グループの作成と管理
Zoho CRMでは、要件に応じたさまざまなユーザーのグループを作成して、データを効率的に共有、管理できます。たとえば、「営業チーム」、「サポートチーム」、「マーケティングチーム」といったグループを作成し、それぞれにユーザーを関連付けることが可能です。特定のグループに関連付けられたユーザーは、該当のグループに共有されたデータにアクセスでき、また、データに対する処理を実行できます。
- グループのメンバー（グループに所属するユーザー）は、ユーザー、役職、役職と部下、別のグループ、テリトリー、テリトリーと下位のテリトリーなどから選択して、関連付けることができます。
- グループにデータを直接割り当てることはできません（データの担当者としてグループを指定することはできません）。
- データ共有ルールを設定することで、グループにデータを共有できます。これにより、グループに関連付けられているユーザーが、該当のデータを利用できるようになります。
- 複数のグループにユーザーを関連付けることも可能です。
次のカテゴリーのいずれかを通じて、グループのメンバー（グループに所属するユーザー）を選択することが可能です。ユーザーを個別に選択するだけでなく、役職や他のグループなどを選択することもでき、グループにユーザーを効率的に関連付けることができます：
- ユーザー： ユーザーを個別に選択できます
- 役職： 選択した役職のすべてのユーザーをまとめて選択できます
- 役職と部下： 選択した役職とその部下のすべてのユーザーをまとめて選択できます
- グループ： 選択したグループに所属するすべてのユーザーをまとめて選択できます
［グループ］タブでは、次の操作を実行できます：
- グループの作成
- グループへのユーザーの関連付け
- グループの編集
- グループの表示
- グループ内のすべてのユーザーの表示
- グループの削除
- グループへのデータの共有
グループの作成
グループを作成するには
- ［設定］
→ ［一般］ → ［ユーザー］ → ［グループ］ の順に移動します。
- ［グループ］ タブで ［グループを作成する］ ボタンをクリックします。
- ［グループを作成する］ 画面で、 ［グループ名］ と ［詳細情報］ を入力し、［次へ］をクリックします。
- ［グループへの追加］ 画面で、グループに追加する対象を選択します。
ドロップダウンから、追加する対象の種類を選択します。［ユーザー］、［役職］、［テリトリー］、［グループ］のいずれかから選択可能です。 - ［役職］を選択した場合、部下も含めるかどうかを選択できます。［テリトリー］を選択した場合、下位のテリトリーも含めるかどうかを選択できます。
なお、画面右上には、選択中のユーザー、役職、テリトリー、グループのそれぞれの件数が表示されます。件数はリンクになっており、クリックすると、選択中の対象の詳細を確認できます。 - ［保存する］ をクリックします。
グループの編集
グループを作成した後、必要に応じて、グループ名とメンバーを変更できます。
グループを編集するには
- ［設定］
→［一般］ → ［ユーザー］ → ［グループ］ の順に移動します。
- グループの一覧 画面には、追加したグループが表示されます。
- 公開グループの一覧 画面で、編集するグループにカーソルを合わせると表示される
（操作）メニューをクリックします。
- 表示されたメニューから ［編集する］ をクリックします。
- グループの編集 画面で、次の手順を実行します：
- グループの詳細 設定の ［グループ名］ 欄と ［グループの説明］ 欄で、グループ名とグループに関する説明を編集します。
- ［グループのメンバー］ 設定で、グループのメンバーを編集します。
新しいグループのメンバーとして、ユーザー、役職、役職と部下、別のグループ、テリトリー、テリトリーと下位のテリトリーなどから選択して、該当のユーザーを関連付けたり、すでに関連付けられているユーザーを削除したりすることが可能です。
- グループの詳細 設定の ［グループ名］ 欄と ［グループの説明］ 欄で、グループ名とグループに関する説明を編集します。
- ［保存する］ をクリックします。
ユーザーページでのグループのユーザー管理
（設定）→［一般］→［ユーザー］の順に移動します。
- ユーザーの一覧ページには、追加したユーザーの一覧が表示されます。
- グループに関連付けるユーザーを選択し、ユーザーの詳細ページの下部にある［グループ］のセクションに移動します。
- 編集アイコンをクリックします。
- 編集ページでユーザーに関連付けるグループを選択し、［保存する］をクリックします。
- グループからユーザーを削除するには、グループの編集画面で対象のグループにカーソルを合わせて［×］ボタンをクリックし、［保存する］をクリックします。
ユーザーの表示
- 直接：ユーザーがグループに追加される
- 間接：役職、グループ、テリトリーがグループに追加されることにより、対象のユーザーがグループに追加される
- ［設定］
→［一般］→［ユーザー］の順に移動します。
- ［グループ］タブをクリックします。
- ユーザーを表示するグループをクリックします。
- 右上にある［…］（その他）アイコンをクリックし、［ユーザーを表示する］をクリックします。
- グループ内のユーザーの一覧が表示されます。
メモグループ作成からすぐの場合は、すべてのユーザーの一覧を表示するのに時間がかかることがあります。
グループの削除
不要になったグループは、いつでも削除できます。グループを削除すると、すべての データ共有ルール が自動的に更新され、変更が反映されます。そのため、再適用の処理を実行する必要はありません。
グループを削除するには
- ［設定］
→ ［一般］ → ［ユーザー］ → ［グループ］ の順に移動します。
- グループの一覧 画面には、作成したグループ名が表示されます
。
- 一覧からグループを削除するには、対象のグループにカーソルを合わせると表示される操作メニューから、 ［削除する］ をクリックします。
グループへのデータの共有
Zoho CRMでは、データの担当者として1人のユーザーを設定します。ただし、グループとデータ共有ルールを使用すれば、データへのアクセス権限を複数のユーザーに許可することが可能です。グループを作成し、データ共有ルールを適用すると、グループのメンバーは権限設定に従って、各タブのデータにアクセスできるようになります。ただし、権限設定でアクセスが許可されていない場合、データ共有ルールが適用されても、該当のタブのデータにはアクセスできません。
たとえば、権限設定において ［商談］ タブへのアクセス権限が許可されていないユーザーは、グループへのデータ共有ルールが適用されても、 ［商談］ タブにはアクセスできません。
- 担当者は、データに対するすべての権限を持ちます。
- データの担当者としてグループを設定することはできません。ただし、データ共有ルールを使用することで、グループにデータを共有することが可能です。これにより、該当のグループに所属するユーザーにデータを共有できます。
- ただし、対象のグループに所属するユーザーは、権限設定において該当のデータへのアクセス権限が許可されている必要があります。
- データ共有ルールを設定した後に設定内容を反映するには、再適用の処理を実行する必要があります。
グループにデータを共有するには
- ［設定］ → ［セキュリティ管理］ → ［役職と共有］ → ［データ共有設定］ の順に移動します。
- データ共有設定の一覧 画面で、各タブの共有ルールを設定します。 関連情報： データ共有ルール
- ［保存する］ をクリックします。