Zoho CRMのモチベーターの設定

Zoho CRMのモチベーターの設定

Zoho CRMのモチベーターの有効化

これまでのゲーミフィケーション機能は、「モチベーター」という名前の新しい機能になりました。Zoho CRMの管理者は、設定画面からモチベーター機能を有効にできます。
ゲーミフィケーション機能を使用している場合、モチベーター機能を有効にすると、進行中のゲームやバッジが終了します。既存の成績と設定は、変更されません。
Zoho CRMのモチベーターを有効にするには:
  1. [設定][一般][ゲームの設定]の順に移動します。
  2. モチベーター機能の案内の下にある[モチベーター機能の詳細]ボタンをクリックします。
    [モチベーター]機能の専用画面が表示されます。
  3. [利用を開始]ボタンをクリックします。



  4. Zoho CRMのモチベーターの有効化に関する確認メッセージが表示されます。[続ける]をクリックします。



  5. モチベーター機能のホーム画面が、新しいタブに表示されます。

モチベーターの設定項目

Zoho CRMのホーム画面右下にあるアイコンをクリックすると、モチベーター機能に簡単にアクセスできます。

 

ホーム画面 

モチベーターのホーム画面には、次の項目が表示されます:



  1. ホーム
  2. ダッシュボード
  3. KPI
  4. 目標
  5. ゲーム
  6. 成績
  7. ディスプレイ用チャンネル
  8. チーム
画面左側のメニューの上部にあるアイコンをクリックすると、左側のメニューを隠すことができます。

ダークモードの有効化

画面右上のプロフィール写真の左側にある、切り替えスイッチをクリックすると、ダークモードを有効にできます。初期設定では、ダークモードは無効になっています。



Zoho CRMの各プランにおけるモチベーターの設定項目とその上限

モチベーター機能は、Zoho CRMのプロフェッショナルプラン以上のプランで利用できます。追加可能な設定項目数の上限は、利用するプランによって異なります。各プランの上限は次の表のとおりです:

設定項目
プロフェッショナル 
エンタープライズ
アルティメット
KPI
3件
5件
125件
目標
3件
(各目標には、設定を10件まで登録できます。例:個人2件、会社1件、チーム7件)
5件
(各目標には、設定を10件まで登録できます。例:個人2件、会社1件、チーム7件)
100件
(各目標には、設定を10件まで登録できます。例:個人2件、会社1件、チーム7件)
チーム
10件
(各チームには、メンバーを20人まで登録できます)
20件
(各チームには、メンバーを100人まで登録できます)
100
(各チームには、メンバーを100人まで登録できます)
ダッシュボード
10件
(各ダッシュボードには、項目を25件まで登録できます)
20件
各ダッシュボードには、項目を25件まで登録できます)
100件
各ダッシュボードには、項目を25件まで登録できます)
ゲーム
  1. 進行中のゲームの合計:1件
  2. 各ゲームには、ユーザーを50人まで登録できます
  3. 各ゲームには、チームを5件まで登録できます
  4. ゲーム内のKPI:3件
  5. 今後のゲーム、完了したゲームについては、登録数に上限はありません 
  1. 進行中のゲームの合計:3件
  2. 各ゲームには、ユーザーを100人まで登録できます
  3. 各ゲームには、チームを5件まで登録できます
  4. ゲーム内のKPI:5件
  5. 今後のゲーム、完了したゲームについては、登録数に上限はありません 
  1. 進行中のゲームの合計:10件
  2. 各ゲームには、ユーザーを500人まで登録できます
  3. 各ゲームには、チームを5件まで登録できます
  4. ゲーム内のKPI:50件
  5. 今後のゲーム、完了したゲームについては、登録数に上限はありません 
ディスプレイ用チャンネル
利用できません
  1. 1件のみ作成できます
  2. 各チャンネルには、項目を10件まで登録できます
  3. 組織内でスライドを10件まで登録できます
  1. 100件まで作成できます
  2. 各チャンネルには、表やグラフを10件まで登録できます
  3. 組織内でスライドを1,000件まで登録できます

KPIの作成  

[ソーシャル]、[売上予測]、[ダッシュボード]以外のすべての標準タブとカスタムタブのデータを基に、KPIを作成できます。また、連携によって作成されたタブのデータを基にしてKPIを作成することも可能です。特定の地域における見込み客や、特定の業界における商談などの条件を指定して、KPIを作成することも可能です。 
メモ:モチベーター機能で作成されるKPIは、CRMのダッシュボードで作成されるKPIとは異なります。

KPIの主な設定項目

  1. 一定期間における成果の比較
    各期間でKPIの成果を確認し、比較するには、KPIの評価対象となる期間を選択する必要があります。たとえば、データの作成日時を選択した場合:
    1. 今月または今週に作成されたデータの件数と、先月または先週に作成されたデータの件数を比較して、変化を確認できます。 
    2. 今週が期限の活動の件数と、先週が期限の活動の件数を比較して、変化を確認できます。 
      メモ:  この期間は、カレンダーの月、週、日を基に算出されます。たとえば、ある月の15日の時点で月の目標を設定した場合、該当の月に関する成果は15日から30日までの期間の成果になります。それ以降の月では、月の日数(1日から最終日まで)に基づく成果が表示されます。   
  2. ユーザーに対するスコアやポイントの付与
    営業担当者へのスコアの付与方法には2種類あります: 
    1. データごとにポイントを付与する。この場合、条件が満たされた際に付与するポイントを設定します。ポイントの値は、設定した値で一律に固定されます。例:営業担当者が見込み客データを作成するたびに10ポイントずつ付与する。 
    2. 項目の値をポイントとして使用する。この場合、ポイントの算出に使用する数値や通貨の項目を指定します。ポイントの値は、項目の値によって変わります。項目の例:見込み客のスコア、顧客評価、完了した問い合わせの件数など。  
  3. ポイントの付与対象者
    データを更新または作成したデータの担当者や、データに関連付けられているユーザーに対して、ポイントを付与できます。たとえば、サポート担当者によって問い合わせが作成され、開発担当者によって問い合わせが解決された場合、サポート担当者の代わりに開発担当者にポイントを付与できます。 

KPIを作成するには:
  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. Zoho CRMのホーム画面で、モチベーターのアイコン()をクリックします。
  3. Zoho CRMモチベーターのホーム画面で、[KPIの作成]ボタンをクリックします。



    代わりに、左側のメニューから[KPI]を選択して、画面右上にある[KPIの作成]ボタンをクリックすることもできます。



  4. [KPIの作成]画面で、次の手順を実行します:
    1. [KPI名]を入力します。
    2. 対象のタブを選択します。
    3. 一覧から対象データの条件を日時項目で選択します。
      たとえば、作成日時を選択すると、KPIの設定日以降に作成されたデータに対して、KPIが適用されます。



    4. KPIを適用するデータの条件を選択します。
      [すべてのデータ]を選択するか、抽出条件を設定して、特定のデータのみを対象にすることが可能です。
    5. [ポイントの計算方法]で、次のいずれかを選択します:
      1. [データごとのポイントを指定する]:値を入力します。たとえば、「1」と入力すると、見込み客が登録されるたびに1ポイントが付与されます。
      2. [項目の値をポイントとして使用する]:見込み客のスコアや問い合わせの評価など、スコアに使用する数値/通貨項目を選択します。 
      3. [ポイントの付与対象者]を選択します。見込み客の担当者、更新者、作成者のいずれかを選択可能です。
  5. [保存]をクリックし、KPIを追加します。



KPIを編集、削除するには:
  1. 左側のメニューから[KPI]をクリックします。
  2. KPIの画面で、該当のKPIに表示される[…]にカーソルを合わせて、[編集]または[削除]をクリックします。


メモ 

KPIを削除すると:
  1. すべてのゲームから、該当のKPIとの関連付けが解除されます。
  2. 該当のKPIが関連付けられている目標、ディスプレイ用チャンネル、ダッシュボードも削除されます。 

KPIの成果の表示

KPIの達成状況を確認するには、次の内容を確認します:
  1. 割合(パーセント)の増減の変化: 期間(今年、今四半期、今月、今週、今日、任意の日時)を選択すると、KPIの指標の増減の割合を確認できます。たとえば、以下の画像では、今月の見込み客の登録件数が、先月に比べて10%減少したことを確認できます。  



  1. 傾向:  作成日から今日までのポイントの増減を確認できます。項目の値に基づいてポイントが割り当てられる場合、作成日時以降の合計値が表示されます。 



  1. ユーザーごとの成果: 各ユーザーが獲得したポイントの合計を確認できます。グラフに表示されたユーザーごとの成果を比較し、ポイントを最も多く獲得しているユーザーを簡単に把握できます。



  1. 項目ごとのポイント  特定の項目について獲得されたポイントを確認できます。たとえば、見込み客のデータ元の項目を選択すると、見込み客の登録数が最も多いデータ元を確認できます。また、業界別に見込み客を表示することで、どの業界の見込み客からの関心が高いかを確認することも可能です。 



KPIの成果を表示するには:
  1. モチベーターのホーム画面で、左側のメニューから[KPI]をクリックします。
  2. 該当の[KPI]を選択し、クリックします。
  3. [傾向][ユーザー別][項目別]のタブをクリックすると、成果をそれぞれのグラフで確認し、分析できます。
    [項目別]を選択した場合は、一覧から基準とする項目を選択します。
  4. [データを表示する]をクリックすると、ポイントが獲得されたデータを確認できます。



チームの作成

目標やゲームは、個人単位だけではなく、チーム単位でも設定できます。たとえば、地域ごとの営業担当者のチームを作成し、チーム単位で目標やゲームを設定することで、異なる地域同士で競争しながら、各チーム内での協力や目標達成に向けた取り組みを促すことができます。チームは、さまざまな役職のユーザーを組み合わせて作成することが可能です。チームリーダーを選択し、チームに対する目標やゲームを設定できます。また、ユーザーは複数のチームに参加することも可能です。

チームを作成するには:
  1. モチベーターのホーム画面で、左側のメニューから[チーム]をクリックします。
  2. [チームの作成]画面で、[チーム名]を入力します。
  3. 一覧から、対象のユーザーを選択します。
  4. いずれかのユーザーを[チームリーダー]として選択します。
  5. [保存]をクリックし、チームを追加します。



チームのロゴの設定

組織の基準に従った、チームのロゴを設定することが可能です。ロゴのファイルサイズは、5MB未満にする必要があります。利用可能なファイル形式は、次のとおりです:PNG、JPG、BMP、GIF。

チームのロゴを設定するには
  1. モチベーターのホーム画面で、左側のメニューから[チーム]をクリックします。
  2. チームの作成または編集画面で、[チームのロゴ]設定の[+](追加する)アイコンをクリックします。
  3. コンピューターを参照して、対象の画像ファイルを選択します。表示サイズに合わせてロゴを切り取り、チームのロゴとして設定します。
    別のロゴを設定するには、[変更する]リンクをクリックします。
  4. [チーム名]を入力します。
  5. [ユーザーの追加]で、一覧から対象のユーザーを選択します。
  6. いずれかのユーザーをチームリーダーとして選択します。
  7. [保存]をクリックし、チームを追加します。



目標の作成  

KPIに基づいて、個人、チーム、会社単位で目標を設定できます。目標は、年、月、週、日単位で設定可能です。複数の目標(最大10件)を設定し、それぞれのKPIや目標に対してポイントが付与されるように設定できます。目標達成時に付与されるバッジを選択できます。 

目標を作成するには:
  1. モチベーターのホーム画面で、左側のメニューから[目標]をクリックします。
  2. [目標の作成]画面で、[目標名]を入力します(例:1週間の見込み客の登録目標)。
  3. [KPIの選択]の一覧から、既存のKPIを選択します。
    また、こちらの画面で新しいKPIを作成することも可能です。
  4. [期間の選択]の一覧から目標の期間を選択します。
  5. [目標の対象][会社]、[個人]、[チーム]のいずれかを選択し、ポイントを入力します。会社、個人、チームのすべてに対して目標を設定できます。
    [個人」または[チーム]を選択した場合は、次の一覧から対象のユーザーまたはチームを選択します。
  6. [目標の対象]をさらに追加するには、[+]をクリックします。
  7. 目標を達成した際に付与されるバッジを追加します。
  8. [保存]をクリックし、目標を追加します。



目標の達成度の確認

それぞれの目標には、達成度を表すグラフが表示されます。KPIを設定した目標ごとに、目標のボードが作成されます。たとえば、個人に2件、チームに1件の合計3件の目標を作成したとします。この場合、3件のボードが作成され、各目標に関する達成度を個別に確認できます。 



KPIや目標へのフィルターの適用 

フィルターを適用することで、KPIや目標を抽出してより簡単に確認できます。モチベーターでは、次のフィルターを利用できます:
  1. タブ:  タブを選択して、タブに対して作成されたKPIや目標を表示できます。
  2. 期間: 期間を選択して、対象の期間におけるKPIや目標を表示できます。期間は、[今日]、[今週]、[今月]、[今四半期]、[今年]、[個別指定]から選択できます。[個別指定]を選択した場合、期間を自由に指定して、特定の期間におけるKPIや目標を表示することが可能です。 
  3. 対象: 会社、チーム、個人に対して作成されたKPIや目標を表示できます。 



KPIや目標の比較

管理者は、KPIや目標の達成度について、2つのデータを比較できます。  2つの達成度が1つのグラフにまとめて表示されるため、管理者はチーム、会社、個人について、一定期間の達成度の差異を簡単に把握できます。

たとえば、[傾向]タブでは、今月と先月のデータや、今日と昨日のデータをそれぞれ比較することで、増減の傾向を把握できます。 




同様に、[項目別]のタブでは、特定の項目に関して、今月と先月の達成度のデータをグラフに表示して、比較できます。




KPIの指標の比較

  1. 2つのKPIを比較できます。
  2. チーム、個人、会社、期間に基づいて、KPIを比較できます。
  3. 個人またはチームのKPIは、他4件の個人またはチームのKPIと比較できます。
  4. 期間は、昨日、先週、先月、前四半期、去年のいずれかを設定できます。

目標の指標の比較

  1. 個人、チーム、会社ごとの目標を比較できます。また、別の期間の目標との比較も可能です。
  2. 個人、チーム、会社の目標は、それぞれ同じ種類の他の4件までの目標と比較できます
    (例:個人の目標は、他の4件までの個人の目標と比較できます)。
  3. 期間は、昨日、先週、先月、前四半期、去年のいずれかを設定できます。
メモ
  1. [リセットする]ボタンをクリックすると、比較データが削除されます。
  2. [データを表示する]をクリックすると、基準とするKPIまたは目標のデータのみが表示されます。比較対象のKPIと目標のデータは表示されません。
  3. 比較結果は保存できません。 

KPIや目標を比較するには
  1. モチベーターの画面で、左側のメニューから[KPI]または[目標] を選択します。
  2. KPIまたは目標の画面で、いずれかの項目を選択します。
  3. [比較する]をクリックします。
  4. 比較する項目に基づいて、[KPI]または[目標]のいずれかを選択します。
  5. 比較の画面には会社、個人、チーム、期間での比較が表示されます。
    基準とする項目に対して選択した期間に応じて、この設定が表示されます。



  6. [比較する]をクリックします。
  7. [リセットする] ボタンをクリックすると、比較データを削除できます。
  8. [ユーザー別]または[項目別](項目を選択)のタブをそれぞれ選択し、去年のデータとの比較を確認します。



ゲームの作成 

チームメンバーが率先して業務に取り組めるようなゲームを作成することで、よりすばやく目標を達成するようにメンバーを促すことができます。 
目標やKPI達成に向けた取り組みにゲーム要素を取り入れ、個人やチームが楽しく競い合いながら目標達成に向かっていくような環境を用意することが可能です。ゲームの開始日と終了日を設定したり、設定した期間でゲームを繰り返し開催したりできます。これにより、KPIで指定した条件が一致した際に、ゲームが自動で繰り返し開催されるように設定することが可能です。
ゲームに参加せずに進行中のゲームを観戦できるユーザー(観戦者)を選択することもできます。 
[ゲーム]のホーム画面では、[進行中]、[今後]、[完了]の分類別にゲームが表示されます。
  1. 進行中のゲーム:  進行中のゲームはいつでも完了できます。ゲームのボードには、参加者が獲得したポイントの合計が表示されます。グラフには、ユーザーの今日のスコアが表示されます。グラフに表示される[すべての詳細を表示する]をクリックすると、各ユーザーが獲得したポイントや、データ元のタブを確認できます。 
  2. 今後のゲーム: 今後開催予定のゲームを編集したり、削除したりできます。ゲームのボードには、ゲームの期間や参加者が表示されます。
  3. 完了したゲーム: ボードにはゲームの期間、参加者、参加者のポイント、参加者が獲得したバッジが表示されます。



ゲームを作成するには:
  1. モチベーターのホーム画面で、左側のメニューから[ゲーム]をクリックします。
  2. [ゲームの作成]をクリックし、[ゲーム名]を入力します。
  3. 一覧から[KPI]を1件以上選択します。
    また、こちらの画面で新しいKPIを作成することも可能です。
  4. [ゲームの種類]を選択します。[個人]、[チーム]のいずれかを選択できます。
    1. [個人]を選択した場合、一覧から対象のユーザーを選択します。
    2. [チーム]を選択した場合、一覧から対象のチームを選択します。
  5. [期間の設定]で、開始日時と終了日時を選択します。
  6. [ゲームの繰り返し頻度を指定する]のチェックボックスにチェックを入れ、繰り返しの頻度として日、週、月のいずれかを選択します。
  7. また、繰り返す期間として日/週/月数を入力します。
  8. 一覧から[観戦者]を選択します。
  9. [保存]をクリックし、ゲームを追加します。 

成績 

[成績]タブでは、会社、個人、チームが獲得したトロフィーやバッジを確認できます。ユーザーや管理者は、タブ、時間、項目の種類に基づくフィルターを適用して、特定のゲームでの順位や獲得したトロフィーを表示できます。ゲームの期間や獲得したポイントも表示されます。



ディスプレイ用チャンネルやダッシュボードでの成果の表示 

ディスプレイ用チャンネル

社内情報を配信するためのディスプレイ用チャンネルを使用して、参加者のKPIのスコア、達成した目標、優勝したゲームなどの情報を表示できます。一度に1件の項目を表示できます。



ディスプレイ用チャンネルを作成するには:
  1. モチベーターのホーム画面で、左側のメニューから[ディスプレイ用チャンネル]をクリックします。
  2. [最初のディスプレイ用チャンネルを作成する]をクリックします。
  3. [+]アイコンをクリックします。
  4. [項目の追加]画面で、[KPI]、[目標]、[ゲーム]の中から、項目の種類を選択します。
    1. [KPI]を選択した場合、対象の種類(個人、チーム、会社)を選択します。表示するKPIの対象となるユーザーやチームを選択します。表示期間を選択します。
    2. [目標]を選択した場合、対象の種類(個人、チーム、会社)を選択します。表示する目標の対象となる個人、チーム、会社を選択します。
  5. [ゲーム]を選択した場合は、一覧から対象のゲームを選択します。
  6. [保存]をクリックし、ディスプレイ用チャンネルを追加します。



ダッシュボード

標準のダッシュボードには、すべてのKPI、目標、ゲームが表示されます。ダッシュボードを作成し、要件に合わせて項目を追加したり、他のユーザーに共有したり、お気に入りに設定したりできます。

ダッシュボードを作成するには:
  1. モチベーターのホーム画面で、左側のメニューから[ダッシュボード]をクリックします。
  2. 上部の右側にある選択リストをクリックして、[ダッシュボードの作成]を選択します。
  3. [ダッシュボードの作成]画面で、ダッシュボードの[名前]を入力します。
  4. [表示設定]を選択します。
  5. 必要に応じて、[お気に入りに設定]のチェックボックスにチェックを入れます。



  6. [保存]をクリックし、ダッシュボードを追加します。
    [項目の追加]の画面が表示されます。

ダッシュボードに項目を追加するには:

  1. [項目の追加]をクリックします。
  2. 項目の種類を選択して、ディスプレイ用チャンネルの作成手順の5~11を実行します。
  3. [項目の追加]画面で、  [KPI]、[目標]、[ゲーム]の中から、項目の種類を選択します。
    1. KPI を選択した場合、対象の種類(個人、チーム、会社)を選択します。表示するKPIの対象となるユーザーやチームを選択します。表示期間を選択します。
    2. 目標  を選択した場合、対象となる種類(個人、チーム、会社)を選択します。表示する目標の対象となる個人、チーム、会社を選択します。
    3. [ゲーム]を選択した場合は、一覧から対象のゲームを選択します。
  4. [保存]をクリックし、項目を追加します。



ダッシュボードにフィルターを適用するには:

  1. [ダッシュボード]の画面で、左上の選択リストをクリックします。
  2. [お気に入り]、[自分が作成]、[自分に共有]、[最近表示]のいずれかのフィルター条件を選択し、ダッシュボードを表示します。



Zoho CRMのモチベーターの無効化

タブのカスタマイズ権限を持つユーザーは、Zoho CRMのモチベーター機能を無効にできます。無効にすると、設定したKPI、ゲーム、目標、チーム、ディスプレイ用チャンネル、ダッシュボードは機能しなくなります。
メモ
  1. Zoho CRMのモチベーター機能をもう一度有効にする場合、有効にした日から目標が再開されます。たとえば、12月10日にもう一度有効にした場合、12月の月間目標は、12月10日から31日までを基に算出されます。1月の月間目標は、1日から31日までを基に算出されます。
  2. KPIやチームなどの設定については、もう一度行う必要があります。 

Zoho CRMのモチベーターを無効にするには:
  1. [設定][一般][モチベーター]の順に移動します。
  2. [モチベーター]のホーム画面で、[従来のゲーミフィケーションに切り替える]リンクをクリックします。
  3. 確認画面で[続ける]をクリックします。





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