承認の仕組みについて

承認の仕組みについて

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このページの内容 

調達プロセスにおける承認とは何か、なぜ必要なのか、また購買依頼（PR）や発注書（PO）の迅速な承認・却下に関わるチームについて説明します。

概要 

承認とは、ある事項を継続または実施することに対して、正式に同意・認可・許可を与えるプロセスを指します。これは、組織内の複数レベルを経て、業務フォームを承認または却下するためのステップや段階を含む、企業プロセスの一種です。承認プロセスは主に、重要な意思決定が適切なタイミングで適切な担当者によって行われるようにするために用いられ、関係者や権限者間での慎重な検討・評価・コミュニケーションを伴います。

承認プロセスのメリット:

  • 可視性・信頼性・コントロールの向上

  • 意思決定の質向上と予算管理の強化

  • 繰り返し発生する承認プロセスを自動化することで、時間とコストを削減

  • コンプライアンスの順守

 Zoho Creator 調達ソリューションにおける承認 

当社の調達ソリューションでは、承認プロセスを活用して、調達または購入予定の品目に対する承認を取得します。申請は、関係するステークホルダーの適切な承認レベルを段階的に進みます。この場合、申請は、要件に応じてマネージャーまたは財務チームなど、指定された担当者によって承認される必要があります。

マネージャー承認

調達依頼が起票され処理中になると、プロセスの一環としてマネージャー承認に回され、要件に応じて承認または却下されます。

マネージャーが承認依頼を受け取ることで、提案された調達が組織の戦略目標と整合しているかどうかを判断できます。整合していない場合、申請を却下する権限があります。マネージャーはまた、調達依頼が部署またはプロジェクトの承認済み予算の範囲内であるかを確認します。調達プロセスの遅延はプロジェクトのスケジュールやサプライチェーンに影響を与える可能性があるため、マネージャーによる迅速な承認は非常に重要です。

  


財務承認

財務承認の主な目的の 1 つは、調達依頼が部署・プロジェクト・組織の承認済み予算の範囲内に収まっていることを確認することです。そうでない場合、財務チームは申請を却下することができます。

財務承認は PR および PO に対して非常に重要であり、財務担当者は調達に伴うコスト影響を確認し、過剰支出を防ぎます。また、仕入先と合意した支払条件を評価し、それらが組織のキャッシュフロー戦略および財務計画と整合しているかを確認します。

 

ユースケース 


以下に、調達プロセスの中で、どこで・いつ・なぜ異なる承認が必要になるのかを示す例をいくつか紹介します。

購買依頼（Purchase Requisition）

どこで: 部署レベル。

いつ: 部署が調達すべき品目やサービスの必要性を認識したとき。

なぜ: 申請が正当であり、部署の目標および予算制約と整合していることを確認するため。

 

マネージャー承認

どこで: 部署またはプロジェクトレベル。

いつ: 調達依頼が送信された後。

なぜ: 購入が部署の目的と整合しており、予算上限を超えていないことを確認するため。

 

財務承認
どこで: 財務部門内。

いつ: マネージャー承認の後、発注書（Purchase Order）作成の前。

なぜ: 利用可能な資金があること、調達が予算制約と整合していること、財務面が健全であることを確認するため。

 

注意事項 

  • 現時点では、基本レベルの承認のみ設定できます。承認レベルの数は最大 3 つまで増やすことができ、すべてのプロジェクトに適用されます。

  • ただし現在、条件付き承認レベルのオプションを開発中であり、これによりユーザーは承認レベル数を 3 つ以上に増やし、プロジェクトごとに異なる承認を設定できるようになる予定です。

  • 一括承認オプションは現時点では利用できませんが、今後のバージョンで提供予定です。

利用可能になり次第、追加されます。