Webフォームの自動返信ルール
Webフォームは、顧客を増やしたいと考える企業に有用な機能です。Webサイト上に入力フォームを設置し、顧客に入力してもらうことで、顧客とのコミュニケーションをすぐに開始できます。フォームから送信された情報は、そのままZoho CRMに保管して管理できます。入力された情報に応じて、顧客に追加の情報を提供したり、懸念の解消をサポートしたりするなどの活動を行い、正式な取引の成立を目指します。
Webフォームへの入力に対しては、入力者一人ひとりに手動で返信メールを送る対応が取られることも珍しくありません。しかしそれでは、担当者にかかる負担が大きくなります。また、手動の対応では、有望な見込み客や潜在的なチャンスを見落とす恐れもあります。
顧客を獲得する手段としてのWebフォームの利用は広まっていますが、これを成功させるには、フォームから収集した情報の効率的な処理と、貴重なビジネスチャンスを逃さないための工夫が必要です。この記事では、Webフォームの入力者への対応を、自動返信ルールを使って自動化する方法を説明します。
自動返信ルールとは
「自動返信ルール」は、Webフォームへの入力を行った人に、自動で返信メールを送るための機能です。Zoho CRMのタブに関連付けているさまざまなWebフォームに対し、それぞれに異なる自動返信ルールを設定することで、フォームに入力された情報に応じて適切な返信メッセージを送ることができます。たとえば、［見込み客］タブに、イベント申し込み用と、ユーザー登録用の2つのWebフォームを関連付けているとします。この場合は、Webフォームごとに自動返信ルールを作成して、それぞれのフォームの入力者に適切な返信を送信することができます。
自動メール送信との違い
Zoho CRMには、メールを自動的に送信する機能として「自動メール送信」という機能もあります。この機能は「自動返信ルール」と名称は似ていますが、別の機能です。以下の表に、この2つの機能の違いをまとめます。
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自動返信ルール
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自動メール送信
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Zoho CRMのWebフォームから情報を受信したときに、すぐに返信を送るための機能です。
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特にWebフォームを対象としている機能ではありません。Webフォームの入力者への返信に限らず、見込み客や連絡先に対してメールを自動送信できます。キャンペーンメールの計画的な配信などにも手軽に使用できます。
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Webフォームからの問い合わせに対し、受領確認のメールを自動送信するときに最適です。
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特定の日時を予約して送信するメールや、定期的（日次、週次、月次など）に送信するメールに最適です。
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活用例
ある営業マネージャーは、最近リリースされた新製品を紹介するオンラインセミナーの開催を計画しています。セミナーの中でデモを行い、新製品の魅力を印象付けたいと考えています。この営業マネージャーは、まず［セミナー申し込み］フォームを作成し、それを［見込み客］タブに関連付けました。さらに、セミナーの参加者に表示する［フィードバック送信］フォームも作成し、これも［見込み客］タブに関連付けました。
この2つのフォームの入力者に対してそれぞれ適切な返信メールを送るため、自動返信ルールを2つ作成します。
- ［セミナー申し込み］フォーム用ルール：セミナーへの参加を申し込んだ人に、自動でセミナーの案内メールを送ります。
- ［フィードバック送信］フォーム用ルール：フィードバックを送信してくれた人に、自動でお礼のメールを送ります。
複数の自動返信ルールを作成することにより、それぞれのフォームの入力者に対してそれぞれ適切な内容のメールを送ることができます。
利用条件
- 必要な権限：Webフォームの作成権限を持つユーザーが、この機能を利用できます。
- 作成可能な自動返信ルールの件数の上限は、利用しているZoho CRMのプランによって異なります。以下の表でご確認ください。
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Zoho CRMのプラン
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自動返信ルールの件数
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無料
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1件
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スタンダード
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5件
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プロフェッショナル
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10件
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エンタープライズ
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20件
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アルティメット
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25件
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自動返信ルールの作成
Webフォームの自動返信ルールを作成するには
- ［設定］→［チャネル］→［Webフォーム］に移動します。
- ［自動返信ルール］タブを選択します。
- 自動返信ルールのページで、［ルールを作成する］をクリックします。
- ルール名を入力し、ルールを適用するタブを選択します。［次へ］をクリックします。
- ルールの設定ページが開きます。どのような入力に対して、どのような返信を自動送信するのかを設定します。
a. ルールの条件を指定します。
b. ［テンプレートを選択］をクリックしてメールテンプレートを選択します。または、［+ テンプレートを作成する］をクリックしてテンプレートを作成します。
c. ［差出人］に適切なメールアドレスを入力します。［返信先を表示する］をクリックして、メールの返信先に指定するメールアドレスを入力します。
d. メールアドレスには、以下のいずれかを入力できます。
・自分のメールアドレス（Zohoアカウントの登録メールアドレス）
・組織のメールアドレス
・データの担当者のメールアドレス
・他のユーザーのメールアドレス
メモ：ルールを有効にするには、ルールの条件を少なくとも1件は設定する必要があります。 - ［完了する］をクリックします。
- 新しい条件を追加する場合は、［条件を追加する］をクリックします。
メモ：1つのルールに最大で25件の条件を設定できます。また、各条件には、最大で25件の条件式を入力できます。 - ルールの条件を複数設定した場合は、画面右上の［条件を並べ替える］をクリックして条件の順番を変更できます。
- 条件の順番を変更するページで、条件をドラッグして希望の位置に移動します。設定が完了したら、［完了する］をクリックします。
- ［保存する］をクリックします。これで、自動返信のルールが有効になります。
自動返信ルールの管理
自動返信ルールを編集するには
- ［設定］→［チャネル］→［Webフォーム］に移動します。
- ［自動返信ルール］タブに移動します。作成されているルールが一覧表示されます。
- 編集するルールの［…］（その他）アイコンをクリックし、［編集する］を選択します。
- 下図に示した編集アイコンをクリックすると、条件の編集画面が開きます。編集が完了したら、［完了する］をクリックします。
自動返信ルールを有効化／無効化するには
- ［設定］→［チャネル］→［Webフォーム］に移動します。
- ［自動返信ルール］タブに移動します。作成されているルールが一覧表示されます。
- 対象のルールの切り替えボタンをクリックして、有効／無効を切り替えます。
- ルールを無効にすると、関連付けられているWebフォームに対してそのルールは機能しなくなります。有効に戻すと、再び機能するようになります。
自動返信ルールを削除するには
- ［設定］→［チャネル］→［Webフォーム］に移動します。
- ［自動返信ルール］タブに移動します。作成されているルールが一覧表示されます。
- 削除するルールの［…］（その他）アイコンをクリックし、［削除する］を選択します。
- Webフォームに関連付けられている自動返信ルールを削除すると、そのWebフォームでの自動返信機能は無効になります。この場合、Webフォームの入力者に対して自動返信は行われません。
メモ
Webフォームに入力されたデータが自動返信ルールの条件に一致しない場合、自動返信ルールに設定されている自動返信は実行されません。このような場合でも自動返信が行われるようにするには、条件に一致しないときに使用するメールテンプレートを、Webフォームの作成時にあらかじめ設定しておきます。詳細については、ヘルプ記事「Webフォームの作成」でフォームの詳細設定についての説明をご参照ください。