ワークフローの実行状況レポート

ワークフローの機能を利用すると、一連の業務処理を自動化できます。ワークフローの設定では、データへの適用条件を設定できます。ただし、ほとんどの場合、設定前の段階では、条件に適合するデータがどの程度あるのかは漠然としか分かりません。そこで、ワークフローの実行後に、その実行状況を分析する必要があります。ワークフローが適用されたデータの件数を把握することで、設定した実行条件の有効性を検証できます。

ワークフローの実行状況のレポートでは、ワークフローの実行状況に応じたデータの件数を確認できます。たとえば、各条件に適合したデータの件数と全体の合計数、すぐに実行する処理やスケジュール処理の対象データの件数などを確認できます。

たとえば、最近セミナーに参加した見込み客に対してメールを送信するワークフローを設定したとします。ワークフローが実行されメールが自動送信されても、実際にメールが送信された件数、不達になった件数、クリックされた件数を都度把握するのは困難です。ワークフローの実行状況のレポートでは、メールの送信数、未到達数、不達数、未開封数、クリック数などの集計結果を確認できます。こちらから、受信者のデータを確認し、サブのメールアドレス宛てにメールを改めて送信したり、既存のメールアドレスの間違いを修正してメールを再送したりといった対応が可能です。

実行に失敗した処理の再実行

ワークフローの実行状況のレポートでは、実行された処理の成功率と失敗率の数値が表示されます。成功率は、処理の実行が完了した割合です。一方、失敗率は、処理を実行できなかった割合です。たとえば、メールアドレスが正しくない、1日あたりのメール送信数の上限を超過している、Web通知やカスタム関数などに技術的な問題があるなどの要因により、処理が実行できないことがあります。失敗に関しては、このような失敗理由と関連データが表示されます。失敗の一覧で、失敗した処理と失敗理由を確認できます。この情報に基づいて、エラーを修正し、すべてのデータや個別のデータに対して、処理を再実行することが可能です。

処理の再実行を進める前に、［項目の値を指定して処理を再実行する］、［再実行する前にワークフローの条件に適合するかどうかを確認する］のいずれかを選択する必要があります。

［項目値を指定して処理を再実行する］：処理を再実行する前に、処理に使用する項目値を選択します。

［前回の実行時の項目値］：前回の項目値を用いて処理を再実行する場合は、こちらを選択します。たとえば、失敗理由が接続の問題や、1日あたりのメール送信数の上限であった場合、適切な時間をおくだけで、以前の項目値を使用して処理を再実行できる場合があります。
［現在の項目値］：更新後の現在の項目値で処理を再実行する場合は、こちらを選択します。たとえば、メールアドレスが正しくない場合、メールアドレスを修正して、［現在の項目値］を選択することで、更新後の項目値を使用して処理を再実行できます。

［再実行する前にワークフローの条件に適合するかどうかを確認する］：失敗した処理を再実行する前に、ワークフローの条件に適合するかどうかの検証をもう一度実行するかどうかを選択します。

［はい］：［はい］を選択すると、ワークフローの条件にデータが適合するかどうかが検証され、一致したデータに対して処理が再実行されます。これにより、更新後の項目値が条件に適合するかどうかが検証されます。

［いいえ］：［いいえ］を選択すると、ワークフローを実行せずに、そのまま処理の再実行を進めます。

自動化の管理権限を持つユーザーと管理者が、失敗した処理の再実行を実行できます。

処理を再実行しない場合や、他のユーザーによる処理の再実行を制限する場合は、再実行から対象の処理を除外することが可能です。除外を選択した場合、除外理由を必ず入力する必要があります。これにより、他のユーザーが、再実行の対象から対象の処理が除外された理由を知ることができます。たとえば、一度実行して失敗した後に内容が古くなってしまったキャンペーンメールの送信処理を、再実行の対象から除外することが可能です。除外した処理を再び対象にする場合は、再実行の対象に該当の処理をあらためて追加できます。たとえば、間違って処理を除外してしまった場合、もう一度再実行の対象に追加できます。

メモ：

処理の再実行機能は、次の自動処理に対してのみ利用できます：

メール通知
Web通知
カスタム関数

メール通知の失敗数には、不達になったメール数が表示されます。Web通知やカスタム関数の場合、成功率や失敗率として表示されます。

処理の再実行に失敗するたびに、再実行の回数が増加します。
1件の処理に対して、5回まで再実行できます。
処理の再実行が成功すると、レポートの一覧から、該当の処理のデータが自動的に削除されます。
各データに対して失敗した処理は、それぞれ個別に一覧に表示されます。したがって、失敗した処理のレポートには、処理の失敗回数と、データの件数（重複を除く）が別々に表示されます（例：メール送信処理：3件、見込み客：1件）。レポートから、特定の処理を選択し、再実行できます。
アクセス権限のないタブに関する処理については、レポート内にデータの詳細は表示されません。代わりに、データの詳細欄に［データを表示する］リンクが表示されます。
再実行する機能を利用できるのは、見込み客や連絡先などの外部ドメインのメールアドレス宛てに送信して失敗したメール送信処理のみです。CRMのユーザー、役職、グループ宛てに送信して失敗したメール送信処理には、該当の機能は表示されません。

ワークフローの実行状況のレポートを表示するには：

［設定］→［自動化］→［ワークフロールール］の順に移動します。
一覧から、レポートと設定を表示するルールを選択します。ワークフローの実行状況のレポートが表示されます。

ワークフローの設定を表示するには、画面右上にある［設定を表示する］ボタンをクリックします。

失敗したワークフローの処理を再実行するには：

対象のデータの失敗回数をクリックします。
再実行する処理のデータにカーソルを合わせます。
失敗理由を確認し、該当のエラーを解決します（理由に応じてデータの修正などを行います）。

次に、［再実行する］をクリックします。
複数のデータを選択してから、［再実行する］をクリックすることも可能です。

［項目の値を指定して処理を再実行する］で、次の手順を実行します：

既存のデータで再実行する場合は、［前回の実行時の項目値］を選択します。
更新後の項目値で処理を再実行する場合は、［現在の項目値］を選択します。

［再実行する前にワークフローの条件に適合するかどうかを確認する］で、

［はい］を選択すると、更新後のデータがワークフローの条件に適合するかどうかが検証されます。
［いいえ］を選択すると、処理の再実行に進みます。

［再実行する］ボタンをクリックすると、処理の再実行を予約できます。

再実行の対象からデータを除外するには：

対象の失敗した処理を選択します。
［再実行の対象から除外する］ボタンをクリックします。
除外理由を入力し、［再実行の対象から除外する］をクリックします。

失敗後に除外した処理を、再実行の対象にするには：

対象の処理を選択します。
［再実行の対象にする］ボタンをクリックします。

留意事項

ワークフローの実行状況のレポートの画面で、右上にある対象期間の選択リストをクリックすると、過去の実行状況のレポートを確認できます。フィルターを使用して、特定の期間（過去7日間、過去30日間など）を選択したり、独自の期間を設定したりすることが可能です。

以下の実行条件については、データの件数を算出できません：

項目の更新
スコアの変化
日時項目
予定のキャンセル

ワークフローの条件を変更した場合、レポートの集計がリセットされ、最終更新日以降のデータが表示されます（例：作成から編集、作成から削除、その逆の変更など）。データの件数は、新しい条件に基づいて算出されます。
ワークフローを無効にした場合、集計が停止します。ルールを再度有効にすると、同じデータ件数から再開します。
CRMにデータが登録されていない人から受信したメールに対するワークフローで、処理として関数またはWeb通知のいずれかが設定されている場合、Zoho CRMに送信者のデータが登録されていないため、データではなく受信したメールに基づいて処理が実行されます。
この場合、データの作成時に実行する処理を設定すると、その後の処理は該当するデータに基づいて実行されます。
条件を編集した場合、レポート全体でデータの件数がリセットされます。
処理に関する集計においては、処理がワークフローに関連付けられた時点から、データの件数が算出されます。
データのタグ付けは、Zoho CRMでの機能の上限（データ1件あたり最大10件のタグ）に基づいて実行されます。したがって、データのタグ付け数が上限に達すると、残りのタグは失敗回数の欄に表示されます。たとえば、データに5件のタグがすでに追加されていて、ワークフローを通じてさらに7件のタグを追加する処理が実行された場合、上限に基づいて5件のタグのみが追加され、残りの2件のタグは失敗回数の欄に表示されます。
メール通知、関数、Web通知の失敗回数を確認できます。メール送信の失敗理由には、次のような内容が記録されます：メール対象外（オプトアウト）、内部処理エラー、1日あたりのメール送信数の上限への到達、不達。

ワークフローの実行状況を表示するには：

［設定］→［自動化］→［ワークフロールール］の順に移動し、新しいルールを作成するか、既存のルールを選択します。
［ルールの条件］画面の右下にある［実行状況を表示する］をクリックします。
レポートでは、設定した処理の種類、条件、処理などのワークフローの実行状況を確認できます。
閉じるアイコン（）をクリックすると、実行状況のレポート画面を終了して、ワークフローを表示できます。