ワークフローの理解

ワークフローの理解

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概要   

ワークフローは、アプリケーション内で特定のイベントが発生したときに所定の処理を実行し、業務プロセスを効率化するルールベースの自動化機能です。反復作業や手作業を減らし、アプリケーション全体で一貫したデータ処理を実現できます。ワークフローは、フォーム上のユーザー操作に基づくフォームイベント、レポート内のカスタム処理メニューからユーザーが実行するレポート処理、指定した時刻に処理を実行するスケジュール、大量のデータを処理する一括ワークフローなど、さまざまなイベントを契機に実行できます。また、決済や承認の成功または失敗に応じた処理、ブループリントによる段階ごとの遷移の制御、Zoho Creatorアカウント内の複数のアプリケーションから呼び出せるカスタム関数を使用した再利用可能なロジックの実行にも対応しています。

利用条件 

  1. Creatorのすべてのプランで利用できます
  2. 特権管理者、管理者、開発者がアクセスできます

1. 概要 

ワークフローとは、タスク、情報、プロセスがアプリケーション内でどのように進行するかを定義する、一連の自動化された手順です。日常業務の効率と一貫性を高め、手作業を減らすことができます。多くのワークフローではトリガーと処理のモデルが採用されており、特定のイベントを契機に、事前定義された1つ以上の処理が実行されます。

Zoho Creatorのワークフローは、フォームの送信、項目の更新、スケジュールされたトリガーなど、定義済みのイベントが発生したときに所定の処理を実行し、業務プロセスを効率化するルールベースの自動化機能です。反復作業をなくして業務効率を高め、Creatorアプリケーション全体で正確なデータ処理を実現できます。ワークフローが実行されると、通知の送信、データの更新や作成、承認プロセスの管理、外部システムとの連携など、設定された処理が自動的に実行されます。これにより、状況に応じて動作するインテリジェントで拡張性の高いアプリケーションを簡単に構築できます。

1.1. ワークフローの種類 

Zoho Creatorでは、アプリケーション内のさまざまな自動化要件に対応するワークフローを利用できます。

  1. フォームワークフロー - データの作成、編集、削除などのデータイベントや、フォームの読み込み、項目への入力、フォームの送信などのフォームイベントを含む、フォーム上のユーザー操作に基づいて処理を自動的に実行します。
  2. スケジュール - 指定した時刻、またはフォームの日付項目に保存されているデータに基づいて、自動処理を実行します。
  3. 承認 - データを指定の承認者に回付し、承認または却下の結果に基づいて処理を実行することで、複数段階の確認プロセスを自動化します。
  4. 決済 - フォームからオンライン決済を受け付け、Zoho Checkoutを介して連携した決済サービスを使用し、取引の成功または失敗に基づいて処理を実行します。
  5. ブループリント - ビジネスプロセスモデルおよび表記法（BPMN）によるワークフローのモデル化と同様に、各段階とその遷移を定義して構造化されたプロセスを適用します。事前定義された条件と処理に沿ってユーザーを誘導し、プロセスを一貫して実行できます。
  6. 一括ワークフロー - データのインポート後またはスケジュールされた間隔で、大量のデータに対してカスタムDelugeスクリプトを実行し、一括処理と自動化を可能にします。
  7. レポートワークフロー - カスタム処理メニューを使用して、レポート上のユーザー操作に応じて処理を実行します。
  8. 関数 - ワークフローやアプリケーションから呼び出せる再利用可能なロジックブロックをDelugeで定義し、一貫性を維持して重複を減らします。

1.1.1. フォームワークフロー 

フォームワークフローでは、データの作成、編集、削除など、フォーム上のユーザー操作を契機に、事前定義された処理が自動的に実行されます。各フォームには複数のワークフローを設定でき、作成順に実行されます。通知の送信、項目値の更新、データの変更、外部サービスとの連携など、さまざまな処理をフォームワークフローに関連付けることで、業務を効率化し、手作業を最小限に抑えることができます。詳しくは、フォームワークフローとその処理をご参照ください。


例
  1. ユーザーがフィードバックフォームを送信すると、ワークフローが実行され、ユーザーへのお礼メールの送信とサポートチーム向けのフォローアップタスクの作成が行われます。
  2. 在庫フォームに新しい商品が追加されると、ワークフローが実行され、在庫数の更新と倉庫チームへの通知が行われます。
  3. 顧客が問い合わせフォームを送信すると、ワークフローが実行され、データがZoho CRMに送信されて見込み客データが作成されます。

主なメリット

  1. 自動実行：ユーザーがフォームを操作したときに、メールの送信やデータの更新などの処理を自動的に実行できます。
  2. 動的なクライアント処理：Creatorでスクリプトを使用せずにクライアント関数を設定できます。ユーザーの入力内容に応じてフォームの項目をリアルタイムで表示、非表示、有効化、無効化し、ユーザーごとに最適化された操作性を提供できます。
  3. データの正確性：検証と項目ルールを適用し、正確で一貫性のあるデータ入力を実現します。
  4. 連携：複雑なスクリプトを使用せずに、Zoho CRMやQuickBooksなどの外部サービスと連携できます。

1.1.2. スケジュール 

スケジュールワークフローでは、ユーザーの操作を必要とせず、指定した時刻に事前定義された処理を自動的に実行できます。指定した日時、またはフォームの日付項目に保存されているデータに基づいて実行されます。メールの送信、データの更新、カスタムスクリプトの実行などのタスクを自動化し、アプリケーション全体で時間に基づくプロセスの自動化を実現できます。また、条件を設定して選択したデータに対してのみ処理を実行できるため、制御性と効率が向上します。詳しくは、スケジュールワークフローとその処理をご参照ください。


例
  1. 商品配送追跡アプリでは、商品の配送日になるとスケジュールが実行され、設置リマインダーのSMSが顧客に送信されます。
  2. メンテナンスアプリでは、今後予定されている機器メンテナンスの日程を技術担当者に通知するスケジュールが実行されます。
  3. プロジェクトの期限が近づくとスケジュールが実行され、割り当てられたチームメンバーへの通知とプロジェクトのステータス更新が行われます。
  4. 商品の保証終了日になると、スケジュールによって在庫フォーム内の商品のステータスが自動的に「保証対象外」に設定されます。

主なメリット

  1. 時間ベースの自動化：ユーザーが操作しなくても、指定した日付や間隔でワークフローを実行できます。
  2. 生産性の向上：リマインダー、ステータスの更新、メールの予約送信などの反復作業を処理できます。

1.1.3. 承認 

承認ワークフローでは、複数段階の承認が必要なデータや要求の確認と意思決定を自動化できます。これにより、データを仕分けして承認者に転送する手作業が不要になります。フォームから送信されたデータは、事前に定義した条件に基づき、割り当てられた承認者へ順番に転送されます。複数の承認段階を指定でき、承認時または却下時に実行する処理も定義できます。承認ワークフローとその処理の詳細をご確認ください。


例
  1. 仕入先が調達管理アプリから見積書を送信すると、承認ワークフローによって、まず購買管理者に確認用として転送され、その後、見積金額に基づいて財務チームに最終承認用として転送されます。
  2. 経費管理アプリでは、従業員が経費報告書を送信すると、ワークフローによって経費金額が判定され、金額に応じた承認経路に転送されます。100ドル以下の経費はチームリーダーが承認し、100ドルを超える経費はリーダーの承認後、さらに確認するために管理者へ転送できます。
  3. 休暇管理アプリでは、休暇要求が期間に応じて転送されます。1日未満の要求は承認に送られず、1日を超える要求にはチームリーダーの承認が必要です。また、5日を超える連続休暇は管理者にエスカレーションされ、承認を受けます。

主なメリット

  1. 承認の迅速化：複雑な多段階承認を自動化し、遅延を減らしてプロセスの効率を高めます。
  2. カスタマイズ可能な承認ルール：組織のポリシーやワークフローに合わせて、承認条件や複数の承認段階を定義できます。
  3. 説明責任：特定の承認者を割り当て、監査やコンプライアンスのために承認履歴を追跡できます。
  4. 処理の自動化：承認時または却下時に、通知、データの更新、エスカレーションなどの後続処理を実行できます。

1.1.4. 決済 

Zoho Creatorでは、決済ワークフローを使用して、複数の業界標準準拠の決済ゲートウェイと連携するZoho Checkoutを通じ、フォームから安全かつ自動的にオンライン決済を受け付けることができます。特定のフォーム条件に基づいて決済を受け付けるタイミングを設定し、決済の成功時または失敗時に実行する処理を定義できます。たとえば、確認メールの送信、顧客データの更新、取引情報の記録などです。また、Zoho Creatorでは、1つのアカウント内でZoho Checkoutを通じて複数のゲートウェイを連携でき、アプリのロジック、地域要件、ビジネスルールに応じて、取引を異なる決済事業者に振り分けることができます。これにより、外部で設定する必要がなくなり、決済処理を柔軟に管理できます。決済ワークフローとその処理の詳細をご確認ください。


例
  1. 顧客が注文管理アプリから注文すると決済ワークフローが実行され、合計金額を回収し、決済の成功後に確認メールを送信します。
  2. 認定登録アプリでは、ユーザーがワークショップに登録すると、ワークフローによって決済ゲートウェイにリダイレクトされ、登録料が処理されます。また、後から参照できるように取引IDが保存されます。
  3. 寄付者が寄付管理アプリのフォームに入力すると、決済ワークフローによって寄付金額が回収され、寄付データが更新されます。また、寄付者の連絡先がZoho CRMに追加されます。
  4. イベント予約アプリで予約要求を送信すると、決済ワークフローによって決済が処理され、予約が確定します。その後、ユーザーは完了ページにリダイレクトされます。

主なメリット

  1. 決済連携：Stripe、RazorPay、PayPal、Authorize.Net、Forte、Paytm、PayTabs
    などの対応ゲートウェイを使用し、フォームから直接決済を受け付けられます。
  2. フォローアップの自動化：決済の成功または失敗に応じて、メールの自動送信、フォームの更新、データの記録を実行できます。
  3. ユーザー体験：手動操作なしで、ユーザーを決済ゲートウェイに移動させ、処理後にアプリへ戻すことができます。
  4. 安全な取引：Zoho Creatorでは、暗号化および検証済みの決済接続を使用して、安全に決済を処理し、ステータスを追跡できます。

1.1.5. ブループリント 

ブループリントワークフローでは、明確に定義された段階ベースのワークフローに沿ってユーザーを誘導し、体系的な業務プロセスを導入、管理できます。各プロセスは、ステージ（マイルストーン）と遷移（あるステージから別のステージに移動するために必要な操作）に分けられます。これにより、プロセスを統制された一貫性のある方法で進められます。
遷移ルールには条件、権限、担当者を設定できるため、適切なステージで、権限を持つユーザーだけが操作を実行できます。遷移中にユーザーからデータを収集し、遷移後に設定済みのロジックに基づいて自動処理を実行することもできます。


また、次の2種類の遷移に対応しています。
  1. 共通遷移：現在のブループリントのステージにかかわらず、常に実行できます。データをあるステージから別のステージに移動する通常の遷移とは異なり、共通遷移はプロセスのどの時点でも実行できます。これにより、メインのワークフローロジックを中断せずに、要求のキャンセルや問題の報告など、重要な操作を実行できます。
  2. 並列遷移：データを次のステージに移動する前に、複数の遷移を完了する必要がある場合に使用します。各並列遷移は個別に実行できますが、必要な遷移がすべて完了するまで、プロセスは次のステージに進みません。

ブループリントでは、各段階でデータがどのように進むかを明確に定義することで、プロセスの非効率を解消し、チーム間の連携を強化して、手作業によるミスを減らすことができます。ブループリントとその処理の詳細をご確認ください。


例
  1. 休暇管理アプリでは、従業員が休暇を申請すると、データは「休暇申請済み」、「管理者による確認」、「人事部門による承認」などのステージを進みます。各ステージでは、担当管理者や人事担当者など、権限を持つ担当者だけが、役割に応じて承認や却下などの遷移を実行できます。
  2. 仕入先登録アプリでは、並列遷移により、財務チームと法務チームが同時に審査を行えます。両チームがそれぞれの確認を完了した後にのみ、データが次のステージに進みます。
  3. 注文管理アプリでは、共通遷移により、注文済み、梱包済み、発送済みのいずれのステージでも顧客が注文をキャンセルできます。これにより、プロセス全体を通じてキャンセル操作を利用できます。

主なメリット

  1. 明確なワークフロー経路：視覚的なワークフローと明確に示されたマイルストーンを使用して、複雑な業務プロセスを順を追ってユーザーに案内できます。
  2. 役割に基づく実行：条件、ユーザーフィールド、権限セットを使用して、指定されたユーザーまたは役割だけが遷移を実行できるようにします。
  3. 並列遷移と共通遷移：次のステージに進む前に複数の操作を並行して完了する必要がある並列遷移と、現在のステージにかかわらずプロセスのどの時点でも実行できる共通遷移により、柔軟性を高めます。
  4. プロセスの可視性：定義済みのステージを進む各データの状況を追跡、監視、監査し、検証と説明責任の確保に役立てます。

1.1.6. 一括ワークフロー 

バッチワークフローを使用すると、インポートの正常完了後やスケジュールした間隔で、大量のデータに対してカスタマイズしたDelugeスクリプトを効率的に実行できます。このワークフローでは、大量のデータを1バッチあたり10～1,000件の小さなバッチに分割し、各バッチ内のすべてのデータに対して処理を実行します。また、バッチの実行前後に処理を実行するよう設定できるため、変数の初期化、通知、クリーンアップも行えます。これにより、利用の少ない時間帯に大量のデータを小分けにして処理し、処理量の多い反復作業を自動化することで、システム負荷を最小限に抑えながら生産性を最大限に高められます。このワークフローは非同期で実行され、スケジュールを設定するか、アプリケーションへのデータのインポート後に自動的に開始できます。バッチワークフローとその処理の詳細をご確認ください。


例
  1. 給与管理アプリケーションで全従業員に毎月の給与明細を送信する場合、バッチワークフローによって給与データを処理しやすい単位に分けて処理し、給与明細をメールで自動送信します。
  2. 在庫管理アプリケーションでは、バッチワークフローを使用して全商品の在庫数を定期的に確認し、補充アラートを送信したり、在庫データを更新したりします。これにより、リアルタイム処理の負荷をかけずに在庫を確保できます。
  3. 受注処理アプリケーションでは、その日に受けたすべての注文をまとめ、梱包と発送用の一覧として倉庫チームに送信します。このバッチ方式により、業務効率が向上し、ピーク時間帯のシステム負荷が軽減されます。

主なメリット

  1. 効率的な処理：大量のデータを小さなバッチに分割して処理し、実行制限やタイムアウトを回避できます。
  2. スケジュールの自動化：指定した時刻やデータのインポート後にバッチワークフローを実行し、定型業務を自動化できます。
  3. エラーの分離：あるバッチで発生したエラーが他のバッチの処理に影響することはなく、失敗したバッチのみが元に戻されます。
  4. 処理：初期化、データ処理、クリーンアップのために、バッチの実行前、実行中、実行後に行う処理を設定できます。
  5. データの同期：外部システムとの定期的な同期や古いデータのクリーンアップにより、データを最新の状態に維持できます。

1.1.7. レポートワークフロー 

このワークフローは、Zoho Creatorアプリケーション内のレポートから直接実行されます。編集、削除、複製、データの表示など、レポートの標準操作に追加できるカスタマイズ可能なアクション項目によって開始されます。アクション項目は、レポート内のデータの簡易表示または詳細表示にボタンやメニュー項目として表示され、特定の業務要件に基づくロジックを使用して、レポート内のデータを操作できます。アクション項目を追加するには、ボタンのクリック時に実行する処理を含むワークフローを設定します。設定後、カスタム処理がレポートの操作画面に追加され、実行すると定義済みのワークフローが開始されます。レポートワークフローの詳細については、こちらをクリックしてください。


例
  1. プロジェクト管理アプリケーションで、チームメンバーが［プロジェクトタスク］レポートに表示されているタスクを完了すると、［完了にする］アクション項目からワークフローが開始され、タスクのステータスの更新、完了時刻の記録、プロジェクトマネージャーへの通知が行われます。
  2. 採用管理アプリケーションで、人事担当者が［最終候補者］レポートから複数の候補者を選択すると、［内定通知書を作成］アクション項目によってワークフローが開始されます。候補者ごとに書式設定された内定通知書が作成され、個別にメールで送信されます。
  3. 営業管理アプリケーションで、営業担当者が［営業見込み客］レポートから見込み客を選択すると、［フォローアップを予定］アクション項目によって次回の打ち合わせ日を設定するフォームが開き、カレンダーにフォローアップを追加するワークフローが開始されます。

主なメリット

  1. カスタム処理：編集、削除、複製、データの表示などの標準的なレポート操作に加えて、ワークフローの要件に応じたカスタム処理を作成できます。
  2. 直接実行：データの簡易表示または詳細表示にボタンやメニュー項目として表示される、設定済みのアクション項目を使用して、レポートの操作画面からワークフローをすぐに開始できます。
  3. 効率化：手動の手順を減らし、複雑な業務ロジックを一貫して実行できます。

1.1.8. 関数 

関数は、Zoho Creatorアカウント内のアプリケーション全体から呼び出せる、再利用可能なDeluge、Java、またはNode.jsステートメントのブロックです。ロジックをモジュール化し、複雑な処理を一元管理して重複を減らすことで、保守性を向上できます。Java関数とNode.js関数はクラウド環境で管理され、外部ライブラリーとの連携に対応しているため、クラウド関数と呼ばれます。これらのクラウド関数では、従来のシステムや外部サービスとの接続も可能なため、最新のアプリと既存のインフラストラクチャーを連携するのに適しています。関数は、同じアプリケーション内のワークフローから呼び出すことも、Delugeスクリプトを使用して他のアプリケーションから呼び出すこともできます。関数の詳細については、こちらをクリックしてください。


例
  1. Creator CRMアプリケーションで新しい顧客が追加されると、関数が実行され、複数のアプリケーションに重複がないか確認し、一意の顧客IDを割り当てます。
  2. 財務アプリケーションでは、地域と金額に基づいて税額を計算する関数を一元的に定義し、Creatorアカウント内の請求書、発注書、経費管理の各アプリケーションで再利用することで、税額を一貫して計算できます。
  3. 従業員管理アプリケーションでは、従業員の詳細情報を、他のアプリケーションから呼び出せる関数内で管理します。これにより、氏名、役職、部署などの情報に、システム全体から一貫してリアルタイムにアクセスできます。
  4. 在庫管理アプリケーションでは、カスタムTCPプロトコル経由のSOAPのみに対応する従来の倉庫システムとの通信に、Javaクラウド関数を使用します。この関数で接続、要求の書式設定、応答の解析を処理することで、従来のシステムを書き換えたり置き換えたりすることなく、Creatorから連携できます。
  5. コンプライアンス管理アプリケーションでは、Javaクラウド関数でApache POI、Docx4j、iTextなどのライブラリーを使用し、アップロードされたWordファイルや画像ファイルをPDFに変換します。これにより、保存と記録管理を標準化し、文書形式間の一貫性を確保して、監査への対応力を向上できます。

主なメリット

  1. コードの再利用：ロジックを一度定義し、複数のワークフローやアプリケーションで再利用することで、重複を最小限に抑えられます。
  2. ロジックのモジュール化：複雑な処理を管理しやすく整理されたブロックに分割し、明確さと保守性を向上できます。
  3. アプリケーション間のアクセス：Creatorアカウント内の異なるアプリケーション間で、データにアクセスして操作できます。

1.2. ビジネスでの活用例 

ケース1：顧客サポートチケットの作成と解決を自動化するシステム

Zoho Creatorの顧客サポートチケット管理アプリを使用し、チケットの作成、分類、割り当て、解決状況の追跡、レポート作成を自動化して、顧客サポート業務を効率化する組織を例に説明します。このシステムでは、複数の部署を連携させ、以下のような各種ワークフローと関数を活用して、大量のサポートチケットを効率的に処理します。

  1. フォームワークフロー - チケットの送信時：顧客がフォームからサポートチケットを送信すると、フォームワークフローが開始されます。送信されたデータを検証し、問題の種類に基づいて優先度を設定して、チケット番号を記載した確認メールを顧客に送信します。また、選択されたカテゴリーに応じて、適切なサポートチームにチケットを自動的に割り当てます。
  2. レポートワークフロー - カスタムアクション項目：チケットレポートでは、サポート担当者が［エスカレーション］というアクションボタンを使用できます。このボタンをクリックするとレポートワークフローが開始され、チケットのステータスが［エスカレーション済み］に更新されます。また、上級サポート担当者への割り当て、エスカレーション日時の記録、担当マネージャーへの通知が行われます。
  3. バッチワークフロー - チケットの定期確認：毎晩、バッチワークフローが実行され、7日以上未解決のすべてのチケットを確認します。チケットを100件ずつのバッチで処理し、割り当てられた担当者とその上司にリマインダー通知を送信します。さらに、管理者が確認できるよう、保留中のチケットとエスカレーションに関する概要レポートを作成します。
  4. 関数 - データの再利用とアプリケーション間でのデータ共有：関数を作成し、顧客の種類と問題の重大度に基づく優先度の計算を標準化するほか、SLAへの準拠状況を確認し、CRMアプリケーションから顧客情報を取得します。これらの関数は、優先度の設定、チケットの作成と更新、ステータスの変更、エスカレーションの確認などを行うフォームワークフロー内で呼び出されます。

ケース2：仕入先の登録と契約管理の自動化

Zoho Creatorの仕入先管理アプリを使用し、以下のワークフローによって、新規仕入先の登録、契約承認の管理、仕入先の実績追跡を効率化する組織を例に説明します。

  1. フォームワークフロー–仕入先登録：仕入先が仕入先申請フォームから登録情報を送信すると、フォームワークフローが入力情報を検証し、仕入先に確認メールを送信します。仕入先のステータスは、最初は審査待ちに設定されます。
  2. ブループリント–仕入先ライフサイクル管理：ブループリントを使用して、登録、書類確認、契約承認、有効な仕入先、停止など、仕入先のオンボーディング段階を定義します。各段階でユーザーが実行できる操作を制御し、仕入先が有効になる前に適切なプロセスを経るようにします。
  3. レポートワークフロー–仕入先のパフォーマンス審査：仕入先パフォーマンスレポートには、調達担当者向けに［審査対象としてフラグを設定］というカスタム処理ボタンがあります。このボタンをクリックするとレポートワークフローが実行され、仕入先が追加評価の対象として設定されます。また、調達チームに通知メールが送信され、審査依頼がタイムスタンプ付きで記録されます。

1.3. ナビゲーションガイド 


2. 注意事項 

  1. ワークフローアクションの呼び出し（リクエスト）は、1分あたり、IPアドレスごとに最大120件まで実行できます。この上限の計算では、次の処理のみが対象となります。
    1. フォームの読み込み時イベント
      内のスクリプト
    2. ユーザー入力時のフォームイベント
      内のスクリプト
    3. サブフォームへの行追加イベント内のスクリプト
    4. サブフォームからの行削除イベント内のスクリプト
    5. 数式項目の式
    6. ルックアップ項目のフィルター（そのフォーム内の別の項目を使用する場合）
    7. ボタンのクリック時に実行されるDelugeスクリプト（ステートレスフォームの場合）
  2. アカウント内のアプリにおけるアクション呼び出しの上限は、1分あたり250件のリクエストです。この上限は、アプリケーション内で同じアクションリクエストにアクセスするすべてのユーザー間で共有されます。
  3. アカウント内のポータルにおけるアクション呼び出しの上限は、1分あたり250件のリクエストです。この上限は、同じアクションリクエストにアクセスするすべてのポータルユーザー間で共有されます。
  4. ブループリントでは、1回のステージ変更関数および遷移実行関数で実行できるステートメントの最大数は50です。
    1. 情報：1つのステートメントは、1つのタスク全体を指します。たとえば、「if条件」全体が1つのステートメントとして扱われます。
  5. Delugeスクリプトでは、1つの関数で実行できるステートメントの最大数は、料金プランに応じて約5,000～50,000です。
  6. Delugeのデータアクセスのタスクでは、ワークフローを使用して連携フォームのデータを追加、変更、または削除することはできません。
  7. 連携フォームのシステム項目は、ワークフローではサポートされていません。
  8. 連携レポートは、ワークフローのメール送信タスクで添付ファイルとして送信できません。

3. 関連トピック

  1. フォームワークフロー
  2. スケジュールワークフロー
  3. 承認ワークフロー

次のステップ
次のステップ
ワークフローとその種類を理解したら、次にワークフローダッシュボードの管理方法を確認します。