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購買プロセスにおける承認について、その重要性や必須である理由、またPRやPOの承認・却下を適切なタイミングで行うために関与するチームについてご案内します。

概要 

承認とは、何かを継続または実施するための同意や認可、許可を正式に与えるプロセスを指します。これはビジネスの種類に応じたプロセスであり、組織内の異なるレベルの担当者が、業務フォームを承認または却下する手順や段階が含まれます。承認プロセスは、重要な意思決定を適切な担当者が適切なタイミングで行うことを保証するために主に使用されており、関係者や権限者同士の慎重な検討や評価、連絡が必要となります。

承認プロセスのメリット：

• 可視性・信頼性・管理性の向上

• より良い意思決定と予算管理

• 繰り返し発生する承認プロセスの自動化による時間と費用の節約

• 規制順守の徹底

 Zoho Creatorによる購買承認 

当社の購買ソリューションでは、承認プロセスを活用し、必要な物品の購買や調達に対する承認を取得します。申請は関係するステークホルダーによって適切な承認段階を経て進みます。この場合、申請は指定された税務署、または要件に応じてマネージャーや経理部門によって承認される必要があります。

マネージャー承認

購買申請が提出され進行中の場合、そのプロセスの一環としてマネージャー承認が行われ、要件に応じて承認または却下されます。

マネージャーが承認依頼を受領すると、提案された調達が組織の戦略目標に合致しているかどうかを評価できます。合致していない場合、申請を却下する権利があります。また、マネージャーは調達依頼が部署やプロジェクトの承認済み予算内であることを確認します。マネージャーによる迅速な承認は調達プロセスの遅延を防ぐために不可欠であり、遅延が発生するとプロジェクトスケジュールやサプライチェーンに影響を及ぼす可能性があります。

財務承認

財務承認の主な目的の一つは、調達依頼が部署、プロジェクト、または組織の承認済み予算内であることを確認することです。予算を超えている場合、チームは申請を却下することが可能です。

以下は、調達プロセスにおいて、さまざまな承認がどこで、いつ、なぜ必須となるかの例です。

場所：部署レベル

いつ行うか：A 部署が物品またはサービスの調達が必要であると認識した場合。

目的：リクエストが正当であり、部署の目標や予算の制約と合致していることを確認するため。

どこで：部署またはプロジェクトレベルで実施します。

タイミング：調達リクエストが送信済みとなった後。

目的：購入が部署の目標に沿い、予算上限を超えないことを確保するため。

タイミング：マネージャー承認の後、発注書作成の前。

目的：資金が利用可能であること、調達が予算の制約に沿っていること、財務面で問題がないことを認証するため。

注意事項 

• 現時点では、基本レベル承認のみを設定するオプションが用意されています。承認レベルの数は最大3つまで増やすことができ、すべてのプロジェクトに適用されます。

• ただし、現在、条件付きレベル承認オプションの開発を進めており、ユーザーは承認レベルの数を3つ以上に増やしたり、プロジェクトごとに承認を設定したりできるようになります。

• 一括承認オプションは現在利用不可ですが、後で利用可能になる予定です。
  

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