メール構文解析

メール構文解析

メール構文解析は、受信メールから情報を抽出してZoho CRMにデータを追加するプロセスを自動化するように設計されています。見込み客の詳細は、メール構文解析によって抽出され、CRMデータに直接追加できます。

たとえば、不動産事業を経営していて、不動産の詳細を不動産ポータルに掲載したとします。潜在購入者やテナントがポータルのWebサイトを介して詳細情報を送信すると、ユーザーの詳細がメールで送信されるとします。メール構文解析は、CRMに手動で詳細を入力する代わりにメールから情報を取得し、CRMアカウントの任意のタブにデータとして追加できます。

利用条件
必要な権限
管理者権限を持つユーザーが、メール構文解析を作成できます。

メール構文解析の作成と設定

メール構文解析を作成して設定するには、次の手順を実行します:  

手順1:メール構文解析を作成し、構文解析名を選択して、タブを関連付ける 

見込み客、連絡先、取引先、カスタムタブ用のメール構文解析を作成できます。構文解析名を入力し、構文解析を関連付けるタブを選択すると、構文解析のメールアドレスが生成されます。

Zoho CRMでは最大20件のメール構文解析を作成できますが、一度に有効にできる構文解析は10件のみです。  

手順2:解析の詳細を設定する

テンプレートとは、データ項目とそれぞれのCRM項目とを関連付けて指定するものです。必要に応じて、データ項目を手動で変更できます。指定されたテンプレートに従った受信メールのみが解析されます。

テンプレートを作成するには、次の2つの方法があります:

  1. 事前構文解析用アドレスにメールを送信する  - テンプレートとして使用する任意のメールを、事前構文解析用アドレスに送信できます。メールには、データ項目に関する情報が含まれている必要があります。
  2. メールの内容をコピーして貼り付ける - テンプレートとして使用するメールの内容をコピーして貼り付けることができます。
構文解析テンプレートの種類とは?

データの解析に使用できるテンプレートには2種類あります。どのテンプレートも構文解析として使用できますが、データの取得がかんたんでシンプルになるため、キーと値のペアを使用することをお勧めします。

1. キーと値のペア - 名前やメールなどの個別の情報が キー となり、このキーが参照する内容は と呼ばれます。この種類のテンプレートでは、キーと値は区切り文字で区切られます。
例:
名:ニコラス
姓:ウッド
国:カナダ
この場合、キー は「名」と「国」、 は「ニコラス」と「カナダ」です。

2. 段落形式 - 段落形式では、キーと値の書式の間に区切り文字*が含まれません。入力するそれぞれの文または段落は、対応するCRM項目に関連付ける必要があるデータ項目です。

例: An apartment with 1,200 sqft area.

これは区切り文字のない文です。解析中に、この文全体が 不動産の地域 などの対応するCRM項目に関連付ける必要がある データ として扱われます。

*区切り文字:区切り文字とは、データの先頭または末尾を指定するために使用される文字です。区切り文字には、コロン、ハイフン、または同様の文字を使用できます。

構文解析のメールアドレスの生成方法

構文解析のメールアドレスは、構文解析を設定するとZoho CRMによって自動的に生成されます。解析するすべてのメールを構文解析のメールアドレスに送信する必要があります。

手順3:構文解析メールアドレスにメールを送信する

見込み客からのメールを構文解析メールアドレスに転送するための送信元メールアドレスを承認する必要があります。自分のメールアドレスや仕入先のメールアドレスや不動産ポータルのメールアドレスからのメールを転送するか、見込み客のメールを自分宛に送信する際に構文解析メールアドレスをCCに追加することができます。どちらの場合も、エラーを避けるため、まずメールアドレスを承認する必要があります。 

手順4:CRM項目を更新する 

構文解析を使用して、CRMで作成されるデータの項目を更新できます。たとえば、構文解析で作成されたすべてのデータが特定のアパート用であるように設定したとします。この場合、CRMにデータが追加されると、アパート名が自動的に更新されるように選択できます。

手順5:データの担当者を割り当てる

メール構文解析で作成された各データのデータの担当者を選択して割り当てられます。これらのデータに対して複数のユーザーを選択でき、ユーザー割り当てはラウンドロビン(順繰り)方式に従います。また、これらのデータを組織内の特定の役割に割り当てることもできます。

データの担当者の割り当ては、メール構文解析を設定する際に必須の手順です。

手順6:承認されたメールアドレスを入力する

構文解析のメールアドレスにメールを転送する送信元メールアドレスは、承認されている必要があります。メールを送信するには、次の2つのオプションがあります: 

  • メールは、メールアドレスから構文解析のメールアドレスに直接送信できます。
  • 不動産ポータルでは、メールを送信する際に構文解析のメールアドレスをCC列に追加できます。  
構文解析のメールアドレスにメールを送信するときは、メール転送オプションを使用できませんのでご注意ください。 


  1. [設定] > [チャネル] > [メール] に移動します。
  2. [メール] ページで、 [メール構文解析] > [最初の構文解析を作成する] をクリックします。



    [最初の構文解析を作成する] ページで、 [構文解析名] を入力し、ドロップダウンリストから [タブ] を選択します。
  3. [次へ] をクリックして続行します。次に、メールを送信するか内容をコピーして貼り付けることによって、構文解析用のメールテンプレートを作成する必要があります。

事前構文解析用アドレスにメールを送信して設定するには

  1. [構文解析のテンプレートとして使用するメールの本文の入力方法] セクションで、ドロップダウンリストから [メールの送信] を選択します。事前構文解析のメールアドレスが生成されます(例: m6orzlr@preparser.zohocrm.com )。
  2. 事前構文解析のメールアドレスにメールを送信します。内容は、段落形式またはキーと値の形式で送信できます。
  3. CRMで内容を生成するには、 [こちらをクリック] をクリックします。
  4. [保存] をクリックします。
  5. [次へ] をクリックして続行します。次の手順では、CRM項目を更新します。

メールの内容をコピーして貼り付けて設定するには

  1. [構文解析のテンプレートとして使用するメールの本文の入力方法] セクションで、ドロップダウンリストから [メールの本文をコピーして貼り付ける] を選択します。
  2. 解析用テンプレートとして使用する内容を貼り付けます。内容は、段落形式またはキーと値の形式で貼り付けることができます。
  3. [解析] をクリックします。
  4. 内容をクリックし、ドロップダウンリストから内容を関連付けるCRMデータ項目を選択します。
  5. [保存] をクリックします。
  6. [次へ] をクリックして続行します。次のステップでは、CRM項目を更新します。  

メモ 

  • メール構文解析用アドレスは1回のみ使用できます。このアドレスは自動生成され、無効にもできる一時的なメールアドレスです。
  • 解析する内容を貼り付けたら、 [動作方法] をクリックして、解析の詳細を確認します。キーと値のペア形式を使用している場合は、Zoho CRMで使用可能な区切り文字のリストが提示されます。
  • [本文の変更] オプションを使用して、貼り付けた内容を変更することもできます。
  • 作成したCRMデータにメール添付ファイルを追加することもできます。
  • メール無効のエラー を受け取る場合もあります。考えられる理由は次のとおりです:
    • 入力した内容が構文解析の内容と一致しない。
    • 入力したデータが上限を超えているか、関連付けられている項目と一致しない。

  1. [項目の更新] オプションで、ドロップダウンリストからCRM項目を選択します。
  2. 更新される対応するデータ項目値を入力します。
  3. 項目を追加するには、 [追加] アイコンをクリックします。
  1. [データ担当者の割り当て] オプションで、 [担当者の割り当て] に移動し、ドロップダウンリストから [ユーザー] [役職] 、または [割り当てルール] を選択します。
  2. ドロップダウンリストから [ユーザー] を選択します。
  3. [次へ] をクリックして続行します。次の手順では、承認済みのメールアドレスを入力する必要があります。
  1. 承認済みメールアドレス項目 で、メールアドレスを指定します。
  2. メールアドレスを追加するには、 [追加] アイコンをクリックします。
  3. [保存] をクリックします。

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