Zoho CRMで管理するデータが多くなるにつれ、データが重複しないように適切に管理することは難しくなってきます。また、Zoho CRMにさまざまな方法でデータを作成している場合は、データが重複する可能性も高くなります。たとえば、インポートとAPIという別々の処理によって同じ見込み客データが作成される可能性もあります。Zoho CRMでは、データの重複を回避してデータベースを適切に管理するために、データ作成の前後で2つの機能を利用できます。
重複データの個別検索と統合 |
重複データの一括検索と統合 |
利用場面: |
利用場面: 複数のデータについて、特定の項目に基づいて、重複データを一括で検索して統合できます。 例: [見込み客]タブで、[メール](メールアドレス)項目に基づいて、タブ内の重複データを一括で検索して統合する。 |
操作方法: 特定のデータの詳細ページに移動し、画面の右上にある処理メニューから [重複データを検索して統合する] をクリックします。 該当のデータに重複しているデータが抽出されます。 |
操作方法: タブのデータの一覧で、画面の右上にある処理メニューから、 [(タブ名)の重複データの一括検索と統合] をクリックし、重複をチェックする基準の項目を選択します。 例: [メール] と [会社] の項目を選択した場合、該当の項目の値が同じデータが検索され、抽出されます。 重複データの一括検索と統合は、一度に最大3件の項目を対象にして実行できます。 |
検索結果として表示された重複データの一覧から、手動でデータを選択して統合できます。重複データの統合は、自動では実行されません。 一度に最大3件の項目を統合できます。 |
ただし、重複として検出されたデータの項目値がまったく同じである場合(対象データのすべての項目値が同じ場合)は、自動で統合されます。 (*)差分の例: |
特定のデータについて重複しているデータを検索して統合したい場合、 [重複データを検索して統合する] 機能を利用します。対象のデータの詳細ページに移動し、操作メニューから該当の機能を実行すると、重複データを抽出できます。
また、複数の項目を使用して詳細な検索条件を設定し、重複データを検索することも可能です。検索条件には、対象のタブ内の項目を6件まで使用できます。検索結果として表示された重複データの一覧から、対象のデータを選択して手動で統合できます。
[重複データを検索して統合する]機能を利用できるのは、 [見込み客]/[連絡先]/[取引先]/[商談]/[仕入先]タブ と カスタムタブ * のみです。また、一度に統合できるデータ数の上限は、3件です。
特定のデータについて重複データを検索して統合するには
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