初期設定では、データへのアクセス権限は［非公開］に設定されています。組織内でデータは共有されず、データの担当者とその上位の役職者のみがデータにアクセスできます。その他のユーザーもアクセスできるようにしたい場合、データ共有ルールなどの機能を使用すると、役職やグループを指定してアクセス権限を付与することが可能です。設定内容に応じてデータが共有され、アクセス可能になります。  

主な機能

• 初期設定では、すべてのタブにおいて、データへのアクセス権限は ［非公開］ に設定されています。データにアクセスできるのは、担当者とその上位の役職者のみです。
  
• 組織の標準権限を ［組織内共有（表示／編集／削除）］または［組織内共有（表示／編集）］に設定すると、すべてのユーザーが他のユーザーのデータにアクセスでき、データの編集や削除も可能になります。この場合、役職による階層やデータ共有ルールなどの個別の設定を通じたアクセス権限は適用されません（組織の標準権限でアクセス可能な状態になるため）。
  
• 組織の標準権限を ［組織内共有（表示のみ）］ に設定すると、すべてのユーザーが他のユーザーのデータを表示できますが、データの編集や削除はできなくなります。この場合、編集や削除は、担当者のみ可能です。
  
• 組織の標準権限を ［非公開］ に設定すると、役職による階層やデータ共有ルールなどの個別の設定を通じたアクセス権限が適用可能になります（基本は非公開になった状態で、これらの設定を通じて対象のデータが個別に共有される形になるため）。
  
• 共有ルールの設定により、組織の標準権限を制限することはできません（組織の標準権限が優先されます）。組織の標準権限で制限されているデータに対してアクセス権限を追加で付与することは可能です。
  
• インポートの履歴には、自身とその下位の役職者が担当するデータが表示されます。
  
• 表示権限を持つデータに関連付けられている添付ファイル、メモ、競合他社も同様にアクセス可能です。
  
• 売上予測は、常に非公開として設定されます。
  
   
  

組織の標準権限の種類

Zoho CRMでは、組織の標準権限として以下の種類のアクセス権限を設定できます。なお、タブごとに異なる種類のアクセス権限を設定することも可能です。

• 非公開： データの担当者とその上位の役職者のみが、データにアクセスできます。
  
• 組織内共有（表示のみ）： すべてのデータを表示できますが、他のユーザーのデータについては編集や削除はできません。
  
• 組織内共有（表示／編集）：すべてのデータを表示、編集できますが、他のユーザーのデータについては削除はできません。
• 組織内共有（表示／編集／削除）： すべてのデータを表示、編集、削除できます。
  

メモ

• 初期設定では、データへのアクセス権限は［非公開］に設定されています。データの担当者とその上位の役職者のみがデータにアクセスできます。
  
• 現在のところ、［メモ］、［レポート］、［ダッシュボード］タブには、組織の標準権限を設定できません。

1. ［設定］ → ［セキュリティ管理］ → ［役職と共有］ → ［データ共有設定］ の順に移動します。
   
2. データ共有設定 画面の［組織の標準権限］タブで、編集するタブの設定欄に移動します。
3. 選択リストをクリックし、各タブのデータに対する標準のアクセス権限を、次のいずれかから選択して設定します：
   
   • 非公開
     
   • 組織内共有（表示のみ）
     
   • 組織内共有（表示／編集）
   • 組織内共有（表示／編集／削除）
     

メールに関するデータ共有ルール

個人および組織のメールアドレスから送信されたメール、一括送信メール、ワークフローを通じて送信されたメールなど、Zoho CRMから送信されるメールのデータのアクセス権限は、標準で［組織内共有（表示／編集／削除）］として設定されます。必要に応じて、［非公開］、［組織内共有（表示のみ）］、［組織内共有（表示／編集）］のいずれかのアクセス権限に変更することもできます。これらのアクセス権限において行える内容は、以下のとおりです。

1. 表示：メールを表示できます。
2. 編集：下書きのメールや送信予約中のメールを編集できます。メールを返信、転送することも可能です。
3. 削除：下書きのメールや送信予約中のメールを削除できます。

メールに関するアクセス権限ごとに可能な操作の概要は、以下のとおりです。

1. アクセス権限が非公開に設定されている場合、メールのデータを作成したユーザー（メールを送信した人）のみが、該当のメールを表示したり、メールに返信したりできます。なお、該当のユーザーよりも役職の階層が上位のユーザーも、必要に応じてこれらの操作を行うことが可能です。
2.  アクセス権限が組織内共有（表示のみ）に設定されている場合、組織のすべてのユーザーは、他のユーザーが送信したメールを表示できます。ただし、メールの返信、転送、編集、削除などの操作を行うことができるのは、該当のメールを作成したユーザー、または該当のユーザーよりも役職の階層が上位のユーザーのみです。該当のユーザーと同じ役職のユーザー、または役職の階層が下位のユーザーは、これらの表示以外の操作を行うことはできません。
3. アクセス権限が組織内共有（表示／編集）に設定されている場合、組織のすべてのユーザーは、他のユーザーが送信したメールを表示、返信、転送できます。また、下書きのメールや送信予約中のメールを編集することも可能です。ただし、メールを削除できるのは、該当のメールを作成したユーザー、または該当のユーザーよりも役職の階層が上位のユーザーのみです。
4. アクセス権限が組織内共有（表示／編集／削除）に設定されている場合、組織のすべてのユーザーは、他のユーザーが送信したメールを表示、返信、転送、削除できます。また、下書きのメールや送信予約中のメールを編集することも可能です。
   

データ共有ルールの管理

［データ共有設定］の［共有ルール］セクションでは、さまざまなタブに対して独自のデータ共有ルールを作成して管理できます。この設定画面では、ルールの新規作成だけでなく、各ルールの有効／無効の切り替えや、既存ルールの複製なども行えます。ルールが多数ある場合は、フィルターを設定して一覧の表示を絞り込むことも可能です。

共有ルールは、適用対象のタブごとに表示できます。［見込み客］、［連絡先］、［商談］、［取引先］など、特定のタブを指定してルールを表示すると、目的のルールが見つけやすくなり、操作も手早くできます。

ルールの一覧表には、以下の情報が表示されます。

1. 共有元：共有するデータの担当者（役職またはグループ）、または共有するデータの条件です。
2. 共有先：共有ルールによってアクセスが許可される役職またはグループです。
3. 権限：許可される操作の種類（表示／編集／削除）です。
4. 最終更新：ルールの最終更新について、以下の情報が表示されます。
1. 最終更新が行われた日時
2. 最終更新を行ったユーザー
5. ステータス：ルールが現在、有効か、無効かを示します。
   

共有ルールの作成

データ共有ルールを作成するには

1. （設定）アイコンをクリックして、［セキュリティ管理］→［データ共有設定］に移動します。
   
2. ［共有ルール］タブに移動し、［共有ルールを作成する］ボタンをクリックします。
   
3. 新しい共有ルールの設定画面で、以下の手順を行います。
1. ドロップダウンから、ルールを適用するタブを選択します。
   
2. 共有ルール名：ルール名を入力します。
   
3. 共有の種類：どのデータを共有するかを指定します。
   
1. データの担当者基準
   特定の担当者のデータを共有します。［データ共有元］で、［グループ］、［役職］、［役職と部下］のいずれかを選択し、特定のグループ／役職を指定します。
   
   たとえば、［役職］を選択して［営業部長］という役職を指定すると、営業部長が担当者となっているデータをすべて共有できます。
2. 条件基準

   特定の条件を満たすデータを共有します。

   ［+］ボタンをクリックして条件を追加します。

   複数の条件を設定した場合は、条件の組み合わせ方法を［かつ］／［または］をクリックして切り替えられます。［パターンの編集］をクリックして条件パターンの詳細を編集することもできます。
   
   たとえば、「請求先住所の市がニューヨーク」かつ「契約の種別がオフィススペース」という条件を満たすデータを共有できます。
4. データ共有先：［グループ］、［役職］、［役職と部下］のいずれかを選択して特定のグループ／役職を指定するか、［すべてのユーザー］を選択します。 
   
   たとえば、［役職と部下］を選択して［販売管理者］という役職を指定すると、販売管理者とその部下であるユーザーにデータが共有されます。
   
5. 権限：共有先に許可する操作の種類を選択します（［表示／編集／削除］、［表示／編集］、［表示のみ］）。
   
6. 上位の役職に共有する：このチェックボックスにチェックを入れると、共有先に指定したユーザーの上位の役職者にもデータが共有されます。
   
4. ［保存する］をクリックします。

メモ

1. データ共有ルールを作成すると、既存データの共有処理がシステム内で自動的に実行されます。この処理が完了するまで、ユーザーがルールを編集することはできません。
   
2. データが400万件以上存在するタブについては、作成した共有ルールの条件が既存データの60%以上に該当する場合、既存データの共有処理は自動的には実行されません。既存データを共有ルールに従って共有する必要がある場合は、Zoho CRMのサポート窓口にお問い合わせください。共有ルールの作成後に追加または更新したデータは、ルールに従って自動で共有されます。
   
3. 共有ルールの編集を行った場合は、共有ルールの編集ページに、ルールが最初に作成された日時と、最終更新が行われた日時が表示されます。
   

ルールの有効化と無効化

共有ルールは、各ルールに表示される切り替えボタンを使って簡単に有効／無効を切り替えられます。このため、ルールを削除したり、再作成したりすることなく、柔軟にデータへのアクセスを管理できます。

ルールの有効／無効を切り替えるには

1. ［共有ルール］タブに移動します。
2. 一覧で、対象のルールを見つけます。
3. そのルールの切り替えボタンをクリックして有効／無効を切り替えます。
   

ルールを無効にすると、その後に作成されたデータにはルールが適用されなくなります。ルールを有効に戻すと、再び適用されるようになります。

ルールの複製

既存の共有ルールに似たルールが必要な場合は、ルールを一から作成するのではなく、既存のルールを複製して新しいルールを作成できます。この複製機能は、同じタブに対して複数の共有ルールを作成するときに便利です。

たとえば、［見込み客］タブに対して見込み客の地域別に複数の共有ルールを作成する必要があるとします。その場合は、まず1つの地域用にルールを作成し、その後はそのルールを複製して別の地域用のルールを作成します。

ルールを複製するには

1. ［共有ルール］タブに移動します。
2. 複製元にするルールを見つけ、ルール名の横に表示される［…］アイコンをクリックします。
3. ［複製する］を選択します。
4. 必要に応じて、ルール名と、その他の設定を変更します。
   
5. ［保存する］をクリックします。これで、複製した新しいルールが適用されます。
   

検索とフィルターの適用

検索やフィルターの機能を使用すると、必要な共有ルールを手早く見つけることができます。

ルール名で検索する

検索ボックスにルール名を入力すると、その名前に一致するルールが一覧に表示されます。検索ボックスに入力をしている途中でも、リアルタイムで検索が実行されます。

一覧にフィルターを適用する

フィルターを設定して、ルールの一覧を絞り込むことができます。

1. タブのフィルター：特定のタブを指定して、そのタブのルールのみを表示できます。タブを指定せず、すべてのタブのルールを表示することも可能です。
   
2. 共有元：共有の種類が、担当者基準か、条件基準かで絞り込みます。担当者基準の場合は、特定の役職／グループを指定できます。
3. 共有先：共有先が、特定の役職／グループか、すべてのユーザーかで絞り込みます。役職／グループの場合は、特定の役職／グループを指定できます。
4. 上位の役職：上位の役職が共有先に含まれるかどうかで絞り込みます。
5. ステータス：有効なルールのみ、または無効なルールのみを表示できます。
   

フィルターを適用するには

1. ［フィルター］アイコンをクリックします。
2. 必要な条件を設定します。
   
3. 条件を設定すると、一覧がすぐに更新されます。