カスタムアクションで別フォームのレポートからフォームを更新する方法

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要件

別のフォームのレポートで設定したカスタム操作を使用してフォームを更新する。

ユースケース

工学系大学の学生管理アプリケーションでは、学生は学年の途中の任意のタイミングで退学する可能性があります。学生が退学を申請するたびに、その学生のデータを関連する詳細情報で更新する必要があります。

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手順

1. フォームを作成し、次の詳細を設定します。

フォーム	フォームリンク名	項目タイプ	項目名	項目リンク名
学生追加	Add_Student	メール	メール	メール
		名前	学生名	Student_Name
		日付	生年月日	Date_Of_Birth
		単一行	学科	学科
		単一行	コース	Course
		ドロップダウン 2017-2021 2018-2022 2019-2023 2020-2024 2021-2025	在籍年度	Academic_Year
		ドロップダウン在籍（デフォルトに設定）退学卒業	学生ステータス	Student_Status
		複数行	退学の場合は、退学証明を入力してください	If_inactive_please_enter_proof_of_leaving
		日付	退学日	Date_Of_Leaving
退学申請	Leaving_Request	ルックアップ (Add_Student)	学生	Student
		日付 ( 初期値 - zoho.currentdate)	申請日	Request_Date
		複数行テキスト	退学理由	Reason_for_leaving
		判定ボックス	承認済み	承認済み
		判定ボックス	却下済み	却下済み

ここで、「無効の場合は退学証明を入力してください」と退学日の項目を非表示にし、学生ステータスが無効になった場合に表示されるようにします。さらに、退学申請フォームの退学理由項目を必須に設定します。

2. 次に、上記 2 項目を、学生ステータスの値が無効と等しくない場合に非表示にするワークフローを作成します。

3. ［新しいアクションを追加］をクリックし、Deluge エディターに次のコードを入力します。:

if(Student_Status != '無効')
{
//学生ステータスが「無効」と等しくない場合、以下の項目を非表示にする
隠す If_inactive_please_enter_proof_of_leaving;
隠す Date_Of_Leaving;
}

これにより、フォームの読み込み時に無効関連の項目が非表示になります。

退学申請を起票できるのは学生のみです。そのため、退学申請フォームの読み込み時に、現在ログインしている学生の詳細を取得し、その値を変更できないように無効化するワークフローを作成します。

4. 次に、退学申請フォームの読み込み時に実行されるワークフローを作成します。

5. 新しいアクションを追加をクリックし、現在ログインしている学生を特定するために、次のコードを追加します。

//ログイン情報から対応する Add_Student データを取得する
input。Add_Student = Add_Student[メール == zoho.loginuserid].ID;
//項目を無効化して以降の変更を防ぐ
無効にする Add_Student;

Leaving Request フォームの頻度データに対して操作ボタンが作成されます。これにより、該当するリクエストを承認し、その学生を無効として設定できるようになります。

6. 管理者には、関連するデータのみを表示します。Leaving Request レポートにフィルターを追加し、 Leaving Request のうち、まだ承認済みでないものだけを表示するようにします。

7. 次に、管理者が学生の Leaving Request を承認できるように、レポートワークフローを追加します。Leaving Request レポートをクリックし、「Quick 表示する」をクリックします。「設定する項目 > 追加する項目 > 追加する新規 Button」に移動します。操作ボタンの名前を「 '承認する Leaving Request'とします。

8. この操作ボタンは、確認後に実行されるようにします。次の確認メッセージを追加します。

この学生（${Add_Student。Student_Name}）のこのデータに対して、「承認する Leaving Request」操作を実行しますか？

9. ワークフロー名を「'Leaving Request' とし、「作成ワークフロー」をクリックします。

10. 「追加する新規操作 > Deluge Script > 作成 your own」をクリックします。以下の Deluge コードを追加し、「追加する Student」フォームの退学情報を更新します。

// 対応する Add_Student データを取得
student = Add_Student[ID == input。Add_Student];
// 退学日を現在の日付に設定
student。Date_Of_Leaving=Zoho。currentdate;
// 退学理由を設定
student。If_inactive_please_enter_proof_of_leaving=input。Reason_for_Leaving;
// 学生ステータスを無効に設定
student。Student_Status='無効';
// 現在の Leaving Request データを承認済みに設定
input。承認済み = 真;

11. 次に、Leaving Request が承認済みになった際に学生へメールを送信するスクリプトを追加します。「追加する新規操作 > Deluge Script > 作成 your own」をクリックします。以下の Deluge コードを追加して通知します。

sendmail
[
差出人 :Zoho。adminuserid
to :input。Add_Student。メール
件名 :'Your Leaving Request is 承認済み!'
メッセージ :'<div><br>Hi ' + input。Add_Student。Student_Name + '<br/>We are so sorry to let you 移動する. Your request is 承認済み.</div>'
]