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1. 概要 

ワークフローは、タスク、情報、プロセスがアプリケーション内でどのように進行するかを定義する、一連の自動化された手順です。日常業務の効率を高め、一貫性を保ち、手作業による介入を減らすのに役立ちます。多くのワークフローはトリガーと処理のモデルに従っており、特定のイベントによって事前に定義された1つ以上の処理が開始されます。

Zoho Creatorでは、ワークフローは、フォーム送信、項目の更新、スケジュールトリガーなど、定義したイベントが発生したときに指定した処理を実行し、業務プロセスを効率化するルールベースの自動化機能です。反復作業の削減、業務効率の向上、Creatorアプリケーション全体での正確なデータ処理に役立ちます。ワークフローが実行されると、通知の送信、データの更新や作成、承認プロセスの管理、外部システムとの連携など、設定済みの処理が自動的に実行されます。これにより、応答性が高く、インテリジェントで拡張性のあるアプリケーションを簡単に構築できます。

3.1. ワークフローの種類 

Zoho Creatorでは、アプリケーション内のさまざまな自動化ニーズに対応するため、複数の種類のワークフローを利用できます。

1. フォームワークフロー：データのイベント（作成、編集、削除など）やフォームイベント（フォームの読み込み、項目入力、フォーム送信など）といったフォームでのユーザー操作に基づいて、処理を自動的に実行します。
   
2. スケジュール：固定の時刻、またはフォームの日付項目に保存されたデータに基づいて、自動処理を実行します。
   
3. 承認：データを指定した承認者に回付し、承認または却下の結果に応じて処理を実行することで、複数段階のレビュー工程を自動化します。
   
4. 決済：フォームからオンライン決済を受け付け、Zoho Checkoutを通じて連携した決済ゲートウェイを使用して、取引の成功または失敗に基づく処理を実行します。
   
5. ブループリント：各ステージとその遷移を定義して構造化されたプロセスを適用します。BPMN（ビジネスプロセスモデル表記法）を使用してワークフローをモデル化する場合と同様に、事前定義された条件と処理に沿ってユーザーを誘導し、一貫したプロセス実行を実現します。
   
6. バッチワークフロー：データのインポート後またはスケジュール設定された間隔で、大量のデータに対してカスタムDelugeスクリプトを実行し、一括処理と自動化を可能にします。
   
7. レポートワークフロー：カスタムアクション項目を使用して、レポート上のユーザー操作から処理を実行します。
   
8. 関数：Delugeを使用して再利用可能なロジックブロックを定義し、ワークフローやアプリケーション全体から呼び出せるようにすることで、一貫性を保ち、重複を減らします。
   

3.1.1. フォームワークフロー 

これらのワークフローは、データの作成、編集、削除など、フォーム上のユーザー操作によって実行され、事前に定義された処理を自動的に行います。各フォームには複数のワークフローを設定でき、作成順に順次実行されます。フォームワークフローには、通知の送信、項目値の更新、データの変更、サードパーティサービスとの連携など、さまざまな処理を関連付けることができます。これにより、業務を効率化し、手作業を最小限に抑えられます。詳しくは、フォームワークフローとその処理をご参照ください。

1. ユーザーがフィードバックフォームを送信すると、ワークフローが実行され、ユーザーにお礼のメールを送信し、サポートチーム向けのフォローアップタスクを作成します。
   
2. 在庫フォームに新しい商品が追加されると、ワークフローが実行され、在庫数を更新して倉庫チームに通知します。
   
3. 顧客が問い合わせフォームを送信すると、ワークフローが実行され、データをZoho CRMに送信して見込み客データを作成します。
   

主なメリット

1. 自動実行：ユーザーがフォームを操作したときに、メール送信やデータ更新などの処理を自動的に実行します。
   
2. 動的なクライアント処理：リアルタイムのユーザー入力に基づいてフォーム項目の表示、非表示、有効化、無効化などを行うクライアント関数を、スクリプトを使わずにCreatorで設定でき、個別化された操作体験を提供できます。
   
3. データの正確性：検証と項目ルールを適用し、正確で一貫性のあるデータ入力を実現します。
   
4. 連携：複雑なスクリプトを使わずに、Zoho CRMやQuickBooksなどのサードパーティサービスと接続できます。
   
   

3.1.2. スケジュール 

これらのワークフローを使用すると、ユーザー操作を必要とせず、指定した時刻に事前定義された処理を自動的に実行できます。固定の日時、またはフォームの日付項目に保存されたデータに基づいて実行されます。メール送信、データ更新、カスタムスクリプトの実行などのタスクを自動化でき、アプリケーション全体で時間ベースのプロセス自動化を実現できます。スケジュールには、選択したデータに対してのみ処理を実行する条件も含めることができ、制御性と効率を高められます。詳しくは、スケジュールワークフローとその処理をご参照ください。

1. 商品の配送追跡アプリケーションでは、商品の配送日に達するとすぐに、顧客に設置リマインダーSMSを送信するスケジュールが実行されます。
   
2. メンテナンスアプリケーションでは、今後の機器点検日について技術者に通知するスケジュールが実行されます。
   
3. プロジェクトの期限日が近づくと、スケジュールが実行され、割り当てられたチームメンバーに通知してプロジェクトのステータスを更新します。
   
4. 商品の保証終了日に達すると、スケジュールによって在庫フォーム内の商品ステータスが自動的に「保証対象外」に設定されます。
   

主なメリット

1. 時間基準の自動化：ユーザーの入力なしで、特定の日付や間隔でワークフローを実行します。
   
2. 生産性：リマインダー、ステータス更新、スケジュール設定されたメールなどの反復作業を処理します。
   
   

3.1.3. 承認 

承認ワークフローでは、複数段階の承認が必要なデータや申請の確認と意思決定を自動化できます。これにより、データを振り分けて承認者に転送する手作業をなくせます。フォームから送信されたデータを、事前に定義した条件に基づいて、割り当てられた承認者へ順番に回付するプロセスです。各段階に複数の承認レベルを指定し、承認時または却下時に実行する処理を定義できます。詳しくは、承認ワークフローとその処理をご参照ください。

1. 仕入先が調達管理アプリケーションから見積書を送信すると、承認ワークフローにより、まず購買マネージャーに確認のため回付され、見積金額に基づいて財務チームに最終承認のため回付されます。
   
2. 経費管理アプリケーションでは、従業員が経費報告書を送信すると、ワークフローが経費金額を評価し、それに応じて異なる承認経路に回付します。$100以下の経費はチームリーダーが承認でき、$100を超える経費はリーダーの承認後、追加確認のためマネージャーに回付できます。
   
3. 休暇管理アプリケーションでは、休暇申請が期間に基づいて回付されます。1日未満の申請は承認に送られず、1日を超える場合はチームリーダーの承認が必要になり、5日を超える連続休暇はマネージャーの承認へエスカレーションされます。

主なメリット

1. 承認の迅速化：複雑な複数段階の承認を自動化し、遅延を減らしてプロセス効率を向上させます。
   
2. カスタマイズ可能な承認ルール：組織のポリシーやワークフローに合わせて、承認条件や複数の承認レベルを定義できます。
   
3. 説明責任：特定の承認者を割り当て、監査やコンプライアンスのために承認履歴を追跡できます。
   
4. 自動処理：承認時または却下時に、通知、データの更新、エスカレーションなどのフォローアップ処理を実行できます。
   
   

3.1.4. 決済 

Zoho Creatorでは、決済ワークフローにより、業界標準に準拠した複数の決済ゲートウェイと連携するZoho Checkoutを使用して、フォームから安全かつ自動的にオンライン決済を受け付けられます。特定のフォーム条件に基づいて決済を受け付けるタイミングを設定し、決済の成功または失敗時に実行される処理（確認メールの送信、顧客データの更新、取引詳細の記録など）を定義できます。Zoho Creatorでは、1つのアカウント内でZoho Checkoutを介して複数のゲートウェイを関連付けることもでき、アプリケーションロジック、地域の要件、ビジネスルールに基づいて、異なるプロバイダー経由で取引を振り分けられます。これにより、外部設定が不要になり、決済処理の管理に柔軟性が生まれます。詳しくは、決済ワークフローとその処理をご参照ください。

1. 顧客が注文管理アプリケーションから注文すると、決済ワークフローが実行され、合計金額を回収し、決済成功時に確認メールを送信します。
   
2. 認定登録アプリケーションでは、ユーザーがワークショップに登録すると、ワークフローがユーザーを決済ゲートウェイにリダイレクトし、登録料を処理して、後で参照できるように取引IDを保存します。
   
3. 寄付管理アプリケーションで寄付者がフォームに入力すると、決済ワークフローが金額を回収し、寄付データを更新し、寄付者の連絡先をZoho CRMに追加します。
   
4. イベント予約アプリケーションで予約リクエストを送信すると、決済ワークフローが決済を処理し、予約を確定して、ユーザーをサンキューページにリダイレクトします。
   

主なメリット

1. 統合決済：フォームから直接決済を受け付けられます。対応ゲートウェイの例：Stripe、RazorPay、PayPal、Authorize.Net、Forte、Paytm、PayTabs
   
2. 自動フォローアップ：決済の成功または失敗に基づいて、自動メール、フォーム更新、データ記録を実行できます。
   
3. ユーザー体験：手動操作なしで、ユーザーを決済ゲートウェイにリダイレクトし、アプリに戻せます。
   
4. 安全な取引：Creatorでは、安全な決済処理とステータス追跡のために、暗号化され検証済みの決済接続を利用できます。
   
   

3.1.5. ブループリント 

ブループリントワークフローでは、明確に定義された段階ベースのワークフローに沿ってユーザーを誘導することで、構造化されたビジネスプロセスを実装および管理できます。各プロセスは、段階（マイルストーン）と移行（ある段階から次の段階へ進むために必要な処理）に分割され、プロセスが制御された一貫性のある方法で進むようにします。
移行ルールには、条件、権限、所有者を設定でき、権限のあるユーザーだけが適切な段階で操作を実行できるようにします。移行中にユーザーからデータを収集でき、移行後には設定されたロジックに基づいて自動処理を実行できます。

1. 共通移行：現在のブループリント段階に関係なく、いつでも実行できます。データをある段階から別の段階へ移動する通常の移行とは異なり、共通移行はプロセスのどの時点でも実行できます。これにより、メインのワークフローロジックを妨げることなく、申請のキャンセルや問題のフラグ付けなどの重要な操作を実行できます。
   
2. 並列移行：データが次の段階へ進む前に、複数の移行を完了する必要がある場合に使用します。各並列移行は個別に実行できますが、必要なすべての移行が完了して初めて、プロセスは次の段階へ進みます。
   

ブループリントは、各フェーズでデータをどのように進めるかを明確に定義することで、プロセスの非効率を解消し、チーム間の連携を強化し、手作業によるミスを減らします。詳しくは、ブループリントとその処理をご参照ください。

1. 休暇管理アプリケーションでは、従業員が休暇を申請すると、データは休暇申請、マネージャー確認、人事承認などの段階を進みます。各段階では、それぞれのマネージャーや人事など、権限のある担当者だけが、役割に基づいて承認や却下などの移行を実行できます。
   
2. 仕入先オンボーディングアプリケーションでは、並列移行により、財務チームと法務チームの両方が同時に評価を実施できます。両チームがそれぞれの確認を完了した後にのみ、データは次の段階へ進みます。
   
3. 注文管理アプリケーションでは、共通移行により、注文済み、梱包済み、出荷済みのいずれの段階でも顧客が注文をキャンセルでき、プロセス全体を通じてキャンセルオプションを利用可能にできます。
   

主なメリット

1. 定義されたワークフローパス：視覚的なワークフローと明確に示されたマイルストーンにより、複雑なビジネスプロセスをユーザーに段階的に案内します。
   
2. 役割に基づく実行：条件、ユーザー項目、権限セットを使用して、指定されたユーザーまたは役割だけが移行を実行できるようにします。
   
3. 並列移行と共通移行：次の段階に進む前に複数の処理を同時に完了する必要がある並列移行と、現在の段階に関係なくプロセスのどの時点でも実行できる共通移行を有効にすることで、柔軟性を提供します。
   
4. プロセスの可視性：定義された段階を通じて各データの進捗を追跡、監視、監査し、確認と説明責任の確保に役立てます。
   
   

3.1.6. バッチワークフロー 

バッチワークフローでは、インポート成功後またはスケジュール設定した間隔で、大量のデータに対してカスタマイズしたDelugeスクリプトを効率的に実行できます。このワークフローは、一括データを1バッチあたり10〜1,000件の小さなバッチに分割し、各バッチ内のすべてのデータに対して処理を実行します。バッチ実行の前後に実行する処理も設定でき、変数の初期化や、通知およびクリーンアップの処理が可能です。ピーク時間外に大量のデータを小さな単位で処理できるため、大量かつ反復的な作業を自動化し、システム負荷を最小限に抑えながら生産性を最大化できます。これらのワークフローは非同期で実行され、スケジュール設定することも、アプリケーションにデータをインポートした後に自動的に実行することもできます。詳しくは、バッチワークフローとその処理をご参照ください。

1. 給与管理アプリケーションで、毎月の給与明細を全従業員に送信する必要がある場合、バッチワークフローによって給与データが扱いやすい単位に分割されて処理され、給与明細が自動的にメール送信されます。
   
2. 在庫管理アプリケーションでは、バッチワークフローを使用して全商品の在庫レベルを定期的に確認し、補充アラートを起動したり、在庫データを更新したりします。これにより、リアルタイム処理の負荷をかけずに在庫を確保できます。
   
3. 注文処理アプリケーションでは、その日に受け付けたすべての注文がまとめられ、梱包と発送のために統合リストとして倉庫チームに送信されます。このバッチ処理により、運用効率が向上し、ピーク時のシステム負荷が軽減されます。
   

主なメリット

1. 効率的な処理：大量のデータを小さなバッチに分割して処理し、実行制限やタイムアウトを回避します。
   
2. 自動スケジュール設定：特定の時刻やデータインポート後にバッチワークフローを実行し、定型業務を自動化します。
   
3. エラーの分離：1つのバッチで発生したエラーは他のバッチ処理に影響せず、失敗したバッチのみが元に戻されます。
   
4. アクション：初期化、処理、クリーンアップのために、バッチ実行前、実行中、実行後に実行するアクションを設定できます。
   
5. データ同期：外部システムとの定期的な同期や古いデータのクリーンアップにより、データを最新の状態に保ちます。
   
   

3.1.7. レポートワークフロー 

これらのワークフローは、Zoho Creatorアプリケーション内のレポートから直接実行されます。編集、削除、複製、レコードの表示などの標準のレポート操作に対してカスタマイズ可能な追加機能として機能するアクション項目によって起動されます。アクション項目は、レポート内のレコードのクイックビューまたは詳細ビューにボタンまたはメニューオプションとして表示され、ユーザーは特定のビジネスニーズに基づくロジックを使用してレポートのレコードを操作できます。アクション項目を追加するには、ボタンがクリックされたときに実行される処理を含むワークフローを設定します。設定後、カスタムアクションはレポートの操作画面の一部となり、起動時に定義済みのワークフローを実行します。こちらをクリックして、レポートワークフローの詳細を確認してください。

1. プロジェクト管理アプリケーションで、チームメンバーが［プロジェクトタスク］レポートに表示されたタスクを完了すると、［完了としてマーク］アクション項目を通じてワークフローが起動し、タスクのステータスが更新され、完了時刻が記録され、プロジェクトマネージャーに通知されます。
   
2. 採用管理アプリケーションで、人事担当者が［選考候補者］レポートから複数の候補者を選択すると、［内定通知書を作成］アクション項目によってワークフローが起動し、個別にパーソナライズされ整形された内定通知書が作成され、各候補者にメール送信されます。
   
3. 営業管理アプリケーションで、営業担当者が［営業リード］レポートから見込み客を選択すると、［フォローアップを予定］アクション項目によって次回の打ち合わせ日を設定するフォームが開き、フォローアップをカレンダーに追加するワークフローが起動します。
   

主なメリット

1. カスタムアクション：編集、削除、複製、レコードの表示など、標準のレポート操作に加えて、ワークフローの要件に応じたカスタムアクションを作成できます。
   
2. 直接実行：レコードのクイックビューまたは詳細ビューにボタンまたはメニューオプションとして表示される、設定済みのアクション項目を使用して、レポートの操作画面からワークフローを即座に起動できます。
   
3. 効率性：手動作業を減らし、複雑なビジネスロジックを一貫して実行できます。
   
   

3.1.8. 関数 

関数は、Zoho Creatorアカウント内のアプリケーション全体のどこからでも呼び出せる、再利用可能なDeluge、Java、またはNode.jsのステートメントブロックです。これらはロジックのモジュール化に役立ち、複雑な処理の一元的な基盤として機能することで冗長性を減らし、保守性を高めます。JavaおよびNode.js関数は、クラウド環境で管理され、外部ライブラリーとの連携をサポートするため、クラウド関数と呼ばれます。これらのクラウド関数は、レガシーシステムやサードパーティプラットフォームとの接続も可能にするため、最新のアプリと既存のインフラストラクチャを橋渡しする用途に適しています。関数は、同じアプリケーション内のワークフローから、またはDelugeスクリプトを使用して他の任意のアプリケーションから呼び出せます。こちらをクリックして、関数の詳細を確認してください。

1. Creator CRMアプリケーションで新規顧客が追加されると、関数が起動して複数のアプリケーション間で重複を確認し、一意の顧客IDを割り当てます。
   
2. 財務アプリケーションでは、地域と金額に基づいて税額を計算する関数が一元的に定義され、Creatorアカウント内の請求書、発注書、経費管理アプリケーション全体で再利用されるため、税額計算の一貫性を確保できます。
   
3. 従業員管理アプリケーションでは、従業員情報が関数内で管理され、他のアプリケーションから呼び出せます。これにより、氏名、役職、部署などの情報にシステム全体で一貫してリアルタイムにアクセスできます。
   
4. 在庫管理アプリケーションでは、カスタムTCPプロトコル上のSOAPのみをサポートするレガシー倉庫システムとの通信に、Javaクラウド関数が使用されます。この関数は接続の処理、要求の整形、応答の解析を行い、Creatorが古いシステムを書き換えたり置き換えたりせずに連携できるようにします。
   
5. コンプライアンス追跡アプリケーションでは、Javaクラウド関数がApache POI、Docx4j、iTextなどのライブラリーを使用して、アップロードされたWordファイルや画像ファイルをPDFに変換します。これにより、標準化された保存と記録管理が可能になり、文書形式間の統一性が確保され、監査対応の準備が向上します。
   

主なメリット

1. コードの再利用性：ロジックを一度定義して複数のワークフローやアプリケーションで再利用し、重複を最小限に抑えます。
   
2. ロジックのモジュール化：複雑な処理を管理しやすく整理されたブロックに分割し、明確性と保守性を向上させます。
   
3. アプリケーション間アクセス：Creatorアカウント内の異なるアプリケーション間でデータにアクセスし、操作できます。
   
   

3.2. ビジネスユースケース 

ケース1：顧客サポートチケットの自動管理および解決システム

Zoho Creatorの顧客サポートチケット管理アプリを使用して、チケットの作成、分類、割り当て、解決状況の追跡、レポート作成を自動化し、顧客サポート業務を効率化している組織を考えてみます。このシステムは複数の部署と連携し、以下に示すさまざまなワークフローや関数を活用することで、大量のサポートチケットを効率的に処理します。

1. フォームワークフロー-チケット送信時：顧客がフォームからサポートチケットを送信すると、フォームワークフローが起動し、送信されたデータを検証し、問題の種類に基づいて優先度を割り当て、チケット番号を含む確認メールを顧客に送信します。また、選択されたカテゴリーに応じて、チケットは適切なサポートチームに自動的に振り分けられます。
   
2. レポートワークフロー-カスタムアクション項目：チケットレポート内では、サポート担当者は［エスカレーション］というラベルのアクションボタンを使用できます。クリックすると、このボタンによってレポートワークフローが起動し、チケットのステータスが「エスカレーション済み」に更新され、シニアサポートチームのメンバーに割り当てられ、エスカレーション日時が記録され、関連するマネージャーに通知が送信されます。
   
3. バッチワークフロー-スケジュールされたチケットレビュー：毎晩、バッチワークフローが実行され、7日以上未解決のすべてのチケットを確認します。このワークフローはチケットを100件ずつバッチ処理し、割り当てられた担当者とその上司にリマインダー通知を送信します。さらに、保留中のチケットとエスカレーションに関する要約レポートを生成し、管理者が確認できるようにします。
   
4. 関数-データの再利用とアプリ間のデータ共有：関数は、顧客タイプと問題の重大度に基づく優先度計算の標準化、SLA遵守状況の確認、CRMアプリケーションからの顧客情報の取得のために開発されます。これらの関数は、優先度の割り当て、チケット作成、チケット更新、ステータス遷移、エスカレーション確認などのために、フォームワークフロー内で呼び出されます。
   
   

ケース2：仕入先オンボーディングと契約管理の自動化

Zoho Creatorの仕入先管理アプリを使用して、新規仕入先のオンボーディング、契約承認の管理、仕入先パフォーマンスの追跡を、以下のようにワークフローで効率化している組織を考えてみます。

フォームワークフロー–仕入先登録：仕入先が仕入先申請フォームから登録情報を送信すると、フォームワークフローによって提供された情報が検証され、仕入先に確認メールが送信されます。仕入先のステータスは最初、レビュー待ちに設定されます。

1. ブループリント–仕入先ライフサイクル管理：ブループリントを使用して、登録、書類確認、契約承認、有効な仕入先、停止など、仕入先オンボーディングの各段階を定義します。各段階でユーザーが実行できる操作を制御し、仕入先が有効になる前に適切なプロセスを進むようにします。
   
2. レポートワークフロー–仕入先パフォーマンスレビュー：仕入先パフォーマンスレポートでは、購買担当者は［レビュー対象にする］というラベルのカスタムアクションボタンを使用できます。このボタンをクリックすると、レポートワークフローが起動し、仕入先を追加評価の対象としてマークし、購買チームに通知メールを送信し、レビュー要求をタイムスタンプ付きで記録します。
   

 3.3. ナビゲーションガイド 

4. 注意点 

1. 1分あたり、IPアドレスごとに最大120件のワークフローアクションの呼び出し（要求）を実行できます。この上限の計算では、次の処理のみが対象となります。
   
1. 次のイベント内のスクリプト：読み込み時フォームイベント
   
2. 次のイベント内のスクリプト：ユーザー入力時フォームイベント
   
3. 次のイベント内のスクリプト：サブフォームの行追加フォームイベント
   
4. 次のイベント内のスクリプト：サブフォームの行削除フォームイベント
   
5. 数式項目の式
   
6. ルックアップ項目のフィルター（そのフォーム内の別の項目を使用する場合）
   
7. ボタンクリック時に実行されるDelugeスクリプト（ステートレスフォームの場合）
   
2. アカウント内のアプリにおけるアクション呼び出しの上限は、1分あたり250件の要求です。この上限は、アプリケーション内で同じアクション要求にアクセスするすべてのユーザーで共有されます。
   
3. アカウント内のポータルにおけるアクション呼び出しの上限は、1分あたり250件の要求です。この上限は、同じアクション要求にアクセスするすべてのポータルユーザーで共有されます。
   
4. ブループリントでは、1つのステージ変更関数および遷移実行関数で実行できるステートメントの最大数は50です。
   
1. 補足：ステートメントとは、1つのタスク全体を指します。たとえば、if条件全体が1つのステートメントと見なされます。
   
5. Delugeスクリプトでは、1つの関数で実行できるステートメントの最大数は、料金プランに応じて約5,000～50,000です。
   
6. Delugeのデータアクセスタスクを使用して、ワークフローで連携フォーム内のデータを追加、変更、または削除することはできません。
   
7. システム項目は、連携フォームではワークフローでサポートされていません。
   
8. 連携レポートは、ワークフローのメール送信タスクで添付ファイルとして送信できません。
   

5. 関連トピック

1. フォームのワークフロー
   
2. スケジュールワークフロー
   
3. 承認ワークフロー