編集または削除したりする際に、アプリケーションユーザーへ SMS 通知を送信できます。 詳細はこちら
• 完了メッセージを表示
  このアクションでは、フォーム送信時にユーザーへカスタムの確認メッセージを表示できます。詳細はこちら
• URL にリダイレクト
  このアクションでは、フォーム送信後にフォームを別の Web ページへリダイレクトできます。 詳細はこちら
• 項目を非表示にする
  このアクションでは、別の項目に指定された値に基づいて、フォーム内の項目を非表示にできます。 詳細はこちら
• 項目を表示する
  このアクションでは、別の項目に指定された値に基づいて、（以前に非表示にされていた）項目をフォーム上に表示できます。 詳細はこちら
• 項目を無効にする
  このアクションでは、別の項目に指定された値に基づいて、フォーム内の項目を無効にできます。 詳細はこちら
• 項目を有効にする
  このアクションでは、別の項目に指定された値に基づいて、（以前に無効化されていた）項目をフォーム内で有効にできます。 詳細はこちら
• 項目値を設定
  このアクションでは、フォーム項目に初期値を割り当てることができます。 詳細はこちら
• Zoho およびサードパーティサービスとの連携
  Zoho アプリケーションや Salesforce、QuickBooks などのサードパーティアプリケーションとの間で、データの作成、取得、検索、更新といった処理を実行できます。また、サードパーティの SMS サービスプロバイダーを追加・設定して、SMS 通知を送信することもできます。 詳細はこちら
• カスタムアクションの定義
  このアクションでは、ドラッグ＆ドロップインターフェイスを使用して、独自の業務プロセスを自動化するためのカスタムプロセスを定義できます。 詳細はこちら