メールによるレコードの登録方法

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要件

メールを受信したときに、その送信者のメール内容を抽出し、データとして作成します。

利用ケース

人事チームは、候補者リストに残った応募者にメールを送信します。応募者はメールに返信し、その返信内容の詳細が自動的に抽出されてデータとして追加されます。

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手順

1. フォームを作成し、次の詳細を設定します。

フォーム	フォームリンク名	項目タイプ	項目名	項目リンク名
Candidate Emails	Candidate_Emails	名前	名前	名前
Candidate Emails	Candidate_Emails	メール	メール	メール
Candidate Details	Candidate_Details	一行テキスト	氏名	Full_Name
		電話番号	電話番号	Phone_Number
		メール	メインメールアドレス	Primary_Email_Address
		数値	合計経験年数	Total_Years_of_Experience
		一行テキスト	現在のCTC	Current_CTC
		複数行テキスト	希望CTC	Expected_CTC
		ファイルアップロード	履歴書	ZC_File

Candidate Emails フォームには、候補者リストに残った応募者とそのメールアドレスの一覧が含まれます。人事チームは、このフォームを使用してメールを送信します。

応募者が人事からのメールに返信すると、その応募者の詳細が抽出され、 Candidate Details フォームに保存されます。これは、 Email Form Data 機能を使用して実現します。各Zoho Creatorフォームには専用のメールアドレスとテンプレートがあります。指定されたテンプレート形式でそのメールアドレス宛てに詳細を送信すると、そのデータがフォームに追加されます。

2. フォームのメールアドレスを表示するには、画面右上の［Form Properties］アイコンをクリックします。

3. このフォームにメールでデータを追加するには、以下で強調表示されているメールアドレス宛てに、必要な詳細を送信する必要があります。 テンプレートを表示 オプションでは、そのテンプレートが表示されます。［ 送信者を問わない］をクリックします。

4. このフォームには、以下のテンプレート形式でメールを送信することでデータを追加できます。

次に、 Candidate Emails フォームにボタンを追加し、HR が候補者に詳細の提供を依頼するメールを送信できるようにします。

5. ［ + ］アイコンをクリックします（ All Candidate Emails レポート > Quick View > Actions）。

6. 以下のように新しいアクション項目を追加します。［ ワークフローを作成］をクリックします。

7. ［ 新しいアクションを追加 > Deluge Script > 独自に作成］をクリックし、次のスニペットを追加します。

メモ: メールの到達率を向上させるため、2024年2月1日から Gmail の最新の送信者メールポリシーに準拠します。これにより、Gmail アドレスは、send mail タスクで送信元アドレスとして使用できなくなります。詳細をご確認ください。

sendmail
[
差出人 :Zoho。adminuserid
to :input。メール
reply to :' dineshdt1000_zohotest-166@forms.zohocreator.com'
件名 :'Hiring メール差出人 Zylker'
メッセージ : 'Please 入力 your 詳細 without modifying the テンプレート, 添付する your latest 再開する, and reply to this メール. Full 名前 : Phone : Primary メール住所 : Total Years of Experience : Current CTC : Expected CTC :'
]

8. レポート上にボタンを表示するには、 All Candidate Emails > Configure Fields for Webをクリックします。

9. [ +項目を追加 > ボタン > メール送信] をクリックします。

候補者は人事担当者からのメールに返信するため、元のメール本文や差出人情報がフォームに追加されないようにする必要があります。

10. フォームワークフローを作成し、次の詳細を設定します。

ここでは フォームイベント として 送信時の検証 を選択しています。これは、レコードがデータベースに追加される前、検証のタイミングで余分な内容を削除するためです。

11. [ 新しいアクションを追加 ] をクリックし、 Deluge エディターに次のスニペットを追加します。

input。Expected_CTC = input。Expected_CTC。getprefix('オン');

メールに返信すると、元のメールが下部に追記され、「オン <日付> at <時間>, <ユーザー> wrote: <元のメール本文>」というテキストで始まります。上記のスクリプトは、 getPrefix タスクを使用して、「オン」より前のテキストのみを取得します。ここでは、テンプレート内の最後の項目である Expected_CTC 項目を使用しているため、最初に元のメール本文がこの項目に取り込まれます。また、この項目の種類を複数行テキストに設定しているのは、大きなテキストサイズを扱えるようにするためです。