BCCメール取り込み用のメールアドレスを使用できるのは、［見込み客］と［連絡先］のデータに対してのみです。したがって、送信したメールを関連付けることができるのは、見込み客または連絡先に対してのみです。設定には、 ［設定］ → ［チャネル］ → ［メール］ → ［BCCメール取り込み］ の順に移動します。こちらで、BCCメール取り込み用のメールアドレスを生成／確認できます。また、次の設定を行うことも可能です。

• 検索条件の設定 ：Zoho CRMの［見込み客］／［連絡先］タブ内で宛先のメールアドレスを検索する条件を選択します。指定した検索条件に基づき、送信したメールがデータに関連付けられます。［見込み客］タブのみで検索する／［連絡先］タブのみで検索する／［見込み客］と［連絡先］の両方のタブで検索する、のいずれかの条件を選択できます。また、対象のタブに一致するデータがない場合に、新しいデータを作成するかどうかも選択できます。ただし、［見込み客］または［連絡先］のタブへのアクセス権限がない場合、 ［検索条件を編集する］ リンクが表示されず、検索条件は設定できません。
  
• vCard形式でメールアドレスをダウンロードする ：BCCメール取り込み用メールアドレスをvCard形式でダウンロードして、保存しておくことが可能です。必要な時に参照するのに利用できます。
  
• メールアドレスをもう一度生成する ：必要に応じて、BCCメール取り込み用メールアドレスを生成しなおすことが可能です。
  
• 差出人メールアドレスの指定：顧客とのやりとりに使用する差出人メールアドレスを入力します。最大10件まで登録できます。こちらで指定したメールアドレスから送信したメールのみが、Zoho CRM内の見込み客／連絡先のデータに関連付けられます。
  
• メールアドレスの認証：メールアドレスを認証して、メールのセキュリティや到達率を高めることができます。
  

メモ：

組織の1日当たりのメール処理数の上限は、次の通りです。

1. 無料プラン：利用できません
   
2. スタータープラン：5,000通
3. スタンダードプラン：10,000通
   
4. プロフェッショナルプラン以上：無制限
   

BCCメール取り込み機能の有効化

BCCメール取り込み機能は、初期設定の［管理者］と［標準］の権限で有効になっています。［ユーザー管理］の［権限の管理］の権限を持つユーザーは、他の権限のユーザーに対してこの機能を有効にできます。

BCCメール取り込みを有効にするには

1. ［設定］ → ［セキュリティ管理］ → ［権限］ タブの順に移動します。
   
2. ［権限］ の一覧で、編集する権限名をクリックします。 
   
3. ［設定の権限］ → ［メールとテンプレート］ → ［メールとチャットの設定］ の順に移動し、ドロップダウンをクリックして ［BCCメール取り込み］ のチェックボックスを選択します。
   
4. 設定の変更内容が自動的に保存されます 。
   

検索条件の設定

検索条件には、宛先のメールアドレスを検索する条件として、3つの選択肢があります。［見込み客］または［連絡先］のいずれかのタブで検索するか、あるいは、その両方のタブで検索するかを選択します。選択した条件に基づいて、Zoho CRM内で一致するデータが検索され、該当のデータにメールが関連付けられます。

検索条件を設定するには

1. ［設定］ → ［チャネル］ → ［メール］ → ［BCC メール取り込み］ の順に移動します。
   
2. BCCメール取り込みの設定 画面で、下部にある ［検索条件を編集する］ リンクをクリックします。
   
3. 検索条件の編集 画面で、次のいずれかを選択します。
   
   • ［見込み客タブでのみ宛先のメールアドレスを検索する。一致する見込み客がない場合：新しい見込み客を作成してメールを関連付ける／データを作成しない］ ：宛先のメールアドレスは［見込み客］タブのみで検索されます。一致するデータが見つからない場合は、新しい見込み客データを作成してメールを関連付けかどうかを選択できます。
     
   • ［連絡先タブでのみ宛先のメールアドレスを検索する。一致する連絡先がない場合：新しい連絡先を作成してメールを関連付ける／データを作成しない］ ：宛先のメールアドレスは［連絡先］タブのみで検索されます。一致するデータが見つからない場合は、新しい連絡先データを作成してメールを関連付けるかどうかを選択できます。
     
   • ［連絡先タブと見込み客タブで宛先のメールアドレスを検索する。一致するデータがない場合：新しい見込み客または連絡先を作成してメールを関連付ける／新しいデータを作成しない］ ：宛先のメールアドレスはまず［連絡先］タブで検索されます。一致するデータが見つからない場合は、［見込み客］タブで検索されます。それでも一致するデータが見つからない場合の処理は、次のいずれかを選択できます。
     
     • 新しい見込み客を作成してメールを関連付ける
       
     • 新しい連絡先を作成してメールを関連付ける
       
4. ［完了する］ をクリックします。設定内容は自動的に保存されます。
   

メモ：

1. ［見込み客］または［連絡先］のタブへのアクセス権限がない場合、［検索条件を編集する］リンクが表示されず、検索条件は設定できません。
   
2. 一致するデータがない場合、宛先のメールアドレスを使用して、新しいデータが作成されます。メールアドレスは、新しいデータの［メール］項目と［姓］項目の両方に使用されます。
   
   たとえば、宛先のメールアドレスが「 charless@zillum.com 」の場合、このメールアドレスが新しいデータの［メール］項目と［姓］項目の値として入力されます。
   

メールアドレスの認証

1. ［設定］→［チャネル］→［メール］→［BCCメール取り込み］の順に移動します。
   
2. 検索条件を入力した後、メールアドレスを追加します。
   
3. 追加した後、メールアドレスの認証の確認画面が表示されます。認証の操作ボタンをクリックします。
   
4. 追加したメールアドレス宛てに認証コードが送信されます。コードを入力し、［認証する］をクリックします。
   
5. 追加したメールアドレスが認証されます。認証が完了すると、チェックマークが表示されます。認証済みのメールアドレスから送信されたメールは、見込み客や連絡先のデータと同期されます。
   

メモ

1. メールアドレスがZoho CRMの他のメール機能で使用されており、すでに認証されている場合、該当のメールアドレスはBCCメール取り込み機能でも認証済みとして自動で識別されます。
   
2. メールアドレスの認証が完了していない場合、［認証を開始する］をクリックすると認証を開始できます。
3. 認証コードの有効期限は15日間です。
   

認証ステータスに関する参考情報

1. チェックマーク（✅）が表示されているメールアドレスは、BCCメール取り込み機能において認証済みであることを表します。
   
2. 認証の操作ボタンをクリックすると、メールアドレスの認証画面に移動します。このボタンは、認証済みのメールアドレスの一覧に新しいメールアドレスが追加された際に表示されます。
   
3. 認証の開始のステータスは、BCCメール取り込み機能を使用しているユーザーとメールアドレスに対して表示されます。見込み客や連絡先のデータとメールを同期するには、メールアドレスを認証する必要があります。
   

BCCメール取り込み用メールアドレスを使用したメール送信

メールを送信する際にBCCメール取り込み用メールアドレスを含めると、送信したメールがZoho CRMに取り込まれ、見込み客／連絡先のデータに関連付けられます。なお、関連付けの処理は、認証済みのメールアドレスから送信されたメールについてのみ行われます。

BCCメール取り込み用メールアドレスを使用してメールを送信するには

1. 利用中のメールクライアント（メーラー／メールソフト／メールアプリケーション）で、顧客宛てのメールの本文を作成します。
   
2. ［宛先］の欄に、顧客のメールアドレスを入力します。
   
3. ［BCC］の欄に、BCCメール取り込み用メールアドレスを入力します。BCCメール取り込み用メールアドレスが不明な場合は、［設定］→［チャネル］→［メール］→［BCCメール取り込み］ の順に移動し、設定画面内で確認できます。
   
   
   
4. 作成したメールを顧客宛てに送信します。
   
   選択した検索条件に基づいて、宛先のメールアドレスの見込み客／連絡先データがZoho CRM内で検索され、該当のデータにメールが関連付けられます。
   
   

メモ

1. BCCメール取り込み機能を利用する際の差出人メールアドレスとして有効に機能するのは、認証済みのメールアドレスのみです。なお、メールアドレスが他のメールサービスで使用されているものであり、かつZoho CRMですでに認証されている場合、該当のメールアドレスはBCCメール取り込み機能でも認証済みとして自動で識別されます。
   
2. メールの添付ファイルは、合計10MB以下にする必要があります。
   
3. メールがZoho CRM内の見込み客／連絡先データに関連付けられるまでに、最大3分間ほどかかる場合があります。
   
4. 関連付けられたメールは、該当のデータの詳細ページの［メール］関連リストで、ドロップダウンから［CRMから送信したメール］を選択すると、一覧に表示されます。