商談名の自動設定による統一(カスタム関数の活用)

商談名の自動設定による統一(カスタム関数の活用)

営業活動では、さまざまな場面で商談データを参照します。スムーズな営業活動のため、必要な商談データをすぐに探し出せるようにすることはとても大切です。通常、各商談は商談名によって識別されます。そのため、商談名の決め方を統一することは、各商談にすばやくアクセスするのに役立ちます。商談名の決め方についていくつかの例を見てみましょう:
  1. 保険会社:商談名の前に、「〇〇様の保険」をつけるように統一する。
  2. 旅行代理店:商談名の前に、「〇〇様の旅行企画」をつけるように統一する。
  3. デザイン会社:商談名の前に、「〇〇様向け制作」をつけるように統一する。
  4. 不動産会社:商談名の前に、「〇〇様向け仲介物件」をつけるように統一する。
  5. 研修会社:「〇〇様向け研修コース」をつけるように統一する。
上記のように、商談名の付け方は、業種や組織によってさまざまです。カスタム関数を利用することで、自社のニーズや要件に合わせて商談名を自動で設定することが可能です。

利用例:
商談名を統一したいとします。通常、商談名は手動で入力します。また、見込み客の変換を通じて作成された商談名は自動で設定されますが、取引先名や連絡先名が入力されます。特にルールや制限を設けなければ、商談名はばらばらになりがちです。そこで、商談名に「○○様の案件」という名前を付けるように統一するとします。

商談数があまり多くない場合、商談名を手動で統一することはそれほど難しくありません。ですが、たくさんの営業担当者が何件もの商談をかかえるような場合、商談名を手動で統一するのは難しいです。

多くの商談がある場合は、商談名を自動で統一するようなカスタム関数を設定すると良いでしょう。カスタム関数を使用すると、入力済みの項目の値を使用して商談名を自動で入力する処理を設定できます。以下の手順で、商談の作成時に商談名が統一的に入力される処理を設定することができます。

                     

前提条件:
  1. 商談名の自動設定において値を使用する項目が、商談にレイアウトに表示されている必要があります。
  2. 見込み客を[次のステップへ]で連絡先に変換する場合に商談を連動して作成するには、[この取引先に新しい商談を作成する]にチェックを入れる必要があります。
カスタム関数を作成する:
  1. [設定]→[自動化]→[処理]→[カスタム関数]→[関数の設定]→[自分で作成する]をクリックします。
  2. 関数名と表示名を入力します。[商談]タブを選択します。
  3. [Edit Arguments](入力値を編集する)リンクをクリックし、必要な入力値(パラメーター)を関連付けます。この場合、商談IDと取引先名が必要です。



  4. 以下のようにコードを入力し、保存します。

コード:
 map = Map();
 //商談名の設定(取引先名(acc_name)の後に統一的な文字を追加する)
 map.put("Deal_Name",acc_name+ '様の案件');
 //別の例1(保険会社)
 map.put("Deal_Name",'acc_name+ '様の保険');
 //別の例2(旅行代理店)
 map.put("Deal_Name",acc_name+ '様の旅行企画');
 //別の例3(デザイン会社)
 map.put("Deal_Name",acc_name+ '様向け制作');
 //別の例4(不動産会社)
 map.put("Deal_Name",acc_name+ '様向け仲介物件');
 //別の例5(研修会社)
 map.put("Deal_Name",acc_name+ '様向け研修コース');
 //共通(商談名の更新処理)
 dealnameupdate = zoho.crm.updateRecord("Deals",deal_id.tolong(),map);
 info map;
 info dealnameupdate;

カスタム関数をワークフローに追加する:
上記のコードを用いて作成したカスタム関数を、商談の作成時に実行するように、ワークフローを設定します。なお、作成したすべてのカスタム関数は、その他にもボタンやリンクなどに関連付けて実行することもできます。

手順:
  1. [設定]→[自動化]→[ワークフロールール]→[+ルールを作成する]をクリックします。
  2. 対象のタブを選択し、ルール名を入力します。[次へ]をクリックします。
  3. [このルールをいつ実行しますか?]で、[データの操作]を選択します。
  4. [作成]を選択し、[次へ]をクリックします。
  5. [条件1]で[すべての商談]を選択し、[次へ]をクリックします。
  6. [すぐに実行する処理]で、[関数]を選択します。
  7. 作成した関数を選択し、[関連付ける]をクリックします(画像の例では、関数名は、[Deal name]です)。
  8. [保存する]をクリックします。


実行:
手動で入力された商談名での画像です。商談名(Deal Name)が不揃いです。



ワークフロールールで自動作成された商談名での画像です。商談名(Deal Name)が統一されているため、見やすく、検索してアクセスするのに便利です。





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