Cliqでチームとコミュニケーション・コラボレーションする方法

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組織内のチームは、認知度の向上、見込み客の獲得、マーケティング戦略の立案、オーディエンス拡大のための強力なソーシャルメディアプランの作成など、ブランドに関するさまざまな目標に向けて活動しています。これらすべての活動には、プロダクト、マーケティング、営業、サポートなど、複数のチームや他部署との適切なコミュニケーションとコラボレーションが欠かせません。チーム内で効果的にコミュニケーションを取ることで、メンバーそれぞれの役割と責任が明確になり、誰もがスムーズに協力して仕事を進められるようになります。

これをどのように実現できるでしょうか？地理的にもタイムゾーン的にも離れたチームメンバーとコラボレーションし、サイロ化を解消できるコミュニケーションツールを活用することです。

Zoho CRM Plus の一部である Zoho Cliq は、必要なコミュニケーションツールを 1 か所に集約することで、チームのコミュニケーションとコラボレーションをシンプルにします。チャットや通話、予定の調整、グループやチャンネルの作成、さまざまなプロジェクトでの共同作業などを、チームと一緒に行うことができます。

Cliq でチームコラボレーションを強化する

CRM Plus アカウントのすべてのユーザーは Cliq にアクセスでき、組織内の誰とでも簡単にコミュニケーションを取ることができます。ここでは、Cliq がさまざまなチームをどのように支援できるかをご紹介します。

チームメンバーとつながる

Cliq には、チームとコミュニケーションを取るためのさまざまな方法が用意されています。チャットや音声・ビデオ通話でコラボレーションできるほか、画面共有、添付ファイルの送信、ボイスメッセージやビデオメッセージの送信、画面録画の共有なども行えます。

チームメンバーと共同作業する

Cliq には、チーム全体や他のステークホルダーとコラボレーションするための多くの機能も用意されています。

チャンネル

Cliq のチャンネルは、組織内の大規模なグループや、パートナー・顧客などの外部ステークホルダーとコラボレーションするのに最適な手段です。ツールには、チームの要件に応じて設定できるさまざまなロール、権限、アクセス制御が用意されています。次の種類のチャンネルを作成できます。

組織: 組織内の誰でも参加して一体となってコラボレーションできるスペースです。管理者は、その表示設定を制御でき、すべてのユーザーに公開することも、特定の招待者のみに限定することもできます。
Personal: これらのチャンネルは非公開であり、メンバーは招待されて参加する必要があります。
External: これらのチャンネルには、顧客、仕入先、パートナーなど、組織外のコラボレーターを含めることができます。

たとえば、マーケティング、営業、サポートチームに、さまざまなタスクでコラボレーションしてもらいたいとします。その場合、これらのチーム向けに組織チャンネルを作成し、そこでさまざまなディスカッションを開始できます。チームを手動で追加してチャンネルを非公開にしておくことも、すべてのユーザーに公開して、興味のあるメンバーに検索・参加してもらうこともできます。

また、パートナーと各種ミートアップやワークショップについてコラボレーションしたい場合は、「#パートナー Discussions」といった外部チャンネルを作成し、すべてのパートナーをそのチャンネルに招待できます。

スレッドで会話を継続する: チャンネルには通常、さまざまな部署から多くのメンバーが参加しているため、すべての会話に全員が関わるわけではありません。チャンネル内で、関係するメンバーだけで会話を続けたい場合は、スレッドを作成できます。これにより、興味のある参加者だけが会話を追えるようになり、チャンネル全体に大量のメッセージや通知が流れるのを防げます。スレッドの参加者だけを対象に通話を開始することもできます。

グループ

Cliq のグループ会話では、選択したチームメンバーとコラボレーションできます。チャンネルとは異なり、グループは非公開で、ロールや権限の概念はありません。少人数のメンバーと特定のタスクでコラボレーションするためにグループを作成できます。たとえば、ソーシャルメディア担当者がデザインチームと連携して各種ソーシャルメディア用クリエイティブを作成するために、グループ会話を作成することができます。

予定をスケジュールする

Cliq では、音声またはビデオの予定（ミーティング）をスケジュールできます。すべての参加者を手動で招待したり、ホストやスピーカーを追加したり、グループ・チャンネル・スレッドから任意のユーザーを招待したりできます。また、その場ですぐにインスタントミーティングを作成し、チームと招待リンクを共有することも可能です。

ファイルを一元管理する

Cliq では、会話内で共有されたすべてのファイルに簡単にアクセスできます。[Files] タブでは、画像、動画、音声ファイルに加え、ドキュメント、圧縮ファイル、スプレッドシート、プレゼンテーションなど、あらゆるファイルを一覧表示できます。また、音声・ビデオミーティングの録画も、1 か所でまとめて確認できます。

詳細検索

Cliq の検索バーを使うと、探している情報をすばやく見つけることができます。特定のメンバーとの会話、特定のチャンネル内のメッセージ、共有されたリンクや添付ファイルなどを検索できます。また、日付を指定してメッセージを検索し、特定の日付や時間のメッセージを絞り込むことも可能です。

リモートワーク用ダッシュボード

オフィスにいるときは、出社してチームにあいさつし、その日の予定を確認するところから 1 日が始まります。対面で会うことで、誰がディスカッション可能なのか、誰がランチに出ているのか、誰がミーティング中なのかが自然と分かります。では、リモートワーク中に同じような状況をどのように再現できるでしょうか？

Cliq の Remote Work 機能を使えば、その日の出勤状況をチェックインしたり、自分の在席ステータスを管理したりできます。また、誰が通話中か、ミーティング中か、誰がオフィスにいて誰が離席中か、さらに自分のミーティング予定がいつ入っているかを、Cliq 上で確認できます。

ウィジェットと拡張機能

Cliq では、要件に応じてさまざまなウィジェットを作成・設定することもできます。特定のタスクを自動化するボットを作成したり、スラッシュコマンドをショートカットとして使用して各種タスクを実行したり、メッセージ処理を設定したり、カスタム関数を設定したりすることができます。また、Zoho マーケットプレイスから各種拡張機能をインストールして、Cliq を多数のサードパーティアプリケーションと連携させることも可能です。