役職の管理

役職の管理


Zoho CRMでは、役職機能を使用して、組織の階層やデータの共有範囲を設定できます。役職による階層における上位のユーザー(上司)は、下位のユーザー(部下)が担当するデータにアクセスできます。たとえば、営業マネージャーはすべての営業担当者のデータにアクセスでき、営業担当者は自分のデータにのみアクセスできるといった形に設定できます。 
注:このドキュメントでは、「データ」は組織タブのデータを指します。チームタブのデータへのアクセスは、各ユーザーが関連付けられているチームタブの権限によって決まります。詳細はこちら
主な機能
  1. 「CEO」の役職のユーザーは、組織内のすべてのデータにアクセスできます。
  2. 役職による階層における上位のユーザー(上司)は、権限設定において該当のデータの表示/編集権限が許可されている場合にのみ、下位のユーザー(部下)のデータを表示/編集できます。
  3. 許可されている権限に応じて、役職による階層における上位のユーザーは、下位のユーザーのデータにアクセスできます。たとえば、営業マネージャーは、部下である営業担当者のデータにアクセスできます。
  4. 初期設定では、同じ役職のユーザーは、お互いのデータにアクセスできません。たとえば、同じ役職であるマネージャー同士は、お互いのデータにアクセスできません。ただし、[同じ役職のユーザーにデータを共有する]設定を有効にすると、同じ役職(階層)のユーザー間でデータ共有が可能になります。
  5. データ共有ルールの機能を使用してデータを共有する際、初期設定では、共有先のユーザーの上位の役職のユーザーには、データは共有されません。ただし、データ共有ルールの作成時に、[上位の役職のユーザーに共有する]設定を有効にすると、上位のユーザーにアクセス権限を許可できます。
  6. データにメモや添付ファイルを追加したり、メールを送信したりするには、データの「表示」または「表示と編集」の権限が必要です。

利用条件
必要な権限
:役職の管理権限
各プランの機能と制限を確認する

役職による階層の例

Zoho CRM - 役職による階層の例


役職の作成

Zoho CRMの有料プランのアカウントでは、初期設定で、「CEO」と「マネージャー」の役職が有効になっています。また、組織の階層と利用中のプランに基づいて、新しい役職を作成できます。

Notes
メモ
  • 管理者権限を持つユーザーは、役職に関係なく、すべてのデータにアクセスできます。

新しい役職を作成するには
  1. [設定][セキュリティ管理][役職と共有]の順に移動します。
  2. 役職の一覧画面の左上にある、[新しい役職]ボタンをクリックします。
  3. 新しい役職の作成画面で、次の手順を実行します:
    • [役職名]を入力します。役職名は、重複しないように設定する必要があります。
    • [上司] の検索欄をクリックし、上司の役職(階層において上位の役職)を選択します。
      上司の役職を選択しない場合、新しい役職は「CEO」の役職の直下に作成されます。
    • 同じ役職のユーザーにアクセス権限を許可する場合は、[同じ役職のユーザーにデータを共有する]欄にチェックを入れて設定を有効にします(この設定は、直属の上司による階層が有効になっている組織では表示されません)。
    • 役職に関する[詳細情報]を入力します。
  4. [保存する]をクリックします。

Notes
メモ
  • Zoho CRMアカウントに複数のユーザーが登録されている場合にのみ、役職を作成できます。

ユーザーへの役職の関連付け

役職を作成した後、組織内のユーザーに関連付けることができます。

ユーザーに役職を関連付けるには

  1. [設定]  →[一般][ユーザー]の順に移動します。
  2. ユーザーの一覧画面で、対象のユーザー名をクリックします。 
  3. ユーザーの詳細画面で、 (編集)アイコンをクリックします。
  4. ユーザーの編集画面で、ドロップダウンから対象の役職を選択します。
  5. [保存する]をクリックします。

役職の編集

組織変更や異動などの必要に応じて、ユーザーの役職も変更できます。役職を編集する際、次の操作を実行できます:

  • 役職名の変更
  • 上司の役職の変更
  • [同じ役職のユーザーにデータを共有する]設定の変更

役職名を変更すると、すべてのデータ共有ルールが自動的に再適用されます。したがって、データ共有ルールを再適用したり、ユーザーの詳細を更新したりする必要はありません。


役職を編集するには
  1. [設定] →[セキュリティ管理][役職と共有]の順に移動します。
  2. 役職の一覧で、対象の役職をクリックします。または、対象の役職名にカーソルを合わせて、(編集)アイコンをクリックします。
  3. 役職の詳細画面で、 [編集する]をクリックします。
  4. 役職の編集画面で、役職名や詳細情報を更新します。
  5. [保存する]をクリックします。

役職の削除

既存の役職を削除するには、該当の役職に関連付けられているユーザーを、あらかじめ別の役職に移行する必要があります。

役職を削除するには

  1. [設定]  →[セキュリティ管理][役職と共有]の順に移動します。
  2. 役職の一覧画面で、対象の役職名をクリックします。または、対象の役職名にカーソルを合わせて、  (削除)アイコンをクリックします。
  3. 役職の詳細画面で、[削除する]ボタンをクリックします。
  4. 役職の削除画面で、削除対象の役職とその役職の下位の役職の移行先となる役職を選択します。
  5. [移行して削除する]をクリックします。
    これで、役職とその下位の役職が新しい役職に関連付けられ、階層設定が更新されます。


関連情報 

    Zoho CRM 管理者向けトレーニング

    「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。

    日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。

    Zoho CRM Training



              Zoho Campaigns Resources

                Zoho WorkDrive Resources




                  • Desk Community Learning Series


                  • Digest


                  • Functions


                  • Meetups


                  • Kbase


                  • Resources


                  • Glossary


                  • Desk Marketplace


                  • MVP Corner


                  • Word of the Day


                  • Ask the Experts









                                  • Related Articles

                                  • 階層設定の管理

                                    一般的な組織では、役職に応じた階層構造がとられており、役職に応じてデータへのアクセス権限が設定されます。Zoho CRMの組織アカウントでは、役職による階層、または直属の上司による階層の2通りの階層設定が可能です(役職による階層、直属の上司による階層)。[設定] →[一般]→[組織設定]→[階層設定]のメニューで、いずれかの階層設定を選択できます。 注:どちらの階層設定でも、役職を設定して個々のユーザーに割り当てる必要があります。ユーザーに割り当てることができる役職は1件のみです。 ...
                                  • ユーザーの有効化と無効化

                                    組織では、ユーザーの役職や権限、部署が変更になることがあります。ユーザーが担当するデータを他のユーザーに移行した後で、対象のユーザーを無効にする必要がある場合もあります。ユーザーの無効化は、ユーザーの削除とは異なりますのでご注意ください(無効化しても、ユーザー情報は削除されず、課金対象としても残ったままになります)。ユーザーを無効にすると、次のような状態になります: 無効にしたユーザーは、Zoho CRMアカウントを利用できなくなります。 無効にしたユーザーのIDを使用して、Zoho ...
                                  • ユーザーのレイアウトのカスタマイズ

                                    Zoho CRMでは、ユーザーの詳細ページのレイアウトをカスタマイズできます。通常、Zoho CRMでユーザーを追加する際に、名前、メールアドレス、役職、権限などの基本情報を追加するよう求められます。このユーザーの詳細を入力する画面のレイアウトをカスタマイズして、独自に必要なユーザー情報の項目(例:従業員番号、部署名、入社日、チーム名など)を追加できます。また、必須項目を設定することも可能です。 利用条件 必要な権限 ...
                                  • サブスクリプション管理

                                    Zoho CRMのサブスクリプションを購入すると、こちらの記事に記載されている情報に従って、Zoho CRMのプラン、ユーザーライセンス、アドオンを管理できます。 Zoho CRMアカウントをお持ちでない場合は、こちらからアカウント登録を行うことが可能です。 購入前に他のプランを試用したい場合は、Zoho CRMの画面でプロフィールアイコンをクリックし、[他のプランを試す]を選択します。 有料プランを利用する必要がなくなった場合は、無料プランに切り替えることができます。また、Zoho ...
                                  • グループの作成と管理

                                    Zoho CRMでは、要件に応じたさまざまなユーザーのグループを作成して、データを効率的に共有、管理できます。たとえば、「営業チーム」、「サポートチーム」、「マーケティングチーム」といったグループを作成し、それぞれにユーザーを関連付けることが可能です。特定のグループに関連付けられたユーザーは、該当のグループに共有されたデータにアクセスでき、また、データに対する処理を実行できます。 利用条件 必要な権限 :グループの管理権限 各プランの機能と制限を確認する 主な機能 ...

                                  Resources

                                  Videos

                                  Watch comprehensive videos on features and other important topics that will help you master Zoho CRM.



                                  eBooks

                                  Download free eBooks and access a range of topics to get deeper insight on successfully using Zoho CRM.



                                  Webinars

                                  Sign up for our webinars and learn the Zoho CRM basics, from customization to sales force automation and more.



                                  CRM Tips

                                  Make the most of Zoho CRM with these useful tips.