メールの作成設定
組織で業務を行うにあたって、メールでのやりとりは必要不可欠です。ミーティングの連絡、重要なドキュメントの共有、見込み客とのやりとりなど、すべての業務においてメールが使用されると言っても過言ではありません。通常、組織ではメールでのやりとりを効率よく行うために標準のテンプレートが用意されています。しかし、これらのテンプレートとは異なる形式のメールを顧客に送信したい場合もあります。このような場合に、Zoho CRMのメールの作成設定が役立ちます。
これまでZoho CRMでは、［見込み客］、［連絡先］、［商談］タブから直接作成して送信するメールについては、テンプレートを使用する場合とは異なり、フォントや色を共通的に設定することはできませんでした。そのため、フォントや色を変更する場合、ユーザーは個別にメールを編集する必要がありました。
メールの作成設定では、上記のタブから直接送信するメールに対して、フォントの種類や色などのメールの設定をまとめてカスタマイズすることができます。フォントのサイズ、種類、色を設定したり、標準の差出人メールアドレスを指定したりすることが可能です。送信するメールに対して、統一性を持たせることができるようになります。
メモ： メールの作成機能はZoho CRMの標準機能であり、すべてのプランで利用できます。
メールの作成設定
メールの作成設定では、メールに対して標準で適用する書式、差出人アドレス、署名などをカスタマイズできます。すべてのCRMユーザーがこの設定を行うことが可能です。
作成設定でカスタマイズ可能な内容は、次のとおりです：
- フォントの種類
- フォントのサイズ
- 標準の差出人メールアドレス
- メールの署名
フォントの種類とサイズ： CRMのメール送信機能で送信するメールにおける、標準のフォントの種類とサイズを選択することができます。
標準の差出人メールアドレス： 送信するメールに使用する標準の差出人メールアドレスを設定できます。組織のメールアドレスとして追加されているメールアドレスや、IMAPまたはPOPが設定されているメールアドレスを標準の差出人メールアドレスとして選択できます。標準の差出人メールアドレスとして設定できるメールアドレスは、ユーザーごとに1件です。送信者にメールを送信すると、こちらで設定したメールアドレスが相手に表示されます。
メモ： メールの作成設定で標準の差出人メールアドレスを選択する際、ユーザーには自身に共有されている組織のメールアドレスのみ表示されます。たとえば、マーケティング担当の権限を持つユーザーに対して、メールアドレス「sales@zylker-eu.com」が共有されていないとします。その場合、この権限を持つユーザーが標準の差出人メールアドレスを選択する際には、このメールアドレスは表示されません。組織のメールアドレスの詳細については、ヘルプをご参照ください。
メールの署名： 組織のメールアドレス、ユーザー自身のメールアドレス、IMAPまたはPOPが設定されているメールアドレスに対して、署名を設定することができます。ユーザーは、最大5件の署名を設定できます。また、1件の署名を複数のメールアドレスに対して使用することも可能です。
例：
「sales@zylker-eu.com」と「
sales@zylker.com 」のメールアドレスに、以下のような共通のメールの署名を設定できます：
Zylker社
お問い合わせ：+718889999000
署名を設定しておくと、メールを作成する際に署名が自動で挿入されます。
メールの作成設定を行うには：
- ［設定］ → ［チャネル］ → ［メール］ の順に移動して、 ［メール設定］ タブをクリックします。
- ［作成］ タブをクリックします。
- ［作成設定］ 画面の ［標準のフォントの種類］ の項目で、ドロップダウンからフォントの種類を選択します。
-
［標準のフォントの種類］ の項目で、ドロップダウンからフォントのサイズを選択します。
［プレビュー］ の欄でフォントの種類とサイズを確認します。
-
［標準の差出人アドレス］ の項目で、ドロップダウンからメールアドレスを選択します。
選択すると、自動で保存されます。
- ［メールの署名］ の項目で、 ［新しい署名を追加する］ をクリックします。
- 表示される署名の入力欄に署名を入力します。
- ［メールアドレスを選択してください］ と表示される欄で、差出人メールアドレスを選択します。
- ［保存］ をクリックして、作成設定を保存します。
メールの作成画面で利用できる各機能
メールの作成画面のメニューには、さまざまな機能が用意されています。
以下のスクリーンショットは、利用できる機能の例です。これらの機能や他の機能を利用して、メールの本文をカスタマイズすることが可能です。
- 表の挿入
- 画像の挿入
- スペルチェックと自動修正（複数の言語に対応）
- 候補の表示： この機能では、文字を入力すると、候補となる単語や文章が表示されます。［Tab］キーを押すと、自動表示された候補の単語や文章を確定できます。この機能はCRMアカウントでZiaが有効になっている場合にのみ利用できます。
- 背景色と文字の色の変更
- テンプレート、アンケートリンク、フォームリンク、Zoho SalesIQリンクの挿入
メールの作成
Zoho CRMでは、［見込み客］、［連絡先］、［商談］タブから直接メールを作成することができます。カスタムタブからメールを作成することも可能です。
メールの作成画面を最小化すると、CRMアカウントの画面右下のパネルに［メール］アイコンが表示されます。こちらのアイコンをクリックすると、メールの作成画面をもう一度開くことができます。
メールの作成画面で行える操作は、以下のとおりです：
-
作成画面のサイズ変更や、画面の枠をドラッグして移動することで、関連データを確認しやすくすることが可能です。
- 作成画面を最小化 して、別のタブに移動できます。メールの下書きは、関連リストの［メール］の項目に自動で保存されます。こちらの項目から下書きのメールを開くことも可能です。現在、メールの作成画面で開くことができるメールの件数は、5件までです。
関連リストの［メール］の項目で［下書き］を選択すると、保存されているメールの下書きをすべて確認できます。
メール送信の予約機能では、次の時間を送信時間として指定できます：
- CRMが提案するメール送信に最適な日時
- メールの作成から1時間後
- 明日の夕方8時（組織で設定されているタイムゾーンに基づきます）
- 指定したタイムゾーンの日時
画像、ドキュメントなどの添付ファイルを次の場所から送信するメールに 添付 できます。
- PC
- Google ドライブ
- Zoho Docs
- CRM内のドキュメント
- Zoho WorkDrive
- CRMのデータ（データの関連リストに添付されているすべてのファイルが表示されます）
-
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